La Guida di Mokapen

Bacheca

La Bacheca è il posto in cui l'organizzazione pubblica i post per il team e, se serve, per i clienti sui portali. È la bacheca interna di Mokapen: un flusso di aggiornamenti in ordine di tempo, da leggere in un attimo, commentare e — quando vuoi — mostrare anche fuori dal CRM, nella home del portale cliente.

Il vantaggio principale: invece di mandare lo stesso avviso su chat, email e telefono (e poi non sapere chi l'ha visto), hai un unico spazio visibile a tutti, con la possibilità di scegliere chi lo vede: solo il team, solo certi portali, o entrambi.

Un post è un messaggio con testo formattato, eventuale immagine e una destinazione. Non è una pratica da chiudere, non è un documento da firmare, non è una campagna ads: è comunicazione operativa, quella che oggi spesso vive su WhatsApp e si perde.

A cosa serve e perché conviene

Nella vita di un team le comunicazioni “da sapere tutti” sono continue: orari, chiusure, un nuovo listino, un ritardo di consegna, il briefing del lunedì, un avviso per un cliente specifico. Se restano in chat, chi era offline le perde; se restano in email, si mescolano al resto. Con la Bacheca in Mokapen:

• Un punto di lettura per tutti — apri Marketing → Bacheca e vedi gli ultimi post del team, senza chiedere “l'hai letto?” in tre canali diversi.
• Lo stesso messaggio, destini diversi — un avviso può restare interno (solo CRM) oppure arrivare sulla home di uno o più portali clienti, senza riscriverlo.
• Chi deve pubblicare, pubblica — non tutti devono poter scrivere sulla bacheca. Scegli gli autori (marketing, titolare, reception); il resto del team legge, commenta e reagisce.
• Il cliente vede solo ciò che gli spetta — sul portale compaiono i post pubblicati su quel portale, non tutta la vita interna dell'azienda.
• Memoria nel tempo — i post restano in elenco, si cercano, si filtrano. Non spariscono nello scroll di una chat.

In sintesi: usi la Bacheca per far sapere le cose al team e ai clienti; usi il resto di Mokapen per lavorarle (task, opportunità, ticket).

Come accedere

• Menu principale → Marketing → Bacheca.
• Servono: l'applicazione Bacheca attiva per l'organizzazione (Impostazioni → Applicazioni) e il piano Premium Medium (o superiore). Se il piano non la include, in menu compare l'icona medaglia.
• In home puoi aggiungere una card Bacheca (Personalizzazione home): mostra gli ultimi post senza aprire la pagina completa — utile per titolare e reception che vogliono un colpo d'occhio all'ingresso.

Come usare la pagina Bacheca

La pagina è un flusso, non una tabella: i post più recenti stanno in alto. Ogni post mostra chi l'ha pubblicato, il testo, l'eventuale immagine, dove è visibile (Bacheca e/o nomi dei portali) e sotto commenti e reazioni.

In alto trovi:

• Cerca — filtra per parole nel testo o nel tipo (es. “chiusura”, “listino”, “evento”).
• Filtri destinazione — se hai dei portali: Tutte (tutto ciò che vedi), Bacheca (solo interni), poi una voce per ogni portale. Così rispondi a domande tipo “cosa sta vedendo il cliente Rossi in questo momento?”.
• + Post — solo se sei autore (o proprietario).
• Impostazioni — chi può pubblicare (solo il proprietario dell'organizzazione).
• Report — grafici su volume e destinazioni.

Dal menu del singolo post puoi modificare, eliminare o copiare il link per mandarlo a un collega (“guarda questo avviso”).

Scrivere un post

Premi + Post. Non c'è un titolo da compilare: il post è il testo. Scrivi come scriveresti un avviso in bacheca fisica — chiaro, visibile, con eventuali grassetti, elenchi e link.

Puoi aggiungere:

• Un'immagine — una foto, un volantino, uno screenshot del listino. Meglio un file non troppo pesante (fino a 1 MB).
• Tipo e sottotipo — etichette per ritrovare i post (es. Avviso, Evento, Listino, Chiusura). Le crei tu, al volo, e poi le riusi. Servono a filtrare e ai report, non a “intestare” il messaggio.

Prima di pubblicare scegli dove deve comparire (vedi sotto). Un post interno letto per sbaglio da un cliente è il classico errore da evitare: controlla le spunte.

Pubblica su: team, portali, o entrambi

Ogni post ha una destinazione. È il cuore della Bacheca, perché decide chi è il pubblico.

• Bacheca — visibile alle persone dell'organizzazione nel CRM. È la scelta di default: briefing interni, cambi di processo, avvisi al team.
• Portali — una spunta per ogni portale cliente. Il post compare nella home di quel portale, per i clienti che vi accedono.

Combinazioni tipiche:

• Solo Bacheca — “da lunedì nuovo orario in ufficio”: lo devono sapere i colleghi, non i clienti.
• Solo uno o più portali — “il vostro ordine parte giovedì” sul portale di quel cliente; il resto del team non ha bisogno di vederlo nel flusso interno, o sì — decidi tu.
• Bacheca + portali — “chiusi il 15 agosto”: stesso avviso a team e clienti, una sola pubblicazione.

Se non spunti nessun portale, il post resta solo nel CRM. Non “esce” da solo sul portale.

Chi può pubblicare

Non è una chat di gruppo in cui scrive chiunque. Il proprietario dell'organizzazione apre le impostazioni della Bacheca (ingranaggio) e sceglie gli autori: di solito marketing, titolare, chi gestisce i clienti o la reception.

Se l'elenco autori è vuoto, può pubblicare solo il proprietario. È la scelta più sicura all'inizio: attivi la Bacheca, pubblichi tu i primi avvisi, poi allarghi a due o tre persone fidate.

Chi non è autore vede comunque il flusso, può commentare e reagire. Così il commerciale segnala “ok, avvisato il cliente X” sotto il post, senza dover diventare autore.

Commenti e reazioni

Sotto ogni post il team può scrivere un commento o lasciare una reazione. Serve a chiudere il cerchio senza aprire un ticket: “letto”, “già mandato al cliente”, “orario confermato in reception”.

Sulla card in home non ci sono contatori di like: l'obiettivo è leggere l'ultimo avviso, non fare classifica. Per i volumi (quanti post, quanti commenti) usa i report.

Report Bacheca

Dalla pagina Bacheca (icona grafico) o da Report → Marketing → Bacheca vedi se la comunicazione è viva e dove va:

• quanti post in tutto e nel mese, quanti commenti;
• andamento negli ultimi 12 mesi — se a luglio non avete pubblicato niente, si vede;
• ripartizione per tipo (quanti avvisi, quanti eventi, …);
• quanto è interno e quanto è uscito sui portali (Bacheca, portali, o entrambi).

Utile in chiusura mese: “abbiamo avvisato i clienti o abbiamo parlato solo fra di noi?”.

Limiti da conoscere

• Un post non è una pratica — non sostituisce un task, un ticket o un'opportunità. Se l'avviso genera lavoro (“richiamare i clienti del portale X”), crea le attività da lì.
• Il portale non indovina — senza la spunta sul portale, il cliente non vede nulla. Controlla sempre Pubblica su.
• Autori in pochi — se tutti possono pubblicare, la bacheca diventa rumore. Parti dal proprietario, poi allarga.
• Piano e app — Premium Medium (o superiore) e applicazione Bacheca attiva in Impostazioni.

Casi d'uso

• Briefing del lunedì per il team — ogni settimana un post solo in Bacheca: priorità della settimana, chi è in ferie, cosa non deve sfuggire. Chi arriva in ritardo lo trova ancora lì, non deve scorrere la chat di sabato.
• Chiusura o cambio orario (interni + clienti) — “chiusi il 15 agosto, 9–13”. Spunti Bacheca e tutti i portali clienti: una pubblicazione, due pubblici. Reception e clienti vedono lo stesso testo.
• Avviso a un solo cliente — ritardo di consegna, appuntamento spostato, documento da scaricare. Pubblichi solo sul portale di quel cliente. Gli altri clienti non vedono affari che non li riguardano; il team può vederlo in Bacheca se spunti anche il CRM.
• Nuovo listino o promozione — post con immagine del volantino sui portali dei clienti a cui interessa (o su tutti). Internamente lo lasci in Bacheca così commerciale e banco sanno cosa è già uscito.
• Studio / agenzia con più committenti — ogni cliente ha il suo portale. Filtri la Bacheca sul portale “Rossi” e controlli in 10 secondi cosa sta vedendo il committente prima di una call.
• Negozio o laboratorio con ritiro — “oggi ritiro fino alle 18”, “il laboratorio è chiuso per inventario”. Sul portale i clienti lo leggono in home; in Bacheca il personale di sala è allineato.
• Onboarding di un nuovo collega — non è un corso: è “dove si legge cosa succede in azienda”. Il nuovo assume Marketing → Bacheca e recupera gli ultimi avvisi senza chiedere a tutti.
• Card in home per il titolare — all'apertura di Mokapen vedi gli ultimi post (frecce se sono più di uno) e capisci se c'è un avviso urgente senza entrare nel modulo.
• Commento operativo sotto il post — l'autore pubblica “richiamare i clienti con appuntamento lunedì”. I commerciali commentano “fatto, Rossi ok / Bianchi non risponde”. L'avviso resta il punto di riferimento, i commenti sono lo stato.
• Report di fine mese — in Report → Bacheca vedi se avete comunicato con i clienti (post sui portali) o solo internamente, e quali tipi usate di più (troppi “avvisi” e zero “eventi”?).

Domande frequenti

D: A cosa serve la Bacheca?

A: A pubblicare aggiornamenti per il team e, se vuoi, per i clienti sui portali — in un posto solo, visibile e ricercabile, invece che sparsi su chat e email.

D: I clienti vedono tutti i post del team?

A: No. Sul portale compare solo ciò che hai spuntato per quel portale. I post solo in Bacheca restano interni.

D: Devo scrivere un titolo?

A: No. Il post è il testo. Se ti serve classificarlo (avviso, evento, listino) usa tipo e sottotipo.

D: Chi può pubblicare?

A: Gli autori scelti nelle impostazioni. Se non ne scegli nessuno, solo il proprietario dell'organizzazione. Tutti i colleghi possono comunque leggere, commentare e reagire.

D: Quale piano include la Bacheca?

A: Premium Medium e superiori. Poi attivi l'applicazione in Impostazioni → Applicazioni.

D: Come faccio a vedere cosa vede un cliente?

A: In pagina Bacheca usa il filtro con il nome di quel portale. Restano visibili solo i post pubblicati lì.

D: Posso usare la Bacheca al posto dei task?

A: No. La Bacheca informa. Se l'avviso richiede lavoro (chiamate, scadenze, incarichi), crea le attività o i ticket come fai di solito.

D: Dove vedo i grafici?

A: Icona report in pagina Bacheca, oppure Report → Marketing → Bacheca: volumi, tipi e quanto è uscito sui portali.