Ο οδηγός Mokapen

Ετικέτες

Οι ετικέτες είναι έγχρωμες ετικέτες που μοιράζονται σε επίπεδο οργανισμού. Ταξινομούν εργασίες, έργα, επαφές, εισιτήρια, ευκαιρίες, συναντήσεις και άλλες οντότητες με άμεση οπτική σημασιολογία: επείγουσα ανάγκη, περιοχή εργασίας, στάδιο πωλήσεων, κανάλι, τύπος πελάτη. Σε αντίθεση με τα δομημένα πεδία, οι ετικέτες είναι ελαφριές στην εφαρμογή και ιδανικές για φιλτράρισμα, ομαδοποίηση στο Kanban και ευθυγράμμιση της ομάδας σε ένα κοινό λεξιλόγιο.

Τι είναι και γιατί να τα χρησιμοποιήσετε στο CRM

Μια ετικέτα δεν αντικαθιστά συνδέσεις ή υποχρεωτικά πεδία: συμπληρώνει. Παραδείγματα:

• Επείγουσα: «Επείγουσα», «Αποκλεισμός», «Χαμηλή προτεραιότητα».
.
• Στάδιο ή περιοχή: «Customer Kickoff», «Renewal», «Bug», «Feature request».
• Κανάλι ή καμπάνια: «LinkedIn», «Q2 Webinar», «Word of mouth».
• Τμηματοποίηση πελατών: «Enterprise», «SMB», «Partner».

Με ετικέτες δημιουργείτε προσωπικές προβολές χωρίς διπλότυπες οντότητες: η ίδια λίστα εργασιών, φιλτραρισμένη κατά «Επείγουσα» στην καθημερινή αναμονή ή ομαδοποιημένη ανά ετικέτα στο Kanban για να δείτε τον φόρτο εργασίας ανά περιοχή.

Παγκόσμιες ετικέτες ή αφιερωμένες σε μια περιοχή

Κάθε ετικέτα μπορεί να χρησιμοποιηθεί με δύο τρόπους:

• Παγκόσμια (όλες οι οντότητες) — εάν δεν περιορίσετε την ορατότητα, η ετικέτα εμφανίζεται στο μενού όλα τύπους εγγραφών οργανισμού: εργασίες, έργα, επαφές, εισιτήρια, ευκαιρίες, συναντήσεις και άλλες ετικέτες. Ιδανικό για διατομεακές ταξινομήσεις («Επείγουσα», «Επιχείρηση», «Για να καλέσετε») που θα πρέπει να ισχύουν παντού.
.
• Αφιερωμένο σε μία ή περισσότερες περιοχές — μπορείτε να περιορίσετε την ετικέτα μόνο σε συγκεκριμένες οντότητες (μόνο εργασίες, μόνο εισιτήρια, μόνο ευκαιρίες…). Αυτό διατηρεί το μενού ετικετών καθαρό σε κάθε περιοχή: π.χ. «Επίπεδο 1 / Επίπεδο 2 / Επίπεδο 3» μόνο στα εισιτήρια ή «Σχεδιασμός / Ανάπτυξη / QA» μόνο για εργασίες, χωρίς να γεμίζει ο κατάλογος επαφών.

Η επιλογή ορίζεται στη σελίδα ρυθμίσεων Tags (δείτε παρακάτω) ή κατά την επεξεργασία μιας ετικέτας: Ορατό στο. Αφήστε κενό = καθολική ετικέτα. επιλέξτε μία ή περισσότερες οντότητες = ετικέτα αφιερωμένη σε αυτές τις περιοχές.

Σχεδίαση του συστήματος ετικετών

Πριν δημιουργήσετε δεκάδες, καθορίστε μια ταξινόμηση με την ομάδα:

• Μερικές ετικέτες πολλαπλών χρήσεων (5–15) αξίζουν περισσότερο από εκατοντάδες μοναδικές ετικέτες.
• Συνεπή χρώματα: κόκκινο = επείγουσα ανάγκη, μπλε = αναμονή στον πελάτη, πράσινο = ολοκληρώθηκε εσωτερικά.
• Τεκμηριώστε το νόημα (π.χ. σε μια εσωτερική σελίδα ή οδηγό ομάδας): τι διακρίνει το «Σε εξέλιξη» από το «Σε εξέταση»;
• Χρησιμοποιήστε ετικέτες global για ό,τι χρειάζεται παντού. αφιερωμένες ετικέτες για λεξιλόγιο για συγκεκριμένο τμήμα ή ενότητα.

Αναθέστε μια ετικέτα σε μια οντότητα

1. Ανοίξτε την εγγραφή (τροπική ή πλήρης σελίδα).
2. Στην επάνω γραμμή, κάντε κλικ στο εικονίδιο .
3. Το μενού ανοίγει με τη λίστα με τις διαθέσιμες ετικέτες για αυτήν την οντότητα και ένα πεδίο αναζήτησης.
4. Κάντε κλικ στην ετικέτα που θέλετε: εμφανίζεται ως χρωματιστό σήμα κάτω από τον τίτλο (καρτέλα Δεδομένα) και παραμένει ορατή στο Kanban και στις προβολές λίστας όπου υποστηρίζονται.
5. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε πολλές ετικέτες στην ίδια οντότητα.

Για να αφαιρέσετε μια ετικέτα από την εγγραφή, κάντε κλικ στο X στο σήμα — η ετικέτα παραμένει διαθέσιμη για άλλες εγγραφές.

Δημιουργία νέας ετικέτας από την εγγραφή

Απαιτεί άδειες μέλους οργανισμού.

1. Εικονίδιο ετικέτας → στο πεδίο αναζήτησης πληκτρολογήστε ένα όνομα όχι ακόμα στη λίστα.
.
2. Εμφανίζεται η επιλογή Νέα ετικέτα με «…»: ανοίξτε το υπομενού και επιλέξτε ένα χρώμα από την παλέτα (ενημέρωση φόντου, κειμένου και περιγράμματος σε προεπισκόπηση).
3. Επιβεβαίωση: η ετικέτα δημιουργείται για τον οργανισμό και εφαρμόζεται αμέσως στην τρέχουσα οντότητα.Από προεπιλογή είναι global (ορατό σε όλες τις οντότητες). για να το περιορίσετε σε μια περιοχή χρησιμοποιήστε τη σελίδα ρυθμίσεων που περιγράφεται παρακάτω.

Οι ετικέτες που δημιουργείτε είναι αμέσως ορατές στους συναδέλφους στο μενού ετικετών στις αντίστοιχες εγγραφές τους (με σεβασμό σε παγκόσμιο ή αποκλειστικό εύρος).

Σελίδα ρυθμίσεων ετικετών

Για να διαχειριστείτε όλες τις ετικέτες οργανισμού σε ένα μέρος — όνομα, χρώμα, ορατότητα ανά οντότητα και σειρά μενού — ανοίξτε την ειδική σελίδα:

• Ρυθμίσεις → Κατάλογος → Ετικέτες καρτέλα/κάρτα ή
• από Task, Ticket, Sales και άλλες ρυθμίσεις περιοχής που εμφανίζουν την ίδια καρτέλα Tags ή
• από την πλαϊνή γραμμή του οργανισμού, Ετικέτες στοιχείο μενού (αν είναι διαθέσιμο στο προφίλ σας).
⟦163 ⟧

Η σελίδα εμφανίζει έναν πίνακα με όλες τις ετικέτες: έγχρωμη προεπισκόπηση, Ορατό στη στήλη («Όλες οι οντότητες» ή η λίστα των αποκλειστικών περιοχών), συγγραφέας και ημερομηνία δημιουργίας.

.

 

Ταξινόμηση ετικετών

Σύρετε σειρές χρησιμοποιώντας το εικονίδιο γραμμές στα αριστερά για να ορίσετε τις ετικέτες order να εμφανίζονται στο μενού όταν εκχωρείτε μια ετικέτα σε μια εγγραφή. Βάλτε τις πιο χρησιμοποιημένες ετικέτες στην κορυφή. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Αποθήκευση στο κάτω μέρος της σελίδας: η παραγγελία ισχύει για ολόκληρο τον οργανισμό.

 

Επεξεργασία ετικέτας από τη σελίδα

Κάντε κλικ σε μια σειρά πίνακα: ανοίγει ο τρόπος επεξεργασίας. Μπορείτε να αλλάξετε:

• Ετικέτα Title (ενημερώσεις σε όλες τις εγγραφές που το χρησιμοποιούν).
• Χρώμα από την παλέτα.
• Ορατό στις: αφήστε κενή για καθολική ετικέτα ή επιλέξτε μία ή περισσότερες οντότητες για να την περιορίσετε σε αυτήν την περιοχή εργασίας.

Αποθήκευση στο modal. Για να διαγράψετε μια ετικέτα χρησιμοποιήστε το κόκκινο κουμπί στο modal: η ετικέτα εξαφανίζεται από όλες τις εγγραφές που τη χρησιμοποίησαν (απαιτείται επιβεβαίωση).

 

Επεξεργασία ή διαγραφή από το εικονίδιο με το μολύβι στο μενού

Από το μενού ετικετών σε μια εγγραφή οντότητας, τα εξουσιοδοτημένα μέλη βλέπουν το εικονίδιο μολύβι δίπλα σε κάθε υπάρχουσα ετικέτα:

• Edit: ανοίγει το ίδιο modal με τη σελίδα ρυθμίσεων (όνομα, χρώμα, ορατότητα). Η αλλαγή μεταδίδεται σε όλες τις οντότητες χρησιμοποιώντας αυτήν την ετικέτα.
• Delete: αφαιρεί την ετικέτα από τον οργανισμό. Χρησιμοποιήστε με προσοχή στις ιστορικές ετικέτες.

Φίλτρο και ομάδα

• Task / έργο Kanban (Μεγάλο σχέδιο): Ομαδοποίηση κατά → Tag μενού — κάθε στήλη είναι μια ετικέτα, ιδανική για πίνακες ανά περιοχή ή προτεραιότητα. Δείτε Οδηγός εργασιών → Προβολές.
• Σύνθετα φίλτρα (Μεγάλο σχέδιο): συνθήκη στο πεδίο Tag με μία ή περισσότερες τιμές — π.χ. όλα τα εισιτήρια με ετικέτα «Bug» και «Production».
• Λίστες και αποθηκευμένες προβολές: συνδυάστε ετικέτες με τον κάτοχο, ημερομηνία λήξης ή συνδέσεις για λειτουργικές προβολές (π.χ. «Οι επείγουσες εργασίες μου για τον πελάτη Χ»).

Διαδικασίες και βέλτιστες πρακτικές

Οι ετικέτες περιγράφουν πώς να ταξινομήσετε; Οι Συνδέσεις περιγράφουν το who και το τι είναι συνδεδεμένο. Χρησιμοποιήστε τα μαζί για ένα ευανάγνωστο, φιλτραριζόμενο CRM.