La Guida di Mokapen

Guida ai Progetti

L'area Progetti è il livello di organizzazione sopra i task: raggruppa azioni coerenti verso un obiettivo comune, con responsabile, scadenze, partecipanti e avanzamento complessivo. Un progetto risponde alla domanda «chi fa cosa e quando» su un'iniziativa strutturata — lancio prodotto, onboarding cliente, campagna marketing.

A cosa serve l'area Progetti

I progetti ti permettono di:

• Strutturare il lavoro per iniziativa, ciascuna con i propri task.
• Monitorare l'avanzamento tramite il contatore task completati/totali (es. 5/12) visibile in scheda e in Kanban.
• Organizzare per Workarea — macro-categorie come Marketing, Sales, Operations — per avere una vista d'insieme per area aziendale.
• Coordinare team con responsabile, partecipanti (stakeholder) e visibilità pubblica o privata.
• Collegare al CRM contatti, società e ticket tramite le Connessioni.
• Analizzare dati aggregati nei report progetti.

Accedi dall'pagina Progetti nel menu Attività. I task del progetto si gestiscono nel tab Task della scheda progetto o dalla guida task dedicata.

Barra superiore della pagina Progetti

• Raggruppa per (Kanban): Workarea (default), Scadenza, Responsabile, Etichette, Colore (Premium).
• Filtri (Premium): modale filtri avanzati.
• Azioni: import/export, archivio progetti, cestino, modifica colonne (Lista).
• Viste: Kanban | Schede | Lista (no Calendario dedicato — usa le scadenze in Schede).
• Utenti / Team: filtra per responsabile o team.
• + Progetto: crea un nuovo progetto.

La scheda del progetto

Clicca sul titolo di un progetto per aprire la scheda laterale. Con Premium, l'icona Pagina intera apre la page project a schermo intero con pulsante Salva fisso.

Intestazione scheda

• Checkbox: chiude il progetto quando tutti i task sono completati; se restano task aperti, il click apre un modale di chiusura guidata.
• Titolo: modifica inline cliccando sul testo.
• Badge Archiviato: visibile se il progetto è in archivio.

Barra azioni della scheda

Stessa logica dei task, con priorità a tre livelli (Bassa, Media, Alta):

• Priorità (bandiera): Bassa / Media / Alta.
• Privacy (lucchetto): Pubblico o Privato (visibile a responsabile, partecipanti e menzionati).
• Etichette: vedi guida Etichette.
• Colore: sfondo titolo e card.
• Allegati: vedi guida Allegati.
• Note adesive, Copia link, Pagina intera (Premium).
• Opzioni (tre puntini): Clona, Sposta, Trasforma in task, Archivia, Modifica scheda, Elimina.
• + Crea e connetti: crea entità collegate (task, ticket, contatto…) già associate al progetto.

Menu Opzioni (tre puntini)

• Clona: duplica il progetto; nel modale scegli cosa copiare (checklist, allegati, connessioni, commenti, task figli se previsto).
• Sposta: trasferisce il progetto in un'altra workarea o organizzazione (se multi-org).
• Trasforma in task: converte il progetto in un singolo task; i task del progetto diventano voci della checklist del nuovo task.
• Archivia / Ripristina (Premium).
• Modifica scheda (admin): layout campi scheda progetto.
• Elimina / Ripristina: soft delete verso cestino.

Tab della scheda progetto

• Dati: titolo, workarea, responsabile, partecipanti, date, descrizione, campi custom.
• Task: elenco task del progetto con contatore (chiusi/totali); crea e gestisci i task qui. Per il dettaglio operativo vedi la guida Task.
• Connessioni, Tempo: guide comuni in Sezioni collegate.
• Menu aggiuntivo: Marketing, Integrazioni, Aggiornamenti.

Workarea

Le Workarea sono macro-categorie per raggruppare i progetti: funzioni aziendali (Marketing, Sales, HR), linee di prodotto o qualsiasi raggruppamento utile al tuo team. In Kanban progetti la vista predefinita organizza le colonne per Workarea.

A cosa servono

• Separare visivamente progetti di ambiti diversi senza mescolarli in un'unica board.
• Filtrare e reportare per area (es. quanti progetti attivi in Sales vs Marketing).
• Assegnare team di riferimento a una workarea (opzionale nelle impostazioni).

Creare una Workarea

1. Vai in Impostazioni Progetti → card Workarea, oppure direttamente alla pagina Workarea.
2. Clicca Nuova workarea (limite in base al piano Premium).
3. Inserisci titolo e, se previsto, associa un team.
4. Salva: la workarea compare nell'elenco e come colonna in Kanban.

Assegnare un progetto a una Workarea

1. Apri la scheda del progetto → tab Dati.
2. Nel campo Workarea, seleziona la categoria desiderata.
3. Salva: il progetto compare nella colonna corrispondente in Kanban (raggruppa per Workarea).

Puoi anche trascinare un progetto tra colonne Workarea in Kanban per cambiare assegnazione rapidamente.

Modificare ed eliminare una Workarea

Nella pagina Workarea, clicca sul titolo per modificarlo o usa le azioni sulla card (modifica/elimina). Eliminare una workarea non elimina i progetti: restano senza workarea assegnata (colonna «Senza workarea» in Kanban).

Sezioni collegate (comuni a più entità)

• Connessioni — collega il progetto a clienti, partner, ticket.
• Tempo — ore consuntivate e stimate sul progetto (Premium).
• Etichette — categorizzazione e raggruppamento Kanban.
• Allegati — documenti di progetto.
• Task — le azioni operative dentro il progetto.

Creare un progetto

1. Vai alla pagina Progetti.
2. Clicca + Progetto.
3. Digita il titolo (obbligatorio).
4. Nel tab Dati: workarea, responsabile, partecipanti, date inizio/fine, descrizione.
5. Nel tab Task aggiungi i task del progetto, oppure creali dopo dal tab o con + Task filtrando per progetto.
6. Salva la scheda.

Campi principali

• Workarea: macro-categoria di appartenenza.
• Responsabile: referente del progetto.
• Partecipanti (stakeholder): collaboratori con visibilità sul progetto.
• Date: inizio e scadenza progetto.
• Descrizione: obiettivi e note; menzioni con @nome.
• Visibilità: Pubblico (default) o Privato.
• Priorità: Bassa, Media, Alta.

Modificare un progetto

Modifica singola

1. Apri la scheda del progetto.
2. Modifica campi nel tab Dati o usa la barra azioni.
3. Gestisci i task nel tab Task (apri, crea, chiudi).
4. Salva (inline in scheda laterale, pulsante Salva in page project).

Chiudere e riaprire

Checkbox accanto al titolo: se tutti i task sono chiusi, segna il progetto completato. Con task ancora aperti, Mokapen propone di chiuderli o di procedere comunque. Clic di nuovo per riaprire.

Modifica massiva (Lista, Premium)

1. Vai alla vista Lista.
2. Seleziona i progetti con le checkbox.
3. Clicca Modifica → imposta campi comuni (workarea, responsabile, date…).
4. Conferma.

Eliminare un progetto

Elimina progetti creati per errore o duplicati di test. Preferisci Archivia se il progetto ha task, ore consuntivate o connessioni che vuoi conservare nello storico.

Eliminazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni (tre puntini) → Elimina (voce rossa).
2. Conferma nel modale.

Con Premium avanzato il progetto va nel cestino (pagina Progetti → Azioni → Cestino progetti). Da lì puoi Ripristinare o Eliminare definitivamente. Se apri un progetto già nel cestino, compare il banner Ripristina / Elimina definitivamente.

Su piano Free (senza Premium avanzato) l'eliminazione è in genere definitiva subito dopo la conferma, senza cestino — verifica i permessi della tua organizzazione.

Eliminazione multipla

1. Vista Lista → seleziona i progetti con checkbox.
2. Clic Elimina (pulsante rosso) → conferma.

Archiviare un progetto

L'archivio è la scelta giusta per progetti completati o sospesi che vuoi tenere nello storico senza ingombraare Kanban e Schede.

Archiviare un singolo progetto

1. Apri la scheda → Opzioni → Archivia (Premium) → conferma.

Archiviare più progetti / consultare l'archivio

• Multiplo: vista Lista → seleziona → Archivia nella barra azioni.
• Consultare: pagina Progetti → Azioni → Archivio progetti.
• Ripristinare: dall'archivio seleziona e clicca Ripristina, oppure Opzioni → Ripristina da archivio sulla singola scheda.

I progetti archiviati non compaiono nelle viste operative standard ma restano raggiungibili da archivio, connessioni e report storici.

Clonare un progetto

Clonazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni → Clona.
2. Nel modale seleziona: checklist, allegati, connessioni, commenti.
3. Conferma: si apre il nuovo progetto; aggiorna titolo e date prima di usarlo operativamente.

Clonazione multipla

1. Vista Lista → seleziona i progetti → Clona → scegli opzioni → conferma.

Viste dei progetti

Kanban (predefinita)

Colonne per Workarea di default. Drag-and-drop tra colonne per cambiare workarea. Raggruppa per: Workarea, Scadenza, Responsabile, Etichette, Colore (Premium).

Schede

Progetti ordinati per scadenza; in alto quelli scaduti o imminenti. Ogni card espande i task del progetto.

Lista (Premium)

Tabella con colonne configurabili, ricerca, azioni bulk (Modifica, Clona, Archivia, Elimina).

Filtri

Modale Filtri (Premium), menu Utenti/Team, ricerca in Lista — stessa logica dei task.

Impostazioni Progetti

In Impostazioni Progetti:

• Workarea: crea e gestisci le macro-categorie (vedi sezione Workarea).
• Campi: campi personalizzati progetto.
• Scheda: layout scheda progetto.
• Lista e colonne: vista tabellare.
• Grafici: widget report.

Report Progetti

La sezione Report Progetti (Premium) riepiloga i progetti a cui hai accesso in base a ruolo e permessi organizzazione: vedi solo record e campi autorizzati. Serve per analisi di carico, ritardi ed export — per il lavoro quotidiano usa Kanban, Schede e Lista.

• Dashboard: stato, workarea, priorità, team, responsabile, ore, etichette.
• Lista report: analisi tabellare ed export.
• Gantt progetti (Premium): timeline scadenze.

Utile per carico per workarea, progetti in ritardo e distribuzione risorse.