A Mokapen útmutató

Biztonság

A Biztonság oldal határozza meg a szervezet által a Mokapenben létrehozott adatok alapértelmezett láthatósági módját: feladatok, projektek, kapcsolatok, cégek, lehetőségek, jegyek, ajánlatok, rendelések, találkozók és más rekordok, amelyek támogatják a Kollaborátorokat és a lakat ikont.

Ez nem jelszószabályzat vagy kétfaktoros hitelesítés (azok minden felhasználó Személyes profiljában maradnak). Itt azt dönti el, hogy az új adatok az egész szervezet számára láthatóan indulnak-e (Nyilvános), vagy már kis csoportra korlátozva (Privát), automatikus szabályokkal arról, ki kerül be kollaborátorként.

A szervezeti munkatársak kezeléséhez lásd a Felhasználók és csapatok útmutatót; az egyes szerepkörök jogosultságaihoz a Szerepkörök és jogosultságok útmutatót.

Áttekintés

A Mokapen minden rekordon két láthatósági szintet különböztet meg:

• Nyilvános (nyitott lakat ikon) — az adott adattípus megtekintésére jogosult összes szervezeti tag megnyithatja a rekordot.
• Privát (zárt lakat ikon) — csak a rekord Tulajdonosa, a kiválasztott Kollaborátorok (felhasználók vagy csapatok) és a megfelelő admin jogosultságú személyek láthatják; mások nem találják listákban, szűrőkben vagy keresésben.

A Biztonság oldal nem állítja be a lakatot rekordonként: a létrehozáskori alapértelmezett viselkedést állítja be, és privát módban azt, hogy ki kerül automatikusan kollaborátorként.

Fő szabály (a lapon is látható): a Biztonsági mód csak a beállítás módosítása után mentett adatokra vonatkozik. A meglévő rekordok nem számítódnak újra tömegesen: megtartják a mentéskori láthatóságot és kollaborátorokat.

Hol találja és ki férhet hozzá

Nyissa meg a Szervezet menüt (épület ikon) → az oldalsávban, a szervezet neve alatt válassza a Biztonság lehetőséget.

Csak a szervezet Tulajdonosai látják ezt a menüpontot és módosíthatják. Tagok, Felhasználók és alacsonyabb szerepkörök nem férnek a globális biztonsági beállításokhoz (egyedi rekordokon továbbra is dolgozhatnak az alábbi szabályok szerint).

Minden mentés után a Mokapen naplózza a frissítést a szervezet tevékenységnaplójában.

Nyilvános mód

Nyilvános kiválasztásával minden új rekord Nyilvános láthatósággal indul: az adott területre (pl. Értékesítés, Kapcsolatok) jogosult kollégák kollaborátorként való hozzáadás nélkül is láthatják.

Mit tehet mentés előtt — ha legalább Felhasználó szerepköre van, a létrehozási előnézetben rákattinthat a lakat ikonra, átállíthatja a rekordot Privátra, majd manuálisan választhat kollaborátorokat. Hasznos egyszeri kivételekhez (pl. igazgatónak fenntartott kapcsolat) anélkül, hogy az egész szervezet beállítását megváltoztatná.

Példa — «Studio Alfa» szervezet Nyilvános módban. Laura értékesítő lehetőséget hoz létre: már nyilvánosként jelenik meg, az egész értékesítési csapat számára látható. Mentés előtt priváttá teheti, és csak a managert meg a «Direction» csapatot adhatja hozzá, ha stratégiai ügyfélről van szó.

Nyilvános módban a Kollaborátorok mező alapból nem jelenik meg a gyors létrehozási párbeszédekben: a láthatóság hallgatólagosan «egész szervezet», amíg az adott rekordot priváttá nem teszi.

Privát mód

Privát kiválasztásával minden új rekord Privátként indul. A kezdeti kollaborátorok nem «az egész szervezet», hanem a beállításokban definiált csoport (lásd a következő szakaszokat).

Mit nem tehet létrehozáskor — aki nem szervezet Tulajdonos, nem állíthat új rekordot Nyilvánosra a párbeszédből: a lakat ikon Priváton marad. Ez megakadályozza, hogy egy operatív felhasználó véletlenül a céges politikán túlra bővítse a láthatóságot.

Mit tehet utána — a Tagok (és magasabb szerepkörök) továbbra is hozzáadhatnak más kollaborátorokat az adott rekordon, bővítve, hogy ki látja az adatot anélkül, hogy mindenki számára nyilvánossá tennék. Csak a szervezet Tulajdonosa válthat rekordot Privátról Nyilvánosra (lakat ikon szerkesztéskor).

Példa — «Consulenza Beta» szervezet Privát módban. Marco (Felhasználó) feladatot hoz létre: privátként indul előre kitöltött kollaborátorokkal (Marco, a managere, a Team Master). Nem tudja levenni a lakatot, de egy Tag hozzáadhat egy kollégát az X projekt csapatából, ha az adott tevékenységhez kell.

Automatikus kollaborátorok (Stakeholders)

Privát módban a Nyilvános/Privát választás alatt megjelenik a Kollaborátorok szakasz három opcióval (plusz Ön, mindig benne):

• Én — mindig aktív: aki létrehozza az adatot, a kollaborátorok között marad és megnyithatja.
• A managerm — hozzáadja a létrehozó felhasználói profilján beállított hierarchikus managert (Manager mező a Felhasználók és csapatoknál).
• A csapataim — kollaborátorként hozzáadja a csapatokat, amelyekhez a létrehozó tartozik (nem véletlenszerű egyéni kollégákat: a csapatcsoportokat).

A jelölőnégyzeteket kombinálhatja: csak manager, csak csapatok, vagy mindkettő. Ha kikapcsolja a managert és a csapatokat, csak Ön plusz a Team Master marad (következő szakasz).

Gyakorlati példa — Opciók: Én + A managerm + A csapataim. Sara a «Customer Care» csapatban van, managere Luca. Sara jegyet hoz létre: kezdeti kollaborátorok = Sara, Luca, Customer Care csapat, Team Master. Más osztályról jövő kolléga nem látja, amíg manuálisan hozzá nem adják.

Megjegyzés — ha egy felhasználónak nincs beállított managere a profilján, az «A managerm» jelölőnégyzet senkit sem ad hozzá. Ha nem tartozik csapathoz, «A csapataim» nem ad csoportokat. Tartsa naprakészen a felhasználói profilokat és csapatokat, mielőtt privát módot kapcsol be.

Team Master

A Team Master egy speciális csapat, amelyet a Mokapen a szervezet biztonságához hoz létre. A Biztonság oldalon kiválasztott tagok alkotják ezt a csoportot, és mindig kollaborátorként kerülnek hozzáadásra minden Privát módban létrehozott új rekordon — akkor is, ha a létrehozó nem ismeri őket, vagy nem választja őket manuálisan.

Tipikusan ide tartozik: a Tulajdonos, belső IT, a DPO, vagy egy megfelelőségi vezető, akinek keresztmetszeti láthatóságra van szüksége érzékeny adatokon.

Rekordok létrehozásakor és szerkesztésekor — a Team Master koronás ikonos jelvényként jelenik meg. A szervezet Tulajdonosa egyedi rekordon eltávolíthatja (figyelmeztetéssel), ha arra az esetre nem kell; más szerepkörök látják, de a globális politikából nem vehetik le.

Értesítések — ha valakit hozzáadnak a Team Masterhez, a Mokapen alkalmazáson belüli értesítést küld (és e-mailt a beállítások szerint), mint egy szokásos csapathoz csatlakozáskor.

Példa — Team Master: Anna (Tulajdonos) és Paolo (IT). Minden új privát kapcsolat, amelyet egy értékesítő létrehoz, Anna és Paolo számára is látható, az értékesítőn és az opciókban választott automatikus kollaborátorokon felül.

Mi történik módváltáskor

A változás a mentés pillanatától kezdve számít. Két adathalmazra gondoljon: már mentett és új, mentendő.

Nyilvánosról Privátra (pl. ma)

• Meglévő rekordok — maradnak, ahogy vannak. A tegnap létrehozott nyilvános kapcsolat nyilvános marad; egy már privát feladat privát marad a kollaborátoraival. Nincs automatikus migráció.
• Mostantól létrehozott rekordok — Privát módot követnek: alapból zárt lakat, automatikus kollaborátorok + Team Master.
• Team Master — a Mokapen létrehozza a csapatot (ha nem létezett), és elmenti a választott tagokat. Legalább egy kötelező: a mező Privát módban kötelező.
• Létrehozási párbeszédek — mentés után azonnal megjelenik az előre kitöltött Kollaborátorok mező és a Team Master jelvény; aki nem szervezet Tulajdonos, a Privát lakatot nem változtathatja.

«Ma privátra állás» forgatókönyv — Hétfő reggel a Tulajdonos bekapcsolja a Privátot Én + Manager + Team Masterrel (önmaga és compliance). Hétfő délután egy értékesítő céget hoz létre: privátként indul, látható számára, a managerének és a Team Masternek. A címjegyzékben már meglévő 2000 cég nyilvános marad, amíg egyenként (vagy tömeges eszközökkel, ahol elérhető) nem változtatja. Ha a történelmi adatokat is priváttá kell tenni, tervezzen projektet a meglévő rekordok kollaborátorainak / láthatóságának átvizsgálására: magától nem történik meg.

Privátról Nyilvánosra

• Meglévő rekordok — ismét változatlanok. Egy három kollaborátoros privát deal privát marad.
• Új rekordok — Nyilvánosként indulnak; Felhasználó vagy magasabb szerepkör Privátra állíthatja az egyedi rekordot mentés előtt.
• Team Master — a speciális csapat eltávolításra kerül a szervezetből (hozzáférés és tagság). Régebbi rekordok, amelyeknek a kollaborátorai között volt, még hivatkozásként mutathatják, amíg nem frissíti a kollaborátorokat.
• Stakeholder beállítások — a manager/csapat jelölőnégyzetek többé nem vonatkoznak az új adatokra.

«Vissza nyilvánosra» forgatókönyv — Egy bizalmas projekt után a szervezet visszaáll Nyilvánosra. Az abból az időszakból származó privát projektek privátak maradnak; a holnaptól létrehozott feladatok alapból nyilvánosak lesznek. A Team Master eltűnik: akik csak felügyelet miatt voltak ott, manuálisan kell hozzáadni, ahol kell, vagy más politikát állít be.

Láthatóság és kollaborátorok egyedi rekordokon

A globális politikán túl minden rekordnak van:

• Láthatóság ikon (lakat) — Nyilvános vagy Privát az adott rekordra.
• Tulajdonos — az adatokért felelős személy; szinte mindig a tényleges kollaborátorok között.
• Kollaborátorok — felhasználók és/vagy csapatok, akik megnyithatnak egy privát rekordot.

Nyilvános szervezetben a nyilvános rekordhoz nem kellenek kollaborátorok: mindenki láthatja. Ha priváttá teszi, meg kell adnia, kinek van hozzáférése.

Privát szervezetben az új rekordok előre beállított kollaborátorokkal indulnak privátként; Tagok és magasabb szerepkörök szerkesztéskor bővíthetik a listát. Alacsonyabb szerepkörű felhasználók csak olvasható módban látják a kollaborátorokat.

A mentett szűrőkben a láthatóság mező privát szervezetben csak Tulajdonosoknak elérhető; a kollaborátorokat Tagok és magasabb szerepkörök szűrhetik.

Ki mit változtathat (szerepkör szerint)

• Szervezet Tulajdonosa — konfigurálja a Biztonságot; bármely rekordon váltogathat Nyilvános ↔ Privát között; kezeli a Team Mastert egyedi rekordokon; látja a láthatóság szűrőket.
• Tag — nem nyithatja meg a Biztonság oldalt; privát rekordokon szerkesztheti a kollaborátorokat (hozzáadás/eltávolítás, Team Master korlátokkal nem-tulajdonosoknál).
• Felhasználó / Korlátozott felhasználó — a politika szerint hoz létre adatot; privát szervezetben nem oldhatja fel Nyilvánosra; kollaborátorok csak olvashatók privát rekordokon.
• Vendég — nem kezeli a szervezeti biztonságot; csak azon dolgozik, amit megosztottak vele (pl. hozzárendelt projektek).

Alkalmazási példák

• Ügyvédi iroda — Privát + Team Master (senior partnerek). Minden új ügyfélkapcsolat csak a létrehozó, a managere, a csapatai és a partnerek számára látható. Más csapatok munkatársai véletlenül sem látják mások ügyfeleit.
• Kreatív ügynökség — Nyilvános, manuális kivételekkel. Projektek és feladatok nyitottak; titkos márka ajánlata előtt az account manager Privátra állítja a rekordot, és csak a «Direction» csapatot adja hozzá.
• GDPR átállás — Nyilvánosról Privátra egyeztetett dátumon. Belső kommunikáció: «március 1-től az új adatok privátak; a történelmi adatokat át kell vizsgálni.» Team Master = adatvédelmi vezető + IT.
• Manager mindig a körben — Privát «A managerm» bejelöléssel. Minden új deal látható a létrehozó értékesítési managerének anélkül, hogy minden alkalommal manuálisan hozzáadnák.
• Ideiglenes bizalmas projekt — A szervezet Nyilvános marad; a PM az egyedi projektet priváttá teszi, és hozzáadja a fejlesztőcsapatot. Kész után archiválja a projektet a globális politika megváltoztatása nélkül.

Kapcsolódó útmutatók

• Felhasználók és csapatok — managerek, csapatok, szervezeti szerepkörök.
• Szerepkörök és jogosultságok — mit tehet Vendég, Felhasználó, Tag és Tulajdonos.
• Adatláthatóság — mi jelenik meg listákban, kanbanban, keresésben és jelentésekben (lakat, napi szűrő, Network).
• Szervezetek és hozzáférés — elkülönítés különböző szervezetek között.
• Automatizálások — folyamat Tulajdonosa és futásidejű jogosultságok.

Gyakran ismételt kérdések

Q: Ha ma Privátra váltok, tegnapi adatok is privátak lesznek?

A: Nem. Csak a változás után mentett adatok követik az új módot. A történelmi adatokat szükség esetén kifejezetten frissíteni kell.

Q: Létrehozhat Felhasználó nyilvános adatot Privát szervezetben?

A: Létrehozáskor nem. Csak a szervezet Tulajdonosa állíthat Nyilvánosra egyedi rekordot (létrehozáskor vagy szerkesztéskor).

Q: Lehet Privát szervezet, de nyilvános rekord?

A: Igen, ha a szervezet Tulajdonosa Nyilvánosra állítja a lakatot azon a rekordon. Ez a szándékolt kivétel az alapértelmezett szabály alól.

Q: Mi történik a Team Masterrel, ha visszaállok Nyilvánosra?

A: A csapat eltávolításra kerül a szervezetből. Az új adatok többé nem tartalmazzák. Régi privát rekordok még listázhatják a kollaborátorok között, amíg nem szerkeszti őket.

Q: «A csapataim» egyéneket vagy egész csapatot ad hozzá?

A: Azokat a csapatokat adja hozzá kollaborátorként, amelyekhez tartozik (csoportos láthatóság). A kollégák akkor látják az adatot, ha ahhoz a csapathoz tartoznak, vagy egyénileg hozzáadódnak.

Q: Hol állítom be a jelszót és a 2FA-t az egész szervezetre?

A: Nem ezen az oldalon. Minden felhasználó a saját jelszavát és kétfaktoros hitelesítését a Profil → Biztonság menüpontból kezeli. Ez az oldal csak a CRM-adatok láthatóságáról szól.