Ο οδηγός Mokapen

Οδηγός έργων

Η περιοχή Έργα είναι το οργανωτικό επίπεδο πάνω από τις εργασίες: ομαδοποιεί σχετικές ενέργειες προς έναν κοινό στόχο, με κάτοχο, προθεσμίες, συμμετέχοντες και συνολική πρόοδο. Ένα έργο απαντά στην ερώτηση «ποιος κάνει τι και πότε» σε μια δομημένη πρωτοβουλία — λανσάρισμα προϊόντος, ένταξη πελάτη, καμπάνια marketing.

Σε τι χρησιμεύει η περιοχή Έργα

Τα έργα σας επιτρέπουν να:

• Δομήσετε την εργασία ανά πρωτοβουλία, καθεμία με τις δικές της εργασίες.
• Παρακολουθείτε την πρόοδο μέσω του μετρητή ολοκληρωμένων/συνολικών εργασιών (π.χ. 5/12) ορατού στον πίνακα και στο Kanban.
• Οργανώνετε κατά Περιοχή εργασίας — μακροκατηγορίες όπως Marketing, Πωλήσεις, Λειτουργίες — για επισκόπηση ανά επιχειρηματική περιοχή.
• Συντονίζετε ομάδες με κάτοχο, συμμετέχοντες (ενδιαφερόμενους) και δημόσια ή ιδιωτική ορατότητα.
• Συνδέεστε με το CRM επαφές, εταιρείες και εισιτήρια μέσω Συνδέσεων.
• Αναλύετε συγκεντρωτικά δεδομένα στις αναφορές έργων.

Αποκτήστε πρόσβαση από τη σελίδα Έργων στο μενού Δραστηριοτήτων. Οι εργασίες έργου διαχειρίζονται στην καρτέλα Εργασίες του πίνακα έργου ή από τον αφιερωμένο οδηγό εργασιών.

Επάνω γραμμή της σελίδας Έργων

• Ομαδοποίηση κατά (Kanban): Περιοχή εργασίας (προεπιλογή), Προθεσμία, Κάτοχος, Ετικέτες, Χρώμα (Premium).
• Φίλτρα (Premium): modal προχωρημένων φίλτρων.
• Ενέργειες: εισαγωγή/εξαγωγή, αρχείο έργων, κάδος, επεξεργασία στηλών (Λίστα).
• Προβολές: Kanban | Κάρτες | Λίστα (χωρίς αφιερωμένο Ημερολόγιο — χρησιμοποιήστε προθεσμίες στις Κάρτες).
• Χρήστες / Ομάδες: φιλτράρισμα κατά κάτοχο ή ομάδα.
• + Έργο: δημιουργία νέου έργου.

Ο πίνακας έργου

Κάντε κλικ σε τίτλο έργου για να ανοίξετε τον πλαϊνό πίνακα. Με Premium, το εικονίδιο Πλήρης σελίδα ανοίγει τη σελίδα έργου σε πλήρη οθόνη με σταθερό κουμπί Αποθήκευση.

Κεφαλίδα πίνακα

• Πλαίσιο ελέγχου: κλείνει το έργο όταν ολοκληρωθούν όλες οι εργασίες· αν παραμένουν ανοιχτές εργασίες, το κλικ ανοίγει καθοδηγούμενο modal κλεισίματος.
• Τίτλος: επεξεργασία εντός γραμμής με κλικ στο κείμενο.
• Σήμα Αρχειοθετημένο: ορατό αν το έργο είναι στο αρχείο.

Γραμμή ενεργειών πίνακα

Ίδια λογική με τις εργασίες, με τρία επίπεδα προτεραιότητας (Χαμηλή, Μεσαία, Υψηλή):

• Προτεραιότητα (σημαία): Χαμηλή / Μεσαία / Υψηλή.
• Απόρρητο (κλείδωμα): Δημόσιο ή Ιδιωτικό (ορατό σε κάτοχο, συμμετέχοντες και αναφερόμενους χρήστες).
• Ετικέτες: δείτε τον οδηγό Ετικετών.
• Χρώμα: φόντο τίτλου και κάρτας.
• Συνημμένα: δείτε τον οδηγό Συνημμένων.
• Κολλώδεις σημειώσεις, Αντιγραφή συνδέσμου, Πλήρης σελίδα (Premium).
• Επιλογές (τρεις τελείες): Κλωνοποίηση, Μετακίνηση, Μετατροπή σε εργασία, Αρχειοθέτηση, Επεξεργασία πίνακα, Διαγραφή.
• + Δημιουργία και σύνδεση: δημιουργία συνδεδεμένων οντοτήτων (εργασία, εισιτήριο, επαφή…) ήδη συσχετισμένων με το έργο.

Μενού επιλογών (τρεις τελείες)

• Κλωνοποίηση: αντιγραφή του έργου· στο modal επιλέξτε τι να αντιγραφεί (λίστα ελέγχου, συνημμένα, συνδέσεις, σχόλια, θυγατρικές εργασίες αν ισχύει).
• Μετακίνηση: μεταφορά του έργου σε άλλη περιοχή εργασίας ή οργανισμό (αν πολλαπλοί οργανισμοί).
• Μετατροπή σε εργασία: μετατρέπει το έργο σε μία εργασία· οι εργασίες έργου γίνονται στοιχεία λίστας ελέγχου στη νέα εργασία.
• Αρχειοθέτηση / Επαναφορά (Premium).
• Επεξεργασία πίνακα (διαχειριστής): διάταξη πεδίων πίνακα έργου.
• Διαγραφή / Επαναφορά: ήπια διαγραφή στον κάδο.

Καρτέλες πίνακα έργου

• Δεδομένα: τίτλος, περιοχή εργασίας, κάτοχος, συμμετέχοντες, ημερομηνίες, περιγραφή, προσαρμοσμένα πεδία.
• Εργασίες: λίστα εργασιών έργου με μετρητή (κλειστές/σύνολο)· δημιουργία και διαχείριση εργασιών εδώ. Για λειτουργικές λεπτομέρειες δείτε τον οδηγό Εργασιών.
• Συνδέσεις, Χρόνος: κοινοί οδηγοί στις Σχετικές ενότητες.
• Επιπλέον μενού: Marketing, Ενσωματώσεις, Ενημερώσεις.

Περιοχή εργασίας

Οι Περιοχές εργασίας είναι μακροκατηγορίες για ομαδοποίηση έργων: επιχειρηματικές λειτουργίες (Marketing, Πωλήσεις, HR), γραμμές προϊόντων ή οποιαδήποτε ομαδοποίηση χρήσιμη στην ομάδα σας. Στο Kanban έργων η προεπιλεγμένη προβολή οργανώνει στήλες κατά Περιοχή εργασίας.

Σε τι χρησιμεύουν

• Οπτικός διαχωρισμός έργων διαφορετικού πεδίου χωρίς να τα αναμειγνύετε σε έναν πίνακα.
• Φιλτράρισμα και αναφορές ανά περιοχή (π.χ. πόσα ενεργά έργα στις Πωλήσεις έναντι Marketing).
• Ανάθεση ομάδας αναφοράς σε περιοχή εργασίας (προαιρετικά στις ρυθμίσεις).

Δημιουργία Περιοχής εργασίας

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις έργων → κάρτα Περιοχή εργασίας, ή απευθείας στη σελίδα Περιοχής εργασίας.
2. Κάντε κλικ στο Νέα περιοχή εργασίας (όριο βάσει προγράμματος: Small, Medium, Large).
3. Εισαγάγετε τίτλο και, αν ισχύει, συσχετίστε ομάδα.
4. Αποθηκεύστε: η περιοχή εργασίας εμφανίζεται στη λίστα και ως στήλη στο Kanban.

Ανάθεση έργου σε Περιοχή εργασίας

1. Ανοίξτε τον πίνακα έργου → καρτέλα Δεδομένα.
2. Στο πεδίο Περιοχή εργασίας επιλέξτε την επιθυμητή κατηγορία.
3. Αποθηκεύστε: το έργο εμφανίζεται στην αντίστοιχη στήλη στο Kanban (ομαδοποίηση κατά Περιοχή εργασίας).

Μπορείτε επίσης να σύρετε ένα έργο μεταξύ στηλών Περιοχής εργασίας στο Kanban για γρήγορη αλλαγή ανάθεσης.

Επεξεργασία και διαγραφή Περιοχής εργασίας

Στη σελίδα Περιοχής εργασίας, κάντε κλικ στον τίτλο για επεξεργασία ή χρησιμοποιήστε τις ενέργειες της κάρτας (επεξεργασία/διαγραφή). Η διαγραφή περιοχής εργασίας δεν διαγράφει έργα: παραμένουν χωρίς ανατεθειμένη περιοχή εργασίας (στήλη «Χωρίς περιοχή εργασίας» στο Kanban).

Σχετικές ενότητες (κοινές σε πολλές οντότητες)

• Συνδέσεις — συνδέστε το έργο με πελάτες, συνεργάτες, εισιτήρια.
• Χρόνος — καταγεγραμμένες και εκτιμώμενες ώρες στο έργο (Premium).
• Ετικέτες — κατηγοριοποίηση και ομαδοποίηση Kanban.
• Συνημμένα — έγγραφα έργου.
• Εργασίες — λειτουργικές ενέργειες εντός του έργου.

Δημιουργία έργου

1. Μεταβείτε στη σελίδα Έργων.
2. Κάντε κλικ στο + Έργο.
3. Εισαγάγετε τον τίτλο (υποχρεωτικό).
4. Στην καρτέλα Δεδομένα: περιοχή εργασίας, κάτοχος, συμμετέχοντες, ημερομηνίες έναρξης/λήξης, περιγραφή.
5. Στην καρτέλα Εργασίες προσθέστε εργασίες έργου, ή δημιουργήστε τις αργότερα από την καρτέλα ή με + Εργασία φιλτράροντας κατά έργο.
6. Αποθηκεύστε τον πίνακα.

Κύρια πεδία

• Περιοχή εργασίας: μακροκατηγορία υπαγωγής.
• Κάτοχος: σημείο επαφής του έργου.
• Συμμετέχοντες (ενδιαφερόμενοι): συνεργάτες με ορατότητα στο έργο.
• Ημερομηνίες: έναρξη και προθεσμία έργου.
• Περιγραφή: στόχοι και σημειώσεις· αναφορές με @όνομα.
• Ορατότητα: Δημόσιο (προεπιλογή) ή Ιδιωτικό.
• Προτεραιότητα: Χαμηλή, Μεσαία, Υψηλή.

Επεξεργασία έργου

Μεμονωμένη επεξεργασία

1. Ανοίξτε τον πίνακα έργου.
2. Επεξεργαστείτε πεδία στην καρτέλα Δεδομένα ή χρησιμοποιήστε τη γραμμή ενεργειών.
3. Διαχειριστείτε εργασίες στην καρτέλα Εργασίες (άνοιγμα, δημιουργία, κλείσιμο).
4. Αποθηκεύστε (εντός γραμμής στον πλαϊνό πίνακα, κουμπί Αποθήκευση στη σελίδα έργου).

Κλείσιμο και επανάνοιγμα

Πλαίσιο ελέγχου δίπλα στον τίτλο: αν όλες οι εργασίες είναι κλειστές, σημειώνει το έργο ως ολοκληρωμένο. Με ακόμα ανοιχτές εργασίες, το Mokapen προσφέρει να τις κλείσει ή να προχωρήσει ούτως ή άλλως. Κάντε κλικ ξανά για επανάνοιγμα.

Μαζική επεξεργασία (Λίστα, Premium)

1. Μεταβείτε στην προβολή Λίστας.
2. Επιλέξτε έργα με τα πλαίσια ελέγχου.
3. Κάντε κλικ στο Επεξεργασία → ορίστε κοινά πεδία (περιοχή εργασίας, κάτοχος, ημερομηνίες…).
4. Επιβεβαιώστε.

Διαγραφή έργου

Διαγράψτε έργα που δημιουργήθηκαν κατά λάθος ή διπλότυπες δοκιμαστικές καταχωρίσεις. Προτιμήστε την Αρχειοθέτηση αν το έργο έχει εργασίες, καταγεγραμμένες ώρες ή συνδέσεις που θέλετε να κρατήσετε στο ιστορικό.

Μεμονωμένη διαγραφή

1. Ανοίξτε τον πίνακα → Επιλογές (τρεις τελείες) → Διαγραφή (κόκκινο στοιχείο).
2. Επιβεβαιώστε στο modal.

Με Advanced Premium, το έργο πηγαίνει στον κάδο (σελίδα Έργων → Ενέργειες → Κάδος έργων). Από εκεί μπορείτε να Επαναφέρετε ή να Διαγράψετε οριστικά. Αν ανοίξετε έργο ήδη στον κάδο, εμφανίζεται banner Επαναφορά / Οριστική διαγραφή.

Στο πρόγραμμα Free (χωρίς Advanced Premium), η διαγραφή είναι γενικά οριστική αμέσως μετά την επιβεβαίωση, χωρίς κάδο — ελέγξτε τα δικαιώματα του οργανισμού σας.

Πολλαπλή διαγραφή

1. Προβολή Λίστας → επιλέξτε έργα με τα πλαίσια ελέγχου.
2. Κάντε κλικ στο Διαγραφή (κόκκινο κουμπί) → επιβεβαίωση.

Αρχειοθέτηση έργου

Το αρχείο είναι η σωστή επιλογή για ολοκληρωμένα ή ανασταλμένα έργα που θέλετε να κρατήσετε στο ιστορικό χωρίς να γεμίζουν το Kanban και τις Κάρτες.

Αρχειοθέτηση μεμονωμένου έργου

1. Ανοίξτε τον πίνακα → Επιλογές → Αρχειοθέτηση (Premium) → επιβεβαίωση.

Αρχειοθέτηση πολλαπλών έργων / προβολή αρχείου

• Πολλαπλά: Προβολή Λίστας → επιλογή → Αρχειοθέτηση στη γραμμή ενεργειών.
• Προβολή: Σελίδα Έργων → Ενέργειες → Αρχείο έργων.
• Επαναφορά: από το αρχείο επιλέξτε και κάντε κλικ Επαναφορά, ή Επιλογές → Επαναφορά από αρχείο στον μεμονωμένο πίνακα.

Τα αρχειοθετημένα έργα δεν εμφανίζονται στις τυπικές λειτουργικές προβολές αλλά παραμένουν προσβάσιμα από αρχείο, συνδέσεις και ιστορικές αναφορές.

Κλωνοποίηση έργου

Μεμονωμένη κλωνοποίηση

1. Ανοίξτε τον πίνακα → Επιλογές → Κλωνοποίηση.
2. Στο modal επιλέξτε: λίστα ελέγχου, συνημμένα, συνδέσεις, σχόλια.
3. Επιβεβαιώστε: ανοίγει το νέο έργο· ενημερώστε τίτλο και ημερομηνίες πριν το χρησιμοποιήσετε λειτουργικά.

Πολλαπλή κλωνοποίηση

1. Προβολή Λίστας → επιλέξτε έργα → Κλωνοποίηση → επιλέξτε επιλογές → επιβεβαίωση.

Προβολές έργων

Kanban (προεπιλογή)

Στήλες κατά Περιοχή εργασίας από προεπιλογή. Σύρετε και αποθέστε μεταξύ στηλών για αλλαγή περιοχής εργασίας. Ομαδοποίηση κατά: Περιοχή εργασίας, Προθεσμία, Κάτοχος, Ετικέτες, Χρώμα (Premium).

Κάρτες

Έργα ταξινομημένα κατά προθεσμία· τα καθυστερημένα ή επικείμενα στην κορυφή. Κάθε κάρτα αναπτύσσει τις εργασίες του έργου.

Λίστα (Premium)

Πίνακας με ρυθμιζόμενες στήλες, αναζήτηση, μαζικές ενέργειες (Επεξεργασία, Κλωνοποίηση, Αρχειοθέτηση, Διαγραφή).

Φίλτρα

Modal φίλτρων (Premium), μενού Χρήστες/Ομάδες, αναζήτηση στη Λίστα — ίδια λογική με τις εργασίες.

Ρυθμίσεις έργων

Στις Ρυθμίσεις έργων:

• Περιοχή εργασίας: δημιουργία και διαχείριση μακροκατηγοριών (δείτε την ενότητα Περιοχή εργασίας).
• Πεδία: προσαρμοσμένα πεδία έργου.
• Πίνακας: διάταξη πίνακα έργου.
• Λίστα και στήλες: προβολή πίνακα.
• Γραφήματα: γραφικά στοιχεία αναφορών.

Αναφορές έργων

Η ενότητα Αναφορές έργων (Premium) συνοψίζει έργα στα οποία έχετε πρόσβαση βάσει ρόλου και δικαιωμάτων οργανισμού: βλέπετε μόνο εξουσιοδοτημένες εγγραφές και πεδία. Χρησιμοποιήστε την για ανάλυση φόρτου εργασίας, καθυστερήσεων και εξαγωγή — για καθημερινή εργασία χρησιμοποιήστε Kanban, Κάρτες και Λίστα.

• Πίνακας ελέγχου: κατάσταση, περιοχή εργασίας, προτεραιότητα, ομάδα, κάτοχος, ώρες, ετικέτες.
• Λίστα αναφοράς: πίνακας ανάλυσης και εξαγωγή.
• Gantt έργου (Premium): χρονολόγιο προθεσμιών.

Χρήσιμο για φόρτο εργασίας ανά περιοχή εργασίας, καθυστερημένα έργα και κατανομή πόρων.