Ο οδηγός Mokapen

OneDrive

Συνδέστε το OneDrive στο Mokapen για να επισυνάπτετε αρχεία από εγγραφές CRM (επαφές, συμφωνίες, εισιτήρια, έργα…) και, αν θέλετε, να αποθηκεύετε στο cloud αρχεία που μεταφορτώνονται από τον υπολογιστή σας αντί να μένουν μόνο στον διακομιστή Mokapen.

Γενική επισκόπηση: Ενσωματώσεις.

Απαιτήσεις

• Λογαριασμός Microsoft με διαθέσιμο χώρο OneDrive.
• Άδεια στο Mokapen να έχει πρόσβαση σε αρχεία που η εφαρμογή δημιουργεί ή ανοίγει στο OneDrive (όχι σε ολόκληρο το περιεχόμενο του drive σας).

Σύνδεση OneDrive

1. Μενού χρήστη → Ενσωματώσεις → OneDrive.
2. Κάντε κλικ στο Sync OneDrive.
3. Συνδεθείτε στη Microsoft και Επιτρέψτε πρόσβαση στα αρχεία που διαχειρίζεται το Mokapen.
4. Ρυθμίστε προτιμήσεις και κοινοποίηση (μόνο ο χρήστης που σύνδεσε βλέπει αυτές τις ενότητες).
5. Κάντε κλικ στο Sync στο κάτω μέρος της σελίδας.

Αν δεν αποδεχτείτε, δεν θα μπορείτε να επισυνάπτετε αρχεία από το OneDrive ούτε να αποθηκεύετε μεταφορτώσεις στο cloud.

Τι ζητά το Mokapen από τη Microsoft

Το Mokapen ζητά πρόσβαση σε αρχεία που δημιουργεί ή ανοίγει μέσω της ενσωμάτωσης — όχι ανάγνωση ολόκληρου του προσωπικού σας OneDrive. Χρειάζεται για τον αποκλειστικό φάκελο, τις μεταφορτώσεις και το άνοιγμα συνημμένων από εγγραφές CRM.

Προτιμήσεις

• Αποθήκευση αρχείων υπολογιστή στο cloud (διακόπτης ενεργός): τα αρχεία που ανεβαίνουν από τον υπολογιστή σας πηγαίνουν και στο OneDrive σας, όχι μόνο στο Mokapen.
• Αποκλειστικός φάκελος: το Mokapen δημιουργεί ή επαναχρησιμοποιεί φάκελο με όνομα Όνομα εφαρμογής – Όνομα οργανισμού και τοποθετεί εκεί τα συνδεδεμένα αρχεία, ώστε να τα βρίσκετε ομαδοποιημένα στο OneDrive.

Κοινοποίηση στην ομάδα

• Ενεργοποίηση για άλλους χρήστες — συνάδελφοι ή ολόκληρος ο οργανισμός μπορούν να χρησιμοποιούν τη δική σας σύνδεση OneDrive για επισύναψη αρχείων χωρίς νέα σύνδεση. Χρήσιμο για εταιρικό OneDrive που διαχειρίζεται ένα άτομο-επικοινωνίας.
• Κοινοποίηση όλων των αρχείων OneDrive στα μέλη — όταν είναι ενεργό, τα αρχεία Mokapen στο OneDrive είναι προσβάσιμα μέσω κοινού συνδέσμου στα μέλη του οργανισμού· όταν είναι ανενεργό, τα δικαιώματα είναι πιο περιοριστικά.

Μετά από κάθε αλλαγή, κάντε κλικ στο Sync.

Καθημερινή χρήση — επισύναψη αρχείων από εγγραφή

Ανοίξτε μια εγγραφή (επαφή, συμφωνία, εισιτήριο, έργο…), κάντε κλικ στον συνδετήρα (Συνημμένα) και επιλέξτε την πηγή. Με συνδεδεμένο OneDrive εμφανίζονται δύο διακριτές λειτουργίες:

1. Από τον υπολογιστή σας (στο OneDrive)

Στοιχείο μενού: Ο υπολογιστής σας στο OneDrive.

1. Επιλέξτε το αρχείο στον υπολογιστή σας (ή σύρετέ το στην περιοχή μεταφόρτωσης, όπου διατίθεται).
2. Το Mokapen το ανεβάζει στον λογαριασμό OneDrive που συνδέεται με την ενσωμάτωση — όχι μόνο στην αποθήκευση Mokapen.
3. Αν ενεργοποιήσατε τον αποκλειστικό φάκελο στις Ενσωματώσεις, το Mokapen δημιουργεί (ή επαναχρησιμοποιεί) τον φάκελο Όνομα εφαρμογής – Όνομα οργανισμού και τοποθετεί εκεί το αρχείο.
4. Το αρχείο επισυνάπτεται στην εγγραφή με σύνδεσμο που ανοίγει το έγγραφο στο OneDrive.

Οφέλη: το έγγραφο μένει στο OneDrive του οργανισμού (ή στον λογαριασμό που κοινοποιείται στην ομάδα)· δεν χρησιμοποιείτε χώρο συνημμένων Mokapen· το backup και η κοινοποίηση Microsoft παραμένουν διαθέσιμα εκτός CRM. Ιδανικό για συμβόλαια, PDF και νέα αρχεία που δημιουργήθηκαν στον υπολογιστή σας.

2. OneDrive online — επιλογέας αρχείων

Στοιχείο μενού: OneDrive online.

1. Ανοίγει ο επιλογέας Microsoft (παράθυρο OneDrive).
2. Επιλέξτε ένα ή περισσότερα αρχεία που ήδη υπάρχουν στο OneDrive, ή έναν φάκελο.
3. Το Mokapen δεν ξαναανεβάζει το αρχείο από τον υπολογιστή σας: συνδέει την εγγραφή με το αρχείο (ή τα αρχεία) στο OneDrive, με σύνδεσμο για άνοιγμα.

Οφέλη: χωρίς διπλή μεταφόρτωση· χρησιμοποιείτε έγγραφα ήδη οργανωμένα σε φακέλους OneDrive· χρήσιμο για πρότυπα, παρουσιάσεις ή κοινούς φακέλους που διατηρεί η ομάδα στο OneDrive. Το αρχείο μένει εκεί που το βάλατε στο OneDrive — το Mokapen προσθέτει μόνο τον σύνδεσμο CRM.

Ποιο να επιλέξετε;

• Νέο αρχείο από τον υπολογιστή σας → «Ο υπολογιστής σας στο OneDrive».
• Αρχείο ήδη στο OneDrive → «OneDrive online».

Αν η ενσωμάτωση OneDrive κοινοποιείται σε συναδέλφους, και οι δύο επιλογές χρησιμοποιούν την ενεργή σύνδεση του οργανισμού (τη δική σας ή την κοινοποιημένη), ώστε τα συνημμένα να δείχνουν στο ίδιο εταιρικό αρχείο.

Η αφαίρεση συνημμένου από την εγγραφή Mokapen δεν διαγράφει το αρχείο στο OneDrive. Αν ένα αρχείο εξαφανιστεί από το OneDrive, ο σύνδεσμος στο Mokapen μπορεί να σταματήσει να λειτουργεί — σε αυτή την περίπτωση αποσυνδέστε και επανασυνδέστε την ενσωμάτωση ή αντικαταστήστε το συνημμένο.

Γενικές λεπτομέρειες για συνημμένα: Οδηγός συνημμένων.

Συχνά προβλήματα

• Σφάλμα μεταφόρτωσης — αρχείο πολύ μεγάλο, μη υποστηριζόμενη μορφή, γεμάτος χώρος OneDrive ή ανακλημένο δικαίωμα. Επανασυνδέστε την ενσωμάτωση.
• Ο συνάδελφος δεν βλέπει ρυθμίσεις — μόνο ο χρήστης που δημιούργησε τη σύνδεση μπορεί να αλλάξει προτιμήσεις και κοινοποίηση· οι άλλοι χρησιμοποιούν τον κοινοποιημένο λογαριασμό αν είναι ενεργοποιημένος.

Αποσύνδεση

Κάντε κλικ στο Αποσύνδεση και επιβεβαιώστε πληκτρολογώντας τη ζητούμενη λέξη. Στο παράθυρο μπορείτε να επιλέξετε τι θα γίνει με τους υπάρχοντες συνδέσμους συνημμένων OneDrive στο Mokapen.

Επιλογές στο Mokapen:

• Τυπική αποσύνδεση (διακόπτης «Αφαίρεση όλων των συνδέσμων…» ανενεργός) — ανακαλείτε μόνο τη σύνδεση λογαριασμού. Τα συνημμένα με συνδέσμους OneDrive παραμένουν στις εγγραφές στο Mokapen, αλλά χωρίς ενεργή ενσωμάτωση οι σύνδεσμοι μπορεί να σταματήσουν να λειτουργούν μέχρι να επανασυνδεθείτε ή να αντικαταστήσετε τα συνημμένα.
• Αφαίρεση όλων των συνδέσμων αρχείων OneDrive από το Mokapen (διακόπτης ενεργός) — το Mokapen αφαιρεί από τον οργανισμό αναφορές σε συνημμένα OneDrive (εγγραφές συνδεδεμένες με αυτόν τον συγχρονισμό). Τα αρχεία δεν διαγράφονται στο OneDrive: μένουν στο cloud· εξαφανίζονται μόνο οι σύνδεσμοι CRM.

Σε κάθε περίπτωση, τα έγγραφα στο εξωτερικό OneDrive δεν καταστρέφονται αυτόματα από το Mokapen. Για απελευθέρωση χώρου ή κλείσιμο αρχείου, ενεργήστε απευθείας στο OneDrive.

Λεπτομέρειες συνημμένων: Οδηγός συνημμένων.