La Guida di Mokapen

Microsoft Outlook Contacts

Collega la rubrica Microsoft Outlook Contacts ai contatti della tua organizzazione Mokapen. Importa clienti e lead già su Outlook, mantieni allineati i dati o esporta verso Outlook i contatti creati in CRM — secondo le regole che scegli.

Panoramica generale: Integrazioni.

Requisiti

• Account Microsoft con rubrica contatti.
• Permesso di autorizzare Mokapen a leggere e scrivere contatti su Outlook.
• Permessi Mokapen sui contatti in org (vedi Ruoli e permessi).

Collegare Outlook Contacts

1. Menu utente → Integrazioni → Microsoft Outlook Contacts.
2. Premi Sincronizza Microsoft Outlook Contacts.
3. Scegli l'account Microsoft (può essere diverso dall'email Mokapen).
4. Accetta i permessi sulla rubrica contatti.
5. Torna in Mokapen: verifica Account collegato e configura le opzioni sotto.

Se non accetti, nessun contatto verrà importato né esportato. La pagina resta senza sync attiva.

Cosa chiede Mokapen a Microsoft

Profilo (nome, email) e accesso completo alla rubrica contatti: leggere contatti esistenti, crearne di nuovi, aggiornarli. Necessario per sync bidirezionale o import massivo.

Impostazioni da configurare

Direzione sync

• Solo verso Mokapen — Outlook → CRM.
• Solo verso Outlook — CRM → Outlook.
• Entrambe — allineamento nei due sensi.

Se usi un collegamento condiviso in certe modalità, Mokapen può limitare la direzione: segui ciò che vedi in pagina.

Liste contatti

• Lista principale — di default «Contatti» (non modificabile: l'API Microsoft non espone un elenco principale diverso).
• Altre liste — cartelle o liste contatti aggiuntive create in Outlook; seleziona quelle da includere nella sync.

Visibilità

• Tutti i membri — contatti importati visibili in org (CRM condiviso).
• Solo a me — rubrica importata limitata al tuo accesso (contatti personali).

Duplicati e conflitti

• Confronto email — in Outlook Contacts è sempre attivo (casella non disattivabile): evita di creare un secondo contatto se l'email esiste già in Mokapen.
• Gestire conflitti — in caso di dati discordanti, scegli se prevale Mokapen o Outlook Contacts.

Mappatura campi

Collega i campi Outlook (nome, telefono, indirizzo…) alle colonne Mokapen. L'email principale resta sul campo email del contatto.

Ogni colonna Mokapen si può usare una sola volta: non assegnare lo stesso campo Mokapen a due colonne Outlook diverse.

Sync automatica o manuale

Scegli se la sync parte automaticamente quando modifichi dati, oppure solo quando premi Sincronizza (sync manuale).

Condividi sync

Con piano adeguato, altri membri possono usare il tuo collegamento senza rifare login Microsoft.

Autorizzazione obbligatoria

Spunta «Autorizzo Mokapen a creare una copia…» — senza quella casella i pulsanti Salva e Sincronizza restano disattivati.

Poi premi Sincronizza. La sync può richiedere tempo su rubriche grandi.

Comportamento in Mokapen

• Dall'elenco contatti puoi rilanciare sync dal menu (se permesso).
• Con export attivo, creare o modificare un contatto in Mokapen può aggiornare Outlook.
• Unendo duplicati in rubrica, Mokapen può aggiornare o rimuovere il contatto su Outlook — prova prima su dati di test.

Problemi comuni

• Troppi duplicati — attiva confronto email; usa strumento Duplicati dopo prima importazione.
• Sync bloccata — verifica casella autorizzazione; disconnetti e riconnetti.
• Contatti non visibili al team — visibilità «solo a me» o permessi ruolo.

Disconnettere

Premi Disconnetti: si apre una finestra di conferma con la sezione Conserva. Lì decidi cosa fare dei dati già importati in Mokapen con questa sync.

Opzioni in Mokapen (caselle spuntate = conserva, predefinito):

• Contatti — se lasci la casella attiva, i contatti importati da Outlook restano in Mokapen ma non si sincronizzano più. Se la deselezioni, Mokapen elimina dalla org i contatti legati a questa integrazione Outlook Contacts.
• Aziende — stessa logica per le anagrafiche azienda importate via sync (conserva o rimuovi da Mokapen).

In entrambi i casi la disconnessione non cancella automaticamente i contatti su Outlook Contacts: restano nella rubrica Outlook salvo tu li elimini lì.

Dopo aver scelto, digita la parola di conferma e conferma Disconnetti. La rimozione di molti contatti può richiedere qualche minuto.

Approfondimento: guida Contatti.