Ο οδηγός Mokapen

Κωδικός παραγγελίας: αυτόματη αρίθμηση (και πώς να την αλλάξετε)

Κάθε παραγγελία έχει έναν μοναδικό κωδικό που προσδιορίζει το έγγραφο εσωτερικά (Kanban, λίστες, συνδέσεις) και εμφανίζεται στο PDF ως αναφορά παραγγελίας.

Το

Mokapen δημιουργεί τον κώδικα αυτόματα κατά την αποθήκευση εάν είναι κενός: ετήσια διαδοχική σε μορφή ORD-NUMBER-YEAR (π.χ. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Κάθε 1η Ιανουαρίου ο μετρητής μηδενίζεται. Εάν αλλάξετε την ημερομηνία παραγγελίας σε διαφορετικό έτος, ο κωδικός αναγεννιέται για να ταιριάζει με αυτό το έτος.

 

Μπορείτε να ορίσετε τον κωδικό με μη αυτόματο τρόπο: κάντε κλικ στον κωδικό στην κεφαλίδα, πληκτρολογήστε αυτό που θέλετε, αποθηκεύστε. Χρήσιμο για ευθυγράμμιση με ERP ή εξωτερική λογιστική αρίθμηση. Κωδικοί εκτός της τυπικής μορφής δεν επηρεάζουν την αυτόματη αλληλουχία. Προσέξτε για διπλότυπα: καλύτερα να αφήσετε την αυτόματη αρίθμηση και να παρεμβαίνετε μόνο όταν χρειάζεται.

Σε αρχεία PDF/email το όνομα του αρχείου μπορεί να είναι Αποστολέας - ORD-3-2026.pdf.

 

Στοιχεία γραμμής: δημιουργία του εμπορικού εγγράφου της παραγγελίας

Τα στοιχεία γραμμής είναι η καρδιά της παραγγελίας: οι σειρές που περιγράφουν στον πελάτη τι πουλάτε ή παραδίδετε και πόσο κοστίζει. Κάθε σειρά έχει τίτλο, ποσότητα, τιμή μονάδας, συντελεστή ΦΠΑ και σύνολο. Όλα τα άλλα — εκπτώσεις, καθαρός/ακαθάριστος υπολογισμός, περιθώριο κέρδους, φόροι — υπολογίζονται σε πραγματικό χρόνο καθώς εργάζεστε.

Όταν κάνετε κλικ στο + Item ανοίγει ένα modal με την πρώτη επιλογή: τι τύπο σειράς να προσθέσετε. Υπάρχουν πέντε επιλογές και η διαφορά δεν είναι αισθητική — αλλάζει αυτό που αντιπροσωπεύει η σειρά στη σειρά.

 

Νέο στοιχείο ή από συνδεδεμένη προσφορά

Σε μια παραγγελία που συνδέεται με ένα ή περισσότερα εισαγωγικά (καρτέλα Συνδέσεις), το κουμπί + Item γίνεται μενού με δύο επιλογές: ⟦259 ⟧ σε κατάσταση λειτουργίας, και σε κατάσταση λειτουργίας Από συνδεδεμένη προσφορά. Η δεύτερη επιλογή εμφανίζεται μόνο εάν τουλάχιστον μία προσφορά είναι συνδεδεμένη με την παραγγελία — χρήσιμη όταν η παραγγελία ξεκινά μερικώς ή όταν προσθέτετε γραμμές αργότερα χωρίς να εισαγάγετε ξανά τιμές και ΦΠΑ.

Επιλέγοντας Από συνδεδεμένη προσφορά ανοίγει ένας τρόπος: επιλέγετε ποια προσφορά (αν έχετε συνδέσει περισσότερα από ένα), το Mokapen φορτώνει τα στοιχεία γραμμής του με τίτλο, ποσότητα και τιμή. Ελέγξτε τα προς εισαγωγή — ακόμη και μερικά — και επιβεβαιώστε με Add. Οι επιλεγμένες σειρές προστίθενται στην παραγγελία με τα ίδια δεδομένα με την προσφορά (προϊόν/υπηρεσία, ποσότητα, τιμή, έκπτωση γραμμής, ΦΠΑ). Στη συνέχεια, μπορείτε να τα επεξεργαστείτε μεμονωμένα όπως κάθε άλλη σειρά.

 

Οι πέντε τύποι αντικειμένων

Κάθε σειρά μπορεί να είναι ένας από αυτούς τους πέντε τύπους και η επιλογή αλλάζει αυτό που αντιπροσωπεύει η σειρά με τη σειρά:

• Service — αντλείται από τον κατάλογο υπηρεσιών . Χρησιμοποιήστε το για κάτι άυλο (συμβουλευτική, συνδρομή, παρέμβαση με ημερήσια χρέωση). Επιλέξτε την υπηρεσία από το μενού και η τιμή, ο ΦΠΑ, ο κωδικός και η περιγραφή είναι προσυμπληρωμένα από τον κατάλογο. Μπορείτε ακόμα να τα τροποποιήσετε στη σειρά εάν για αυτόν τον συγκεκριμένο πελάτη εφαρμόσετε διαφορετική τιμή: ο κατάλογος παραμένει αμετάβλητος.
• Product — λειτουργεί όπως το Service, αλλά προέρχεται από τον Κατάλογο προϊόντων: υλικό, υλικά, άδειες λογισμικού, οτιδήποτε απτό ή με SKU.
.
• Γενικό είδος — δωρεάν σειρά: δεν υπάρχει σύνδεσμος καταλόγου, γράφετε τον τίτλο, την τιμή και την ποσότητα με το χέρι. Ιδανικό για περιστασιακά αντικείμενα που δεν ανήκουν στον κατάλογο («Ταξίδια στο Μιλάνο», «Μία αρχική ρύθμιση», «Προσαρμογή γραφικών λογότυπου»).
• Γενικό % στοιχείο — υπολογισμένη σειρά: εισαγάγετε ένα ποσοστό (θετικό ή αρνητικό) και το Mokapen υπολογίζει το ποσό ως ποσοστό του καθαρού των προηγούμενων σειρών. Κλασική χρήση: έκπτωση παραγγελίας («Έκπτωση επιβράβευσης −10%» μετά την καταχώριση όλων των αντικειμένων) ή επιπλέον χρέωση («Επείγουσα εξυπηρέτηση +15%»).Ο αριθμός υπολογίζεται εκ νέου σε πραγματικό χρόνο εάν προσθέσετε μια σειρά παραπάνω ή αλλάξετε μια τιμή.
• % αντικείμενο μόνο για κείμενο — όπως το προηγούμενο αλλά χωρίς υπολογισμένο ποσό: εμφανίζει μόνο την ετικέτα στο έγγραφο. Χρησιμοποιήστε το όταν θέλετε να πείτε κάτι στον πελάτη χωρίς να αλλάξετε τα σύνολα («Η έκπτωση περιλαμβάνεται ήδη στις τιμές», «Μειωμένος ΦΠΑ σε ορισμένα είδη»).

 

Τι γράφετε σε κάθε σειρά

Ανεξάρτητα από τον τύπο, κάθε στοιχείο γραμμής έχει τα ίδια πεδία (με μικρές διαφορές για τους % τύπους):

• Title και σημείωση — τι διαβάζει ο πελάτης στο PDF. Ο τίτλος είναι η κύρια γραμμή («Συντήρηση διακομιστή ρουτίνας»), η σημείωση είναι η παρακάτω περιγραφή («Περιλαμβάνει δύο τριμηνιαίες επισκέψεις, διαχείριση εισιτηρίων, ενημερώσεις ασφαλείας»). Προσυμπληρωμένο από τον κατάλογο εάν επιλεγεί. το γράφετε για γενικά είδη.
• Ποσότητα και τιμή μονάδας — κάντε τη συνολική γραμμή. Η προεπιλεγμένη ποσότητα είναι 1, επομένως για μια υπηρεσία μίας λήψης χρειάζεστε μόνο την τιμή. Για γραμμές με βάση την κατανάλωση (ώρες, ημέρες, άδειες) εισαγάγετε την πραγματική ποσότητα.
• συντελεστής ΦΠΑ — επιλεγμένο από αυτά που έχουν διαμορφωθεί στον οργανισμό σας (Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Φόροι). Εάν οι τιμές δεν έχουν διαμορφωθεί ακόμα, το Mokapen σας προειδοποιεί πριν σας επιτρέψει να δημιουργήσετε στοιχεία. Το σύστημα έχει ως προεπιλογή την τιμή καταλόγου προϊόντων/υπηρεσιών ή την τυπική τιμή της χώρας σας για γενικά είδη.
• Έκπτωση γραμμής — ποσοστιαία έκπτωση στο μεμονωμένο είδος (0–100%): χρήσιμο για ειδική τιμή σε ένα προϊόν χωρίς να αγγίζετε άλλα. Διαφέρει από την έκπτωση πελάτη και την έκπτωση εγγράφων — δείτε παρακάτω.
• Κόστος μονάδας — εσωτερικό πεδίο, μη ορατό στον πελάτη: χρησιμοποιείται για περιθώριο και σήμανση. Εάν συμπληρωθεί, η παραγγελία δείχνει πόσα κερδίζετε σε αυτήν τη γραμμή. Δεν απαιτείται, αλλά αν εργάζεστε με στενά περιθώρια ή θέλετε κερδοφορία παραγγελιών, αξίζει να εισαγάγετε τουλάχιστον στα κύρια είδη.

 

Καθαρές ή μικτές τιμές: τι να επιλέξετε

Επάνω από τη λίστα ειδών υπάρχει μια εναλλαγή «Χρήση ακαθάριστων τιμών». Δεν είναι τεχνική λεπτομέρεια: αλλάζει τι σημαίνει ο αριθμός στο πεδίο τιμής.

• Καθαρές τιμές (προεπιλογή) — εισάγετε τιμή χωρίς ΦΠΑ. Αν γράψετε 100€ σε μια γραμμή με 22% ΦΠΑ, ο πελάτης βλέπει 100€ καθαρά + 22€ ΦΠΑ = 122€ σύνολο. Πρότυπο για B2B: η επαφή σας σκέφτεται καθαρά επειδή αφαιρεί ΦΠΑ.
• Μικτές τιμές — εισάγετε την τιμή συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. Αν γράψετε 122 € σε μια γραμμή με 22% ΦΠΑ, το Mokapen χωρίζει: 100 € καθαρά, 22 € ΦΠΑ. Φυσικό για το B2C: ο ιδιώτης πελάτης θέλει να ξέρει τι πληρώνει στο ταμείο, όχι το split.

Η εναλλαγή ισχύει για ολόκληρη την παραγγελία: δεν μπορείτε να συνδυάσετε καθαρές και μικτές γραμμές. Επιλέξτε με βάση τον πελάτη: εταιρεία σχεδόν πάντα καθαρή. τελικός καταναλωτής σχεδόν πάντα ακαθάριστο.

 

Εκπτώσεις: πλήρης καταρράκτης (έως πέντε επίπεδα)

Οι εκπτώσεις ισχύουν σε cascade στην υπόλοιπη βάση (τα ποσοστά δεν αθροίζονται). Πέρα από τον πελάτη, τη γραμμή και το εγχειρίδιο, οι παραγγελίες μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν κανόνες οργάνωσης για ποσότητα και συνολικό καθαρό ποσό. Πλήρης ρύθμιση στον Οδηγό εκπτώσεων.

 

Τυπική σειρά αίτησης σε καθαρή γραμμή 1.000€:

1. Ξεκινήστε από €1.000.
2. Έκπτωση πελάτη (ρεκόρ εταιρείας), π.χ. 10% → €900.
3. Έκπτωση γραμμής / σταθερού προϊόντος, π.χ. 5% → €855.
4. Έκπτωση ποσότητας (Ρυθμίσεις → Παραγγελίες → Έκπτωση), εάν ενεργοποιηθεί → βάση μειωμένη περαιτέρω.
.
5. Έκπτωση συνολικού καθαρού ποσού (ίδιες ρυθμίσεις), εάν επιτευχθεί το επίπεδο έντασης.
6. Έκπτωση χειροκίνητου εγγράφου («Προσθήκη έκπτωσης» κάτω από τα είδη) — τελικός μοχλός διαπραγμάτευσης.
7. Υπολογίστε ΦΠΑ στο καθαρό μετά τις εκπτώσεις. Στη συνέχεια, προσθέστε οποιοδήποτε κόστος αποστολής.

 

Στην πράξη σπάνια χρησιμοποιείτε όλα τα επίπεδα μαζί.Κοινά μοτίβα:

• Έκπτωση πελάτη — αφοσίωση στο εταιρικό αρχείο.
• έκπτωση γραμμής — ειδική τιμή για ένα είδος.
• Ποσότητα / όγκος — κανόνες αυτόματης χονδρικής (οδηγός εκπτώσεων).
• Εγχειρίδιο — κλείσιμο της συμφωνίας στην τρέχουσα παραγγελία.

Το μπλοκ συνόλων εμφανίζει κάθε επίπεδο αξίας ξεχωριστά. Μέχρι να ενεργοποιήσετε τη μη αυτόματη έκπτωση, παραμένουν οι κανόνες πελάτη, γραμμής και (αν έχουν διαμορφωθεί) οι αυτόματοι κανόνες.

 

Αν η παραγγελία προέρχεται από μια αποδεκτή προσφορά ή μια κερδισμένη προσφορά, το Mokapen μπορεί να προ-γεμίσει τις γραμμές — να επαληθεύσει και να προσαρμόσει πριν από την αποστολή στον πελάτη ή τον συγχρονισμό με τη λογιστική.

.

 

Αναδιάταξη, επεξεργασία, διαγραφή σειρών

Οι σειρές μπορούν να συρθούν για αναδιάταξη: η παραγγελία στην οθόνη είναι η σειρά που βλέπει ο πελάτης στο PDF. Βάλτε πρώτα τα κύρια είδη, μετά τα αξεσουάρ και μετά τυχόν ποσοστιαίες εκπτώσεις — έτσι η παραγγελία διαβάζεται καλά.

Για να επεξεργαστείτε μια σειρά κάντε κλικ στο εικονίδιο επεξεργασίας: ο ίδιος τρόπος δημιουργίας ανοίγει ξανά. Για διαγραφή, το εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων. Το Mokapen δεν ζητά επιβεβαίωση για τη διαγραφή σειράς (η αναδημιουργία διαρκεί δευτερόλεπτα), αλλά σε σημαντικές παραγγελίες αξίζει να αποθηκεύεται περιοδικά.

 

Σύνολο: τι βλέπει ο πελάτης και τι βλέπετε μόνο εσείς

Το μπλοκ συνόλων στο κάτω μέρος της ενότητας στοιχείων δείχνει όλα τα μαθηματικά της σειράς. Τα στοιχεία που είναι ορατά στον πελάτη στο PDF είναι:

⟦456 ⟧

Καθαρό σύνολο — άθροισμα των φορολογητέων ποσών γραμμής.

Ισχύουν

εκπτώσεις — μία προς μία εάν υπάρχουν διαφορετικοί τύποι.

Φόροι — χωριστά με συντελεστή ΦΠΑ.

Μικτό σύνολο — ο τελικός αριθμός που βλέπει ο πελάτης.

⟦473 ⟧

 

Στη συνέχεια, υπάρχουν τρία στοιχεία που βλέπετε μόνο εσωτερικά και δεν εμφανίζονται ποτέ στο PDF. Εμφανίζονται μόνο εάν συμπληρώσατε το κόστος μονάδας στις γραμμές:

• Margin — διαφορά μεταξύ καθαρής τιμής και συνολικού κόστους.
• Περιθώριο % — περιθώριο σε σχέση με την τιμή πώλησης.
• Σήμανση % — περιθώριο σε σχέση με το κόστος.
⟦491 ⟧

Αυτές είναι οι εσωτερικές μετρήσεις κερδοφορίας σας, χρήσιμες για να αποφασίσετε εάν μπορείτε ακόμα να μειώσετε την τιμή για να κλείσετε.

 

Σχεδίαση εγγράφων: Πρότυπα PDF και πώς να τα προσαρμόσετε

Το PDF που λαμβάνει ο πελάτης δεν συντίθεται από την αρχή κάθε φορά: ξεκινά από ένα πρότυπο που ορίζει τη διάταξη, τα χρώματα, τη θέση λογότυπου, τη δομή του πίνακα στοιχείων γραμμής, όπου πηγαίνει η υπογραφή. Στην εγγραφή παραγγελίας βρίσκετε το μπλοκ Design με ένα αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε ποιο πρότυπο θα χρησιμοποιήσετε.

 

Πρότυπα συστήματος (έτοιμα προς χρήση)

Το

Mokapen περιλαμβάνει τέσσερα προεπιλεγμένα πρότυπα — Τυπικό 1, Τυπικό 2, Τυπικό 3

Standard 3

S5, 4 — με διαφορετικές διατάξεις. Διαφέρουν ως προς τη θέση λογότυπου (πάνω αριστερά, στο κέντρο, δεξιά), το στυλ πίνακα γραμμών (με ή χωρίς εναλλασσόμενες σειρές, περιγράμματα ή διαχωριστικά μόνο), τη διάταξη μπλοκ αποστολέα/παραλήπτη, θέση μπλοκ υπογραφής. Έχουν ήδη διαμορφωθεί και χρησιμοποιούν αυτόματα τα δεδομένα του οργανισμού σας (λογότυπο, χρώματα, φορολογικά δεδομένα).

Αν ξεκινάτε και δεν έχετε χρόνο για προσαρμογή, δοκιμάστε τα τέσσερα τυπικά πρότυπα με την ίδια σειρά (απλώς αλλάξτε το πρότυπο και κάντε κλικ στην Προεπισκόπηση) και επιλέξτε αυτό που σας αρέσει. Πολλοί χρήστες παραμένουν σε τυπικά πρότυπα για χρόνια χωρίς προβλήματα.

 

Τα προσαρμοσμένα πρότυπα του οργανισμού σας

Αν έχετε συγκεκριμένες ανάγκες — ακριβή χρώματα επωνυμίας, διάταξη που απαιτείται από τον τομέα σας, επιπλέον μπλοκ όπως όρους εγγύησης ή ψηφιακή υπογραφή — μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα στην περιοχή Πρότυπα του οργανισμού.Κάθε πρότυπο είναι συγκεκριμένου τύπου (παραγγελία, προσφορά, τιμολόγιο...) και ορίζει τη δομή του εγγράφου με προσαρμόσιμα μπλοκ.

Ένα προσαρμοσμένο πρότυπο σάς επιτρέπει:

• Ορίστε ποια μπλοκ θα εμφανίζονται και τη θέση τους (κεφαλίδα, αποστολέας, παραλήπτης, πίνακας γραμμών, συνθήκες, υπογραφή, νομικές σημειώσεις).
• Ρυθμίστε χρώματα, γραμματοσειρές και στυλ πίνακα για να ταιριάζουν με την επωνυμία.
• Προφόρτωση τυπικού κειμένου σε οικονομικές συνθήκες: όταν δημιουργείτε μια νέα παραγγελία με αυτό το πρότυπο, το κείμενο προϋποθέσεων συμπληρώνεται αυτόματα με τη διατύπωση που έχετε ετοιμάσει (εγκυρότητα, όροι πληρωμής, ρυθμιστικές αναφορές).

 

Στη λίστα προτύπων του οργανισμού σας, μπορείτε να επισημάνετε ένα πρότυπο ως προεπιλογή: θα προταθεί αυτόματα σε όλες τις νέες παραγγελίες. Χρήσιμο όταν ολόκληρη η ομάδα πωλήσεων πρέπει να χρησιμοποιήσει την ίδια διάταξη χωρίς να το σκέφτεται.

Εάν αλλάξετε το πρότυπο μιας υπάρχουσας παραγγελίας (π.χ. επειδή ο συγκεκριμένος πελάτης απαιτεί διαφορετική διάταξη) και αποθηκεύσετε, κάνετε προεπισκόπηση και λήψη θα χρησιμοποιήσει το νέο σχέδιο — χωρίς να αγγίξετε στοιχεία, τιμές ή όρους που έχετε ήδη γράψει.

.

 

Οικονομικές συνθήκες: το δωρεάν κείμενο της παραγγελίας

Στο μπλοκ Document βρίσκετε τον επεξεργαστή οικονομικών συνθηκών: μια περιοχή πλούσιου κειμένου (έντονα, πλάγια, λίστες, συνδέσμους, πίνακες) όπου γράφετε τα πάντα γύρω από στοιχεία και αριθμούς. Όροι πληρωμής («30 ημέρες από την ημερομηνία τιμολογίου»), ισχύς προσφοράς («ισχύει έως 31/03/2026»), ρήτρες εμπιστευτικότητας, χρόνοι παράδοσης, εγγυήσεις, κυρώσεις, ρυθμιστικές αναφορές.

.

Αν ορίσετε ένα πρότυπο με προφορτωμένες συνθήκες, το πρόγραμμα επεξεργασίας συμπληρώνει αυτόματα κατά τη δημιουργία παραγγελίας — αλλάζετε μόνο ό,τι χρειάζεται για τη συγκεκριμένη περίπτωση. Εάν το πρότυπο δεν έχει προφορτωμένες συνθήκες, ξεκινάτε κενό και γράφετε ελεύθερα.

Το κείμενο συνθηκών εμφανίζεται στο PDF κάτω από τον πίνακα στοιχείων, πριν από το μπλοκ υπογραφής. Δεν ευρετηριάζεται ούτε αναλύεται από το Mokapen: καθαρό περιεχόμενο εγγράφου, η μορφοποίηση που βλέπετε στο πρόγραμμα επεξεργασίας είναι αυτή που βλέπει ο πελάτης.

 

Προεπισκόπηση, λήψη και αποστολή στον πελάτη

Όταν η παραγγελία είναι έτοιμη — εισαγόμενα είδη, γραμμένοι όροι, σύνδεση με τον πελάτη — είναι ώρα να την παραδώσετε. Το Mokapen σας προσφέρει τρεις διαδρομές, από τον πιο απλό στον πιο επαγγελματικό.

 

Προεπισκόπηση: ελέγξτε πριν την αποστολή

Το κουμπί Προεπισκόπηση επάνω δεξιά στην εγγραφή δείχνει το PDF ακριβώς όπως θα το δει ο πελάτης, απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησης σε μορφή Α4. Δεν δημιουργεί αρχείο για λήψη: είναι μια απόδοση που βρίσκεται σε εξέλιξη με τρέχοντα δεδομένα και πρότυπο.

Χρησιμοποιήστε το πάντα πριν την αποστολή. Αποκαλύπτει σε δύο δευτερόλεπτα τι χάνετε στο αρχείο: μια περικοπή τίτλου γραμμής επειδή είναι πολύ μεγάλη, μια σημείωση που περιτυλίσσεται άσχημα, το λογότυπο τοποθετημένο με τρόπο που δεν σας αρέσει με αυτό το πρότυπο, λάθος συντελεστή ΦΠΑ σε μια γραμμή. Επεξεργαστείτε, αποθηκεύστε, ανοίξτε ξανά την προεπισκόπηση — επαναλάβετε μέχρι να ικανοποιηθείτε.

Σημαντικό: η προεπισκόπηση αντικατοπτρίζει την κατάσταση παραγγελίας αποθηκευμένο. Εάν μόλις αλλάξατε στοιχεία ή συνθήκες και δεν έχετε αποθηκεύσει, η προεπισκόπηση ενδέχεται να μην εμφανίζει τις πιο πρόσφατες αλλαγές. Αποθηκεύστε και δοκιμάστε ξανά.

 

Λήψη: PDF ή Word

Το κουμπί Λήψη ανοίγει ένα μενού με δύο επιλογές: PDF και Word (docx). Το PDF είναι η τυπική μορφή παράδοσης — μη επεξεργάσιμη από τον πελάτη, επαγγελματίας, καθολική. Το όνομα αρχείου δημιουργείται αυτόματα ως SenderName - OrderCode.pdf (παράδειγμα: «Acme Srl - ORD-3-2026.pdf»), οπότε όταν ο πελάτης το αποθηκεύει, το βρίσκει ήδη αναγνωρισμένο.

. Το

Word εξυπηρετεί δύο συγκεκριμένες περιπτώσεις: όταν πρέπει να προσαρμόσετε το έγγραφο με μη αυτόματο τρόπο πριν από την αποστολή (προσθέστε μια προσαρμοσμένη παράγραφο που δεν θέλετε στο σύστημα) ή όταν ο πελάτης ζητά μια επεξεργάσιμη μορφή για να ενσωματωθεί σε ένα μεγαλύτερο έγγραφο. Σημείωση: το εξαγόμενο Word είναι ένα στιγμιότυπο της παραγγελίας — οι αλλαγές εκεί δεν επιστρέφουν στο Mokapen.

 

Αποστολή email: παράδοση απευθείας από την παραγγελία

Το κουμπί Αποστολή email ανοίγει έναν τρόπο αποστολής της παραγγελίας στον πελάτη χωρίς να φύγετε από το Mokapen, με συνημμένο το PDF.

.

Ο παραλήπτης είναι προσυμπληρωμένος με τη συνδεδεμένη επαφή ή το email της εταιρείας.Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερους παραλήπτες διαχωρισμένους με ερωτηματικά — χρήσιμο όταν η επαφή σας θέλει να αντιγράψει την αγορά ή τον λογιστή τους. Το πεδίο From προτείνει διευθύνσεις email που έχουν διαμορφωθεί ως συνδέσεις SMTP στον οργανισμό: αν δεν έχετε καμία, το Mokapen χρησιμοποιεί τη διεύθυνση του συστήματός του (το email εξακολουθεί να έρχεται, αλλά από μια γενική διεύθυνση). Για να φαίνεστε επαγγελματίες, συνδέστε τουλάχιστον μία διεύθυνση εταιρείας (info@, sales@, την προσωπική σας) στις συνδέσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το θέμα συμπληρώνει εκ των προτέρων με «Παραγγελία {κωδικός}» — αλλάξτε το για κάτι πιο συγκεκριμένο («Η πρόταση συντήρησης για το 2026»). Το body έχει οριστεί με έναν τυπικό χαιρετισμό, αλλά μπορείτε να τον ξαναγράψετε εντελώς: την τελευταία σας εμπορική σημείωση, μια αναφορά σε μια συνομιλία, τα επόμενα βήματα.

.

 

Παρακάτω θα βρείτε δύο σημαντικές επιλογές:

⟦626 ⟧

Επισύναψη εγγράφου PDF (ενεργό από προεπιλογή) — δημιουργεί την παραγγελία PDF και την επισυνάπτει, ώστε ο πελάτης να έχει πάντα ένα αντίγραφο, ακόμα κι αν δεν κάνει κλικ σε έναν σύνδεσμο.

.

Λήψη αντιγράφου BCC — στέλνει ένα κρυφό αντίγραφο στη διεύθυνσή σας, χρήσιμο για να παρακολουθείτε ακριβώς τι στείλατε και πότε.

Μετά την αποστολή, το συμβάν καταγράφεται με τη σειρά χρονολόγιο (ημερομηνία, ώρα, παραλήπτες): ακόμα κι αν επιστρέψετε τρεις εβδομάδες αργότερα, γνωρίζετε ακριβώς πότε το στείλατε.

.

 

Συγχρονισμός με λογισμικό τιμολόγησης

Το Mokapen είναι CRM και εμπορικό έγγραφο, όχι λογισμικό τιμολόγησης: ηλεκτρονική τιμολόγηση, μητρώα ΦΠΑ και παραμονή ημερολογίου στη λογιστική (Fatture in Cloud, ERP, λογιστής). Για παραγγελίες, ο συγχρονισμός είναι το βασικό βήμα — εδώ τα δεδομένα τιμολογούνται χωρίς επανεισαγωγή.

.

 

Η πιο ώριμη ενσωμάτωση είναι με το Fatture in Cloud: λεπτομέρειες στον ειδικό οδηγό Fatture in Cloud. Με τη σύνδεση του λογαριασμού FIC, τα αρχεία πελατών, ο κατάλογος προϊόντων/υπηρεσιών και οι παραγγελίες με στοιχεία γραμμής ρέουν από το Mokapen στο Fature στο Cloud, όπου γίνονται ηλεκτρονικά τιμολόγια. Η κατεύθυνση είναι διαμορφώσιμη (μόνο εξαγωγή ή αμφίδρομη).

Κατά παραγγελία, η καρτέλα Sync εμφανίζει την κατάσταση: συγχρονισμένος, τελευταία επιτυχημένη λειτουργία, τυχόν σφάλματα. Μετά από αλλαγές σε είδη ή ποσά στο Mokapen, μπορεί να χρειαστεί νέος συγχρονισμός πριν από την έκδοση του τιμολογίου.

Οι εγγραφές αντιστοιχίζονται μεταξύ συστημάτων με ΑΦΜ και αντιδιπλότυπο φορολογικού κώδικα. Τα φίλτρα χαρτογράφησης και συγχρονισμού ΦΠΑ μπορούν να διαμορφωθούν ανά οργανισμό στις Ενσωματώσεις.

 

Τυπική ροή: αποδεκτή προσφορά → παραγγελία στο Mokapen → εντολή συγχρονισμού με FIC → ηλεκτρονικό τιμολόγιο από τη λογιστική. Η Mokapen χειρίζεται το CRM και το έγγραφο παραγγελίας. η φορολογική συμμόρφωση παραμένει στο συνδεδεμένο λογιστικό σύστημα.

 

Δημιουργία παραγγελίας

Υπάρχουν τρεις τρόποι για να ξεκινήσετε και η επιλογή αλλάζει πόση δουλειά κάνετε.

⟦676 ⟧

Από αποδεκτή προσφορά (συνιστάται όταν υπάρχει) — από την προσφορά με κατάσταση Αποδοχή, αυτοματοποίηση αγωγών ή + κουμπί Δημιουργία και σύνδεση → Παραγγελία. Αντιγραφή αντικειμένων, πελάτη, ποσά και προϋποθέσεις. η παραγγελία γεννιέται ήδη συνδεδεμένη με το απόσπασμα της πηγής. Δείτε τον οδηγό Quotes για τη ροή αποδοχής.

Από κερδισμένη συμφωνία — από την εγγραφή συμφωνίας, + Δημιουργία και σύνδεση → Παραγγελία. Προσυμπλήρωση δεδομένων πελατών και εμπορικών δεδομένων. προσθήκη ή επαλήθευση στοιχείων γραμμής.

Άμεση λειτουργία — από τη σελίδα Παραγγελίες κάντε κλικ στο + Παραγγελία επάνω δεξιά. Για ήδη συμφωνημένες πωλήσεις χωρίς επίσημη προσφορά ή επαναλαμβανόμενες παραγγελίες. Δημιουργήστε αρχείο πελατών εν κινήσει εάν χρειάζεται.

 

Σε όλες τις περιπτώσεις η ακολουθία λειτουργίας είναι η ίδια:

1. Δώστε έναν σαφή τίτλο: Η «εντολή συντήρησης 2026 — Acme Srl» είναι καλύτερη από την «παραγγελία Acme».
2. Επαλήθευση παραλήπτη και αποστολέας.
3. Επιλέξτε το έγγραφο πρότυπο (Τύπος παραγγελίας) ή αφήστε την προεπιλογή.
4. Προσθήκη ή επαλήθευση ειδών: πρώτα κύρια είδη, μετά αξεσουάρ και μετά ποσοστιαίες εκπτώσεις.
5. Γράψτε οικονομικές συνθήκες ή διορθώστε το κείμενο που έχει προφορτωθεί από το πρότυπο.
6. Σετ κάτοχος, ημερομηνία παραγγελίας και αρχική κατάσταση αγωγού.
. ⟦733 ⟧Αποθήκευση.Το Mokapen εκχωρεί τον κωδικό ORD-N-YEAR αν δεν τον έχετε ορίσει, υπολογίζει τα σύνολα και η παραγγελία είναι έτοιμη.

Κάντε κλικ στο Preview, μετά στο Send email, Λήψη PDF ή ξεκινήστε ανάλογα με το επόμενο βήμα σας διαδικασία.

 

Δεν χρειάζεται να είναι όλα τέλεια με την πρώτη αποθήκευση: μπορείτε να επιστρέψετε για να επεξεργαστείτε αντικείμενα, τιμές και κείμενο. Μετά το συγχρονισμό με το Fature στο Cloud, οι αλλαγές στο Mokapen ενδέχεται να απαιτούν νέο συγχρονισμό.