A Mokapen útmutató

Privát mód

Ha a Privát van kiválasztva, minden új rekord Privátként kezdődik. A kezdeti együttműködők nem „az egész szervezet”, hanem a beállításokban meghatározott csoport (lásd a következő szakaszokat).

Amit nem tehet meg a létrehozáskor — bárki, aki nem szervezet Tulajdonos nem tud új rekordot állíthat be Nyilvános értékre a párbeszédpanelen: a lakat ikon privát állapotban marad. Ez megakadályozza, hogy az operatív felhasználó véletlenül a vállalati szabályzaton túl is kiterjessze a láthatóságot.

Mit tehet utólag — tag (és magasabb szerepkörök) továbbra is hozzáadhatnak más együttműködőket anélkül, hogy mindenki nyilvánossá tenné az adott adatot, anélkül, hogy az adatokat kiszélesítené.Csak a szervezet-tulajdonos válthat egy rekordot privátról nyilvánosra (szerkesztéskor lakat ikon).

Példa – „Consulenza Beta” szervezet privát módban. Marco (Felhasználó) létrehoz egy feladatot: az előre kitöltött együttműködőkkel (Marco, a menedzsere, a csapatmester) privát módon kezdődik. Nem tudja eltávolítani a zárolást, de egy tag hozzáadhat egy kollégát a Project X csapatból, ha szükséges az adott tevékenységhez.

Automatikus együttműködők (érdekelt felek)

Privát módban a Nyilvános/Privát választás alatt a Együttműködők rész jelenik meg három lehetőséggel (plusz Ön, mindig benne van):

• Me — mindig aktív: aki létrehozza az adatokat, az az együttműködők között marad, és megnyithatja azokat.
• Saját menedzser – hozzáadja az alkotó felhasználói profiljában beállított hierarchikus kezelőt (a Felhasználók és csapatok Kezelő mezője).
• Saját csapatok — hozzáadja azokat a csapatokat, amelyekhez az alkotó tartozik együttműködőként (nem véletlenszerű egyéni kollégák: a csapatcsoportok).

A jelölőnégyzeteket kombinálhatja: csak menedzser, csak csapatok vagy mindkettő. Ha törli a menedzser és a csapatok jelölését, csak a te és a Csapatmester marad (következő szakasz).

Gyakorlati példa — Opciók: Én + Menedzserem + Csapataim. Sara az „Ügyfélszolgálat” csapat tagja, a menedzsere pedig Luca. Sara létrehoz egy jegyet: kezdeti munkatársak = Sara, Luca, ügyfélszolgálati csapat, csapatmester. Egy másik részleg munkatársa nem fogja látni, amíg manuálisan hozzáadja.

Megjegyzés – ha egy felhasználó profiljában nincs beállítva kezelő, a „Saját kezelő” jelölőnégyzet nem ad hozzá senkit. Ha nem tartoznak csapatokhoz, a „Saját csapatok” nem ad hozzá csoportokat. A privát mód engedélyezése előtt tartsa naprakészen a felhasználói profilokat és a csapatokat.

Csapatmester

A Team Master egy speciális csapat, amelyet a Mokapen hozott létre a szervezet biztonsága érdekében. A Biztonság oldalon kiválasztott tagok alkotják ezt a csoportot, és mindig közreműködőként kerülnek hozzáadásra minden új, privát módban létrehozott rekordhoz – még akkor is, ha a készítő nem ismeri őket, vagy nem választja ki őket manuálisan.

Rekordok létrehozásakor és szerkesztésekor – a Csapatmester jelvényként jelenik meg egy korona ikonnal. A szervezet Tulajdonosa egyetlen rekordon eltávolíthatja (figyelmeztetéssel), ha az adott esetben nincs rá szükség; más szerepkörök látják, de nem tudják eltávolítani a globális szabályzatból.

Értesítések – ha valakit felvesznek a Team Masterbe, a Mokapen alkalmazáson belüli értesítést küld (és e-mailt a beállításoknak megfelelően), ugyanúgy, mintha egy normál csapathoz csatlakozna.

Példa – Csapatmester: Anna (Tulajdonos) és Paolo (IT). Az értékesítési képviselő által létrehozott minden új privát kapcsolatfelvétel Anna és Paolo számára is látható, az értékesítési képviselőn és az opciókban kiválasztott automatikus együttműködőkön kívül.

Mi történik, ha módot vált?

A módosítás a mentés pillanatától számít . Gondoljon két adatkészletre: már mentve és új elmentendő.

Nyilvánosról privátra (pl. ma)

• Meglévő rekordok — maradjon olyan, amilyen. A tegnap létrehozott nyilvános névjegy nyilvános marad; a már privát feladat az együttműködőinél privát marad. Nincs automatikus migráció.
• Mostantól létrehozott rekordok — kövesse a privát módot: alapértelmezés szerint zárt zár, automatikus együttműködők + csapatmester.
• Team Master — Mokapen létrehozza a csapatot (ha nem létezett), és elmenti a kiválasztott tagokat. Legalább egy kötelező: a mező kötelező Privát módban.
• Létrehozási párbeszédpanelek – közvetlenül a mentés után megjelenik az előre kitöltött Együttműködők mező és a Csapatmester jelvény; aki nem szervezeti tulajdonos, a privát zárolás nem módosítható.

„Mától privát” forgatókönyv — Hétfő reggel a Tulajdonos engedélyezi a privát funkciót velem + menedzserrel + csapatmesterrel (maguk és a megfelelés).Hétfő délután az értékesítési képviselő létrehoz egy céget: priváttá válik, láthatóvá válik számukra, a vezetőjük és a csapatmester számára. A címtárban már szereplő 2000 vállalat mindaddig nyilvános marad, amíg egyenként nem módosítja őket (vagy tömeges eszközökkel, ahol rendelkezésre állnak). Ha az előzményadatokat is priváttá kell tenni, tervezzen egy projektet az együttműködők / a meglévő rekordok láthatóságának áttekintésére: ez nem történik meg magától.

Privátból nyilvánosra

• Meglévő rekordok — ismét változatlan. A három együttműködővel kötött magánügylet privát marad.
• Új rekordok — Nyilvánosként kezdődik; bárki, akinek felhasználói vagy magasabb szerepköre van, beállíthatja a Private beállítást az egyéni rekordon, mielőtt újra elmentené.
• Csapatmester — a speciális csapat eltávolítva a szervezetből (hozzáférés és tagság). Azok a régebbi rekordok, amelyeknél ez volt az együttműködők között, továbbra is megjelenhetnek referenciaként, amíg nem frissíti az együttműködőket.
• Érintettek beállításai — a menedzser/csapat jelölőnégyzetei már nem vonatkoznak az új adatokra.

„Vissza a nyilvánossághoz” forgatókönyv – Egy bizalmas projekt után a szervezet visszavált nyilvánosra. Az ebből az időszakból származó magánprojektek privátak maradnak; A holnaptól létrehozott feladatok alapértelmezés szerint nyilvánosak lesznek. A Team Master eltűnik: az embereket, akik csak felügyelet céljából voltak ott, kézzel kell hozzáadni, ha szükséges, vagy más házirendet kell beállítani.

Láthatóság és együttműködők az egyes rekordokon

A globális politikán túl minden rekord a következőket tartalmazza:

• Láthatósági ikon (zár) – Nyilvános vagy Privát az adott rekordhoz.
• Tulajdonos – az adatokért felelős személy; szinte mindig a tényleges együttműködők között.
• Együttműködők – olyan felhasználók és/vagy csapatok, akik meg tudnak nyitni egy privát rekordot.

A Nyilvános szervezetben a nyilvános nyilvántartáshoz nincs szükség együttműködőkre: mindenki láthatja. Ha priváttá teszi, meg kell adnia, hogy kinek van hozzáférése.

A Privát szervezetben az új rekordok privátként kezdődnek, előre beállított együttműködőkkel; A tagok és magasabb szerepkörök szerkesztéskor bővíthetik a listát. Az alacsonyabb szerepkörrel rendelkező felhasználók csak olvasható módban látják az együttműködőket.

A mentett szűrők esetén a láthatósági mező egy magánszervezetben csak a Tulajdonosok számára érhető el; az együttműködők szűrhetők a tagok és a magasabb szerepkörök szerint.

Ki mit változtathat meg (szerepkör szerint)

• Szervezet tulajdonosa — konfigurálja a biztonságot; bármely rekordon válthat Nyilvános ↔ Privát; kezeli a Team Mastert az egyéni nyilvántartásokon; láthatósági szűrőket lát.
• Member — nem tudja megnyitni a Biztonság oldalt; a privát rekordokon szerkeszthetik az együttműködőket (hozzáadás/eltávolítás, a nem tulajdonosokra vonatkozó Team Master korlátozásoknak megfelelően).
• Felhasználó / Korlátozott felhasználó — a szabályzatnak megfelelően adatokat hoz létre; privát szervezetben nem tudja feloldani a nyilvános zárolást; az együttműködők csak olvashatók a privát rekordokon.
• Guest — nem kezeli a szervezet biztonságát; csak a megosztottakon működik (pl. hozzárendelt projektek).

Alkalmazási példák

• Ügyvédi iroda — Privát + Team Master (vezető partnerek). Minden új ügyfélkapcsolat csak az alkotó, a menedzser, a csapatok és a partnerek számára látható. Más csapat munkatársai nem véletlenül látják mások ügyfeleit.
• Kreatív ügynökség — Nyilvános, manuális kivételekkel. A projektek és feladatok nyitottak; Mielőtt elmentene egy titkos márkára vonatkozó árajánlatot, a fiókkezelő a rekordot privátra állítja, és csak az „Irány” csapatot adja hozzá.
• GDPR-átállás — Nyilvánosról privátra egy egyeztetett napon. Belső kommunikáció: "március 1-től az új adatok titkosak, a múltbeli adatokat át kell tekinteni." Team Master = adatvédelmi vezető + IT.
• A kezelő mindig a hurokban — Privát, a „Felnököm” bejelölésével. Minden új ügylet látható az alkotó értékesítési vezetője számára anélkül, hogy minden alkalommal manuálisan hozzáadná őket.
• Ideiglenes bizalmas projekt – A szervezet nyilvános marad; a PM priváttá teszi az egyetlen projektet, és hozzáadja a fejlesztőcsapatot.Ha kész, archiválják a projektet anélkül, hogy megváltoztatnák a globális szabályzatot.

Kapcsolódó útmutatók

• Felhasználók és csapatok – menedzserek, csapatok, szervezeti szerepkörök.
• Szerepek és engedélyek – mit tehet a vendég, a felhasználó, a tag és a tulajdonos.
• Szervezetek és hozzáférés — elszigeteltség a különböző szervezetek között.
• Automatizálások — folyam Tulajdonos és engedélyek futás közben.

Gyakran ismételt kérdések

K: Ha ma privátra váltok, akkor a tegnapi adatok priváttá válnak?

A: No. Csak a után mentett adatok követik az új módot. A korábbi adatokat szükség esetén kifejezetten frissíteni kell.

K: Létrehozhat egy felhasználó nyilvános adatokat egy magánszervezetben?

A: No létrehozáskor. Csak a szervezet Tulajdonosa állíthatja be nyilvánosan az egyes rekordokat (létrehozáskor vagy szerkesztéskor).

K: Lehet magánszervezetem, de nyilvános nyilvántartásom?

A: Igen, ha a szervezet tulajdonosa nyilvános értékre állítja az adott rekord zárolását. Ez a szándékolt kivétel az alapértelmezett szabály alól.

K: Mi történik a Team Masterrel, ha visszaváltok nyilvánosra?

A: A csapat eltávolítva a szervezetből. Az új adatok már nem tartalmazzák. A régi magánrekordok továbbra is az együttműködők között szerepelhetnek, amíg Ön nem szerkeszti őket.

K: A "Saját csapataim" egyes embereket vagy az egész csapatot ad hozzá?

A: Hozzáadja azokat a csapatokat, amelyekhez Ön tartozik együttműködőként (csoport láthatósága). A kollégák akkor látják az adatokat, ha az adott csapathoz tartoznak, vagy külön-külön vették fel őket.

K: Hol konfigurálhatom a jelszót és a 2FA-t az egész szervezet számára?

A: Nem ezen az oldalon. Minden felhasználó saját jelszavát és kéttényezős hitelesítést kezel a Profil → Biztonság menüpontban. Ez az oldal csak a CRM-adatok láthatóságáról.