Ръководството на Мокапен

Ръководство за персонализирани приложения

Персонализираното приложение е работно пространство, което изграждате вие, когато Mokapen няма вече обекта на вашия процес: автомобил от автопарка, имот, договор, преписка, теренна работа, курс, зала. Не е паралелна CRM: това е допълнително приложение в същата организация, с меню, записи и връзки към контакти, задачи и възможности.

Конкретен пример: имате автопарк. Създавате приложението Превозни средства. Всяко превозно средство е запис (регистрационен номер, пробег, изтичане на застраховка, клиентът който го наема). В списъка ги търсите, на канбан ги местите от Налично към В употреба към Поддръжка, в календара виждате кога изтича полицата. От записа отваряте задача «сервиз» или свързвате контакта в указателя.

Създавате ги от Организация → Приложения, бутон Създай персонализирано приложение. Появява се в главното меню с името и иконата, които изберете. За да включвате или изключвате вградените приложения на Mokapen (Задачи, Контакти, Продажби…) вижте ръководството Приложения.

Роля в CRM

Не замества Задачи, Възможности или Билети: работи заедно с тях. Записът е парчето реалност, което тези приложения не покриват; останалата част от CRM остава мястото, където продавате, работите и поддържате.

• Контакти: свързвате клиента, който наема превозното средство, наемателя на имота, насрещната страна по договора.
• Дейности и продажби: от записа създавате задачи, назначавания или възможности — работата или превозното средство става контекст на работата.
• Други персонализирани приложения: работа се свързва с превозното средство, договор с имота, курс със залата, в която се провежда.
• Екип: собственик, сътрудници и поверителност, както при Задачи и Възможности.

Практическо правило: ако Mokapen вече има обекта (билет, възможност, продукт в каталога), използвайте това приложение. Ако ви трябва домейн обект, който не съществува — номер и пробег, кв.м и наем, преписка със срок — създайте приложението.

Примери за употреба

• Наем / сервиз: шаблон Превозни средства. Списък с номер и изтичане на застраховка; канбан Налично → В употреба → Поддръжка; календар върху полиците. Всяко превозно средство свързано с клиента. Второ приложение Работи за работите по превозното средство.
• Имоти / B&B: шаблон Имоти. Единици с кв.м, наем и «налично от»; пайплайн Заето / Резервирано; гост в контактите. Договори за наема, Пространства за общите зали.
• Кантора / агенция: шаблон Преписки. Код, приоритет, срок, сътрудници по досието. Билетът остава входящата заявка; преписката е досието по същество, свързано с билета.
• Теренно обслужване: Работи (обект, прозорец, приоритет) + Оборудване (гаранция, състояние), и двете свързани с контакта на терен.
• Обучение: Курсове с места, дати и такса; участници в контактите; Пространства за залата. Канбан Планирано → Отворено → В ход → Завършено.
• Ветеринар / пансион: Животни с име, вид, чип, следваща ваксина в календара; собственик в контактите.
• Собствен процес, от нулата: напр. софтуерни лицензи (код, доставчик, изтичане, сума). Никой шаблон не го покрива: започнете празно и добавете само полетата, които използвате.

Къде се намира и кой има достъп

Меню Организация (икона сграда) → Приложения.

Само Собственици създават приложението, включват или изключват превключвателите, отварят Настройки и изтриват приложението.

Изискван план — за създаване и използване на персонализирани приложения ви трябва поне план Small. С план Free бутонът за създаване не е наличен.

Когато приложението е включено, Членове го виждат в менюто, отварят списък/канбан/календар и работят със записите. Както при задача: можете да ограничите запис (поверителност) и да филтрирате списъка по собственик или екип.

След създаването Mokapen отваря веднага Настройките на това приложение. Връщате се от името в картата Персонализирани приложения или от страничното меню Организация (елемент с икона и заглавие).

Планът е по организация: две организации в един и същ акаунт могат да имат различни приложения.

Създаване на приложение

1. Организация → Приложения → Създай персонализирано приложение.
2. Изберете Създай от шаблон (готов комплект) или Създай от нулата.
3. Попълнете:
   • Име в множествено число — етикет в менюто, напр. Превозни средства.
   • Име в единствено число — появява се в «Ново превозно средство» и в потвържденията.
   • Кратко описание — текст до името на страницата Приложения.
   • Икона.
4. Потвърдете: Mokapen създава приложението и ви води към Настройки.

С шаблон името, единственото число и иконата идват попълнени: можете да ги промените преди запазване и по-късно от картата Информация.

URL адресът (напр. prevozni-sredstva) се генерира от множественото име при създаването. Ако по-късно преименувате приложението, адресът не се променя: имайте го предвид, ако вече сте споделили връзки.

Шаблони

Шаблоните са отправна точка: полета, изгледи и пайплайн вече настроени. После можете да добавяте, премахвате и преименувате всичко. Галерията има две групи, преглед на картата и включените изгледи.

Активи и инвентар

Превозни средства — автопарк, наем, сервиз.

• Полета: регистрационен номер (задължителен), марка, модел, година, VIN, пробег, вид гориво (бензин, дизел, електрически, хибрид, LPG), изтичане на застраховка.
• Връзки: контакт и фирма.
• Календар: изтичане на застраховка.
• Пайплайн: Налично → В употреба → Поддръжка → Изведено от експлоатация.

Имоти — апартаменти, стаи, единици.

• Полета: адрес (задължителен), град, пощенски код, етаж, площ (m²), стаи, налично от, наем.
• Връзки: контакт и фирма.
• Календар: «Налично от».
• Пайплайн: Налично → Резервирано → Заето → Недостъпно.

Оборудване — инструменти и устройства.

• Полета: код, марка, модел, сериен номер, местоположение, дата на покупка, изтичане на гаранция, състояние (ново, добро, задоволително, лошо).
• Връзки: контакт.
• Календар: изтичане на гаранция.
• Пайплайн: Налично → Възложено → Поддръжка → Изведено от експлоатация.

Животни — домашни любимци и пансион.

• Полета: вид (задължителен: куче, котка, птица, заек, друго), порода, пол, дата на раждане, микрочип, следваща ваксина, козина.
• Връзки: контакт на собственика.
• Заглавие в прегледа: Име.
• Календар: ваксина.
• Пайплайн: Активно → Пансион → Лечение → Архивирано.

Операции

Договори — наеми, услуги, абонаменти.

• Полета: код, тип (наем, услуга, абонамент, друго), начална/крайна дата, сума, дата на подновяване.
• Връзки: контакт и фирма.
• Календар: период на договора.
• Пайплайн: Чернова → Активен → Изтичащ → Затворен.

Преписки — досиета и папки.

• Полета: код, тип (административна, правна, консултантска, друго), отворена на, срок, приоритет.
• Връзки: контакт, фирма и сътрудници.
• Календар: от отварянето до срока.
• Пайплайн: Приета → В ход → Изчакване → Затворена.

Работи — теренно обслужване.

• Полета: код, адрес на обекта, град, планирано начало/край, приоритет.
• Връзки: контакт, фирма и сътрудници.
• Календар: работен прозорец.
• Пайплайн: Планирано → В ход → Изчакване на части → Завършено.

Курсове — издания на обучения.

• Полета: код, място, град, места, дати, такса.
• Връзки: контакт и сътрудници.
• Календар: датите на курса.
• Пайплайн: Планирано → Отворено → В ход → Завършено.

Пространства — зали и работни места.

• Полета: код, адрес (задължителен), град, пощенски код, телефон, сграда, етаж, капацитет, удобства.
• Календар: комплектът няма дати. Ако ви трябва, добавете поле за дата и го свържете в Настройки → Календар.
• Пайплайн: Налично → Резервирано → Заето → Недостъпно.

Създаване от нулата

Започва само с изгледа Списък и основните полета: заглавие, типология, подтипология, описание, собственик, сътрудници. Канбан и календарът остават изключени, докато ги включите.

Типичен път:

1. Създайте приложението.
2. Добавете Полета на процеса.
3. Подредете картата.
4. Изберете колоните на списъка.
5. Включете Канбан и създайте пайплайн и статуси.
6. Ако имате дати, свържете Календар.

Без пайплайн канбан дъската няма колони. Без поле за дата календарът остава празен.

Настройки на приложението

От страницата Настройки конфигурирате приложението както при Задачи или Възможности:

• Информация: име, единствено число, описание, икона.
• Полета: склад за полета. Вижте ръководството Полета. При някои полета, ако планът не стига, Mokapen показва иконата медал.
• Карта: кои полета се появяват в раздела данни и в какъв ред. Вижте оформлението на картата.
• Списък и колони: колоните на списъка. Вижте списък и колони.
• Канбан карти (план Medium): кои полета виждате на картата на дъската. Появява се, ако Канбан е включен.
• Канбан: пайплайн и статуси.
• Календар: кое поле за дата е началото (и при нужда краят).
• Tabs: кои раздели да се показват на записа и в какъв ред.

Отдолу е червената област Изтриване: изтрива цялото приложение. Вижте Изтриване на приложението.

Изгледи: Списък, Канбан, Календар

В блока Страници избирате какво се появява в лентата на приложението. Главното меню отваря първия включен изглед, в реда, който зададете (влачете дръжката).

• Списък — винаги включен. Ако изключите другите, това е този, който използвате.
• Канбан — дъска по статус. Кликнете върху чипа, за да включите или изключите.
• Календар — записите на датите, които сте свързали.

Включването на Канбан или Календар показва картите за настройка. Изключването на изглед го скрива от менюто; данните остават. Шаблоните обикновено започват и с трите; от нулата започва само списък.

Канбан и пайплайн

Същата логика като Възможности и Билети: един или повече пайплайни, всеки със статуси като колони. От картата Канбан преименувате, пренареждате, добавяте или премахвате статуси и пайплайни. Шаблоните вече създават пайплайн със статусите на комплекта.

На дъската местите записи от една колона в друга, за да смените статуса. Кои полета виждате на картата се задава в Канбан карти (план Medium).

Ако дъската е празна: включете Канбан в Страници и създайте поне един пайплайн с два или три статуса.

Календар

В Настройки → Календар задавате полето начална дата и, ако събитието има продължителност, крайна дата. Ако още нямате поле за дата, създайте го първо в Полета. Шаблоните с една дата (застраховка, ваксина, гаранция) използват същото поле като начало и край.

Това е календарът на това приложение (изтичания на автопарка, подновявания, работи), не глобалният календар на задачи и назначавания.

Раздели на записа

По подразбиране записът има:

• Данни: полетата, които сте сложили в оформлението.
• Контролен списък: повтаряеми стъпки върху записа.
• Връзки: контакти, вградени приложения и други персонализирани приложения.
• Хронология (падащо меню): история на записа.

От Настройки → Tabs пренареждате или скривате раздели. За оперативна работа използвайте контролния списък или свържете задача.

Използване на записите

От главното меню отворете приложението (напр. Превозни средства). Горе имате списък, Канбан и Календар (тези, които сте включили), филтъра по собственик или екип, Филтри (Premium) и бутона +, последван от името в единствено число (напр. + Превозно средство).

Създаване на запис

1. Кликнете + Превозно средство (или единственото число на вашето приложение).
2. Въведете ясно заглавие — напр. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Попълнете полетата (номер, марка, изтичане…) и свържете клиента в контактите.
4. Запазете: записът се появява в списъка и, ако имате канбан, в първата колона. Ако сте свързали дата, се появява и в календара.

Запис

Клик върху заглавието отваря страничния запис; с план Small можете да разгънете на цяла страница (същото оформление, повече място).

Лента за действия:

• Поверителност, етикети, цвят, копиране на връзката.
• Цяла страница (план Small).
• + Създай и свържи: задача, назначаване, възможност… свързани с този запис.

Меню Опции (три точки):

• Дубликат: дублира записа.
• Архив / Възстановяване (план Medium): го изважда от активния поток без да го изтрива — изведено превозно средство, затворен договор.
• Редактиране на карта / tabs (админ): оформление на полета и раздели.
• Изтриване: кошче на организацията; от банера възстановявате или изтривате окончателно.

В раздела данни редактирате полетата на място (икона молив), както при Възможности и Билети.

Връзки

Записите са в графа на връзките, както останалата част от Mokapen.

На записа на приложението свързвате контакти и фирми (в шаблоните вече са в раздела данни). На записите Задача, Възможност и Контакт се появява секция за всяко активно персонализирано приложение: от контакта отваряте наетото превозно средство, от договора — имота. Между вашите приложения: работа → превозно средство, преписка → договор.

Контакт и фирма в шаблоните са връзки, не допълнителни полета. Управлявате ги от оформлението на картата и раздела Връзки.

Включване и изключване

В Организация → Приложения всяко ваше приложение има същия превключвател като другите. Главният превключвател Активирайте всички приложения ги включва.

• Вкл. (по подразбиране): елемент в менюто, използваеми записи, видими връзки.
• Изкл.: изчезва от менюто на всички. Данните и настройките остават. Включете отново и всичко се появява.

Потвърдете с Запазване в долната част на страницата, иначе превключвателите не се запазват.

Изтриване на приложението

Изтриването не е изключване. От Настройки → Изтриване трябва да напишете ИЗТРИВАНЕ. Операцията е необратима: всички записи, полета, изгледи, пайплайни, файлове и връзки на това приложение изчезват.

Контактите, фирмите и задачите остават: изчезва само препратката към това превозно средство или договор. Ако не сте сигурни, изключете превключвателя и изчакайте.

Чести проблеми

Не виждам бутона Създай — трябва да сте Собственик, с план Small (или по-горен), на страницата Организация → Приложения.

Приложението не се появява в менюто — превключвателят е изключен (и Запазване не е натиснато) или приложението е изтрито. Членовете не го създават: използват го, ако Собственикът го е включил.

Празен канбан — изгледът е изключен или няма пайплайн. Включете Канбан и създайте статуси (шаблоните го правят вместо вас).

Празен календар — липсва поле за дата или свързването в Настройки → Календар. При Пространства комплектът няма дати: добавете ги сами.

Не намирам контакти в записа — връзката не е поставена в оформлението на картата или разделът Връзки е скрит. В шаблоните контакт и фирма вече са в раздела данни.

Изключих приложението и мислех, че съм го изтрил — данните са там. Отворете отново Приложения, включете, Запазване. За изтриване трябва Изтриване + потвърждение ИЗТРИВАНЕ.

Често задавани въпроси

В: Колко персонализирани приложения мога да създам?

О: Няма таван на страницата. Създайте едно на домейн обект (Превозни средства, Договори…), не едно за всеки нюанс. Твърде много елементи натоварват менюто: изключете тези, които не използвате.

В: Мога ли да използвам шаблон и после да го променя?

О: Да. Полета, статуси, изгледи, имена и икона могат да се редактират. Шаблонът просто избягва да започнете от празна карта.

В: Трябва ли да създам Превозни средства, ако вече имам Продукти в каталога?

О: Продукти са каталог, оферти и поръчки. Превозно средство от автопарка (номер, пробег, застраховка, «в сервиз») е друг обект: за това е приложението Превозни средства.

В: Билетите не стигат ли за преписки?

О: Билетът е заявката и разговорът. Преписката е досието (код, срокове, приоритет на досието). Често живеят заедно: билетът се свързва с преписката.

В: Кой вижда записите?

О: Членовете на организацията, ако приложението е включено. Както при задача: можете да ограничите отделния запис (поверителност) и да филтрирате списъка по собственик или екип. Изключването на приложението ги скрива от всички, без да изтрива данните.

В: Търсенето горе намира ли моите записи?

О: Да, по заглавие на записа (номер, име на имот, код на преписка), както при задачи и контакти. До резултата виждате името на приложението (напр. Превозни средства).

В: Мога ли да импортирам Excel с превозни средства?

О: Импортът на организацията не изброява тези типове. Въведете записите в приложението или използвайте API, ако обемите са големи.

В: Мога ли да автоматизирам «когато застраховката изтече…»?

О: Няма отделен тригер. Използвайте календара на приложението и списъка, филтриран по дати. Ако следващата стъпка е задача или възможност, автоматизациите тръгват оттам.

В: Изтриването на приложението изтрива ли и свързаните контакти?

О: Не. Записите на приложението и връзките изчезват. Контактите, фирмите и задачите остават.