La Guida di Mokapen

Guida agli Ordini

Un ordine è la conferma commerciale del cliente: il documento con listino, sconti, IVA e condizioni che formalizza l'impegno di acquisto o di consegna. In Mokapen l'ordine non è un PDF archiviato in una cartella condivisa. È un record vivo nel CRM, collegato al contatto e all'azienda, tracciato nella timeline, sincronizzabile con il gestionale di fatturazione e pronto per diventare fattura elettronica senza ridigitare le righe.

Questa guida ti accompagna nell'uso quotidiano: creare o generare un ordine da un preventivo accettato, gestire l'evasione con la pipeline operativa, inviare il documento al cliente, sincronizzare con Fatture in Cloud e capire in ogni momento dove sta ogni commessa. Le regole automatiche di sconti e spedizione hanno guide dedicate; pipeline e modelli restano nelle sezioni finali.

L'area ordini è nel menu Vendite → Ordini. Richiede un piano Premium adeguato con l'app Vendite attiva e le aliquote fiscali configurate a livello organizzazione (una volta sola, in Impostazioni → Vendite → Tasse).

Come gli ordini si incastrano nel resto del lavoro

Prima di entrare nei dettagli tecnici, è utile capire dove si posiziona un ordine nel flusso commerciale — perché questo ti farà usare Mokapen invece che combatterci.

Nel percorso tipico, un cliente entra come contatto (da form sito, fiera, referral). Quando emerge un'occasione concreta apri un'opportunità per tracciare la trattativa. Se serve una proposta formale prepari il preventivo; quando il cliente accetta, il preventivo diventa ordine — il punto in cui l'impegno economico è definitivo e da cui partono evasione, produzione e fatturazione. Puoi anche creare l'ordine direttamente (vendita già concordata, rinnovo contrattuale, ordine ricorrente) senza passare dal preventivo.

L'ordine eredita e alimenta il resto: se nasce da un preventivo accettato, articoli, cliente, sconti e condizioni si copiano senza reinserire nulla; se lo apri dalla scheda azienda, destinatario e sconto dedicato si compilano da soli. Una volta emesso, l'ordine si collega a progetti, task di delivery, ticket post-vendita e — tramite sync — al gestionale per la fattura.

Il vantaggio pratico: quando fra sei mesi qualcuno del team apre il contatto di un cliente, vede tutto lo storico — offerte inviate, ordini emessi, quali sono evasi o fatturati, con che importi e articoli. Nessun file Excel condiviso, nessuna cartella «ordini 2026» da cercare.

Casi applicativi

• B2B contratto firmato: ordine con righe servizio ricorrente, condizioni di pagamento nel blocco condizioni economiche, PDF brandizzato con il template dell'organizzazione.
• Vendita da preventivo accettato: ordine generato dal preventivo con articoli, importi e cliente già allineati — un clic e sei pronto per evasione o fatturazione.
• Operations e delivery: ordine collegato a progetto e task di evasione; connessioni a ticket post-vendita per tracciare tutto il ciclo.
• Integrazione fiscale: sincronizzazione verso Fatture in Cloud — l'ordine con le sue righe diventa la base per la fattura elettronica senza ridigitazione in contabilità.

La pagina Ordini: da dove parti ogni giorno

Quando entri in Vendite → Ordini ti trovi davanti la bacheca Kanban: una lavagna divisa in colonne, dove ogni colonna è una fase operativa dell'ordine (Nuovo Ordine, Preso in carico, Da fatturare, Fatturato, Evaso, Standby, Annullato — personalizzabili). Ogni ordine è una card nella colonna del suo stato. Il colpo d'occhio ti dice subito quanti ordini aspettano evasione, quanti sono in fatturazione, quanti sono chiusi.

Questa è la vista giusta per il lavoro quotidiano: apri Mokapen la mattina, guardi «Preso in carico» — sono gli ordini su cui devi lavorare oggi. Guardi «Da fatturare» — sono quelli da passare in contabilità. La colonna «Evaso» ti mostra le commesse chiuse del periodo, con l'importo totale in cima alla colonna.

In alto trovi due strumenti che userai molto: il selettore pipeline (se hai processi diversi — es. prodotti vs servizi — ognuno ha la sua pipeline con le sue fasi) e il pulsante Filtri. I filtri restringono la vista: solo gli ordini di un certo cliente, oltre una certa cifra, di un certo responsabile, con una certa etichetta. Se applichi spesso la stessa combinazione, la salvi come filtro salvato e la richiami con un clic.

Quando devi avanzare un ordine di fase, non serve aprirlo: trascini la card da «Preso in carico» a «Da fatturare» e lo stato si aggiorna. È il modo veloce durante le riunioni operative o al mattino quando fai il giro delle commesse aperte.

Il pulsante + Ordine in alto a destra apre l'editor per creare un nuovo ordine — vedi la sezione «Creare un ordine» più avanti.

Vista Kanban (predefinita)

Una lavagna divisa in colonne per fase pipeline; ogni ordine è una card. L'importo totale in cima a ogni colonna ti dà il volume economico per stato. Per avanzare trascini la card: lo stato si aggiorna senza aprire l'ordine.

Vista Lista

Tabella classica: una riga per ordine, colonne configurabili (codice, cliente, importo, stato, responsabile, data, etichette). Ordini cliccando sull'intestazione e selezioni più righe con le checkbox per azioni in massa: modificare il responsabile, archiviare un blocco a fine anno, esportare in CSV per la contabilità.

Quale usare, come e quando

Regola empirica: Kanban per lavorare (avanzare gli ordini, aprire, commentare, gestire l'evasione), Lista per revisionare e correggere (rivedere numeri, ordinare per importo, modifiche massive, export, analisi). Passi dall'una all'altra con il selettore in alto a destra. Filtri e pipeline attiva restano gli stessi.

La scheda dell'ordine

Quando clicchi su una card del Kanban (o su una riga della Lista), l'ordine si apre. Se hai un piano Premium puoi passare alla pagina intera con l'icona di espansione in alto — comoda quando lavori su ordini lunghi con molte righe articolo o testi di condizioni articolati.

In cima trovi il codice ordine (es. #ORD-3-2026) e il titolo. Il codice identifica univocamente l'ordine — vedi la sezione dedicata. Il titolo è la descrizione che dai tu, del tipo «Ordine manutenzione impianti 2026 — Cliente Acme»: serve a te per riconoscerlo, non compare come tale sul PDF.

Sotto il titolo c'è la barra azioni: stato pipeline, privacy, etichette, allegati, note, Copia link, menu Opzioni (Clona, Archivia, Elimina). Il pulsante + Crea e connetti collega task, appuntamenti, progetti, ticket — il collegamento è automatico e bidirezionale.

In alto a destra la barra documento: Anteprima, Download (PDF/Word), Invia email — vedi la sezione dedicata.

Il resto della scheda è organizzato in blocchi: mittente e destinatario, dati commerciali, articoli, totali, design del documento, condizioni economiche, connessioni e sincronizzazione.

Il mittente si precompila dalle impostazioni organizzazione (nome, indirizzo, P.IVA, logo). Il destinatario lo imposti selezionando azienda e contatto da rubrica: nome, indirizzo, P.IVA, email e telefono si caricano automaticamente. Se l'azienda ha uno sconto dedicato in anagrafica, si applica a tutte le righe. Se il cliente non esiste, puoi crearlo al volo digitandone il nome.

Spedizione: costi e indirizzo di consegna

Sulla pagina intera dell'ordine (non nella scheda laterale compatta) trovi il blocco collassabile Spedizione (icona camion). Qui gestisci tutto ciò che riguarda la consegna fisica: costo spedizione, paese di destinazione, indirizzo di spedizione e dati del destinatario merce (nome, indirizzo, CAP, città, provincia, telefono, email).

Il costo spedizione puoi inserirlo manualmente oppure lasciare che Mokapen lo calcoli automaticamente in base alle zone geografiche (Impostazioni → Vendite → Ordini → Spedizione). Il calcolo automatico considera il paese di destinazione e, se la zona è impostata «per peso», il peso dei prodotti nelle righe (quantità × peso catalogo). Quando aggiungi o togli righe prodotto o cambi paese, il sistema può ricalcolare il costo e aggiornare i totali.

Se l'importo ordine supera la soglia spedizione gratuita della zona, Mokapen azzera il costo. L'importo spedizione si somma ai totali ordine (dopo gli articoli) e in sync verso Fatture in Cloud può diventare una riga dedicata. Dettagli e setup zone nella guida Spedizione.

Il codice ordine: numerazione automatica (e come cambiarla)

Ogni ordine ha un codice univoco che identifica il documento internamente (Kanban, elenchi, connessioni) e compare sul PDF come riferimento ordine.

Mokapen genera il codice automaticamente al salvataggio se vuoto: progressivo annuale nel formato ORD-NUMERO-ANNO (es. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Ogni 1° gennaio il contatore riparte. Se cambi la data ordine in un anno diverso, il codice si rigenera coerente con quell'anno.

Puoi impostare il codice manualmente: clic sul codice in intestazione, scrivi quello che vuoi, salvi. Utile per allinearti a numerazioni ERP o gestionale esterno. Codici fuori formato standard non alterano il progressivo automatico. Attenzione ai duplicati: meglio lasciare la numerazione automatica e intervenire solo quando serve.

Nei PDF/email il nome file può essere Mittente - ORD-3-2026.pdf.

Articoli: costruire il documento economico dell'ordine

Gli articoli sono il cuore dell'ordine: le righe che descrivono al cliente cosa stai vendendo o consegnando e quanto costa. Ogni riga ha un titolo, una quantità, un prezzo unitario, un'aliquota IVA e un totale. Tutto il resto — sconti, calcolo netto/lordo, margine, imposte — è calcolato in tempo reale mentre lavori.

Quando clicchi + Articolo ti si apre un modale con la prima scelta da fare: che tipo di riga vuoi aggiungere. Le opzioni sono cinque, e la differenza fra loro non è cosmetica — cambia proprio cosa la riga rappresenta nell'ordine.

Nuovo articolo o da preventivo connesso

Su un ordine collegato a uno o più preventivi (scheda Connessioni), il pulsante + Articolo diventa un menu con due voci: Nuovo (modale standard, come sui preventivi) e Da preventivo connesso. La seconda opzione compare solo se esiste almeno un preventivo connesso all'ordine — utile quando l'ordine nasce parziale o quando aggiungi righe in un secondo momento senza ridigitare prezzi e IVA.

Scegliendo Da preventivo connesso si apre un modale: selezioni quale preventivo (se ne hai collegati più di uno), Mokapen carica l'elenco delle sue righe articolo con titolo, quantità e prezzo. Spunti quelle da importare — anche solo alcune — e confermi con Aggiungi. Le righe scelte si aggiungono all'ordine con gli stessi dati del preventivo (prodotto/servizio, quantità, prezzo, sconto riga, IVA). Puoi poi modificarle singolarmente come qualsiasi altra riga.

I cinque tipi di articolo

Ogni riga può essere di uno di questi cinque tipi, e la scelta cambia proprio cosa la riga rappresenta nell'ordine:

• Servizio — pesca dal catalogo Servizi. Usalo quando stai proponendo qualcosa di intangibile (una consulenza, un canone, un intervento a giornata). Selezioni il servizio dal menu, e prezzo, IVA, codice e descrizione si precompilano dal catalogo. Puoi comunque modificarli sulla riga se per questo cliente specifico applichi un prezzo diverso: il catalogo resta invariato.
• Prodotto — funziona uguale al Servizio ma pesca dal catalogo Prodotti: hardware, materiali, licenze software, qualsiasi cosa tangibile o con SKU.
• Articolo generico — riga libera: nessun collegamento a catalogo, scrivi titolo, prezzo e quantità a mano. È perfetto per voci occasionali che non ha senso mettere a catalogo («Trasferta Milano», «Setup iniziale una tantum», «Personalizzazione grafica logo»).
• Articolo generico % — riga calcolata: inserisci una percentuale (positiva o negativa) e Mokapen calcola l'importo come percentuale del netto delle righe precedenti. Il caso d'uso classico è lo sconto sull'ordine («Sconto fedeltà −10%» dopo aver elencato tutti gli articoli) o una maggiorazione («Servizio urgente +15%»). Il numero si ricalcola in tempo reale se aggiungi una riga sopra o modifichi un prezzo.
• Articolo % solo testo — come il precedente ma senza importo calcolato: mostra solo l'etichetta sul documento. Serve quando vuoi comunicare al cliente qualcosa senza toccare i totali («Sconto già incluso nei prezzi», «IVA agevolata su alcune voci»).

Cosa scrivi in ogni riga

A prescindere dal tipo, ogni riga articolo ha gli stessi campi da compilare (con differenze piccole per il tipo %):

• Titolo e nota — quello che il cliente legge sul PDF. Il titolo è la voce principale («Manutenzione ordinaria server»), la nota è la descrizione sotto («Include due visite trimestrali, gestione tickets, aggiornamenti sicurezza»). Se hai selezionato da catalogo si precompila; se è generico lo scrivi tu.
• Quantità e prezzo unitario — fanno il totale riga. La quantità di default è 1, quindi per un servizio one-shot ti basta scrivere il prezzo. Per righe a consumo (ore, giornate, licenze) metti la quantità reale.
• Aliquota IVA — si sceglie dal menu tra quelle configurate nella tua organizzazione (Impostazioni → Vendite → Tasse). Se non hai ancora configurato le aliquote, Mokapen ti avvisa prima di lasciarti creare articoli. Il sistema propone di default l'aliquota del prodotto/servizio da catalogo, o quella standard del tuo Paese se è generico.
• Sconto riga — la percentuale di sconto sulla singola voce (0–100%): utile quando fai un prezzo speciale su un articolo specifico senza toccare gli altri. È diverso dallo sconto cliente e dallo sconto documento — vedi sotto.
• Costo unitario — campo interno, non visibile al cliente: serve per il calcolo di margine e markup. Se lo compili, l'ordine ti dirà quanto stai guadagnando su quella riga. Non è obbligatorio, ma se lavori con margini stretti o vuoi capire la redditività degli ordini, vale la pena inserirlo almeno sulle voci principali.

Prezzi netti o lordi: cosa scegliere

Sopra la lista degli articoli c'è un interruttore «Usa prezzi lordi». Non è un dettaglio tecnico: cambia proprio cosa significa il numero che scrivi nel campo prezzo.

• Prezzi netti (default) — inserisci il prezzo senza IVA. Se scrivi 100 € su una riga con IVA 22%, il cliente vedrà 100 € netto + 22 € IVA = 122 € totale. È il comportamento standard per il B2B: il tuo interlocutore ragiona in netto perché l'IVA la scarica.
• Prezzi lordi — inserisci il prezzo comprensivo di IVA. Se scrivi 122 € su una riga con IVA 22%, Mokapen scorpora: 100 € netto, 22 € IVA. È il comportamento naturale per il B2C, il cliente privato vuole sapere quanto paga alla cassa, non gli interessa lo scorporo.

L'interruttore si applica a tutto l'ordine: non puoi avere alcune righe in netto e altre in lordo. Scegli in base al cliente: se è un'azienda, quasi sempre netto; se è un consumatore finale, quasi sempre lordo.

Sconti: cascata completa (fino a cinque livelli)

Gli sconti si applicano in cascata sulla base residua (non si sommano le %). Oltre a cliente, riga e manuale, sugli ordini possono entrare anche le regole org di quantità e di importo netto totale. Setup dettagliato nella guida Sconti.

Ordine tipico di applicazione su una riga da 1.000 € netti:

1. Si parte da 1.000 €.
2. Sconto cliente (anagrafica azienda), es. 10% → 900 €.
3. Sconto riga / articolo fisso, es. 5% → 855 €.
4. Sconto quantità (regole Impostazioni → Ordini → Sconto), se scatta → base ancora ridotta.
5. Sconto su importo netto totale (stesse impostazioni), se lo scaglione volume è raggiunto.
6. Sconto manuale documento («Aggiungi sconto» sotto gli articoli) — leva finale negoziata.
7. Sull'imponibile dopo gli sconti si calcola l'IVA. Poi si somma eventuali costi di spedizione.

Nella pratica raramente usi tutti i livelli insieme. Pattern comuni:

• Sconto cliente — fidelizzazione in anagrafica azienda.
• Sconto riga — prezzo speciale su una voce.
• Quantità / volume — regole automatiche wholesale (guida Sconti).
• Manuale documento — chiusura trattativa sull'ordine corrente.

Il blocco totali mostra i livelli valorizzati uno per uno. Finché non attivi lo sconto manuale, restano cliente, riga e (se configurate) le regole automatiche.

Se l'ordine nasce da un preventivo accettato o da un'opportunità vinta, Mokapen può precompilare le righe — verifica e adatta prima di inviare al cliente o sincronizzare col gestionale.

Riordinare, modificare, eliminare righe

Le righe si trascinano per riordinarle: l'ordine che vedi sullo schermo è l'ordine che vedrà il cliente sul PDF. Metti prima le voci principali, poi gli accessori, poi eventuali sconti percentuali — così l'ordine si legge bene.

Per modificare una riga clicchi sull'icona modifica: si riapre lo stesso modale della creazione. Per eliminarla, l'icona cestino. Mokapen non chiede conferma sull'eliminazione riga (ricrearla richiede pochi secondi), ma se stai lavorando su un ordine importante conviene salvare periodicamente.

Totali: cosa vede il cliente e cosa vedi solo tu

Il blocco totali in fondo alla scheda articoli riporta tutta la matematica dell'ordine. Le voci visibili al cliente sul PDF sono:

• Totale netto — somma degli imponibili delle righe.
• Sconti applicati — uno per uno se ce ne sono di tipi diversi.
• Imposte — separate per aliquota IVA.
• Totale lordo — la cifra finale che il cliente vede.

Ci sono poi tre voci che vedi solo tu internamente e non finiscono mai sul PDF. Compaiono solo se hai compilato il costo unitario sulle righe:

• Margine — differenza tra prezzo netto e costo totale.
• Margine % — margine rapportato al prezzo di vendita.
• Markup % — margine rapportato al costo.

Sono le tue metriche interne di redditività, utili per decidere se puoi permetterti di scendere ancora sul prezzo per chiudere.

Il design del documento: modelli PDF e come personalizzarli

Il PDF che il cliente riceve non lo compone Mokapen ex-novo ogni volta: parte da un modello che definisce l'impaginazione, i colori, la posizione del logo, la struttura della tabella articoli, dove va la firma. Nella scheda ordine trovi il blocco Design con un menu a tendina per scegliere quale modello usare.

I modelli di sistema (pronti all'uso)

Mokapen include quattro modelli predefiniti — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — con impaginazioni diverse. Cambiano dove va il logo (in alto a sinistra, centrato, a destra), lo stile della tabella articoli (con o senza righe alternate, con bordi o solo separatori), la disposizione dei blocchi mittente/destinatario, la posizione del blocco firma. Sono già configurati e usano automaticamente i dati della tua organizzazione (logo, colori, dati fiscali).

Se stai iniziando e non hai tempo di personalizzare, prova i quattro modelli standard con lo stesso ordine (basta cambiare il modello e cliccare Anteprima) e scegli quello che ti convince di più. Molti utenti restano sui modelli standard per anni senza problemi.

I modelli personalizzati della tua organizzazione

Se hai esigenze specifiche — colori aziendali precisi, un layout richiesto dal tuo settore, blocchi aggiuntivi come termini di garanzia o firma digitale — puoi creare modelli personalizzati nell'area Modelli dell'organizzazione (menu laterale). Ogni modello è di un tipo specifico (Ordine, Preventivo, Fattura...) e definisce la struttura del documento con blocchi personalizzabili.

Un modello personalizzato ti permette di:

• Definire quali blocchi mostrare e la loro posizione (intestazione, mittente, destinatario, tabella articoli, condizioni, firma, note legali).
• Impostare colori, font e stile della tabella per allinearsi al brand.
• Precaricare testo standard nelle condizioni economiche: quando crei un nuovo ordine con quel modello, il testo delle condizioni si compila automaticamente con la clausolazione che hai preparato (validità, tempi di pagamento, riferimenti normativi).

Nell'elenco modelli della tua organizzazione puoi marcare un modello come predefinito: verrà proposto in automatico su tutti i nuovi ordini. Utile quando tutto il team commerciale deve usare lo stesso layout senza doverci pensare.

Se cambi il modello di un ordine esistente (ad esempio perché quel cliente richiede un layout diverso) e salvi, l'anteprima e il download useranno il nuovo design — senza toccare articoli, prezzi o condizioni che avevi già scritto.

Condizioni economiche: il testo libero dell'ordine

Nel blocco Documento trovi l'editor delle condizioni economiche: un area di testo ricco (bold, italic, elenchi, link, tabelle) dove scrivi tutto quello che sta intorno agli articoli e ai numeri. Termini di pagamento («30 giorni data fattura»), validità dell'offerta («valida fino al 31/03/2026»), clausole di riservatezza, tempi di consegna, garanzie, penali, riferimenti normativi.

Se hai impostato un modello con condizioni precaricate, l'editor si compila da solo alla creazione dell'ordine — modifichi solo quello che serve per il caso specifico. Se il modello non ha condizioni precaricate, parti da vuoto e scrivi liberamente.

Il testo delle condizioni compare nel PDF sotto la tabella articoli, prima del blocco firma. Non è indicizzato né analizzato da Mokapen: è puro contenuto documentale, la formattazione che vedi nell'editor è quella che vede il cliente.

Anteprima, download e invio al cliente

Quando l'ordine è pronto — articoli inseriti, condizioni scritte, cliente collegato — è il momento di consegnarlo al cliente. Mokapen ti dà tre strade, dalla più semplice alla più professionale.

Anteprima: controllare prima di inviare

Il pulsante Anteprima in alto a destra della scheda ti mostra il PDF esattamente come lo vedrà il cliente, direttamente nel browser in formato A4. Non genera un file da scaricare: è un rendering al volo del documento con dati e template correnti.

Usalo sempre prima di inviare. Ti fa scoprire in due secondi le cose che sfuggono guardando la scheda: un titolo articolo tagliato perché troppo lungo, una nota che va a capo male, il logo posizionato in un modo che non ti piace con questo modello, un'aliquota IVA sbagliata su una riga. Modifichi, salvi, apri di nuovo anteprima — iteri fino a che sei soddisfatto.

Un dettaglio importante: l'anteprima riflette lo stato salvato dell'ordine. Se hai appena modificato articoli o condizioni e non hai salvato, l'anteprima potrebbe non mostrare le ultime modifiche. Salva e riprova.

Download: PDF o Word

Il pulsante Download apre un menu con due opzioni: PDF e Word (docx). Il PDF è il formato di consegna standard — non modificabile dal cliente, professionale, universale. Il nome file si compone automaticamente come NomeMittente - CodiceOrdine.pdf (esempio: «Acme Srl - 3-2026.pdf»), così quando il cliente lo salva sul suo computer lo trova già identificato.

Il Word serve per due casi specifici: quando devi personalizzare manualmente il documento prima di inviarlo (aggiungere un paragrafo su misura che non vuoi mettere nel sistema), o quando il cliente ti chiede il formato editabile perché a sua volta lo integra in un documento più grande. Attenzione: il Word esportato è una foto dell'ordine — modifiche fatte lì non tornano in Mokapen.

Invio email: consegnare direttamente dall'ordine

Il pulsante Invia email apre un modale che ti permette di mandare l'ordine al cliente senza uscire da Mokapen, con il PDF allegato.

Il destinatario si precompila con l'email del contatto o dell'azienda collegati. Puoi aggiungere più destinatari separandoli con punto e virgola — utile quando l'interlocutore vuole mettere in copia il responsabile acquisti o il commercialista. Il campo Da propone gli indirizzi email che hai configurato come connessioni SMTP nell'organizzazione: se non ne hai, Mokapen usa il suo indirizzo di sistema (l'email arriva comunque, ma parte da un indirizzo generico). Per apparire professionale conviene collegare almeno un indirizzo aziendale (info@, commerciale@, il tuo personale) nella sezione connessioni email.

L'oggetto si precompila con «Ordine {codice}» — modificalo se preferisci qualcosa di più specifico («La nostra proposta per la manutenzione 2026»). Il corpo è già impostato con un saluto standard, ma puoi riscriverlo completamente: la tua ultima nota commerciale, un riferimento a una conversazione, i prossimi passi.

Sotto trovi due opzioni importanti:

• Allega documento PDF (attivo di default) — genera il PDF dell'ordine e lo attacca all'email, così il cliente ha una copia sempre, anche se non clicca sul link.
• Ricevi copia BCC — ti manda una copia nascosta dell'email al tuo indirizzo, utile per avere traccia di cosa hai inviato esattamente e quando.

Dopo l'invio, l'evento viene registrato nella timeline dell'ordine (data, ora, destinatari): anche se torni sull'ordine fra tre settimane, sai esattamente quando l'hai spedito.

Sincronizzazione con software di fatturazione

Mokapen è CRM e documento commerciale, non software di fatturazione: fattura elettronica, registri IVA e libro giornale restano sul gestionale (Fatture in Cloud, ERP, commercialista). Per gli ordini la sincronizzazione è il passaggio chiave — è qui che i dati diventano fatturabili senza ridigitazione.

L'integrazione più matura è con Fatture in Cloud: dettagli nella guida dedicata Fatture in Cloud. Collegando l'account FIC, anagrafiche clienti, catalogo prodotti/servizi e ordini con righe articolo fluiscono da Mokapen verso Fatture in Cloud, dove diventano fatture elettroniche. Direzione configurabile (solo export, o bidirezionale).

Sull'ordine il tab Sincronizzazione mostra lo stato: sincronizzato, ultima operazione riuscita, eventuali errori. Dopo modifiche a articoli o importi in Mokapen, una nuova sync può essere necessaria prima che la contabilità emetta fattura.

Le anagrafiche si confrontano tra i sistemi con P.IVA e codice fiscale anti-duplicato. Mapping IVA e filtri sync sono configurabili per organizzazione in Integrazioni.

Flusso tipico: preventivo accettato → ordine in Mokapen → sync ordine verso FIC → fattura elettronica dal gestionale. Mokapen gestisce CRM e documento ordine; l'adempimento fiscale resta sul gestionale connesso.

Creare un ordine

Ci sono tre modi per iniziare, e la scelta cambia quanto lavoro devi fare.

• Da preventivo accettato (consigliato quando esiste) — dal preventivo con stato Accettato, automazione pipeline o pulsante + Crea e connetti → Ordine. Articoli, cliente, importi e condizioni si copiano; l'ordine nasce già collegato al preventivo origine. Vedi la guida Preventivi per il flusso di accettazione.
• Da opportunità vinta — dalla scheda opportunità, + Crea e connetti → Ordine. Cliente e dati commerciali si precompilano; aggiungi o verifica le righe articolo.
• Modo diretto — dalla pagina Ordini clicchi + Ordine in alto a destra. Per vendite già concordate senza preventivo formale o ordini ricorrenti. Crei anagrafica cliente al volo se serve.

In tutti i modi la sequenza operativa è la stessa:

1. Dai un titolo chiaro: «Ordine manutenzione 2026 — Acme Srl» è meglio di «Ordine Acme».
2. Verifica destinatario e mittente.
3. Scegli il modello di documento (tipo Ordine) o lascia il predefinito.
4. Aggiungi o verifica gli articoli: prima le voci principali, poi accessori, poi sconti percentuali.
5. Scrivi le condizioni economiche o correggi il testo precaricato dal modello.
6. Imposta responsabile, data ordine e stato pipeline iniziale.
7. Salva. Mokapen assegna il codice ORD-N-ANNO se non lo hai messo tu, calcola i totali e l'ordine è pronto.

Clicca Anteprima, poi Invia email, Download PDF o avvia la sincronizzazione col gestionale — a seconda del passo successivo nel tuo processo.

Non serve che tutto sia perfetto al primo salvataggio: puoi tornare a modificare articoli, prezzi e testi. Dopo sync verso Fatture in Cloud, modifiche in Mokapen possono richiedere una nuova sincronizzazione.

Modificare un ordine

Le modifiche di un ordine si fanno in tre modi diversi, a seconda di cosa devi cambiare e su quanti record.

Modifica diretta nella scheda

Apri la scheda dell'ordine (dal Kanban o dalla Lista) e modifichi direttamente dove serve: clicchi sul titolo per rinominarlo, sull'icona matita accanto ai campi per correggerli, aggiungi/togli righe articolo, riscrivi condizioni. Nella scheda laterale i campi si salvano automaticamente uno per volta appena esci dal focus. Nella pagina intera devi cliccare Salva quando hai finito il blocco su cui stavi lavorando.

Un'attenzione: se modifichi articoli o testi delle condizioni, ricordati di salvare prima di generare anteprima o inviare — altrimenti il PDF che parte è ancora la versione precedente.

Avanzare lo stato dal Kanban

Se l'unica cosa che vuoi cambiare è la fase dell'ordine (perché è passato in evasione, è stato fatturato, hai completato la consegna), non aprire nemmeno la scheda: trascina la card nel Kanban da una colonna all'altra. Lo stato si aggiorna in un istante. È il modo più efficiente per gestire l'evasione durante riunioni operative o al mattino quando fai il giro delle commesse aperte.

Una restrizione da conoscere: gli stati «terminali» — quelli al 100% (tipo Evaso) o allo 0% (Annullato) — possono essere modificati verso altri stati solo dagli utenti con ruolo di membro dell'organizzazione. È una protezione per evitare che collaboratori esterni «riaprano» ordini già chiusi.

Modifica massiva dalla vista Lista

Quando devi cambiare qualcosa su tanti ordini insieme — riassegnare tutti quelli di un commerciale che ha lasciato l'azienda, aggiungere un'etichetta a un blocco di ordini estivi, spostare stato a un batch — passa alla vista Lista, filtra per trovare gli ordini giusti, seleziona con le checkbox, e clicca Modifica nella barra azioni che compare in alto.

Il modale di modifica massiva ti mostra solo i campi che ha senso modificare in bulk: responsabile, stato, etichette, campi personalizzati semplici. Non puoi modificare in massa articoli o testi — quelli sono per definizione specifici del singolo ordine. Conferma, e la modifica si applica a tutte le selezioni.

Le altre azioni bulk disponibili nella stessa barra sono Clona, Archivia ed Elimina — vedi le sezioni dedicate.

Eliminare un ordine

Elimina ordini creati per errore o duplicati di test. Preferisci Archivia se l'ordine ha storico utile (inviato, evaso o sincronizzato, connessioni con cliente o opportunità) e non vuoi perderne traccia sul contatto o sull'azienda.

Eliminazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni (tre puntini) → Elimina (voce rossa).
2. Conferma nel modale.

Con Premium avanzato l'ordine va nel cestino (pagina Ordini → Azioni → Cestino ordini). Da lì puoi Ripristinare o Eliminare definitivamente. Se apri un ordine già nel cestino, compare il banner Ripristina / Elimina definitivamente.

Su piano Free (senza Premium avanzato) l'eliminazione è in genere definitiva subito dopo la conferma, senza cestino — verifica i permessi della tua organizzazione.

Eliminazione multipla

1. Vista Lista → seleziona → Elimina (pulsante rosso) → conferma.

Valuta l'impatto su sync e fatturazione già avviata prima di eliminare definitivamente.

Archiviare un ordine

L'ordine non è come un task che si «completa» e sparisce. Anche quando la commessa è finita — evaso, fatturato, annullato — il record resta utile: è storia commerciale del cliente, e va bene ritrovarlo nelle connessioni della sua scheda, nei report dell'anno, nelle analisi degli ordini precedenti. L'archivio serve proprio a questo: sposta l'ordine fuori dalle viste attive (Kanban e Lista non lo mostrano più) ma lo conserva integralmente. Continua a comparire nella scheda del cliente collegato e nei report storici, e lo consulti in ogni momento da Ordini → Azioni → Archivio ordini.

Archiviazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni → Archivia.
2. Conferma nel modale.

Per riaprirlo (il cliente ti richiama dopo mesi e vuoi ripartire da lì): lo trovi in archivio, apri la scheda, Opzioni → Ripristina, e torna nel Kanban attivo nello stato in cui era prima dell'archiviazione.

Archiviazione multipla

1. Vista Lista → seleziona → Archivia nella barra bulk → conferma.

Quando archiviare e quando eliminare? La regola pratica: archivia se l'ordine è successo davvero (l'hai inviato, ci sono state discussioni, ha valore storico), elimina se è un errore (creato per sbaglio, duplicato, test). Non conviene archiviare per «pulizia»: il Kanban con i filtri ti dà già tutta la pulizia che serve, e gli ordini vecchi ma buoni sono valore aggiunto sulla scheda cliente.

Clonare un ordine

Se hai un ordine tipo che riproponi spesso — la stessa struttura di articoli con piccole variazioni per cliente diverso — non ricrearla da zero ogni volta: clonala. L'ordine clonato mantiene tutti gli articoli, le condizioni, il modello e gli allegati selezionati; tu cambi il cliente destinatario e adegui i prezzi se serve.

Clonazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni (tre puntini) → Clona.
2. Nel modale scegli con le checkbox cosa portare nella copia: articoli (sempre), e opzionalmente allegati, connessioni, commenti, storico timeline. Se lavori su più organizzazioni con lo stesso account, puoi clonare l'ordine in un'altra organizzazione.
3. Conferma.

Mokapen crea il nuovo ordine con un suffisso nel titolo per distinguerlo dall'originale. Riceve un codice nuovo (progressivo dell'anno corrente) e non è collegato al cliente originale — imposti tu il destinatario giusto. L'originale resta invariato: la clonazione è una copia, non uno spostamento.

Clonazione multipla

1. Vista Lista → seleziona con le checkbox → Clona nella barra bulk → scegli le opzioni una volta sola per tutti → conferma.

Da preventivo o opportunità vinta

La maggior parte degli ordini nasce da qualcosa che è già successo a monte — un preventivo accettato o un'opportunità vinta. Mokapen evita di ridigitare articoli e dati cliente in questi passaggi.

Ci sono due percorsi principali:

• Da preventivo accettato — quando il cliente accetta (online via OTP, manualmente o con automazione pipeline al 100%), Mokapen propone di creare l'ordine collegato con gli stessi articoli, importi e condizioni. Confermi il modale e in pochi secondi hai un ordine con codice ORD-N-ANNO, collegato al preventivo in Connessioni. Il preventivo resta nel sistema: dalla scheda cliente vedi «offerta inviata a marzo, accettata ad aprile, ordine emesso ad aprile». Dettagli sul flusso preventivo nella guida Preventivi.
• Da opportunità vinta — dalla scheda opportunità, + Crea e connetti → Ordine. Cliente, contatto e dati commerciali si precompilano; aggiungi o verifica le righe. La connessione bidirezionale resta tracciata per reporting e audit.

In entrambi i casi verifica sempre articoli, prezzi e condizioni prima di inviare al cliente o sincronizzare: il preventivo poteva essere in negoziazione fino all'ultimo, e l'ordine è il documento definitivo.

Sezioni collegate

L'ordine non vive isolato: ci sono altre aree di Mokapen che gli girano intorno e che vale la pena conoscere per sfruttarlo davvero.

• Connessioni — collegano l'ordine a opportunità, preventivo origine, progetti, task di follow-up, ticket di supporto, altri ordini correlati. Ogni connessione è bidirezionale (dall'ordine vedi il task, dal task vedi l'ordine). Quando fra sei mesi apri la scheda del cliente, ricostruisci in un colpo d'occhio tutto quello che è successo.
• Allegati — attacchi all'ordine capitolati, specifiche tecniche, bozze di contratto, screenshot che il cliente ti ha mandato. Restano sulla scheda dell'ordine e sono ritrovabili cercando fra i file dell'organizzazione.
• Aggiornamenti — la timeline (o activity log) è lo storico completo di tutto quello che è successo all'ordine: quando è stato creato, chi ha modificato cosa e quando, ogni email inviata (con i destinatari), ogni invio documento e sync (con IP e data). È forensicamente utile: se c'è una discussione su «cosa avevamo detto», la timeline ti dà la risposta con dati.
• Etichette — classificazione libera per filtrare e cercare velocemente: «Enterprise», «Rinnovo», «Da rilanciare», «Complesso», qualsiasi tassonomia abbia senso per te. I filtri della pagina Ordini lavorano molto bene con le etichette.

Impostazioni Ordini

Le impostazioni vivono in Impostazioni → Vendite → Ordini. Con app Ordini e piano Premium adeguato, i Membri (e superiori) possono gestirle — non solo i Proprietari. Card disponibili:

• Pipeline e stati — vedi sotto.
• Campi e Lista & colonne — in UI risultano coming soon (non ancora configurabili da questa hub).
• Sconto — regole automatiche quantità e importo netto totale (+ spiegazione della cascata con cliente/riga/manuale).
• Spedizione — zone geografiche (costo fisso o a peso, spedizione gratuita). Senza zone, il costo sull'ordine resta manuale.

Le colonne della vista Lista si possono comunque adattare dal menu Azioni della lista dove previsto dal prodotto; i campi personalizzati organizzazione restano nell'area Impostazioni campi/entità globale, non in queste card «coming soon».

Pipeline e stati ordine

La pipeline ordini modella l'evasione operativa, non la negoziazione commerciale (quella resta sui preventivi). Di default Mokapen propone sette stati:

• Nuovo Ordine (20%) — appena creato, in attesa di presa in carico.
• Preso in carico (40%) — qualcuno del team sta lavorando all'evasione.
• Da fatturare (60%) — pronto per passare in contabilità.
• Fatturato (80%) — fattura emessa (o sync completata verso gestionale).
• Evaso (100%) — commessa chiusa con successo.
• Standby (0%) — in pausa temporanea.
• Annullato (0%) — ordine non procede.

Le percentuali («progresso») alimentano la barra sulle card Kanban e i report. Personalizza stati, ordine colonne e progresso in Impostazioni → Vendite → Ordini → Pipeline e stati. Pipeline multiple e restrizione per team funzionano come sui preventivi.

Fuori dall'area ordini ma importanti per farla funzionare bene ci sono altre due configurazioni:

• Aliquote fiscali (Impostazioni → Vendite → Tasse) — se non ne hai configurata almeno una, gli articoli non si possono creare.
• Modelli documento (menu Modelli dell'organizzazione) — dove personalizzi i template PDF di cui abbiamo parlato nella sezione «Design del documento».

Report Ordini

Il Kanban e la Lista servono per lavorare sui singoli ordini; per capire l'andamento complessivo — quanti ordini hai fatto nel trimestre, chi è il commerciale più performante, quali prodotti finiscono più spesso negli ordini, qual è l'andamento degli ordini evasi e fatturati — esistono i report dedicati, accessibili dalla pagina Report Ordini (richiede piano Premium).

I report disponibili coprono le viste analitiche più utili in un ciclo commerciale:

• Distribuzione per stato — quanti ordini sono in ogni fase della pipeline: fondamentale per capire se ci sono colli di bottiglia.
• Distribuzione per pipeline — se ne usi più di una, vedi come si distribuisce il lavoro fra canali.
• Performance per responsabile — numero di ordini e volume economico per commerciale.
• Articoli più ordinati — quali prodotti/servizi finiscono più spesso negli ordini. È una miniera per capire cosa il mercato ti chiede davvero.
• Ordini per cliente — chi hai coperto e per quanto valore.
• Volumi economici per periodo — trend mensile, trimestrale, annuale.
• Margine e markup — redditività degli ordini. Funziona solo se hai compilato i costi unitari sulle righe articolo: senza costi, il report resta vuoto.

Come per tutto Mokapen, i report rispettano i permessi dell'organizzazione: ogni utente vede solo i record a cui ha accesso in base al suo ruolo. Un commerciale non vede automaticamente i ordini dei colleghi salvo che i permessi lo consentano — utile per team con dinamiche competitive interne o dati sensibili.