La Guida di Mokapen

Sicurezza

La pagina Sicurezza definisce la modalità predefinita di visibilità dei dati che la tua organizzazione crea in Mokapen: task, progetti, contatti, aziende, opportunità, ticket, preventivi, ordini, appuntamenti e altre schede che supportano Collaboratori e icona lucchetto.

Non è una password policy né l'autenticazione a due fattori (quelle restano nel Profilo personale di ogni utente). Qui decidi se i nuovi dati nascono visibili a tutta l'organizzazione (Pubblica) oppure già riservati a un gruppo ristretto (Privata), con regole automatiche su chi entra tra i collaboratori.

Per gestire chi lavora nell'organizzazione vedi la guida Utenti e Team; per il dettaglio dei permessi di ogni ruolo, la guida Ruoli e permessi.

Panoramica

Mokapen distingue due livelli di visibilità su ogni scheda:

• Pubblica (icona lucchetto aperto) — tutti i membri dell'organizzazione con permesso di vedere quel tipo di dato possono aprire la scheda.
• Privata (icona lucchetto chiuso) — solo il Proprietario della scheda, i Collaboratori scelti (utenti o team) e chi ha permessi amministrativi adeguati possono vederla; gli altri non la trovano in elenco, filtri o ricerche.

La pagina Sicurezza non imposta il lucchetto su ogni scheda una per una: stabilisce il comportamento predefinito alla creazione e, in modalità privata, chi viene aggiunto automaticamente come collaboratore.

Regola fondamentale (mostrata anche in pagina): la modalità Sicurezza si applica solo ai dati salvati dopo il cambio impostazione. Le schede già esistenti non vengono ricalcolate in massa: mantengono la visibilità e i collaboratori che avevano al momento del salvataggio.

Dove si trova e chi può accedere

Apri il menu Organizzazione (icona edificio) → nel menu laterale, sotto il nome dell'organizzazione, scegli Sicurezza.

Solo i Proprietari dell'organizzazione vedono questa voce e possono modificarla. Membri, Utenti e ruoli inferiori non accedono alla configurazione globale di sicurezza (possono comunque lavorare sui singoli dati secondo le regole descritte più avanti).

Dopo ogni salvataggio Mokapen registra l'aggiornamento nel log organizzazione.

Modalità Pubblica

Con Pubblica selezionata, ogni nuova scheda nasce con visibilità Pubblica: tutti i colleghi autorizzati a usare quell'area (es. Vendite, Rubrica) la vedono senza dover essere aggiunti come collaboratori.

Cosa puoi fare prima di salvare — se hai almeno ruolo Utente, nell'anteprima di creazione puoi cliccare l'icona lucchetto e passare la scheda a Privata, poi scegliere manualmente i collaboratori. È utile per eccezioni puntuali (es. un contatto riservato al direttore) senza cambiare l'impostazione dell'intera organizzazione.

Esempio — Organizzazione «Studio Alfa» in modalità Pubblica. La commerciale Laura crea un'opportunità: compare già pubblica, visibile a tutto il team vendite. Prima di salvare può renderla privata e aggiungere solo il manager e il team «Direction» se tratta un cliente strategico.

In modalità Pubblica il campo Collaboratori non compare di default nei modali di creazione rapida: la visibilità è implicitamente «tutta l'organizzazione» finché non rendi privata la singola scheda.

Modalità Privata

Con Privata selezionata, ogni nuova scheda nasce già Privata. I collaboratori iniziali non sono «tutta l'organizzazione» ma il gruppo definito nelle impostazioni (vedi sezioni successive).

Cosa NON puoi fare alla creazione — chi non è Proprietario dell'organizzazione non può impostare la nuova scheda come Pubblica dal modale: l'icona lucchetto resta su Privata. Questo evita che un utente operativo espanda per errore la visibilità oltre la policy aziendale.

Cosa puoi fare dopo — i Membri (e superiori) possono comunque aggiungere altri collaboratori sulla singola scheda, allargando chi vede quel dato senza renderlo pubblico per tutti. Solo il Proprietario dell'organizzazione può riportare una scheda da Privata a Pubblica (icona lucchetto in modifica).

Esempio — Organizzazione «Consulenza Beta» in modalità Privata. Marco (Utente) crea un task: nasce privato con collaboratori precompilati (Marco, il suo manager, il Team Master). Non può togliere il lucchetto, ma un Membro può aggiungere un collega del team Progetto X se serve per quella attività.

Collaboratori automatici (Stakeholder)

In modalità Privata, sotto la scelta Pubblica/Privata, compare la sezione Collaboratori con tre opzioni (oltre a te, sempre incluso):

• Io — sempre attivo: chi crea il dato resta tra i collaboratori e può aprirlo.
• Il mio manager — aggiunge il responsabile gerarchico impostato nella scheda utente del creatore (campo Manager in Utenti e Team).
• I miei team — aggiunge i team di cui il creatore fa parte come collaboratori (non i singoli colleghi a caso: i gruppi team).

Puoi combinare le caselle: solo manager, solo team, o entrambi. Se deselezioni manager e team, restano solo tu più il Team Master (sezione successiva).

Esempio pratico — Opzioni: Io + Il mio manager + I miei team. Sara è nel team «Customer Care» e il manager è Luca. Sara crea un ticket: collaboratori iniziali = Sara, Luca, team Customer Care, Team Master. Un collega di un altro reparto non lo vede finché non viene aggiunto manualmente.

Attenzione — se un utente non ha manager impostato in anagrafica, la spunta «Il mio manager» non aggiunge nessuno. Se non appartiene a team, «I miei team» non aggiunge gruppi. Conviene tenere aggiornate schede utente e team prima di attivare la modalità privata.

Team Master

Il Team Master è un team speciale creato da Mokapen per la sicurezza dell'organizzazione. I membri che selezioni in pagina Sicurezza formano questo gruppo e vengono sempre aggiunti come collaboratori di ogni nuovo dato creato in modalità Privata — anche se il creatore non li conosce o non li sceglie a mano.

Tipicamente ci metti: il Proprietario, l'IT interno, il DPO o un responsabile compliance che deve avere visibilità trasversale sui dati sensibili.

In creazione e modifica scheda — il Team Master compare come badge con icona corona. Il Proprietario dell'organizzazione può rimuoverlo su una singola scheda (con avviso) se per quel caso specifico non serve; gli altri ruoli lo vedono ma non possono toglierlo dalla policy globale.

Notifiche — aggiungendo qualcuno al Team Master, Mokapen invia notifica in app (e email secondo le preferenze) come per l'ingresso in un team normale.

Esempio — Team Master: Anna (Proprietaria) e Paolo (IT). Ogni nuovo contatto privato creato da un commerciale è visibile anche ad Anna e Paolo, oltre al commerciale e ai collaboratori automatici scelti nelle opzioni.

Cosa succede quando cambi modalità

Il cambio conta dal momento del salvataggio in avanti. Pensa a due insiemi di dati: già salvati e nuovi da salvare.

Da Pubblica a Privata (es. oggi)

• Schede già esistenti — restano come sono. Un contatto pubblico creato ieri resta pubblico; un task già privato resta privato con i suoi collaboratori. Nessuna migrazione automatica.
• Schede create da ora in poi — seguono la modalità Privata: lucchetto chiuso di default, collaboratori automatici + Team Master.
• Team Master — Mokapen crea il team (se non esisteva) e salva i membri scelti. Devono essere almeno uno: il campo è obbligatorio in modalità Privata.
• Modali di creazione — da subito compaiono il campo Collaboratori precompilato e il badge Team Master; per chi non è Proprietario org il lucchetto Privata non è modificabile.

Scenario «passiamo a privato da oggi» — Lunedì mattina il Proprietario attiva Privata con Io + Manager + Team Master (sé e compliance). Il pomeriggio un commerciale crea un'azienda: nasce privata, visibile a lui, al suo manager, al Team Master. Le 2.000 aziende già in rubrica restano pubbliche finché non le modifichi una per una (o con strumenti di massa dove disponibili). Se serve rendere private anche lo storico, pianifica un progetto di revisione collaboratori / visibilità sulle schede esistenti: non avviene da solo.

Da Privata a Pubblica

• Schede già esistenti — ancora una volta invariate. Un deal privato con tre collaboratori resta privato.
• Schede nuove — nascono Pubbliche; chi ha ruolo Utente o superiore può di nuovo impostare Privata sul singolo dato prima del salvataggio.
• Team Master — il team speciale viene eliminato dall'organizzazione (accessi e membership). Le schede vecchie che lo avevano tra i collaboratori possono ancora mostrarlo come riferimento finché non aggiorni i collaboratori.
• Impostazioni stakeholder — le caselle manager/team non si applicano più ai nuovi dati.

Scenario «torniamo pubblici» — Dopo un progetto riservato, l'org torna Pubblica. I progetti privati del periodo restano privati; i task creati da domani saranno pubblici di default. Il Team Master sparisce: chi era solo lì per oversight va aggiunto manualmente dove serve, o si ricrea una policy diversa.

Visibilità e collaboratori sulla singola scheda

Oltre alla policy globale, ogni scheda ha:

• Icona visibilità (lucchetto) — Pubblica o Privata per quel record.
• Proprietario — responsabile del dato; quasi sempre tra i collaboratori effettivi.
• Collaboratori — utenti e/o team che possono aprire una scheda privata.

In organizzazione Pubblica, una scheda pubblica non richiede collaboratori: tutti vedono. Se la rendi privata, devi indicare chi accede.

In organizzazione Privata, le nuove schede partono private con collaboratori preimpostati; Membri e superiori possono ampliare l'elenco in modifica. Utenti con ruolo inferiore vedono i collaboratori in sola lettura.

Nei filtri salvati, il campo visibilità (privacy) in organizzazione privata è disponibile solo ai Proprietari; i collaboratori sono filtrabili per Membri e superiori.

Chi può modificare cosa (per ruolo)

• Proprietario organizzazione — configura Sicurezza; su ogni scheda può passare Pubblica ↔ Privata; gestisce Team Master sul singolo record; vede filtri per visibilità.
• Membro — non apre la pagina Sicurezza; su schede private può modificare i collaboratori (aggiungere/rimuovere, salvo vincoli Team Master per non-owner).
• Utente / Utente limitato — crea dati secondo la policy; in org privata non sblocca il lucchetto Pubblica; collaboratori in sola lettura su schede private.
• Ospite — non gestisce sicurezza org; lavora solo su ciò che è condiviso (es. progetti assegnati).

Esempi di applicazione

• Studio legale — Privata + Team Master (partner senior). Ogni nuovo contatto cliente nasce visibile solo al creatore, al suo manager, ai suoi team e ai partner. I praticanti di altri team non vedono clienti altrui per errore.
• Agenzia creativa — Pubblica, con eccezioni manuali. Progetti e task sono aperti; prima di salvare un preventivo per un brand segreto il account passa la scheda a Privata e aggiunge solo il team «Direction».
• Passaggio GDPR — Da Pubblica a Privata in una data concordata. Comunicazione interna: «dal 1° marzo i nuovi dati sono privati; lo storico va revisionato». Team Master = referente privacy + IT.
• Manager sempre in copia — Privata con spunta «Il mio manager». Ogni deal nuovo è visibile al responsabile commerciale del creatore senza doverlo aggiungere a mano ogni volta.
• Progetto temporaneo riservato — Org resta Pubblica; il PM rende privato il singolo progetto e aggiunge il team sviluppo. Al termine archivia il progetto senza cambiare la policy globale.

Guide correlate

• Utenti e Team — manager, team, ruoli organizzativi.
• Ruoli e permessi — cosa può fare Ospite, Utente, Membro, Proprietario.
• Organizzazioni e accessi — isolamento tra organizzazioni diverse.
• Automazioni — Proprietario del flusso e permessi in esecuzione.

Domande frequenti

D: Se passo a Privata oggi, i dati di ieri diventano privati?

A: No. Solo i dati salvati dopo il cambio seguono la nuova modalità. Lo storico va aggiornato esplicitamente se necessario.

D: Un Utente può creare un dato pubblico in organizzazione Privata?

A: No alla creazione. Solo il Proprietario dell'organizzazione può impostare Pubblica sul singolo record (in creazione o modifica).

D: Posso avere organizzazione Privata ma una scheda pubblica?

A: Sì, se il Proprietario org imposta il lucchetto su Pubblica per quella scheda. È l'eccezione voluta alla regola predefinita.

D: Cosa succede al Team Master se torno Pubblica?

A: Il team viene rimosso dall'organizzazione. I nuovi dati non lo includeranno più. Le vecchie schede private possono ancora elencarlo tra i collaboratori finché non li modifichi.

D: «I miei team» aggiunge persone singole o il team intero?

A: Aggiunge i team di cui fai parte come collaboratori (visibilità di gruppo). I colleghi vedono il dato se appartengono a quel team o se sono aggiunti singolarmente.

D: Dove configuro password e 2FA per tutta l'organizzazione?

A: Non in questa pagina. Ogni utente gestisce la propria password e l'autenticazione a due fattori da Profilo → Sicurezza. Qui si parla solo di visibilità dei dati CRM.