A Mokapen útmutató

Egyéni alkalmazások útmutatója

Az egyéni alkalmazás egy munkaterület, amelyet ön épít, ha a Mokapennek még nincs meg a folyamat tárgya: flottajármű, ingatlan, szerződés, ügyirat, helyszíni munka, tanfolyam, terem. Nem párhuzamos CRM: extra alkalmazás ugyanabban a szervezetben, menüvel, rekordokkal, valamint kapcsolatokkal a címtárhoz, a feladatokhoz és a lehetőségekhez.

Konkrét példa: van egy flottája. Létrehozza a Vehicles alkalmazást. Minden jármű egy rekord (rendszám, futásteljesítmény, biztosítás lejárata, bérlő ügyfél). A Lista nézetben keresi őket, a Kanban táblán Available-ről In use-ra, majd Maintenance-re mozgatja, a Naptárban látja, mikor jár le a kötvény. A rekordból «service» feladatot nyit, vagy összekapcsolja a névjegyet a címtárban.

A Szervezet → Alkalmazások menüből hozza létre őket, Egyéni alkalmazás létrehozása gomb. A főmenüben jelenik meg a választott névvel és ikonnal. A Mokapen beépített alkalmazásainak (Feladatok, Kapcsolatok, Értékesítés…) be- vagy kikapcsolásához lásd az Alkalmazások útmutatót.

Szerep a CRM-ben

Nem váltja fel a Feladatokat, a Lehetőségeket vagy a Jegyeket: velük együtt működik. A rekord a valóság azon darabja, amelyet azok az alkalmazások nem fednek le; a CRM többi része marad, ahol elad, dolgozik és támogat.

• Kapcsolatok: összekapcsolja a járművet bérlő ügyfelet, az ingatlan bérlőjét, a szerződés másik felét.
• Tevékenység és Értékesítés: a rekordból feladatot, találkozót vagy lehetőséget hoz létre — a munka vagy a jármű a munka kontextusa lesz.
• Más egyéni alkalmazások: egy munka a járműhöz, egy szerződés az ingatlanhoz, egy tanfolyam a teremhez kapcsolódik, ahol tartják.
• Csapat: tulajdonos, érdekeltek és magánélet, mint a Feladatoknál és a Lehetőségeknél.

Gyakorlati szabály: ha a Mokapennek már megvan a tárgya (jegy, lehetőség, katalógustermék), azt az alkalmazást használja. Ha olyan tartományi objektumra van szüksége, amely nem létezik — rendszám és futásteljesítmény, m² és bérleti díj, határidős ügyirat —, hozza létre az alkalmazást.

Használati esetek

• Bérlés / műhely: Vehicles sablon. Lista rendszámmal és biztosítás lejáratával; kanban Available → In use → Maintenance; naptár a kötvényeken. Minden jármű az ügyfélhez kapcsolva. Egy második Jobs alkalmazás a járművön végzett munkákhoz.
• Ingatlan / B&B: Properties sablon. Egységek m²-rel, bérleti díjjal és «Available from» mezővel; Occupied / Reserved folyamat; vendég a címtárban. Contracts a bérlethez, Spaces a közös termekhez.
• Iroda / ügynökség: Cases sablon. Kód, prioritás, határidő, érdekeltek az ügyiraton. A jegy marad a beérkező kérés; az ügy az érdemi dosszié, a jegyhez kapcsolva.
• Helyszíni szolgáltatás: Jobs (telephely, időablak, prioritás) + Equipment (garancia, állapot), mindkettő a helyszíni kapcsolathoz kötve.
• Képzés: Courses férőhelyekkel, dátumokkal és díjjal; résztvevők a címtárban; Spaces a tanteremhez. Kanban Scheduled → Open → In progress → Completed.
• Állatorvos / panzió: Animals névvel, fajjal, chippel, következő oltással a naptárban; tulajdonos a címtárban.
• Saját folyamat, a nulláról: pl. szoftverlicencek (kód, szállító, lejárat, összeg). Egyik sablon sem fedi: üresen indul, és csak a használt mezőket adja hozzá.

Hol található, és ki férhet hozzá

Szervezet menü (épület ikon) → Alkalmazások.

Csak a Tulajdonosok hozzák létre az alkalmazást, kapcsolják be vagy ki a kapcsolókat, nyitják meg a Beállításokat és törlik az alkalmazást.

Szükséges terv — egyéni alkalmazások létrehozásához és használatához legalább a Small terv kell. A Free tervvel a létrehozás gomb nem érhető el.

Ha az alkalmazás be van kapcsolva, a tagok látják a menüben, megnyitják a lista/kanban/naptár nézeteket, és dolgoznak a rekordokkal. Mint egy feladatnál: egy rekordot korlátozhat (magánélet), és a listát tulajdonos vagy csapat szerint szűrheti.

Létrehozás után a Mokapen azonnal megnyitja az alkalmazás Beállításait. Visszatér a névről az Egyéni alkalmazások kártyán, vagy a Szervezet oldalsó menüjéből (ikonos, címes tétel).

A terv szervezetenként érvényes: ugyanazon fiók két szervezete eltérő alkalmazásokkal rendelkezhet.

Alkalmazás létrehozása

1. Szervezet → Alkalmazások → Egyéni alkalmazás létrehozása.
2. Válassza a Create from template (kész készlet) vagy a Create from scratch lehetőséget.
3. Töltse ki:
   • Application name (plural) — menücímke, pl. Vehicles.
   • Singular name — a «Új Vehicle» szövegben és a megerősítésekben jelenik meg.
   • Short description — a név melletti szöveg az Alkalmazások oldalon.
   • Icon.
4. Megerősítés: a Mokapen létrehozza az alkalmazást, és a Beállításokhoz viszi.

Sablonnal a név, az egyes szám és az ikon előre ki van töltve: mentés előtt módosíthatja őket, később az Információ kártyáról is.

Az URL slug (pl. vehicles) a többes névből jön létre létrehozáskor. Ha később átnevezi az alkalmazást, a slug nem változik: tartsa észben, ha már megosztott hivatkozásokat.

Sablonok

A sablonok kiindulópont: mezők, nézetek és folyamat már beállítva. Utána mindent hozzáadhat, eltávolíthat és átnevezhet. A galériában két csoport van, kártya-előnézet és a benne foglalt nézetek.

Assets & inventory

Vehicles — flotta, bérlés, műhely.

• Mezők: License plate (kötelező), brand, model, year, VIN, mileage, fuel type (gasoline, diesel, electric, hybrid, LPG), insurance expiry.
• Kapcsolatok: contact és company.
• Naptár: insurance expiry.
• Pipeline: Available → In use → Maintenance → Retired.

Properties — lakások, szobák, egységek.

• Mezők: address (kötelező), city, postal code, floor, surface (m²), rooms, available from, rent.
• Kapcsolatok: contact és company.
• Naptár: «Available from».
• Pipeline: Available → Reserved → Occupied → Unavailable.

Equipment — szerszámok és eszközök.

• Mezők: code, brand, model, serial number, location, purchase date, warranty expiry, condition (new, good, fair, poor).
• Kapcsolatok: contact.
• Naptár: warranty expiry.
• Pipeline: Available → Assigned → Maintenance → Retired.

Animals — háziállatok és panzió.

• Mezők: species (kötelező: dog, cat, bird, rabbit, other), breed, sex, date of birth, microchip, next vaccine, coat.
• Kapcsolatok: a tulajdonos contact mezője.
• Előnézet címe: Name.
• Naptár: vaccine.
• Pipeline: Active → Boarding → Treatment → Archived.

Operations

Contracts — bérletek, szolgáltatások, előfizetések.

• Mezők: code, type (lease, service, subscription, other), start/end dates, amount, renewal date.
• Kapcsolatok: contact és company.
• Naptár: a szerződés időszaka.
• Pipeline: Draft → Active → Expiring → Closed.

Cases — ügyiratok és dossziék.

• Mezők: code, type (administrative, legal, consulting, other), opened on, due date, priority.
• Kapcsolatok: contact, company és érdekeltek.
• Naptár: megnyitástól a határidőig.
• Pipeline: Intake → In progress → Waiting → Closed.

Jobs — helyszíni szolgáltatás.

• Mezők: code, site address, city, scheduled start/end, priority.
• Kapcsolatok: contact, company és érdekeltek.
• Naptár: munkaidő-ablak.
• Pipeline: Scheduled → In progress → Waiting for parts → Completed.

Courses — képzési kiadások.

• Mezők: code, venue, city, seats, dates, fee.
• Kapcsolatok: contact és érdekeltek.
• Naptár: a tanfolyam dátumai.
• Pipeline: Scheduled → Open → In progress → Completed.

Spaces — termek és íróasztalok.

• Mezők: code, address (kötelező), city, postal code, phone, building, floor, capacity, amenities.
• Naptár: a készletben nincsenek dátumok. Ha kell, adjon hozzá dátummezőt, és rendelje hozzá a Beállítások → Naptár menüben.
• Pipeline: Available → Reserved → Occupied → Unavailable.

Létrehozás a nulláról

Csak a Lista nézettel és az alapmezőkkel indul: cím, típus, altípus, leírás, tulajdonos, érdekeltek. A Kanban és a naptár kikapcsolva marad, amíg be nem kapcsolja őket.

Tipikus út:

1. Hozza létre az alkalmazást.
2. Adja hozzá a folyamat Mezők elemeit.
3. Rendezze a Forma kártyát.
4. Válassza ki a listaoszlopokat.
5. Kapcsolja be a Kanban nézetet, és hozza létre a folyamatot és az állapotokat.
6. Ha vannak dátumok, rendelje hozzá a Naptárt.

Folyamat nélkül a kanban táblának nincsenek oszlopai. Dátummező nélkül a naptár üres marad.

Alkalmazásbeállítások

A Beállítások oldalon úgy konfigurálja az alkalmazást, mint a Feladatoknál vagy a Lehetőségeknél:

• Információ: név, egyes szám, leírás, ikon.
• Mezők: mezőraktár. Lásd a Mezők útmutatót. Egyes mezőknél, ha a terv nem elég, a Mokapen az érem ikont mutatja.
• Forma: mely mezők jelennek meg az Adat lapon és milyen sorrendben. Lásd a kártyaelrendezést.
• Lista és oszlopok: a lista oszlopai. Lásd a lista és oszlopok útmutatót.
• Kanban card (Medium terv): mely mezőket lát a tábla kártyáján. Akkor jelenik meg, ha a Kanban be van kapcsolva.
• Kanban: folyamat és állapotok.
• Naptár: melyik dátummező a kezdet (és ha kell, a vég).
• Tabs: mely lapok jelenjenek meg a rekordon és milyen sorrendben.

Alul a piros Töröl terület: az egész alkalmazást törli. Lásd: Az alkalmazás törlése.

Nézetek: Lista, Kanban, Naptár

Az Oldalak blokkban választja ki, mi jelenik meg az alkalmazássávban. A főmenü a első bekapcsolt nézetet nyitja meg, a beállított sorrendben (húzza a fogantyút).

• Lista — mindig bekapcsolva. Ha a többit kikapcsolja, ezt használja.
• Kanban — tábla állapot szerint. A chipre kattintva kapcsolja be vagy ki.
• Naptár — a rekordok a hozzárendelt dátumokon.

A Kanban vagy a Naptár bekapcsolásakor megjelennek a konfigurációs kártyák. Egy nézet kikapcsolása elrejti a menüből; az adatok megmaradnak. A sablonok általában mindhárommal indulnak; a nulláról csak a Lista indul.

Kanban és folyamat

Ugyanaz a logika, mint a Lehetőségeknél és a Jegyeknél: egy vagy több folyamat, mindegyikben állapotok oszlopként. A Kanban kártyáról átnevez, átrendez, hozzáad vagy eltávolít állapotokat és folyamatokat. A sablonok már létrehoznak egy folyamatot a készlet állapotaival.

A táblán oszlopról oszlopra mozgatja a rekordokat az állapotváltáshoz. Hogy mely mezőket lát a kártyán, azt a Kanban card (Medium terv) állítja be.

Ha a tábla üres: kapcsolja be a Kanbant az Oldalakban, és hozzon létre legalább egy folyamatot két-három állapottal.

Naptár

A Beállítások → Naptár menüben a kezdő dátum mezőt állítja be, és ha az eseménynek van időtartama, a záró dátumot. Ha még nincs dátummezője, először hozza létre a Mezőkben. Az egy dátumos sablonok (biztosítás, oltás, garancia) ugyanazt a mezőt használják kezdetnek és végnek.

Ez ennek az alkalmazásnak a naptára (flotta lejáratok, megújítások, munkák), nem a feladatok és találkozók globális naptára.

Rekordlapok

Alapértelmezés szerint a rekordnak van:

• Adat: a kártyára tett mezők.
• Ellenőrző listák: ismételhető lépések a rekordon.
• Kapcsolatok: címtár, natív alkalmazások és más egyéni alkalmazások.
• Timeline (legördülő): a rekord előzménye.

A Beállítások → Tabs menüben átrendezi vagy elrejti a lapokat. Operatív munkához használja az ellenőrző listát, vagy kapcsoljon egy feladatot.

Rekordok használata

A főmenüből nyissa meg az alkalmazást (pl. Vehicles). Felül Lista, Kanban és Naptár (amelyeket bekapcsolt), a tulajdonos vagy csapat szűrő, a Szűrők (Premium) és a + gomb az egyes számú névvel (pl. + Vehicle).

Rekord létrehozása

1. Kattintson a + Vehicle gombra (vagy az alkalmazása egyes számára).
2. Adjon meg egy világos címet — pl. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Töltse ki a mezőket (rendszám, márka, lejárat…) és kapcsolja az ügyfelet a címtárban.
4. Mentés: a rekord megjelenik a listában, és ha van kanban, az első oszlopban. Ha dátumot rendelt hozzá, a naptárban is megjelenik.

Rekord

A címre kattintva megnyílik az oldalsó rekord; Small tervvel teljes oldalra bővíthető (ugyanaz az elrendezés, több hely).

Műveletsáv:

• Magánélet, címkék, szín, link másolása.
• Teljes oldal (Small terv).
• + Létrehozás és csatlakozás: feladat, találkozó, lehetőség… ehhez a rekordhoz kapcsolva.

Opciók menü (három pont):

• Másolat: lemásolja a rekordot.
• Archívum / Visszaállítás (Medium terv): kiveszi az aktív folyamatból törlés nélkül — leselejtezett jármű, lezárt szerződés.
• Kártya / tabok szerkesztése (admin): mező- és lapelrendezés.
• Töröl: szervezeti lomtár; a szalagról visszaállítja vagy véglegesen törli.

Az Adat lapon a mezőket helyben szerkeszti (ceruza ikon), mint a Lehetőségeknél és a Jegyeknél.

Kapcsolatok

A rekordok a kapcsolatok gráfjában vannak, mint a Mokapen többi része.

Az alkalmazás rekordján névjegyeket és cégeket kapcsol (a sablonokban már az Adat lapon vannak). A Feladat, Lehetőség és Kapcsolat rekordokon egy szakasz jelenik meg minden aktív egyéni alkalmazáshoz: a névjegyről megnyitja a bérelt járművet, a szerződésről az ingatlant. Az alkalmazásai között: job → vehicle, case → contract.

A sablonokban a contact és a company kapcsolatok, nem extra mezők. A kártyaelrendezésből és a Kapcsolatok lapról kezeli őket.

Be- és kikapcsolás

A Szervezet → Alkalmazások oldalon minden saját alkalmazásának ugyanaz a kapcsolója van, mint a többinek. Az Engedélyezze az összes alkalmazást mesterkapcsoló tartalmazza őket.

• Be (alapértelmezett): menüpont, használható rekordok, látható kapcsolatok.
• Ki: eltűnik mindenki menüjéből. Az adatok és a beállítások megmaradnak. Kapcsolja vissza, és minden újra megjelenik.

Erősítse meg a lap alján a Mentés gombbal, különben a kapcsolók nem maradnak meg.

Az alkalmazás törlése

A törlés nem kikapcsolás. A Beállítások → Töröl részen be kell írnia: TÖRÖL. A művelet visszafordíthatatlan: az alkalmazás minden rekordja, mezője, nézete, folyamata, fájlja és hivatkozása eltűnik.

A névjegyek, cégek és feladatok megmaradnak: csak az adott járműre vagy szerződésre mutató hivatkozás tűnik el. Ha nem biztos, kapcsolja ki a kapcsolót, és várjon.

Gyakori problémák

Nem látom a Létrehozás gombot — Tulajdonosnak kell lennie, Small terven (vagy felette), a Szervezet → Alkalmazások oldalon.

Az alkalmazás nem jelenik meg a menüben — a kapcsoló ki van kapcsolva (és a Mentés nem lett megnyomva), vagy az alkalmazást törölték. A tagok nem hozzák létre: akkor használják, ha a Tulajdonos bekapcsolta.

Üres kanban — a nézet ki van kapcsolva, vagy nincs folyamat. Kapcsolja be a Kanbant, és hozzon létre állapotokat (a sablonok ezt megteszik).

Üres naptár — hiányzik a dátummező vagy a hozzárendelés a Beállítások → Naptár menüben. A Spaces készletben nincsenek dátumok: adja hozzá őket maga.

Nem találom a névjegyeket a rekordon — a kapcsolat nincs a Forma elrendezésben, vagy a Kapcsolatok lap rejtett. A sablonokban a contact és a company már az Adat lapon van.

Kikapcsoltam az alkalmazást, és azt hittem, töröltem — az adatok megvannak. Nyissa meg újra az Alkalmazásokat, kapcsolja be, Mentés. A törléshez Töröl + TÖRÖL megerősítés kell.

Gyakran ismételt kérdések

K: Hány egyéni alkalmazást hozhatok létre?

A: Nincs oldalon belüli korlát. Hozzon létre egyet tartományi objektumonként (Vehicles, Contracts…), ne egyet minden árnyalatnak. Túl sok tétel zsúfolttá teszi a menüt: kapcsolja ki, amit nem használ.

K: Használhatok sablont, majd módosíthatom?

A: Igen. Mezők, állapotok, nézetek, nevek és ikon mind szerkeszthető. A sablon csak azt kerüli el, hogy üres kártyáról induljon.

K: Létre kell hoznom a Vehicles alkalmazást, ha már vannak Termékek a katalógusban?

A: A Termékek katalógus, árajánlatok és rendelések. Egy flottajármű (rendszám, futásteljesítmény, biztosítás, «a műhelyben») más objektum: arra való a Vehicles alkalmazás.

K: A Jegyek nem elég az ügyekhez?

A: A jegy a kérés és a beszélgetés. Az ügy az ügyirat (kód, határidők, dosszié-prioritás). Gyakran együtt élnek: a jegy az ügyhöz kapcsolódik.

K: Ki láthatja a rekordokat?

A: A szervezet tagjai, ha az alkalmazás be van kapcsolva. Mint egy feladatnál: az egyes rekordot korlátozhatja (magánélet), és a listát tulajdonos vagy csapat szerint szűrheti. Az alkalmazás kikapcsolása mindenki elől elrejti őket, az adatok törlése nélkül.

K: A felső kereső megtalálja a rekordjaimat?

A: Igen, a rekord címe szerint (rendszám, ingatlan neve, ügykód), mint a feladatoknál és a névjegyeknél. Az eredmény mellett megjelenik az alkalmazás neve (pl. Vehicles).

K: Importálhatok egy Excel járműlistát?

A: A szervezeti import nem listázza ezeket a típusokat. Vigye be a rekordokat az alkalmazásban, vagy használja az API-t, ha a mennyiség nagy.

K: Automatizálhatom, hogy «amikor a biztosítás lejár…»?

A: Nincs dedikált trigger. Használja az alkalmazás naptárát és a dátumokra szűrt listát. Ha a következő lépés feladat vagy lehetőség, az automatizálások onnan indulnak.

K: Az alkalmazás törlése a kapcsolt névjegyeket is törli?

A: Nem. Az alkalmazás rekordjai és a hivatkozások eltűnnek. A névjegyek, cégek és feladatok megmaradnak.