Vodnik po Mokapenu

Varnost

Stran Varnost določa privzeti način vidnosti podatkov, ki jih vaša organizacija ustvari v Mokapenu: naloge, projekti, stiki, podjetja, priložnosti, vstopnice, ponudbe, naročila, sestanki in druge kartice, ki podpirajo Sodelavce in ikono ključavnice.

To ni politika gesel niti dvofaktorska avtentikacija (to ostane v Osebnem profilu vsakega uporabnika). Tukaj odločite, ali novi podatki ob nastanku vidijo vsa organizacija (Javna) ali so že omejeni na ozko skupino (Zasebna), z avtomatskimi pravili o tem, kdo postane sodelavec.

Za upravljanje tega, kdo dela v organizaciji, glejte vodnik Uporabniki in ekipe; za podrobnosti o dovoljenjih posamezne vloge vodnik Vloge in dovoljenja.

Pregled

Mokapen na vsaki kartici ločuje dva nivoja vidnosti:

• Javna (odprta ikona ključavnice) — vsi člani organizacije z dovoljenjem za ogled te vrste podatka lahko odprejo kartico.
• Zasebna (zaprta ikona ključavnice) — samo Lastnik kartice, izbrani Sodelavci (uporabniki ali ekipe) in osebe z ustreznimi administratorskimi dovoljenji jo lahko vidijo; drugi je ne najdejo na seznamih, v filtrih ali pri iskanju.

Stran Varnost ne nastavlja ključavnice na vsaki kartici posebej: določa privzeto obnašanje ob ustvarjanju in v zasebnem načinu, kdo se samodejno doda kot sodelavec.

Osnovno pravilo (prikazano tudi na strani): način Varnost velja samo za podatke, shranjene po spremembi nastavitve. Obstoječe kartice se ne preračunajo množično: ohranijo vidnost in sodelavce, ki jih imajo ob shranjevanju.

Kje se nahaja in kdo ima dostop

Odprite meni Organizacija (ikona stavbe) → v stranskem meniju pod imenom organizacije izberite Varnost.

Samo Lastniki organizacije vidijo to postavko in jo lahko spreminjajo. Člani, Uporabniki in nižje vloge ne dostopajo do globalne nastavitve varnosti (lahko pa delajo na posameznih podatkih po pravilih spodaj).

Po vsakem shranjevanju Mokapen zabeleži posodobitev v dnevnik organizacije.

Način Javna

Ko je izbrana Javna, vsaka nova kartica nastane z vidnostjo Javna: vsi sodelavci, pooblaščeni za to področje (npr. Prodaja, Stiki), jo vidijo brez dodajanja kot sodelavcev.

Kaj lahko storite pred shranjevanjem — če imate vsaj vlogo Uporabnik, lahko v predogledu ustvarjanja kliknete ikono ključavnice in kartico preklopite na Zasebna, nato ročno izberete sodelavce. Koristno za posamezne izjeme (npr. stik, rezerviran za direktorja), brez spreminjanja nastavitve celotne organizacije.

Primer — Organizacija «Studio Alfa» v načinu Javna. Prodajalka Laura ustvari priložnost: že je javna, vidna celotni prodajnemu timu. Pred shranjevanjem jo lahko naredi zasebno in doda samo managerja in ekipo «Direction», če gre za strateškega naročnika.

V načinu Javna polje Sodelavci privzeto ni prikazano v modalih za hitro ustvarjanje: vidnost je implicitno «celotna organizacija», dokler posamezno kartico ne naredite zasebne.

Način Zasebna

Ko je izbrana Zasebna, vsaka nova kartica nastane že Zasebna. Začetni sodelavci niso «celotna organizacija», temveč skupina, določena v nastavitvah (glejte naslednje razdelke).

Česa ne morete ob ustvarjanju — kdor ni Lastnik organizacije, ne more novo kartico nastaviti kot Javna v modalu: ikona ključavnice ostane na Zasebna. To prepreči, da bi operativni uporabnik po napaki razširil vidnost prek poslovne politike.

Kaj lahko storite pozneje — Člani (in višje) lahko na posamezni kartici dodajo druge sodelavce in razširijo, kdo vidi podatek, ne da bi bil javen za vse. Samo Lastnik organizacije lahko kartico vrne iz Zasebna v Javna (ikona ključavnice pri urejanju).

Primer — Organizacija «Consulenza Beta» v načinu Zasebna. Marco (Uporabnik) ustvari nalogo: nastane zasebna s predizpolnjenimi sodelavci (Marco, njegov manager, Team Master). Ne more odstraniti ključavnice, vendar Član lahko doda sodelavca iz ekipe Projekt X, če je to potrebno za to dejavnost.

Avtomatski sodelavci

V načinu Zasebna, pod izbiro Javna/Zasebna, se prikaže razdelek Sodelavci s tremi možnostmi (poleg vas, vedno vključenih):

• Jaz — vedno aktivno: ustvarjalec podatka ostane med sodelavci in ga lahko odpre.
• Moj manager — doda hierarhičnega nadrejenega, nastavljenega na kartici uporabnika ustvarjalca (polje Manager v Uporabniki in ekipe).
• Moje ekipe — doda ekipe, v katerih je ustvarjalec član, kot sodelavce (ne posamezne kolege naključno: ekipe kot skupine).

Možnosti lahko kombinirate: samo manager, samo ekipe ali oboje. Če odkljukate managerja in ekipe, ostanejo samo vi plus Team Master (naslednji razdelek).

Praktičen primer — Možnosti: Jaz + Moj manager + Moje ekipe. Sara je v ekipi «Customer Care» in manager je Luca. Sara ustvari vstopnico: začetni sodelavci = Sara, Luca, ekipa Customer Care, Team Master. Kolega iz drugega oddelka je ne vidi, dokler ni ročno dodan.

Pozor — če uporabnik nima nastavljenega managerja v kartici, kljukica «Moj manager» ne doda nikogar. Če ne pripada nobeni ekipi, «Moje ekipe» ne doda skupin. Pred aktivacijo zasebnega načina je smiselno posodobiti kartice uporabnikov in ekipe.

Team Master

Team Master je posebna ekipa, ki jo Mokapen ustvari za varnost organizacije. Člani, ki jih izberete na strani Varnost, tvorijo to skupino in se vedno dodajo kot sodelavci vsakega novega podatka, ustvarjenega v načinu Zasebna — tudi če ustvarjalec ne pozna teh oseb ali jih ne izbere ročno.

Običajno vključite: Lastnika, interni IT, DPO ali odgovorno osebo za skladnost, ki mora imeti prečni vpogled v občutljive podatke.

Ob ustvarjanju in urejanju kartice — Team Master se prikaže kot značka z ikono krone. Lastnik organizacije ga lahko odstrani na posamezni kartici (z opozorilom), če za ta primer ni potreben; druge vloge ga vidijo, vendar ga ne morejo odstraniti iz globalne politike.

Obvestila — ob dodajanju nekoga v Team Master Mokapen pošlje obvestilo v aplikaciji (in e-pošto glede na nastavitve), kot pri vstopu v običajno ekipo.

Primer — Team Master: Anna (Lastnica) in Paolo (IT). Vsak nov zasebni stik, ki ga ustvari prodajalec, je viden tudi Anni in Paolu, poleg prodajalca in avtomatskih sodelavcev iz možnosti.

Kaj se zgodi ob spremembi načina

Sprememba velja od trenutka shranjevanja naprej. Pomislite na dve množici podatkov: že shranjeni in novi za shranjevanje.

Iz Javna v Zasebna (npr. danes)

• Obstoječe kartice — ostanejo nespremenjene. Javni stik, ustvarjen včeraj, ostane javen; že zasebna naloga ostane zasebna s svojimi sodelavci. Brez avtomatske migracije.
• Kartice, ustvarjene od zdaj naprej — sledijo načinu Zasebna: privzeto zaprta ključavnica, avtomatski sodelavci + Team Master.
• Team Master — Mokapen ustvari ekipo (če še ni obstajala) in shrani izbrane člane. Morate izbrati vsaj enega: polje je obvezno v načinu Zasebna.
• Modali za ustvarjanje — takoj se prikažejo predizpolnjeno polje Sodelavci in značka Team Master; za kogar ni Lastnik org ključavnica Zasebna ni spremenljiva.

Scenarij «od danes gremo na zasebno» — Zjutraj v ponedeljek Lastnik aktivira Zasebna z Jaz + Manager + Team Master (on sam in skladnost). Popoldne prodajalec ustvari podjetje: nastane zasebno, vidno njemu, njegovemu managerju in Team Master. 2.000 podjetij, ki so že v imeniku, ostanejo javna, dokler jih ne spremenite posamezno (ali z množičnimi orodji, kjer so na voljo). Če morate zasebno narediti tudi zgodovino, načrtujte projekt pregleda sodelavcev / vidnosti na obstoječih karticah: to se ne zgodi samodejno.

Iz Zasebna v Javna

• Obstoječe kartice — spet nespremenjene. Zasebna priložnost s tremi sodelavci ostane zasebna.
• Nove kartice — nastanejo Javne; kdor ima vlogo Uporabnik ali višje, lahko spet pred shranjevanjem na posameznem podatku nastavi Zasebna.
• Team Master — posebna ekipa se izbriše iz organizacije (dostopi in članstvo). Stare kartice, ki so ga imele med sodelavci, ga lahko še vedno prikazujejo kot referenco, dokler ne posodobite sodelavcev.
• Nastavitve avtomatskih sodelavcev — kljukice manager/ekipe se ne uporabljajo več za nove podatke.

Scenarij «vračamo se na javno» — Po rezerviranem projektu org preklopi na Javna. Zasebni projekti iz tega obdobja ostanejo zasebni; naloge, ustvarjene od jutri, bodo privzeto javne. Team Master izgine: kdor je bil tam samo za nadzor, ga je treba ročno dodati, kjer je potrebno, ali uvesti drugačno politiko.

Vidnost in sodelavci na posamezni kartici

Poleg globalne politike ima vsaka kartica:

• Ikona vidnosti (ključavnica) — Javna ali Zasebna za ta zapis.
• Lastnik — odgovoren za podatek; skoraj vedno med dejanskimi sodelavci.
• Sodelavci — uporabniki in/ali ekipe, ki lahko odprejo zasebno kartico.

V organizaciji Javna javna kartica ne potrebuje sodelavcev: vsi vidijo. Če jo naredite zasebno, morate navesti, kdo ima dostop.

V organizaciji Zasebna nove kartice začnejo zasebne s prednastavljenimi sodelavci; Člani in višje lahko seznam razširijo pri urejanju. Uporabniki z nižjo vlogo vidijo sodelavce samo za branje.

V shranjenih filtrih je polje vidnosti (zasebnost) v zasebni organizaciji na voljo samo Lastnikom; sodelavce lahko filtrirajo Člani in višje.

Kdo lahko kaj spreminja (po vlogi)

• Lastnik organizacije — nastavi Varnost; na vsaki kartici lahko preklaplja Javna ↔ Zasebna; upravlja Team Master na posameznem zapisu; vidi filtre po vidnosti.
• Član — ne odpre strani Varnost; na zasebnih karticah lahko spreminja sodelavce (dodaja/odstranjuje, razen omejitev Team Master za ne-lastnike).
• Uporabnik / Omejen uporabnik — ustvarja podatke po politiki; v zasebni org ne odklene ključavnice Javna; sodelavci na zasebnih karticah samo za branje.
• Gost — ne upravlja varnosti org; dela samo na tem, kar je deljeno (npr. dodeljeni projekti).

Primeri uporabe

• Odvetniška pisarna — Zasebna + Team Master (višji partnerji). Vsak nov stik stranke je viden samo ustvarjalcu, njegovemu managerju, njegovim ekipam in partnerjem. Pripravniki iz drugih ekip po napaki ne vidijo tujih strank.
• Kreativna agencija — Javna, z ročnimi izjemami. Projekti in naloge so odprti; pred shranjevanjem ponudbe za skrivno blagovno znamko account preklopi kartico na Zasebna in doda samo ekipo «Direction».
• Prehod na GDPR — Iz Javna v Zasebna na dogovorjen datum. Interna obvestila: «od 1. marca so novi podatki zasebni; zgodovino je treba pregledati». Team Master = referent za zasebnost + IT.
• Manager vedno v kopiji — Zasebna s kljukico «Moj manager». Vsaka nova priložnost je vidna prodajnemu vodji ustvarjalca brez ročnega dodajanja vsakič.
• Začasen rezerviran projekt — Org ostane Javna; PM naredi zaseben posamezen projekt in doda razvojno ekipo. Ob koncu projekt arhivira brez spreminjanja globalne politike.

Povezani vodniki

• Uporabniki in ekipe — managerji, ekipe, organizacijske vloge.
• Vloge in dovoljenja — kaj lahko počne Gost, Uporabnik, Član, Lastnik.
• Organizacije in dostopi — ločevanje med različnimi organizacijami.
• Avtomatizacije — Lastnik toka in dovoljenja pri izvajanju.

Pogosta vprašanja

V: Če danes preklopim na Zasebna, ali postanejo včerajšnji podatki zasebni?

O: Ne. Samo podatki, shranjeni po spremembi, sledijo novemu načinu. Zgodovino je treba posodobiti izrecno, če je potrebno.

V: Ali lahko Uporabnik ustvari javni podatek v zasebni organizaciji?

O: Ne ob ustvarjanju. Samo Lastnik organizacije lahko na posameznem zapisu nastavi Javna (ob ustvarjanju ali urejanju).

V: Ali lahko imam zasebno organizacijo, a javno kartico?

O: Da, če Lastnik org ključavnico nastavi na Javna za to kartico. To je namerna izjema od privzete pravila.

V: Kaj se zgodi s Team Master, če se vrnem na Javna?

O: Ekipa se odstrani iz organizacije. Novi podatki je ne bodo več vključevali. Stare zasebne kartice ga lahko še vedno navajajo med sodelavci, dokler jih ne spremenite.

V: Ali «Moje ekipe» doda posamezne osebe ali celotno ekipo?

O: Doda ekipe, v katerih ste član, kot sodelavce (skupinska vidnost). Kolegi vidijo podatek, če pripadajo tej ekipi ali so dodani posamezno.

V: Kje nastavim geslo in 2FA za celotno organizacijo?

O: Ne na tej strani. Vsak uporabnik upravlja lastno geslo in dvofaktorsko avtentikacijo v Profil → Varnost. Tukaj gre samo za vidnost podatkov CRM.