La Guida di Mokapen

Automazioni

Le automazioni collegano un evento di avvio (qualcosa che accade nel CRM, l'invio di un form, un'email in ingresso, oppure un orario programmato) a una sequenza di passi che Mokapen esegue al posto tuo: creare un task, aggiornare un'opportunità, inviare un'email, leggere righe da un foglio Google, ripetere la stessa operazione su decine di contatti. Configuri il flusso una volta, lo attivi, e il sistema lo ripete ogni volta che le condizioni sono soddisfatte.

Il modulo completo è incluso nel piano Premium Large. Lo trovi dal menu utente (icona profilo in alto a destra) → Automazioni: elenco dei flussi, editor visuale e storico delle esecuzioni.

Panoramica

Ogni automazione ha tre elementi principali:

• Trigger (avvio) — definisce quando parte il flusso: es. «modulo di contatto ricevuto», «opportunità modificata», «ogni lunedì alle 9:00».
• Passi del flusso — le azioni in sequenza: creare o modificare schede, inviare messaggi, attendere, verificare una condizione, ripetere su un elenco.
• Impostazioni generali — titolo, Proprietario, Collaboratori, stato Attivo o Non attivo (le stesse etichette che vedi in tabella).

Quando il trigger scatta, Mokapen accoda l'esecuzione e la processa in background. Ogni avvio lascia uno storico consultabile, passo per passo, così capisci cosa è andato a buon fine e dove eventualmente correggere. Le automazioni non sostituiscono il giudizio umano su casi complessi: tolgono di mezzo il lavoro ripetitivo e tengono allineati i processi che avete deciso una volta sola.

Concetti base

Prima di costruire un flusso, conviene orientarsi con i termini che trovi nell'editor:

• Automazione / flusso — l'intero processo, dal blocco di avvio in alto fino all'ultima azione.
• Blocco — ogni riquadro nell'editor: avvio, azione, condizione, ritardo o «Esegui per ogni».
• Ramo — sotto una condizione o un ciclo, i passi possono stare su percorsi diversi (es. «se la condizione è soddisfatta» / «altrimenti»).
• Variabile — un dato preso al volo: campo del form appena inviato, nome del contatto che ha scatenato il flusso, email del Proprietario dell'automazione, risultato del passo precedente. Evita di riscrivere a mano informazioni già presenti nel CRM.
• Proprietario (colonna in elenco) — l'utente sotto cui Mokapen esegue il flusso: da lui dipendono permessi, invio email/SMS e creazione schede. È diverso dal responsabile di un singolo task che crei in un passo: nel flusso puoi impostare entrambi, ma conviene che il Proprietario dell'automazione abbia i diritti necessari su tutto ciò che il flusso deve fare.
• Collaboratori — altri utenti o team che possono vedere e modificare l'automazione oltre al Proprietario; gli amministratori dell'organizzazione vedono sempre tutto.

Ruolo nel CRM

Le automazioni collegano aree del CRM che altrimenti resterebbero separate:

• Marketing e lead — form sul sito → nuovo contatto e opportunità → task di qualifica → email al commerciale (Contatti, Opportunità).
• Operatività — opportunità vinta → task di onboarding → voci checklist spuntate (Task, Checklist).
• Supporto — ticket aperto o email in ingresso → assegnazione, etichette, task interno (Ticket).
• Integrazioni — lettura periodica da Google Sheet, Excel online o pagina web per allineare anagrafiche (Integrazioni).
• Documenti commerciali — aggiornamento righe di preventivo o ordine partendo da un elenco (Preventivi, Ordini).

Quando un passo crea task, contatti o ticket, collega le Connessioni e le Etichette come faresti a mano: così le schede generate restano navigabili dal resto del workspace.

Casi d'uso

• Lead dal sito — «Modulo di contatto ricevuto» → Crea contatto + Crea opportunità nella pipeline Inbound → Crea task «Primo contatto entro 24 ore» → Invia email al commerciale di turno.
• Follow-up vendite — «Opportunità modificata» solo quando cambia la fase → Crea task di follow-up con scadenza ricavata dalla data chiusura prevista dell'opportunità.
• SLA supporto — «Ticket creato» → Condizione sulla priorità → se alta, Invia SMS al referente e Crea task interno collegato.
• Riepilogo settimanale — trigger pianificato ogni lunedì → Ottieni task (con filtri) → Invia email riepilogo ai Collaboratori del flusso.
• Allineamento anagrafiche — trigger pianificato notturno → Leggi Google Sheet → Esegui per ogni riga → Crea o Modifica contatto / azienda.
• Email in ingresso — messaggio su indirizzo dedicato → salva mittente → Crea ticket collegato al cliente.

Automatizza solo processi con regole chiare. Se ogni caso richiede una valutazione umana, limitati a preparare il task giusto con titolo, scadenza e collegamenti già compilati.

Accesso e permessi

Piano — serve Premium Large; senza piano adeguato la voce Automazioni nel menu resta disabilitata.

Chi può crearne una nuova — solo il Proprietario dell'organizzazione (ruolo descritto nella guida Ruoli) può avviare la creazione: scegliere il trigger e salvare il primo flusso. Gli altri utenti autorizzati possono aprire, modificare o duplicare automazioni già esistenti se figurano come Proprietario o Collaboratori di quel flusso, oppure se sono amministratori dell'organizzazione.

Chi vede cosa in elenco — gli amministratori vedono tutte le automazioni dell'organizzazione; gli altri utenti vedono solo quelle di cui sono Proprietario, Collaboratore, o membro di un team indicato tra i Collaboratori.

Chi «fa girare» il flusso — Mokapen esegue i passi con i permessi del Proprietario indicato sull'automazione (colonna in tabella). Se quella persona non può creare opportunità, inviare email a nome dell'org o modificare ticket, il passo corrispondente andrà in errore: assegna come Proprietario un utente che abbia già i diritti necessari, oppure chiedi di adeguare il ruolo (sempre nella guida Ruoli).

Pagina elenco

In Automazioni → Le mie automazioni trovi la tabella dei flussi a cui hai accesso:

• Automazione — titolo e sottotitolo con il tipo di avvio.
• Tipo — Evento o Pianificato.
• Proprietario e Collaboratori — chi gestisce il flusso.
• Stato — Attivo o Non attivo.
• Aggiornato il — ultima modifica al flusso.

Nella barra laterale: + Crea automazione (solo Proprietario dell'organizzazione) e link all'elenco. Selezionando più righe puoi cambiare in blocco Proprietario, Collaboratori e stato, duplicare o eliminare (l'eliminazione multipla è riservata ai profili con permessi di modifica avanzata). Clic sul titolo apre la scheda del flusso; da lì entri nell'editor o nello storico esecuzioni.

Trigger: panoramica

Il trigger è sempre il primo blocco del flusso. Scegli il tipo in base a quando deve partire il processo:

• Evento — qualcosa accade nel CRM o su un canale collegato (form, scheda modificata, email ricevuta…).
• Pianificato — Mokapen avvia il flusso a intervalli fissi o in date/orari precisi, senza azione dell'utente.

Appena creata, l'automazione è Non attiva: puoi completare tutti i passi con calma e attivarla solo quando sei pronto. Ogni trigger mette a disposizione variabili (campi del form, dati della scheda coinvolta, ecc.) da usare nei passi successivi.

Trigger evento

Partono quando succede qualcosa di concreto. I più usati:

• Modulo di contatto ricevuto — qualcuno compila un form Mokapen collegato alla tua organizzazione.
• Scheda creata o modificata — task, progetto, appuntamento, prenotazione, contatto, azienda, opportunità, ticket, preventivo, ordine, prodotto, servizio, documento (le voci esatte compaiono nella schermata «Seleziona Trigger» con titoli come «Task creato», «Contatto modificato», «Opportunità creata»…).
• Email in ingresso — messaggio ricevuto su un indirizzo dedicato configurato in organizzazione.

Sui trigger «modificato» e «creato» puoi aggiungere condizioni sul trigger nel pannello di configurazione: non sono il passo Condizione del flusso, ma filtri che decidono se l’automazione parte davvero quando l’evento si verifica. La logica completa — soprattutto la differenza tra «campo cambiato» e «valore attuale» — è in Condizioni sul trigger.

Questi trigger ti restituiscono i dati della scheda o del form coinvolto — titolo, responsabile, campi personalizzati — ideali per compilare email e task generati automaticamente.

Trigger pianificati

Non aspettano un'azione dell'utente; seguono un calendario:

• Programmazione fissa — partenza da una data/ora e ripetizione regolare (ogni ora, ogni giorno, ogni settimana, ogni mese, ogni anno, oppure una sola esecuzione a data precisa).
• Programmazione calendario — esecuzione in giorni o orari specifici del calendario (es. ogni lunedì alle 8:00, il 2 del mese).

Mokapen usa il fuso orario dell'organizzazione. Non c'è una scheda «scatenante»: il flusso parte con le impostazioni salvate nel trigger. Nei test, Mokapen simula subito quell'avvio, senza attendere l'orario reale.

Esempi: promemoria mensili al team, controllo notturno di scadenze, sincronizzazione periodica con un foglio esterno, combinato con Ottieni task o Ottieni opportunità filtrati per data.

Configurare il trigger

Nell'editor, clic sul blocco di avvio in alto per aprire il pannello di configurazione:

1. Scegli il form, la tipologia di scheda o l'indirizzo email in ingresso (a seconda del trigger scelto).
2. Per Modulo di contatto ricevuto, indica il codice form (slug) del modulo giusto: il flusso parte solo per invii di quel form.
3. Per Email in ingresso, seleziona l’indirizzo dedicato configurato in organizzazione.
4. Per trigger … creato o … modificato, aggiungi eventualmente le condizioni descritte nella sezione successiva.
5. Per i pianificati, imposta frequenza, giorno, ora e ripetizione.
6. Salva l'automazione: le impostazioni restano memorizzate anche se lo stato è Non attivo.

Il trigger determina quali voci compaiono nel selettore variabili dei passi successivi. Se cambi tipo di avvio su un flusso già costruito, controlla che le variabili usate abbiano ancora senso.

Condizioni sul trigger

Nei trigger … creato e … modificato (contatto, opportunità, task, ticket, ecc.) il pannello di avvio include una sezione condizioni con la stessa interfaccia di filtri e operatori descritta in Filtri e operatori. Qui però le regole valgono prima che parta qualsiasi passo del flusso: se non sono soddisfatte, l’automazione non viene accodata (non compare uno storico esecuzioni per quell’evento).

Condizioni sul trigger vs passo Condizione nel flusso

• Sul trigger — filtro d’ingresso: «deve succedere proprio questo» perché Mokapen avvii il flusso.
• Passo Condizione — bivio Sì / Nodopo che il flusso è già partito: utile per ramificare (es. importo alto → email al direttore, altrimenti solo task interno).

Nessuna condizione impostata

• … modificato — il flusso parte a ogni salvataggio della scheda, anche se cambi solo una nota o un campo minore. Per evitare troppi avvii conviene sempre filtrare.
• … creato — il flusso parte a ogni nuova scheda di quel tipo.

Trigger «… modificato» — come funzionano le condizioni (importante)

Mokapen confronta lo stato della scheda prima e dopo il salvataggio che ha generato l’evento. Per ogni condizione che imposti valgono due controlli in sequenza:

1. Il campo scelto deve essere stato modificato in quel salvataggio — il valore «prima» e il valore «dopo» devono essere diversi. Se salvi la scheda cambiando altro (es. aggiorni solo la descrizione) ma non tocchi il campo della condizione, il trigger non parte, anche se il campo ha già il valore che ti interessa.
2. Il nuovo valore (quello dopo la modifica) deve soddisfare l’operatore e il valore che hai indicato — es. fase pipeline È uno di «Vinta», importo È maggiore di 10.000, email Ha qualsiasi valore.

Nell’interfaccia la prima colonna si chiama Campo modificato (non solo «Campo»): ti ricorda che Mokapen guarda un cambiamento reale su quel campo, non lo stato generico della scheda.

Esempi pratici — Opportunità modificata

• Condizione: Campo modificato = Fase pipeline, operatore È uno di, valore = Vinta. L’utente sposta la fase da «Proposta» a «Vinta» e salva → parte. Sposta da «Persa» a «Vinta» → parte. Modifica solo l’importo lasciando la fase com’era → non parte. La fase era già «Vinta» e salva senza cambiarla → non parte.
• Condizione: Fase È uno di «Vinta» E Importo È maggiore di 50.000 — entrambi i campi devono essere stati modificati in quello stesso salvataggio e i nuovi valori devono rispettare le regole. Se cambi solo la fase, la seconda condizione fallisce.
• Due condizioni collegate con O (OR): basta che una regola sia soddisfatta (campo modificato + nuovo valore ok) perché il trigger parta.

Operatori «Cambiato da X a Y» e storico

Su trigger modificato puoi usare operatori avanzati come Cambiato da X a Y (e altri legati allo storico modifiche): servono quando ti interessa la transizione esplicita (es. fase passata da «Proposta» a «Vinta»), non solo «ora la fase è Vinta». Per l’elenco completo degli operatori vedi Filtri e operatori.

Trigger «… creato» — condizioni diverse

Qui Mokapen non confronta prima/dopo: la scheda è appena nata. Le condizioni verificano i valori con cui la scheda viene creata:

• Esempio: Ticket creato + priorità È uno di «Alta» → parte solo se il nuovo ticket ha già priorità alta alla creazione.
• Esempio: Contatto creato + tag Contiene «Lead sito» → parte se il contatto nasce già con quell’etichetta.

Non serve che un campo «sia stato modificato»: non esisteva prima.

Altri trigger evento

• Modulo di contatto ricevuto — filtro principale = codice form; non usa la griglia condizioni sui campi scheda (i valori inviati sono variabili del trigger).
• Email in ingresso — scegli quale indirizzo dedicato; il flusso parte per messaggi ricevuti su quell’indirizzo.
• Trigger pianificati — nessuna condizione su scheda; partono secondo calendario salvato.

Consigli

• Su «modificato», parti sempre da una condizione stretta (un campo + valore target) invece di lasciare il trigger vuoto.
• Se il flusso non parte mai, verifica nello storico CRM che il salvataggio abbia davvero cambiato il campo della condizione al nuovo valore atteso.
• Se parte troppo spesso, aggiungi condizioni AND o sposta controlli secondari nel passo Condizione dentro il flusso.

Editor del flusso

La pagina di modifica è un editor verticale a blocchi collegati:

• In alto: titolo modificabile, Indietro, link allo storico esecuzioni, interruttore Attivo / Non attivo.
• Primo blocco: il trigger scelto.
• Sotto: i passi in ordine — azioni, condizioni, ritardi, cicli «Esegui per ogni».
• + Aggiungi azione apre il catalogo completo (stessi nomi che vedi nei menu dell'editor).

Ogni blocco si può modificare, duplicare o eliminare. Condizioni e «Esegui per ogni» aprono rami: aggiungi i passi nel ramo giusto («sì» / «no» per le condizioni, «interno al ciclo» per le ripetizioni).

Al salvataggio Mokapen controlla i campi obbligatori e segnala cicli pericolosi tra automazioni diverse (es. flusso A che innesca B che richiama A). In quel caso il salvataggio viene bloccato e compare l'elenco delle automazioni coinvolte.

Azioni disponibili

Clic su + Aggiungi azione apre il catalogo: ogni voce ha lo stesso nome che vedi in Mokapen. Dopo la scelta compili il modale (scheda di riferimento, campi da valorizzare, destinatario del messaggio…). Quasi ogni campo accetta testo fisso oppure una variabile dal menu o dal selettore dedicato.

Qui sotto trovi tutte le azioni attualmente disponibili, raggruppate per tipo. I nomi in grassetto sono quelli del catalogo.

Prima del catalogo, leggi la sezione Come compilare i modali: spiega i campi ID scheda, i valori singoli rispetto a quelli multipli e i filtri con operatori (utili anche per Ottieni … e per le Condizioni).

Come compilare i modali delle azioni

Quasi ogni azione apre un modale con campi da compilare. Alcuni compaiono sempre, altri solo se aggiungi un campo dalla lista. Ecco cosa devi sapere per non sbagliare al primo salvataggio.

Quale scheda lavorare: il campo ID

Per Leggi …, Modifica …, Duplica …, Ottieni connessioni, Aggiorna checklist, Ottieni articoli preventivo/ordine e simili devi indicare quale record del CRM usare. In cima al modale compare un campo con l’etichetta esatta del tipo di scheda, per esempio ID Contatto, ID Opportunità, ID Task, ID Ticket — lo stesso nome che vedi aprendo la scheda nel CRM.

• Puoi incollare un numero ID fisso (solo per test) oppure, nella quasi totalità dei casi, selezionare una variabile dal selettore (icona accanto al campo o tasto «/»): ad esempio l’ID del contatto creato dal passo precedente, l’ID dell’opportunità che ha scatenato il flusso, l’ID letto con un passo Leggi opportunità.
• Questo campo accetta un solo valore — una sola variabile o un solo ID. Non inserire più ID separati da virgola e non selezionare più badge variabile nello stesso campo: Mokapen deve sapere esattamente una scheda da leggere o modificare.
• Se il campo resta vuoto o la variabile non contiene un ID valido, il passo fallisce nello storico esecuzioni con errore sul campo obbligatorio.

Valore singolo, valori multipli e connessioni

Non tutti i campi si comportano allo stesso modo quando compili un’azione di creazione o modifica:

• Campi singoli — titolo, responsabile, una data, un importo, email, telefono, fase pipeline, ecc.: devi fornire un valore (testo fisso o una variabile). Se la variabile è un elenco (array), Mokapen non può usarla in un campo che ne accetta uno solo: scegli una variabile «semplice» o un campo specifico del passo precedente.
• Campi connessione — i campi il cui nome inizia con connected_ (es. contatti collegati, opportunità collegata, azienda collegata): possono contenere più schede. Accanto al campo compare spesso la scelta Aggiungi o Sostituisci: con Aggiungi le nuove connessioni si sommano a quelle già presenti sulla scheda; con Sostituisci le connessioni attuali vengono rimosse e restano solo quelle che indichi tu. Puoi valorizzarli con uno o più ID, con variabili multiple o con l’output di Ottieni connessioni.
• Altri campi multi-valore — etichette, stakeholder, alcune liste: accettano più voci; il selettore variabili può mostrare un’icona «?» sul badge: passandoci sopra vedi se la variabile è testo semplice, data, elenco multiplo, ecc.

Nelle azioni Modifica … compaiono solo i campi che aggiungi con Aggiungi campo: non è obbligatorio compilare l’intera scheda, basta indicare ID + i campi che vuoi cambiare.

Creare una nuova scheda

Queste azioni generano un record nuovo nell'organizzazione, come se lo creassi a mano da elenco o scheda. Compili titolo, responsabile, collegamenti e campi personalizzati; puoi precompilarli con variabili del trigger o del passo precedente.

• Crea task — serve ad aprire un'attività (scadenza, responsabile, priorità, connessioni al cliente o all'opportunità). Tipico dopo un lead o per follow-up automatici.
• Crea progetto — serve ad avviare un progetto operativo collegato al cliente o al processo che ha scatenato il flusso.
• Crea appuntamento — serve a inserire un impegno in agenda (call, visita, revisione).
• Crea prenotazione — serve a registrare uno slot prenotabile collegato ai tuoi servizi o risorse.
• Crea contatto — serve ad aggiungere una persona in rubrica (da form, foglio esterno, email in ingresso).
• Crea azienda — serve ad aggiungere un'azienda in anagrafica, spesso abbinata al contatto creato nello stesso flusso.
• Crea opportunità — serve ad aprire una trattativa in pipeline (importo, fase, contatto o azienda collegati).
• Crea ticket — serve ad aprire una richiesta di supporto già associata al cliente.
• Crea preventivo — serve a generare un documento commerciale con righe, totali e dati cliente.
• Crea ordine — serve a registrare un ordine confermato, spesso dopo un'opportunità vinta o un preventivo accettato.
• Crea prodotto — serve ad aggiungere una voce al catalogo prodotti.
• Crea servizio — serve ad aggiungere una voce al catalogo servizi.
• Crea documento — serve a archiviare un documento strutturato nell'area documenti dell'organizzazione.

Leggere una scheda esistente

Queste azioni caricano una sola scheda già presente nel CRM. Nel modale compili prima il campo ID … (es. ID Contatto) con la variabile che punta al record giusto, poi salvi. I campi della scheda letta diventano variabili disponibili ai passi successivi con il nome del passo (es. titolo e email del contatto letto al passo 3).

Servono quando il trigger non ti basta — per esempio devi leggere l'importo di un'opportunità collegata che non ha scatenato il flusso — oppure quando devi aggiornare una scheda diversa da quella dell'avvio.

• Leggi contatto — serve a recuperare nome, email, telefono, campi custom e altri dati anagrafici di un contatto.
• Leggi azienda — serve a recuperare ragione sociale, partita IVA, indirizzo e campi dell'azienda.
• Leggi task — serve a leggere titolo, scadenza, stato, responsabile e campi del task.
• Leggi progetto — serve a recuperare dati e stato del progetto indicato.
• Leggi appuntamento — serve a leggere data, ora, partecipanti e note dell'appuntamento.
• Leggi prenotazione — serve a recuperare slot, servizio e dati della prenotazione.
• Leggi opportunità — serve a leggere importo, fase pipeline, probabilità, date e campi commerciali.
• Leggi ticket — serve a recuperare priorità, stato, descrizione e assegnazioni del ticket.
• Leggi preventivo — serve a leggere intestazione, totali e metadati del preventivo (non le righe: per quelle usa Ottieni articoli preventivo).
• Leggi ordine — serve a recuperare dati dell'ordine (intestazione; le righe si gestiscono con Ottieni articoli ordine).
• Leggi prodotto — serve a leggere prezzo, codice, descrizione e campi del prodotto a catalogo.
• Leggi servizio — serve a recuperare dati del servizio a catalogo.
• Leggi documento — serve a leggere titolo, tipo e campi del documento archiviato.
• Leggi utente o team — serve a recuperare dati di un utente o di un team dell'organizzazione (nome, email, ruolo…) per usarli in email o assegnazioni.

Modificare una scheda esistente

Queste azioni aggiornano campi su una scheda già presente. Nel modale: (1) indica ID … della scheda da modificare; (2) aggiungi con Aggiungi campo solo i campi che vuoi cambiare; (3) per ogni campo inserisci valore fisso o variabile. Su connessioni e liste multi-valore ricorda Aggiungi / Sostituisci (vedi Come compilare i modali).

• Modifica contatto — serve ad aggiornare anagrafica, tag, campi custom o responsabile del contatto.
• Modifica azienda — serve a cambiare dati societari, classificazioni o campi dell'azienda.
• Modifica task — serve a spostare scadenza, stato, responsabile o descrizione del task.
• Modifica progetto — serve ad aggiornare stato, date o campi del progetto.
• Modifica appuntamento — serve a cambiare orario, titolo o partecipanti dell'appuntamento.
• Modifica prenotazione — serve ad aggiornare slot o dati della prenotazione.
• Modifica opportunità — serve a spostare fase, importo, probabilità o altri campi commerciali.
• Modifica ticket — serve a cambiare stato, priorità, assegnazione o campi del ticket.
• Modifica preventivo — serve ad aggiornare intestazione e campi del preventivo (le righe articolo hanno azioni dedicate).
• Modifica ordine — serve ad aggiornare intestazione e campi dell'ordine.
• Modifica prodotto — serve a cambiare prezzo, codice o attributi del prodotto.
• Modifica servizio — serve ad aggiornare dati del servizio a catalogo.
• Modifica documento — serve a modificare titolo, classificazione o campi del documento.

Duplicare una scheda esistente

Queste azioni creano una copia di una scheda esistente. Nel modale indichi l’ID … del record sorgente (variabile o ID fisso) e, dove previsto, le opzioni di duplicazione (checklist, allegati, connessioni). La nuova scheda duplicata espone a sua volta un nuovo ID utilizzabile nei passi successivi.

• Duplica task — serve a copiare un task mantenendo struttura e collegamenti scelti.
• Duplica progetto — serve a replicare un progetto-modello per un nuovo cliente o ciclo.
• Duplica appuntamento — serve a creare un appuntamento gemello con data o partecipanti da adattare.
• Duplica prenotazione — serve a copiare una prenotazione tipo.
• Duplica contatto — serve a creare un contatto derivato (variante, filiale, referente aggiuntivo).
• Duplica azienda — serve a copiare un'azienda-modello.
• Duplica opportunità — serve a duplicare una trattativa per rinnovo o upsell.
• Duplica ticket — serve a riaprire un caso simile partendo da un ticket esistente.
• Duplica prodotto — serve a creare una variante di prodotto a catalogo.
• Duplica servizio — serve a copiare un servizio-modello.
• Duplica documento — serve a replicare un documento strutturato.

Nel catalogo non sono previste Duplica preventivo né Duplica ordine: per documenti commerciali conviene usare Crea preventivo / Crea ordine oppure duplicare manualmente dalla scheda nel CRM.

Ottenere elenchi di schede

Le azioni Ottieni task, Ottieni contatti, Ottieni opportunità e le altre della stessa famiglia non chiedono un ID singolo: cercano più schede nell’organizzazione e restituiscono un elenco. Nel modale trovi:

• Filtri (opzionale) — sezione in alto con la stessa logica dei report e delle condizioni del CRM. Senza filtri l’azione può restituire molte righe (fino al limite interno): restringi sempre i criteri in produzione.
• Pulsante per aggiungere una condizione: per ogni riga scegli campo (dall’elenco campi dell’entità), operatore (dipende dal tipo di campo — vedi Filtri e operatori) e valore (testo, data, stato, variabile…).
• Tra una condizione e la successiva scegli E (AND — entrambe devono essere vere) o O (OR — basta che una sia vera).

Cosa ottieni dopo l’esecuzione

• results — array di schede che rispettano i filtri; ogni elemento contiene i campi dell’entità (ID, titolo, responsabile, campi custom…).
• total — numero di schede trovate.

Per agire su ogni riga dell’elenco aggiungi subito dopo il passo Esegui per ogni e collega la variabile results del passo Ottieni …. Dentro il ciclo ogni azione «vede» la scheda corrente (contatto, task, ecc.) come se fosse il trigger.

• Ottieni task — elenco task filtrati (es. in scadenza domani, del team vendite, stato «Aperto»).
• Ottieni progetti — progetti che rispettano i criteri scelti.
• Ottieni contatti — contatti filtrati (es. con etichetta «Newsletter», creati nell’ultima settimana).
• Ottieni aziende — aziende per settore, tag o altri filtri.
• Ottieni opportunità — trattative per fase, importo o pipeline.
• Ottieni appuntamenti — appuntamenti in un intervallo o con certe caratteristiche.
• Ottieni prenotazioni — prenotazioni filtrate.
• Ottieni ticket — ticket per stato, priorità o assegnazione.
• Ottieni prodotti — prodotti a catalogo che matchano i filtri.
• Ottieni servizi — servizi a catalogo filtrati.
• Ottieni documenti — documenti archiviati secondo i criteri impostati.
• Ottieni utenti — utenti dell’organizzazione (es. per notifiche di riepilogo).
• Ottieni utenti del team — membri di un team specifico (filtra per team nelle condizioni).

Non esistono Ottieni preventivi o Ottieni ordini come elenco di intestazioni documento: per le righe di preventivo e ordine usa le azioni della sezione successiva.

Filtri e operatori (Ottieni elenchi e Condizioni)

Gli operatori compaiono nel menu a tendina accanto a ogni condizione in tre contesti: azioni Ottieni …, passo Condizione nel flusso e condizioni sul trigger (… creato / … modificato). Mokapen mostra solo gli operatori compatibili con il tipo di campo scelto (testo, numero, data, elenco, sì/no). Su trigger modificato, oltre all’operatore, il campo deve essere effettivamente cambiato in quel salvataggio — vedi Condizioni sul trigger.

Testo e campi generici

• È uguale a — il campo coincide esattamente con il valore (es. paese = «Italia»).
• Non è uguale a — il campo è diverso dal valore indicato.
• Contiene — il testo include la sottostringa (es. email contiene «@azienda.it»).
• Non contiene — il testo non include la sottostringa.
• Inizia con / Termina con — utile per prefissi codici o suffissi dominio.
• Ha qualsiasi valore — il campo è compilato (non vuoto).
• Non ha alcun valore — il campo è vuoto o assente.
• È uno di / Non è uno di — il valore appartiene (o no) a un elenco di opzioni scelte.
• È uguale a ogni / Non è uguale a ogni, Contiene ogni / Non contiene ogni — per campi che possono avere più valori: verifica che tutti i valori indicati siano presenti (o assenti).

Numeri e importi

• È uguale a, Non è uguale a — confronto esatto.
• È minore di, È minore o uguale a, È maggiore di, È maggiore o uguale a — confronti tipici su importi, quantità, punteggi.
• È compreso tra — intervallo numerico (valore minimo e massimo).
• Valgono anche Ha qualsiasi valore, Non ha alcun valore e gli operatori «uno di» / «ogni» dove applicabili.

Date e scadenze

• È uguale a, È prima di, È dopo di — confronto con una data precisa.
• È compreso tra / Non è compreso tra — intervallo di date.
• È entro X giorni/ore/minuti/settimane/mesi da ora — finestra relativa a oggi (es. scadenza entro 7 giorni).
• È più di X giorni/ore/minuti fa — evento avvenuto da almeno X unità di tempo.
• È esattamente X giorni/ore da ora — data a distanza fissa da oggi.
• È nel passato / È nel futuro — senza dover inserire una data fissa.

Elenco, stato, etichette, connessioni (campi a scelta)

• È uno di / Non è uno di — la scheda ha (o no) almeno uno dei valori selezionati (fase pipeline, priorità ticket, tag…).
• Contiene ogni / Non contiene ogni — tutti i valori scelti devono essere presenti (o assenti) nel campo multi-valore.

Operatori avanzati (storico modifiche)

Compaiono soprattutto nelle Condizioni su trigger «scheda modificata» e, dove il tipo campo lo consente, anche nei filtri Ottieni …. Servono a confrontare il valore prima e dopo la modifica o a verificare aggiornamenti recenti:

• È mai stato uguale a / Non è mai stato uguale a, È mai stato uno di / Non è mai stato uno di — storico del campo nel tempo.
• Aggiornato negli ultimi X giorni / Non aggiornato negli ultimi X giorni — il campo è cambiato (o no) di recente.
• Cambiato da X a Y — il valore è passato da un valore specifico a un altro (utile su trigger modifica opportunità: «fase era Proposta ed è diventata Vinta»).

Dopo aver scelto l’operatore, apri la riga del valore (icona freccia) se serve: per date relative inserisci solo il numero X; per «Ha qualsiasi valore» / «Non ha alcun valore» il valore non è richiesto.

Righe di preventivo e ordine

Queste azioni lavorano sulla tabella articoli dentro un preventivo o un ordine (prodotti, quantità, prezzi), non sull'intestazione del documento. Per Ottieni articoli … e Modifica articoli … indica l’ID Preventivo o ID Ordine (variabile del trigger o di un passo Leggi/Crea preventivo|ordine).

• Ottieni articoli preventivo — serve a leggere tutte le righe di un preventivo esistente, da usare in un «Esegui per ogni» o per passi di modifica.
• Ottieni articoli ordine — serve a recuperare le righe di un ordine esistente.
• Modifica articoli preventivo — serve ad aggiornare le righe con tre modalità: Sostituisci tutti gli articoli, Aggiungi articoli o Aggiorna solo gli articoli corrispondenti (con criterio di abbinamento e campi da aggiornare).
• Modifica articoli ordine — serve allo stesso scopo sulle righe dell'ordine, con le stesse modalità.

Sono azioni avanzate: provale su preventivi e ordini di test e controlla lo storico esecuzioni riga per riga.

Connessioni e checklist

Ottieni connessioni

Recupera le schede collegate a un record (contatti, opportunità, task, aziende… collegati alla stessa entità), senza aprirle una per una nel CRM.

Nel modale

1. Scegli Tipo — che scheda «centrale» stai considerando (Contatto, Opportunità, Task, Ticket…).
2. Compila il campo ID … corrispondente (es. ID Contatto) con una variabile: di solito l’ID del trigger o di un passo Leggi … / Crea ….
3. Salva l’azione.

Cosa ottieni — variabili per ogni tipo di connessione, ad esempio l’elenco completo connected_contacts, gli ID collegati (connected_contacts.contact_id), i titoli (connected_contacts.title) e lo stesso schema per opportunità, aziende, task, ecc. Sono variabili multi-valore: usale in un passo Esegui per ogni sugli ID, oppure in campi connessione di Modifica … / Crea … con modalità Aggiungi.

Aggiorna checklist

Modifica la checklist di una scheda (onboarding cliente, QA progetto, chiusura ticket) spuntando voci esistenti o aggiungendone di nuove, senza aprire la scheda.

Nel modale

1. Tipo — entità che ha la checklist (Task, Opportunità, Ticket, Contatto…; compaiono solo i tipi che supportano checklist in Mokapen).
2. ID … — variabile o ID della scheda da aggiornare.
3. Aggiungi / Sostituisci — Aggiungi mantiene le voci già presenti e accoda quelle che definisci sotto; Sostituisci cancella tutta la checklist attuale e inserisce solo l’elenco che compili nel modale.
4. Checklist — una o più righe: spunta Fatto per segnare completata, scrivi il titolo (anche con variabili, es. «Verificare {$contact.name}»), aggiungi righe con il pulsante dedicato, riordina trascinando.

Le righe con titolo vuoto vengono ignorate. Dopo l’esecuzione controlla la scheda o lo storico del passo per verificare che le voci siano state applicate.

Comunicazione

Invia email

Manda un’email reale dal flusso. L’invio passa sempre da un account SMTP collegato in Mokapen — non da un indirizzo «generico» senza configurazione.

Nel modale

• Da — seleziona dall’elenco un indirizzo SMTP già configurato nelle Integrazioni email dell’organizzazione (account collegati dal Proprietario dell’automazione o dagli utenti con permesso). In alternativa puoi indicare un indirizzo o una variabile (es. email del Proprietario del flusso): Mokapen userà l’integrazione SMTP associata a quell’indirizzo dopo aver risolto le variabili. Se nessun account SMTP corrisponde, il passo fallisce — compare un avviso giallo sotto il campo Da.
• Se sei Collaboratore e non Proprietario del flusso, il Proprietario deve avere l’email d’invio connessa; altrimenti l’invio non parte.
• A (obbligatorio), CC, CCO — uno o più indirizzi, separati da virgola se necessario, oppure variabili (email del contatto, del responsabile ticket, ecc.).
• Oggetto e Messaggio — testo libero con variabili; il corpo usa l’editor completo (anche HTML).

Il destinatario riceve la mail dal mittente SMTP scelto. Controlla spam e reputazione del dominio se le mail non arrivano; lo storico esecuzioni indica se il passo è completato o rifiutato.

Invia SMS

Invia un SMS breve tramite l’integrazione LinkMobility (gateway SMS di Mokapen).

Nel modale

• Account SMS — scegli uno degli account SMS collegati al Proprietario dell’automazione (alias mittente configurato in Integrazioni → SMS). Se l’elenco è vuoto, collega prima un numero/alias dalla pagina integrazioni.
• Anche qui, se modifichi il flusso come Collaboratore, il Proprietario deve avere l’integrazione SMS attiva.
• Template (opzionale) — seleziona un modello SMS dell’organizzazione per precompilare il testo; puoi modificarlo dopo. I placeholder del template non vengono sostituiti automaticamente con i dati del contatto: usa le variabili dell’automazione nel messaggio.
• Telefono — numero destinatario (formato internazionale consigliato) o variabile (es. telefono del contatto del trigger).
• Messaggio — testo dell’SMS con variabili; rispetta i limiti di lunghezza del provider.

Verifica crediti SMS e numero mittente in Integrazioni. Il test del flusso invia SMS reali.

WhatsApp — nel modulo Automazioni oggi sono disponibili solo Invia email e Invia SMS. WhatsApp (WABA) è utilizzabile nelle conversazioni del CRM e tramite le relative integrazioni, ma non compare come azione nel catalogo automazioni. Per messaggi WhatsApp automatici valuta integrazioni esterne o flussi manuali dalla inbox.

Controllo del flusso

• Ritardo — serve a mettere in pausa il flusso per minuti, ore o giorni prima del passo successivo (solleciti, attese tra due azioni).
• Condizione — serve a creare un bivio: se la regola su campi o variabili è soddisfatta, Mokapen segue il ramo «sì», altrimenti il ramo «no».
• Esegui per ogni — serve a ripetere i passi nel ramo interno per ogni elemento di un elenco (tipicamente l'output di Ottieni contatti, Ottieni task o righe lette da un foglio esterno).

Lettura da form e fonti esterne

Queste azioni leggono dati fuori dalla singola scheda trigger o integrano elenchi da file e form. Richiedono integrazioni attive dove indicato (vedi Azioni collegate alle integrazioni).

Leggi form

Azione presente nel catalogo per conoscere la struttura dei campi di un form dell’organizzazione (stessi campi definiti nel costruttore form). In pratica, quando un visitatore compila un form, i valori inviati sono già disponibili come variabili se usi il trigger Modulo di contatto ricevuto (codice form + anteprima campi nel trigger). Usa Leggi form se in un flusso più complesso ti serve mappare i nomi tecnici dei campi form verso contatto, opportunità o task creati nei passi successivi. Il codice form è lo slug visibile nella configurazione pagina/form dell’organizzazione.

Leggi Google Sheet

Importa righe da un foglio Google accessibile via URL.

• Collega prima l’account Google in Integrazioni se il foglio è privato o richiede autenticazione.
• Nel modale incolla l’URL del foglio in formato esportabile (es. link che termina con export?format=csv per CSV pubblico o condiviso).
• Esci dal campo URL e attendi il messaggio File caricato: Mokapen scarica il file, rileva colonne (CSV, JSON o Excel) e mostra anteprima nel tab risultato.
• Output — variabili results (array di righe, una per ogni riga del foglio) e total (conteggio). Ogni colonna diventa campo accessibile dentro Esegui per ogni (es. mappa colonna «Email» su Crea contatto → email).

Leggi Excel online

Stessa interfaccia di Leggi Google Sheet, pensata per file Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, link diretto a .xlsx/.xls).

• Collega Microsoft Office 365 in Integrazioni se il file richiede login Microsoft.
• Incolla l’URL del file o del link di condivisione, attendi il caricamento.
• Usa results + Esegui per ogni per sincronizzare righe con contatti, prodotti o opportunità nel CRM.

Leggi da URL

Lettura generica da indirizzo web: CSV, JSON, Excel online o API che restituiscono dati tabellari.

• Inserisci l’URL completo (https://…). Il formato viene rilevato automaticamente.
• Se l’URL non è raggiungibile, protetto o restituisce un errore, compare un avviso rosso e il passo fallisce in esecuzione.
• Dopo il caricamento, le colonne rilevate sono disponibili come variabili del passo; combina con Esegui per ogni per importazioni massicce o aggiornamenti da sistemi esterni.

Per tutte e tre le azioni URL: salva l’azione solo dopo un caricamento riuscito in modifica, così le colonne restano memorizzate. Se cambi URL, ricarica e verifica l’anteprima prima di attivare il flusso.

Condizioni, ritardi e «Esegui per ogni»

Approfondimento sui tre passi che non creano schede ma orientano il flusso:

L'azione Condizione crea un bivio Sì / No. Aggiungi una o più regole con la stessa interfaccia descritta in Filtri e operatori: campo (o variabile), operatore, valore, collegamenti AND/OR. Esempi: «importo opportunità è maggiore di 10.000», «email contatto ha qualsiasi valore», «fase è passata da Proposta a Vinta» (operatore Cambiato da X a Y su trigger modifica). Evita troppi bivii annidati — nello storico diventa difficile capire quale percorso ha preso un caso.

L'azione Ritardo serve a mettere in pausa il flusso prima del passo successivo. Combinata con date da variabili, permette solleciti («tre giorni dopo la scadenza»); nei flussi pianificati distanzia semplicemente due azioni consecutive.

L'azione Esegui per ogni serve a elaborare in massa un elenco: colleghi l'output di Ottieni contatti, Ottieni task o righe da foglio esterno; dentro il ciclo ogni passo vede l'elemento corrente. Progetta e testa prima su pochi record, poi amplia.

Variabili

Le variabili evitano di riscrivere dati già presenti nel CRM o nel flusso. Nell'editor le selezioni da menu o dal selettore con icona — non serve memorizzare sintassi particolare.

Sempre disponibili

• Dati dell'organizzazione (nome, impostazioni esposte dal sistema).
• Dati del Proprietario dell'automazione (nome, email…).
• Data e data e ora correnti al momento dell'esecuzione, anche con offset (es. «oggi + 7 giorni» dove previsto).

Dal trigger — dipende dall'avvio scelto: campi del modulo inviato, valori della scheda che ha scatenato il flusso, informazioni sull'email in ingresso.

Dai passi precedenti — ogni azione completata espone risultati ai passi successivi: l'identificativo (ID …) della scheda creata, i campi del contatto letto, l'elenco results di Ottieni opportunità, le colonne di un foglio, la singola riga dentro Esegui per ogni. Nel selettore variabili i passi sono in ordine: scegli il passo giusto, poi il campo.

Tipi di variabile — accanto ai badge, l’icona «?» indica il tipo: testo semplice, data, numero, elenco multiplo, utente, ecc. Rispetta il tipo del campo destinazione: non mettere una variabile «elenco» in un campo ID Contatto (valore singolo) né un testo libero dove Mokapen si aspetta un ID numerico.

Suggerimento pratico: dopo aver collegato le variabili, lancia un test e apri lo storico del passo: verifica che compaiano i valori attesi prima di mettere l'automazione in Attivo.

Azioni collegate alle integrazioni

Alcune azioni funzionano solo se l'integrazione corrispondente è attiva in Integrazioni e, per email/SMS, se il Proprietario dell'automazione ha collegato l'account giusto:

• Invia email — account SMTP (Gmail, Outlook, SMTP custom…) associato all’indirizzo scelto nel campo Da. Senza integrazione email valida il passo fallisce.
• Invia SMS — integrazione LinkMobility / SMS con alias mittente sul Proprietario; crediti sufficienti.
• Leggi Google Sheet — account Google per fogli privati; URL di export o condivisione corretto.
• Leggi Excel online — account Microsoft 365 per file OneDrive/SharePoint protetti.
• Leggi da URL — nessuna integrazione obbligatoria se l’indirizzo è pubblico; verifica che il server esterno risponda e accetti la richiesta.

Se la connessione scade, il passo fallisce nello storico: riconnetti l'app da Integrazioni e ripeti il test. Per fogli e URL, mappa colonne e campi contatto o opportunità dentro «Esegui per ogni», come faresti in un allineamento guidato a mano.

Test del flusso

Dall'editor, pulsante per il test automazione: avvia un'esecuzione di prova.

Attenzione: il test usa lo stesso meccanismo della produzione. Email, SMS, creazioni e modifiche dati vengono applicate davvero. Sperimenta su organizzazione o schede di prova quando il flusso è invasivo.

Comportamento:

• Trigger evento — se esiste già un'esecuzione nello storico, puoi riusare i dati di quell'avvio; altrimenti Mokapen usa le impostazioni salvate sul trigger.
• Trigger pianificato — simula l'avvio immediato con le impostazioni salvate, senza attendere l'orario programmato.

Dopo l'accodamento apri lo storico esecuzioni e segui ogni passo. Correggi permessi, variabili mancanti o integrazioni scadute finché l'esecuzione risulta completata.

Log di esecuzione

Ogni avvio — automatico, pianificato o di test — genera una voce nello storico, raggiungibile dalla scheda del flusso o dall'editor. Per ogni esecuzione vedi:

• Orario di inizio e esito (in corso, completata, errore).
• Dettaglio dell'avvio — quali dati ha ricevuto il trigger.
• Dettaglio di ogni passo — cosa è entrato, cosa è uscito, messaggi di errore se presenti.

Sulla scheda compare anche Flussi avviati negli ultimi 28 giorni. Le esecuzioni più vecchie vengono eliminate automaticamente: se ti serve archivio oltre un mese, annota o esporta i casi critici altrove.

Problemi comuni

• Non parte mai — Stato Attivo? Trigger configurato? Su «modificato», la condizione richiede che il campo indicato sia cambiato in quel salvataggio e che il nuovo valore rispetti l’operatore (non basta che la scheda abbia già quel valore). Ripeti un salvataggio che modifica davvero quel campo (es. sposta la fase pipeline).
• Passo in errore per permessi — Il Proprietario dell'automazione non può compiere quell'operazione. Cambia Proprietario del flusso o adeguare il ruolo utente.
• Variabile vuota — Il passo precedente non ha prodotto il dato atteso, il campo ID … non punta a una scheda valida, oppure il flusso ha preso il ramo «no» di una condizione. Controlla lo storico del passo prima di quello fallito.
• Salvataggio bloccato per ciclo — Due automazioni si innescano a vicenda. Rimuovi il passo che richiama l'altra automazione o ridisegna il processo.
• Email o SMS non arrivano — Spam, crediti SMS, mittente org, destinatario nelle variabili. Lo storico indica se il passo è completato o rifiutato dal provider.
• Integrazione esterna fallita — Account scaduto, foglio rinominato, indirizzo non raggiungibile. Riconnetti da Integrazioni e aggiorna il passo.
• Troppe esecuzioni — Trigger «modificato» senza condizioni: ogni salvataggio riavvia il flusso. Aggiungi condizioni sul trigger (campo modificato + valore) o sposta filtri nel passo Condizione.

Se non basta lo storico, Duplica l'automazione, prova su dati non di produzione e usa il test finché non è pulita.

Automazioni dai form (percorso semplificato)

Esiste un percorso separato dal modulo Automazioni completo: nei piani che includono «Automazioni dai form», nel costruttore form puoi collegare azioni immediate — crea contatto, opportunità, task, ticket — senza aprire l'editor a flusso.

Va bene per landing e moduli lineari. Quando servono condizioni, ritardi, cicli su elenchi o lettura da Google Sheet, passa al modulo Automazioni con trigger «Modulo di contatto ricevuto» e costruisci lì il flusso completo.

Processi consigliati

• Progetta prima — Su carta: cosa lo fa partire, quali bivi, quali schede o messaggi crea. Scegli un Proprietario con permessi sufficienti.
• Costruisci da Non attivo — Completa trigger e passi, collega variabili, non attivare subito.
• Testa un caso reale — Esecuzione di prova e storico passo passo su dati controllati.
• Attiva e monitora — Passa ad Attivo; nei primi giorni controlla lo storico e le schede generate.
• Aggiorna quando cambia il CRM — Nuova pipeline, form modificato, integrazione riconnessa: riapri il flusso e adatta filtri e variabili. Duplica prima di cambiamenti grossi.
• Titolo e Collaboratori chiari — Es. «Lead sito → opportunità inbound» e team commerciale tra i Collaboratori: chi entra dopo capisce subito lo scopo.

Le automazioni, con Connessioni, Checklist e Integrazioni, fanno sì che Mokapen non registri solo ciò che succede, ma faciliti ciò che deve succedere — sempre con storico, permessi e test prima di affidarci del lavoro ripetitivo.