La Guida di Mokapen

Guida agli Ordini

L'area Ordini formalizza l'accettazione commerciale: stesso modello del preventivo (articoli, template, PDF, email) ma rappresenta l'impegno di vendita o consegna verso il cliente. Ogni ordine ha un codice ordine (es. ORD-3-2026), documento scaricabile o inviabile, e può sincronizzarsi con software di fatturazione come Fatture in Cloud per il passaggio ordine → fattura elettronica.

Accedi dal menu Vendite → Ordini o dalla pagina Ordini. Funzionalità disponibile con piano Large e app Vendite attiva. Richiede aliquote fiscali configurate in organizzazione (Impostazioni → Vendite → Tasse).

Ruolo nel CRM e processi

Un ordine in Mokapen:

• Conferma economica — righe articolo (prodotti, servizi, generiche) con IVA, sconti e totali; base per produzione, spedizione o fatturazione.
• Documento — template ordine, anteprima, download PDF/DOCX, invio email con allegato.
• Tracciabilità — codice ordine, stato pipeline ordine, collegamenti a preventivo origine, opportunità, contatto, azienda.
• Integrazione fiscale — sync verso gestionale (Fatture in Cloud: ordini con articoli verso fatturazione).

Flusso: Opportunità vinta o Preventivo accettato → Ordine → sync fatturazione → Progetto / task di delivery.

Casi applicativi

• B2B contratto firmato — ordine con righe servizio ricorrente + condizioni pagamento nel documento.
• E-commerce / vendita diretta — ordine da preventivo accettato o da opportunità vinta con articoli catalogo.
• Amministrazione — export/sync ordine verso Fatture in Cloud; contabilità emette fattura senza ridigitare righe.
• Operations — ordine collegato a progetto e task di evasione; connessioni a ticket post-vendita.

Pagina elenco e Kanban

Gli ordini si gestiscono in Kanban per stato di pipeline (configurabile) e in Lista tabellare. Barra superiore:

• Pipeline / Stato: filtra per fase dell'ordine.
• Filtri (Premium): cliente, importo, date, responsabile, etichette.
• + Ordine: apre l'editor completo (pagina nuovo ordine).
• Azioni: archivio ordini, cestino, export, modifica colonne (vista Lista).

Con selezione multipla in Lista: Modifica, Clona, Archivia, Elimina.

Scheda dell'ordine

Apri un ordine dalla Kanban o dalla Lista: si apre la scheda laterale con tutti i blocchi del documento. Con Premium puoi passare alla pagina intera (icona espandi) per lavorare su ordini lunghi o con molte righe.

Intestazione:

• Codice ordine (es. #ORD-3-2026) — clic per modifica manuale se autorizzato.
• Titolo — nome descrittivo (es. «Ordine manutenzione 2026 — Cliente X»).
• Badge Archiviato se applicabile; banner cestino con Ripristina / Elimina definitivamente.

Barra azioni documento (in alto a destra):

• Anteprima — render del documento come lo vedrà il cliente.
• Download — menu: PDF o Word (docx); il file usa mittente e codice ordine nel nome quando presenti.
• Invia email — modale con destinatario, oggetto, corpo; allegato PDF generato dall'ordine corrente.

Barra icone come altre entità: Stato pipeline, Privacy, Etichette, Colore, Allegati, Note, Copia link, Opzioni (Clona, Archivia, Elimina), + Crea e connetti.

Blocchi principali: Mittente/Destinatario, Design (template), Articoli, Condizioni economiche, campi dati ordine (date, riferimenti, note).

Codice ordine

Il codice ordine identifica in modo univoco l'ordine nell'organizzazione e compare in intestazione (es. #ORD-3-2026), in elenchi, connessioni e nome file PDF.

Generazione automatica: alla creazione o al salvataggio, se il codice è vuoto, Mokapen assegna il progressivo annuale nel formato ORD-NUMERO-ANNO (es. ORD-1-2026, ORD-2-2026…). Il contatore riparte per ogni anno solare; codici personalizzati fuori formato standard non alterano la numerazione.

Modifica manuale: clic sul codice in intestazione → campo editabile → salva scheda. Utile per allinearti a numerazioni ERP o gestionale esterno; evita duplicati nella stessa org.

Data documento: se imposti una data ordine diversa dall'anno corrente, il sistema può rigenerare il codice coerente con quell'anno al salvataggio.

Nei PDF/email il nome file può essere Mittente - codice ordine.pdf.

Articoli (righe ordine)

Il blocco Articoli è il cuore economico dell'ordine. Ogni riga ha quantità, prezzo unitario, IVA, sconti e totale riga.

Aggiungere un articolo — pulsante + Articolo:

1. Scegli il tipo: Servizio, Prodotto, Articolo generico, Articolo generico (%).
2. Per servizio/prodotto: seleziona voce da catalogo — prezzo, IVA e descrizione si propongono dal record collegato.
3. Compila quantità, prezzo, eventuale sconto riga; conferma.

Prezzi lordi/netti, sconto manuale documento e sconto cliente da anagrafica: stessa logica del preventivo.

Creando ordine da preventivo o opportunità vinta, Mokapen può precompilare le righe — verifica e adatta prima di inviare al cliente o sync fiscale.

Template ordine

Blocco Design: template di sistema (layout ordine) o template personalizzati org (menu Template → tipo Ordine). Definiscono layout tabella articoli, blocchi mittente/destinatario, condizioni, firma. Template default org proposto sui nuovi ordini.

Condizioni economiche: testo libero (pagamento, tempi consegna, garanzie) — ereditate dal template se vuote alla creazione.

Anteprima, download e invio

Prima di inviare al cliente, usa sempre Anteprima: Mokapen compone il documento da template + dati salvati.

Download — PDF o DOCX dal menu Download.

Invia email — modale con allegato PDF ordine; richiede email cliente e integrazione posta org.

Salva prima di generare documento se hai modificato articoli o testi.

Sincronizzazione e fatturazione elettronica

Tab Sincronizzazione sull'ordine + configurazione Integrazioni → Fatture in Cloud.

Con integrazione attiva:

• Export/sync ordini con articoli verso Fatture in Cloud (direzione out o bidirezionale).
• Allineamento anagrafiche e catalogo evita ridigitazione in fase fattura.
• Mapping IVA e filtri sync configurabili per org.
• Stato per record: sincronizzato, in attesa, errore — consultabile sul tab.

Mokapen gestisce CRM e documento ordine; la fattura elettronica e l'adempimento fiscale restano sul gestionale connesso, con dati allineati via sync.

Sezioni collegate

• Connessioni — preventivo origine, opportunità, progetto, ticket.
• Allegati — DDT, contratti firmati.
• Aggiornamenti — storico modifiche, invii, sync.
• Etichette — classificazione e filtri.

Creare un ordine

1. Vai a Vendite → Ordini → + Ordine (oppure da opportunità vinta / preventivo accettato con precompilazione righe).
2. Compila titolo, cliente (contatto/azienda), pipeline/stato iniziale, date.
3. Sezione Design: scegli template.
4. Aggiungi articoli da catalogo o generici.
5. Completa condizioni economiche e mittente/destinatario se necessario.
6. Salva: viene assegnato il codice ordine se assente.
7. Anteprima → Invia email, Download PDF o sync verso gestionale fiscale.

Modificare un ordine

Modifica singola (scheda)

1. Apri la scheda dell'ordine (clic dal Kanban o dalla Lista).
2. Modifica inline titolo, codice ordine, campi dati, righe articoli e testi condizioni economiche (icona matita dove previsto).
3. Aggiorna stato pipeline, etichette, privacy e allegati dalla barra azioni.
4. Salva: automatico campo per campo nella scheda laterale; anteprima e download richiedono salvataggio se hai cambiato articoli, template o testi. Dopo sync verso Fatture in Cloud, modifiche in Mokapen possono richiedere nuova sincronizzazione.

Avanzare da Kanban

Trascina la card tra le colonne del Kanban: lo stato pipeline si aggiorna automaticamente.

Modifica massiva (vista Lista, Premium)

1. Passa alla vista Lista nella pagina Ordini.
2. Seleziona gli ordini con checkbox.
3. Clic Modifica nella barra azioni: responsabile, stato, etichette, campi personalizzati ammessi in massa.
4. Conferma per applicare a tutte le selezionate.

Barra azioni bulk disponibile anche: Clona, Archivia, Elimina.

Eliminare un ordine

Elimina ordini creati per errore o duplicati di test. Preferisci Archivia se l'ordine ha storico utile (evaso, fatturato, connessioni con cliente o progetto) e non vuoi perderne traccia. Valuta l'impatto su sync e fatturazione già avviata prima di eliminare definitivamente.

Eliminazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni (tre puntini) → Elimina (voce rossa).
2. Conferma nel modale.

Con Premium avanzato l'ordine va nel cestino (pagina Ordini → Azioni → Cestino ordini). Da lì puoi Ripristinare o Eliminare definitivamente. Se apri un ordine già nel cestino, compare il banner Ripristina / Elimina definitivamente.

Su piano Free (senza Premium avanzato) l'eliminazione è in genere definitiva subito dopo la conferma, senza cestino — verifica i permessi della tua organizzazione.

Eliminazione multipla

1. Vista Lista → seleziona → Elimina (pulsante rosso) → conferma.

Archiviare un ordine

L'archivio nasconde ordini evasi, chiusi o storici dal Kanban e dalle viste operative, senza cancellarli: connessioni, importi e tab Aggiornamenti restano consultabili sul contatto e sull'azienda. Utile per pipeline pulita mantenendo storico commerciale e audit sync/fatturazione.

Archiviare un singolo ordine

1. Apri la scheda → Opzioni → Archivia (piano Medium) → conferma.

Archiviare più ordini / consultare l'archivio

• Multiplo: vista Lista → seleziona → Archivia nella barra azioni.
• Consultare: Ordini → Azioni → Archivio ordini.
• Ripristinare: dall'archivio o Opzioni → Ripristina sulla scheda.

Gli ordini archiviati non compaiono nel Kanban operativo ma restano raggiungibili da archivio, connessioni e report storici.

Clonare un ordine

Duplica un ordine tipo (stessi articoli, allegati e condizioni) per ordini ricorrenti, varianti o rinnovi contrattuali.

Clonazione singola

1. Scheda → Opzioni → Clona.
2. Modale: seleziona articoli, allegati, connessioni, commenti da copiare.
3. Conferma; aggiorna titolo, date e codice ordine sul nuovo record.

Clonazione multipla

1. Lista → seleziona → Clona → opzioni → conferma.

Da preventivo o opportunità vinta

Da preventivo accettato: azione prepara/crea ordine — copia articoli e dati cliente. Da opportunità vinta: modale nuovo ordine dall'opportunità — collegamento automatico in Connessioni. Mantieni traccia del preventivo o dell'opportunità per reporting e audit.

Viste

• Kanban — stati ordine; drag-and-drop.
• Lista — colonne configurabili, ordinamento, export, azioni bulk.

Impostazioni Ordini

Da Impostazioni → Vendite → Ordini (admin): pipeline e stati, campi personalizzati, layout scheda, colonne lista, sconti. Da Template org: modelli documento ordine. Da Tasse org: aliquote IVA usate sugli articoli.

Report Ordini

Sezione Report Ordini (Premium): volumi, stati, margini, articoli, clienti — solo dati autorizzati dal tuo ruolo. Usa insieme a report Preventivi e Opportunità per vista end-to-end vendite.