Ο οδηγός Mokapen

Οδηγός εργασιών

ΟΚαθήκονταΗ περιοχή είναι ο επιχειρησιακός κόμβος του Mokapen για την οργάνωση της καθημερινής εργασίας της ομάδας σας. Κάθε εργασία αντιπροσωπεύει μια συγκεκριμένη ενέργεια προς ολοκλήρωση — μια τηλεφωνική κλήση, μια αναθεώρηση, μια δραστηριότητα παρακολούθησης — με έναν ανάδοχο, μια ημερομηνία λήξης και μια κατάσταση προόδου.

Για ποιο σκοπό προορίζεται η περιοχή Tasks

Οι εργασίες σάς επιτρέπουν:

• Σχέδιοομαδική εργασία με ημερομηνίες λήξης ορατές στο ημερολόγιο και σε προβολές βάσει ημερομηνίας.
• Αναθέτωξεκάθαρες ευθύνες: κάθε εργασία έχει έναν ιδιοκτήτη που ξέρει τι να κάνει και πότε.
• Σύνδεσμοςδραστηριότητες στο CRM: μπορεί να συνδεθεί μια εργασίαεπαφές και εταιρείες, ναεισιτήρια, ή τοποθετείται σε ασχέδιο.
• Ελεγκτής εκπομπώνπρόοδος με εσωτερικές λίστες ελέγχου, καταγεγραμμένες ώρες και συγκεντρωτικές αναφορές.
• Συντεταγμένηκατανεμημένες ομάδες: όλοι βλέπουν τις ίδιες εργασίες (ή μόνο αυτές που έχουν εξουσιοδότηση να δουν αν είναι ιδιωτικές) και μπορούν να τις ενημερώσουν σε πραγματικό χρόνο.

Μια αυτόνομη εργασία παραμένει μια γρήγορη δράση. ομαδοποιώντας πολλαπλές εργασίες σε ασχέδιο, λαμβάνετε μια επισκόπηση ευρύτερων πρωτοβουλιών. Πρόσβαση στην περιοχή από τοΣελίδα εργασιώνστο μενού Δραστηριότητες.

Σύνδεση μιας εργασίας με ένα έργο

Κάθε εργασία μπορεί να συσχετιστεί με ένασχέδιοπου ομαδοποιεί ενέργειες προς έναν κοινό στόχο (π.χ. «Διακίνηση ιστοτόπου 2026» με τις εργασίες «Σύντομη σχεδίασης», «Προώθηση ανάπτυξης», «Δοκιμή QA»). Όταν αναθέτετε μια εργασία σε ένα έργο:

• η εργασία εμφανίζεται στοΚαθήκοντακαρτέλα της εγγραφής του έργου, με έναν μετρητή προόδου (π.χ. ολοκληρώθηκε το 3/8).
• Στην εργασία Kanban μπορείτε να ομαδοποιήσετε ανά έργο και να δείτε όλες τις εργασίες από το ίδιο έργο.
• μοιράζεστε το οργανωτικό πλαίσιο: περιοχή εργασίας, ιδιοκτήτης, ημερομηνίες λήξης και αναφορές σε επίπεδο πρωτοβουλίας.

Μια εργασία χωρίς έργο παραμένει έγκυρη για μεμονωμένες δραστηριότητες. για δομημένες πρωτοβουλίες, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε πρώτα το έργο και μετά να προσθέσετε εργασίες σε αυτό. Για τη διαχείριση έργων και περιοχών εργασίας, ανατρέξτε στοΟδηγός έργων.

Στο έργοΔεδομένακαρτέλα, ηΣχέδιοΤο πεδίο σάς επιτρέπει να επιλέξετε ή να αλλάξετε το έργο ανά πάσα στιγμή (μενού Επιλογές →Κίνησηγια να μετακινήσετε την εργασία σε άλλο έργο).

Επάνω γραμμή της σελίδας Tasks

Στη σελίδα της λίστας εργασιών (Kanban, Κάρτες, Ημερολόγιο ή Λίστα), η επάνω γραμμή περιέχει:

• Φίλτρα(Premium): προηγμένος πίνακας για έργο, ημερομηνίες, εκδοχέας, ετικέτες, προσαρμοσμένα πεδία.
• Δράσεις: εισαγωγή/εξαγωγή, πρόσβαση σε αρχείο και κάδο απορριμμάτων, επεξεργασία στηλών (Λίστα).
• Απόψεις: Kanban | Κάρτες | Ημερολόγιο | Λίστα — τα ενεργά φίλτρα παραμένουν εφαρμοσμένα κατά την εναλλαγή προβολών.
• Χρήστες / Ομάδες: μενού avatar για προβολή των εργασιών ενός συναδέλφου ή μιας ομάδας.
• + Εργασία: δημιουργία νέας εργασίας.

Ο πίνακας εργασιών

Κάνοντας κλικ σε έναν τίτλο εργασίας ανοίγει τοπλαϊνό πάνελ. Από εκεί διαχειρίζεστε τον πλήρη κύκλο ζωής της εργασίας. Με το πρόγραμμα Premium μπορείτε να ανοίξετε τον ίδιο πίνακα με έναολοσέλιδος(αναπτύξτε το εικονίδιο βέλους →εργασία σελίδας): πανομοιότυπη διάταξη, περισσότερος χώρος και σταθερήΕκτόςκουμπί επάνω δεξιά.

Κεφαλίδα πίνακα

• Πλαίσιο ελέγχου(δίπλα στον τίτλο): επισημάνετε την εργασία ως ολοκληρωμένη ή ανοίξτε την ξανά.
• Τίτλος: κάντε κλικ για ενσωματωμένη επεξεργασία.
• Αρχειοθετημένο σήμα: εμφανίζεται εάν η εργασία βρίσκεται στο αρχείο.
• Εκτός(μόνο εργασία σελίδας): επιβεβαιώστε όλες τις αλλαγές ταυτόχρονα.

Γραμμή ενεργειών πίνακα

Κάτω από την κεφαλίδα, η γραμμή εικονιδίων επιτρέπει γρήγορες ενέργειες χωρίς άνοιγμα καρτελών:

• Προτεραιότητα(εικονίδιο σημαίας): σετΚανονικόςήΕπείγων. Οι επείγουσες εργασίες εμφανίζουν το κίτρινο εικονίδιο με θαυμαστικό στις προβολές.
• Μυστικότητα(κλειδαριά):Κοινό(ορατή στα μέλη του οργανισμού) ήΙδιωτικός(μόνο εκδοχέας και καθορισμένοι ενδιαφερόμενοι).
• Ετικέτες: αντιστοιχίστε έγχρωμες ετικέτες για κατηγοριοποίηση. Δείτε τοΟδηγός ετικετών.
• Χρώμα(απόθεση): χρώμα φόντου του τίτλου στον πίνακα και στις κάρτες Kanban.
• Συνημμένα(κλιπ): ανεβάστε αρχεία από υπολογιστή ή cloud. Το σήμα δείχνει τον αριθμό των συνδεδεμένων αρχείων. Δείτε τοΟδηγός συνημμένων.
• Αυτοκόλλητες σημειώσεις(Premium): σημειώσεις post-it ορατές στον πίνακα για γρήγορες υπενθυμίσεις.
• Αντιγραφή συνδέσμου: αντιγράψτε την απευθείας διεύθυνση URL στην εργασία για κοινή χρήση με συναδέλφους.
• Ολοσέλιδος(βέλη επέκτασης, Premium): ανοίγει την εργασία σελίδας σε μια νέα καρτέλα προγράμματος περιήγησης.
• Επιλογές(τρεις κάθετες κουκκίδες): μενού με Clone, Move, Convert to project, Archive, Edit panel, Delete. Εξηγείται παρακάτω.
• + Δημιουργία και σύνδεση(πράσινο κουμπί): δημιουργήστε αμέσως μια συνδεδεμένη οντότητα (νέα εργασία, εισιτήριο, επαφή, συμφωνία…) ξεκινώντας από αυτήν την εργασία.

Μενού επιλογών (τρεις κουκκίδες)

Ανοίξτε τον πίνακα εργασιών →τρεις κάθετες κουκκίδεςεικονίδιο επάνω δεξιά:

• Κλώνος: αντιγράψτε την εργασία με τίτλο, πεδία και λίστα ελέγχου (χρήσιμο για επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες).
• Κίνηση: μεταφορά της εργασίας σε άλλο έργο στον οργανισμό.
• Μετατροπή σε έργο: μετατρέπει την εργασία σε έργο. Τα στοιχεία της λίστας ελέγχου γίνονται εργασίες στο νέο έργο.
• Αρχείο / Επαναφορά(Premium): μετακινήστε την εργασία στο αρχείο ή επαναφέρετέ την σε λειτουργικές προβολές.
• Πίνακας επεξεργασίας(διαχειριστής): ανοίγει τις ρυθμίσεις διάταξης του πίνακα εργασιών σε νέο παράθυρο.
• Διαγραφή / Επαναφορά: απαλή διαγραφή στον κάδο απορριμμάτων ή επαναφορά εάν έχει ήδη διαγραφεί.

Καρτέλες πίνακα

Οι καρτέλες κάτω από τη γραμμή ενεργειών οργανώνουν το περιεχόμενο της εργασίας:

• Δεδομένα: όλα τα πεδία εργασιών (έργο, ανάδοχος, ημερομηνίες, περιγραφή, προσαρμοσμένα πεδία).
• Λίστα ελέγχου, Συνδέσεις, Φορά: χαρακτηριστικά κοινά σε οντότητες — βλΣχετικές ενότητεςτμήμα.
• Πρόσθετο αναπτυσσόμενο μενού: Μάρκετινγκ, Ενσωματώσεις (συγχρονισμός με εξωτερικές εφαρμογές),Ενημερώσεις(ιστορικό πίνακα).

Σχετικές ενότητες (κοινοποιημένες μεταξύ οντοτήτων)

Ορισμένα μέρη του πίνακα εργασιών είναι πανομοιότυπα σε έργα, επαφές, εισιτήρια και άλλες οντότητες. Για λεπτομέρειες λειτουργίας, ανατρέξτε στους ειδικούς οδηγούς:

• Λίστα ελέγχου— μικρο-ενέργειες για έλεγχο, γραμμή προόδου, μεταφορά και απόθεση αναδιάταξης.
• Συνδέσεις— συνδέστε εργασίες με επαφές, εταιρείες, εισιτήρια, προσφορές και άλλες οντότητες CRM.
• Φορά— καταγραφή ωρών εργασίας και σύγκριση με την εκτίμηση (Premium).
• Ετικέτες— έγχρωμες ετικέτες για φιλτράρισμα και ομαδοποίηση στο Kanban.
• Συνημμένα— έγγραφα από υπολογιστή ή cloud (Drive, OneDrive).
• Ενημερώσεις— αλλάξτε το ιστορικό, τα σχόλια, τις συνδέσεις και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνδέονται με την εργασία.

Δημιουργία εργασίας

Διαδικασία

1. Πηγαίνετε στοΣελίδα εργασιών.
2. Κλικ+ Εργασίαπάνω δεξιά.
3. Εισαγάγετε τοτίτλος(απαιτείται): να είστε συγκεκριμένοι («Καλέστε τον Rossi για προσφορά Q2», όχι «Καλέστε»).
4. ΣτοΔεδομένακαρτέλα, συμπληρώστε το έργο, τον ανάδοχο, τις ημερομηνίες, την περιγραφή και τα προσαρμοσμένα πεδία.
5. Προαιρετικά: προσθέστε λίστα ελέγχου, συνδέσεις ή ώρα στις αντίστοιχες καρτέλες.
6. Αποθηκεύστε τον πίνακα.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε εργασίες από την καρτέλα Tasks ενός έργου, από μια σύνδεση σε μια επαφή/εταιρεία ή μέσω αυτοματισμών.

Κύρια πεδία στην καρτέλα Δεδομένα

• Σχέδιο: συνδέστε την εργασία με αυτήνσχέδιο. Δείτε επίσηςΣύνδεση μιας εργασίας με ένα έργο.
• Εντολοδόχος: ποιος πρέπει να ολοκληρώσει την εργασία.
• Ενδιαφερόμενα μέρη: άλλα εμπλεκόμενα μέλη που έχουν ορατότητα.
• Ημερομηνίες έναρξης / λήξης: εμφανίζεται στο Ημερολόγιο και Κάρτες.
• Περιγραφή: επιχειρησιακές λεπτομέρειες. χρήση@όνομανα αναφέρω συναδέλφους.
• Προσαρμοσμένα πεδία: ορίζεται στοΡυθμίσεις εργασιών.

Επεξεργασία μιας εργασίας

Ενιαία επεξεργασία

1. Ανοίξτε τον πίνακα κάνοντας κλικ στον τίτλο.
2. Επεξεργαστείτε πεδία στην καρτέλα Δεδομένα (κάντε κλικ στην τιμή → ενσωματωμένη επεξεργασία) ή χρησιμοποιήστε τη γραμμή ενεργειών για προτεραιότητα, ετικέτες, χρώμα κ.λπ.
3. Αποθήκευση: αυτόματο πεδίο προς πεδίο στο πλαϊνό πλαίσιο ή τοΕκτόςκουμπί στην εργασία σελίδας.

Κλείσιμο και επαναλειτουργία

Πλαίσιο ελέγχου δίπλα στον τίτλο: ένα κλικ κλείνει την εργασία, ένα δεύτερο κλικ την ανοίγει ξανά. Οι κλειστές εργασίες παραμένουν ορατές στις προβολές μέχρι να τις αρχειοθετήσετε ή να τις διαγράψετε.

Μαζική επεξεργασία (Προβολή λίστας, Premium)

1. Εναλλαγή σεΠροβολή λίστας.
2. Επιλέξτε εργασίες με τα πλαίσια ελέγχου στα αριστερά.
3. ΚλικΕκδίδωστη γραμμή ενεργειών πάνω από τον πίνακα.
4. Στο modal, προσθέστε τα πεδία προς ενημέρωση (έργο, ανάδοχος, ημερομηνίες, προτεραιότητα…) και ορίστε τις τιμές.
5. Επιβεβαίωση: οι τιμές ισχύουν για όλες τις επιλεγμένες εργασίες.

Διαγραφή εργασίας

Διαγράψτε εργασίες που δημιουργήθηκαν κατά λάθος, διπλότυπα ή πρόχειρα που δεν χρησιμοποιήθηκαν ποτέ. Μην συγχέετε μεΑρχείο: η διαγραφή αφαιρεί την εγγραφή από τις προβολές (ή από τον κάδο απορριμμάτων). Η αρχειοθέτηση αποκρύπτει ολοκληρωμένες εργασίες ενώ διατηρεί αναγνώσιμο ιστορικό.

Ενιαία διαγραφή

1. Ανοίξτε τον πίνακα εργασιών.
2. Επιλογέςμενού (τρεις κουκκίδες) →Διαγράφω(κόκκινο στοιχείο).
3. Επιβεβαίωση στο modal.

ΜεAdvanced Premium, η εργασία πηγαίνει στοσκουπίδια(Σελίδα εργασιών → Ενέργειες →Κάδος απορριμμάτων εργασιών). Από εκεί μπορείςΕπαναφέρωήΔιαγραφή οριστικά. Εάν ανοίξετε μια εργασία που βρίσκεται ήδη στον κάδο απορριμμάτων, εμφανίζεται ένα banner με Μόνιμη Επαναφορά / Διαγραφή.

στοΔωρεάνσχέδιο (χωρίς Advanced Premium), η διαγραφή είναι γενικάμόνιμοςαμέσως μετά την επιβεβαίωση, χωρίς σκουπίδια — ελέγξτε τα δικαιώματα του οργανισμού σας.

Πολλαπλή διαγραφή

1. ΣεΠροβολή λίστας, επιλέξτε τις εργασίες.
2. ΚλικΔιαγράφω(κόκκινο κουμπί πάνω από το τραπέζι).
3. Επιβεβαιώνω.

Αρχειοθέτηση μιας εργασίας

Το αρχείο είναι η σωστή επιλογή για ολοκληρωμένες ή ανεσταλμένες εργασίες που θέλετε να διατηρήσετε στο ιστορικό χωρίς να γεμίζετε το Kanban, τις Κάρτες και το Ημερολόγιο.

Αρχειοθετήστε μια μεμονωμένη εργασία

1. Ανοίξτε τον πίνακα →Επιλογές → Αρχείο(Ασφάλιστρο).
2. Επιβεβαίωση στο modal.

Αρχειοθέτηση πολλών εργασιών / προβολή του αρχείου

• Πολλαπλούς: Προβολή λίστας → επιλέξτε →Αρχείοστη γραμμή δράσης.
• Θέα: Σελίδα εργασιών → Ενέργειες →Αρχείο εργασιών.
• Επαναφέρω: από το αρχείο επιλέξτε και κάντε κλικ στο Restore ή Επιλογές → Restore from archive στον μεμονωμένο πίνακα.

Οι αρχειοθετημένες εργασίες δεν εμφανίζονται σε τυπικές λειτουργικές προβολές, αλλά παραμένουν προσβάσιμες από το αρχείο, τις συνδέσεις και τις ιστορικές αναφορές.

Προβολές εργασιών

Τέσσερις λειτουργίες εμφάνισης, με δυνατότητα επιλογής στο επάνω μέρος. Τα φίλτρα και ο επιλεγμένος χρήστης/ομάδα παραμένουν ενεργά κατά την εναλλαγή προβολών.

Kanban (προεπιλογή)

Διαδραστικές στήλες με μεταφορά και απόθεση.Ομάδα κατάμενού: Έργο (προεπιλογή), Ημερομηνία λήξης, Ανάδοχος, Ετικέτες, Χρώμα (Premium). Ιδανικό για οπτικές ροές εργασίας και stand-up συναντήσεις.

Καρτέλλες

Εργασίες ταξινομημένες κατά ημερομηνία λήξης: καθυστερημένες ή επικείμενες εργασίες στην κορυφή. Χρήσιμο για τον καθημερινό προγραμματισμό «τι να κάνετε σήμερα».

Ημερολόγιο

Εργασίες στο ημερολόγιο κατά προθεσμία/ημερομηνία έναρξης. Εμφανίζει τον φόρτο εργασίας που κατανέμεται με την πάροδο του χρόνου.

Λίστα (Premium)

Πίνακας με στήλες με δυνατότητα διαμόρφωσης, ταξινόμηση, αναζήτηση κειμένου και μαζικές ενέργειες (Επεξεργασία, Κλωνοποίηση, Αρχειοθέτηση, Διαγραφή). Εικονίδιο κλειδώματος = ιδιωτική εργασία. έγχρωμη κουκκίδα = πρόσφατα ενημερώθηκε.

Φίλτρα

• Φίλτρα(Premium): modal με φίλτρα στο έργο, ημερομηνίες, δικαιούχος, ετικέτες, κατάσταση, προσαρμοσμένα πεδία.
• Χρήστες / Ομάδες: περιορίστε τις εργασίες στον επιλεγμένο ανάδοχο ή ομάδα.
• Αναζήτηση λίστας: πεδίο φίλτρου πάνω από τον πίνακα.

Ρυθμίσεις εργασιών

ΣεΡυθμίσεις εργασιών(διαχειριστής):

• Πεδία: δημιουργία προσαρμοσμένων πεδίων (κείμενο, αριθμός, επιλογή…).
• Πίνακας: σειρά και ορατότητα πεδίων στον πίνακα εργασιών.
• Λίστα και στήλες: στήλες σε προβολή λίστας.
• Διαγράμματα: γραφικά στοιχεία σε αναφορές εργασιών.

Από Λίστα: Ενέργειες → Επεξεργασία στηλών ανοίγει απευθείας το πρόγραμμα επεξεργασίας στηλών.

Αναφορές εργασιών

ΟΑναφορές εργασιώνΗ ενότητα (Premium) συνοψίζει τις εργασίες στις οποίες έχετε πρόσβαση με βάση τα δικαιώματα ρόλου και οργανισμού: βλέπετε μόνο εξουσιοδοτημένες εγγραφές και πεδία και όχι ολόκληρο τον χώρο εργασίας. Χρησιμοποιήστε το για ανάλυση φόρτου εργασίας, καθυστερήσεις και εξαγωγή — για καθημερινή εργασία χρησιμοποιήστε τα Kanban, Cards και List.

• Ταμπλό: γραφήματα σχετικά με την κατάσταση, το έργο, την προτεραιότητα, την ομάδα, τον ανάδοχο, τις ώρες, τις ετικέτες.
• Λίστα αναφορών: αναλυτικός πίνακας με φίλτρα και εξαγωγή CSV/Excel.
• Εργασία Gantt(Premium): χρονοδιάγραμμα ανά έργο και ημερομηνίες λήξης.

Χρησιμοποιήστε αναφορές για να εντοπίσετε καθυστερήσεις, ανισορροπίες φόρτου εργασίας μεταξύ των μελών και πραγματικές έναντι εκτιμώμενων ωρών.