Ο οδηγός Mokapen

Ρόλοι και δικαιώματα

Ο ρόλος λέει τι μπορεί να κάνει εκείνο το άτομο στον οργανισμό: να προσκαλεί συναδέλφους, να αγγίζει τις ρυθμίσεις, να βλέπει τη χρέωση, να μπαίνει στις εφαρμογές. Δεν λέει ποιες κάρτες βλέπει. Μια ιδιωτική κάρτα μένει ιδιωτική ακόμα και για τον Ιδιοκτήτη, αν δεν είναι υπεύθυνος, συνεργάτης ή δημιουργός. Εκείνος ο κανόνας είναι στον οδηγό Ορατότητα δεδομένων. Πώς προσκαλείς, πώς αναστέλλεις και πώς λειτουργούν οι ομάδες είναι στον οδηγό Χρήστες και ομάδες. Εδώ επιλέγεις το σωστό επίπεδο και καταλαβαίνεις πότε ένα υψηλότερο επίπεδο δεν λύνει το πρόβλημα που έχεις.

Τα επίπεδα, από το στενότερο στο ευρύτερο, είναι έξι: Επισκέπτης, Περιορισμένος χρήστης, Χρήστης, Μέλος, Ιδιοκτήτης, Διαχειριστής. Δεν μπορείς να αναθέσεις ρόλο υψηλότερο από τον δικό σου. Στην κάρτα χρήστη το πεδίο Ρόλος σε ελεύθερο κείμενο είναι ο τίτλος εργασίας (σύμβουλος, υπεύθυνος πωλήσεων): δεν αλλάζει τα δικαιώματα. Τα δικαιώματα είναι το μενού Δικαιώματα.

Χρήστης και Περιορισμένος χρήστης απαιτούν πλάνο Medium ή ανώτερο. Κάτω από εκείνο το πλάνο αυτά τα δύο επίπεδα δεν μπορούν να ανατεθούν σε πρόσκληση ούτε σε επεξεργασία. Τα ονόματα των πλάνων στο Mokapen είναι Δωρεάν, Small, Medium, Large, Extra Large.

Επισκέπτης

Ο επισκέπτης μπαίνει μόνο εκεί που τον έχεις βάλει. Στην πρόσκληση πρέπει να υποδείξεις τα έργα: όλα, ή μια λίστα. Το Mokapen τον προσθέτει ως συνεργάτη εκείνων των έργων. Βλέπει task και πρόοδο εκείνων των έργων. Δεν προσκαλεί άτομα, δεν διαχειρίζεται ομάδες, δεν ανοίγει ρυθμίσεις, δεν εισάγει και εξάγει, δεν βλέπει ολόκληρο το βιβλίο διευθύνσεων ούτε τη χρέωση.

Είναι ο ρόλος του εξωτερικού συμβούλου στον ιστότοπο ενός πελάτη, ή του προμηθευτή που ενημερώνει τα task ενός εργοταξίου. Είναι λάθος ρόλος για εσωτερικό συνάδελφο που αύριο θα πρέπει να δημιουργεί επαφές ή ευκαιρίες: κάθε νέα κάρτα θα έπρεπε να μοιράζεται χειροκίνητα, και αργά ή γρήγορα κάποιος τον προάγει βιαστικά στο λάθος επίπεδο. Αν πρέπει να δουλεύει κάθε μέρα στον οργανισμό, είναι τουλάχιστον Περιορισμένος χρήστης.

Περιορισμένος χρήστης

Είναι ο λειτουργικός ρόλος. Δημιουργεί και ενημερώνει τις κάρτες των εφαρμογών στις οποίες ο οργανισμός του δίνει πρόσβαση (task, επαφές, ευκαιρίες, ticket, ανάλογα με τις ενεργές εφαρμογές). Βλέπει χρήστες και ομάδες για να αναθέσει υπεύθυνο ή συνεργάτη, στο όριο της δουλειάς του. Δεν προσκαλεί, δεν δημιουργεί ομάδες, δεν αγγίζει ρυθμίσεις, εισαγωγή, εξαγωγή, ασφάλεια ή χρέωση.

Χρειάζεται το πλάνο Medium. Είναι η σωστή επιλογή για όποιον καταγράφει, ακολουθεί διαπραγματεύσεις ή απαντά σε ticket και δεν πρέπει να διαχειρίζεται τον οργανισμό. Είναι λάθος επιλογή αν εκείνο το άτομο πρέπει να εισάγει νέο συνάδελφο: η πρόσκληση ξεκινά από Χρήστης και πάνω. Αν τον ανεβάσεις σε Μέλος μόνο για μια πρόσκληση, του ανοίγεις επίσης εισαγωγή, εξαγωγή και ρυθμίσεις εφαρμογών.

Χρήστης

Κάνει όλα όσα κάνει ο Περιορισμένος χρήστης, και επιπλέον διαχειρίζεται χρήστες και ομάδες: προσκαλεί, τροποποιεί ρόλους όχι ανώτερους από τον δικό του, δημιουργεί και ρυθμίζει ομάδες. Δεν αλλάζει τις γενικές ρυθμίσεις του οργανισμού, δεν εισάγει ή εξάγει μαζικά, δεν αγγίζει ασφάλεια και χρέωση.

Χρειάζεται το πλάνο Medium. Είναι ο ρόλος ενός υπεύθυνου τμήματος που συνθέτει τη δική του ομάδα και δεν πρέπει να αποφασίζει το πλάνο ή τα προσαρμοσμένα πεδία. Αν χρειάζεται να προσθέσει πεδίο ή να εισάγει CSV, αυτό είναι δουλειά Μέλους, όχι λόγος να τον κάνεις Ιδιοκτήτη.

Μέλος

Έχει πλήρη πρόσβαση στο CRM και στις ρυθμίσεις εφαρμογών: πεδία, στήλες, εισαγωγή και εξαγωγή, λειτουργικές προτιμήσεις εφαρμογών. Δεν διαχειρίζεται τη χρέωση, δεν αλλάζει το πλάνο, δεν τροποποιεί την ασφάλεια (κωδικός, έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων, πολιτική νέων καρτών) και δεν διαγράφει τον οργανισμό.

Είναι ο ρόλος όποιου ρυθμίζει το CRM για τους άλλους. Ένα Μέλος μπορεί να προσαρμόσει πεδία επαφών, στήλες λίστας προϊόντων, να εισάγει αρχείο, να μετονομάσει λειτουργικές λεπτομέρειες. Δεν μπορεί να ενεργοποιήσει ή απενεργοποιήσει τις εφαρμογές του οργανισμού, ούτε να ανοίξει τη σελίδα Ασφάλεια: αυτές μένουν στον Ιδιοκτήτη. Αν το πρόβλημα είναι «δεν βλέπω ιδιωτική κάρτα», το ανέβασμα ρόλου δεν την εμφανίζει.

Ιδιοκτήτης

Κάνει όσα κάνει το Μέλος, και επιπλέον διαχειρίζεται την ασφάλεια, ποιες εφαρμογές είναι ενεργές, τη χρέωση και τα πλάνα, τις ενσωματώσεις, ενδεχόμενο whitelabel, και μπορεί να διαγράψει τον οργανισμό. Είναι επίσης ο μόνος που μεταφέρει χρήστη από Ενεργός σε Ανενεργός και το αντίστροφο, μέσα στο όριο θέσεων του πλάνου.

Κράτα λίγους. Ένας Ιδιοκτήτης για την καθημερινή λειτουργία είναι υπερβολικός: κάθε άτομο με αυτόν τον ρόλο μπορεί να αλλάξει πλάνο, να απενεργοποιήσει εφαρμογή και να αγγίξει την πολιτική με την οποία γεννιούνται νέες κάρτες. Ο Ιδιοκτήτης δεν βλέπει αυτόματα τις ιδιωτικές κάρτες των άλλων. Για αυτό χρειάζεται το κλείδωμα ή το Team Master, όχι αυτός ο ρόλος.

Διαχειριστής

Έχει τα ίδια δικαιώματα με τον Ιδιοκτήτη στον οργανισμό, συν τις περιοχές που προορίζονται για αυτό το επίπεδο: η ενότητα Partner, αν ο οργανισμός είναι partner, και η ενότητα Developer (API και webhook) όταν το πλάνο είναι Large ή ανώτερο. Αν δεν χρησιμοποιείς Partner ούτε Developer, Διαχειριστής και Ιδιοκτήτης σε μια τυπική ημέρα ισοδυναμούν. Μην αναθέτεις Διαχειριστή «για να είσαι σίγουρος ότι βλέπει τα πάντα»: η ορατότητα των καρτών δεν περνά από εδώ.

Σύγκριση

Ο πίνακας είναι το υπόμνημα. Ο κανόνας που δεν χωρά σε κελί: ο ρόλος ανοίγει τις λειτουργίες, το κλείδωμα και οι συνεργάτες ανοίγουν τις κάρτες.

Πριν ανεβάσεις έναν ρόλο

• Αν δεν βλέπει μια κάρτα, έλεγξε το κλείδωμα και τους συνεργάτες, μετά το φίλτρο χρηστών / ομάδων του kanban. Η αναφορά δείχνει όλα όσα μπορεί να ανοίξει· το kanban δείχνει τη δουλειά του. Δεν είναι έλλειψη δικαιώματος.
• Αν δεν μπορεί να προσκαλέσει, χρειάζεται Χρήστης, όχι Ιδιοκτήτης.
• Αν δεν μπορεί να εισάγει CSV ή να προσθέσει πεδίο, χρειάζεται Μέλος.
• Αν δεν μπορεί να αλλάξει πλάνο, να απενεργοποιήσει εφαρμογή ή να ανοίξει Ασφάλεια, χρειάζεται Ιδιοκτήτης.
• Χρήστης και Περιορισμένος χρήστης σε πλάνο κάτω από Medium δεν ανατίθενται: η πρόσκληση επιστρέφει πίσω ή το επίπεδο δεν εμφανίζεται.
• Ένας Ανενεργός χρήστης δεν μπαίνει, όποιον ρόλο κι αν έχει. Τον επανενεργοποιεί ένας Ιδιοκτήτης, αν υπάρχει ακόμα θέση στο πλάνο.

Συχνές ερωτήσεις

Ο Ιδιοκτήτης δεν βλέπει μια διαπραγμάτευση. Είναι ιδιωτική και δεν είναι στη λίστα. Πρόσθεσέ τον ως συνεργάτη, πρόσθεσε το Team Master αν το προβλέπει η πολιτική, ή κάνε την κάρτα δημόσια. Ο ρόλος δεν έχει σχέση.

Έβαλα Επισκέπτη και δεν βρίσκει τις επαφές. Είναι αναμενόμενο. Ο επισκέπτης δεν έχει το βιβλίο διευθύνσεων. Αν πρέπει να δουλεύει τις επαφές, είναι Περιορισμένος χρήστης (πλάνο Medium).

Μπορώ να δώσω στον εαυτό μου υψηλότερο ρόλο μόνος μου; Όχι. Σου τον αναθέτει όποιος είναι ήδη σε εκείνο το επίπεδο ή πάνω. Από το προφίλ, «Οι ρόλοι μου» ενημερώνει τίτλο εργασίας και manager, όχι τα δικαιώματα που σου έδωσε ο διαχειριστής.

Διαχειριστής και Ιδιοκτήτης είναι ίδιοι; Στον οργανισμό ναι, εκτός από Partner και Developer. Το Developer απαιτεί πλάνο Large ή ανώτερο.