Apprendre mokapen

Microsoft Outlook Contacts

Connectez le carnet d'adresses Microsoft Outlook Contacts aux contacts de votre organisation Mokapen. Importez clients et prospects déjà présents sur Outlook, maintenez les données alignées ou exportez vers Outlook les contacts créés dans le CRM — selon les règles que vous choisissez.

Vue d'ensemble : Intégrations.

Prérequis

• Compte Microsoft avec carnet d'adresses contacts.
• Autorisation pour permettre à Mokapen de lire et écrire les contacts sur Outlook.
• Permissions Mokapen sur les contacts dans l'org (voir Rôles et permissions).

Connecter Outlook Contacts

1. Menu utilisateur → Intégrations → Microsoft Outlook Contacts.
2. Cliquez sur Synchroniser Microsoft Outlook Contacts.
3. Choisissez le compte Microsoft (il peut différer de l'email Mokapen).
4. Acceptez les autorisations pour le carnet d'adresses contacts.
5. Revenez dans Mokapen : vérifiez Compte connecté et configurez les options ci-dessous.

Si vous n'acceptez pas, aucun contact ne sera importé ni exporté. La page restera sans synchronisation active.

Ce que Mokapen demande à Microsoft

Profil (nom, email) et accès complet au carnet d'adresses contacts : lire les contacts existants, en créer de nouveaux, les mettre à jour. Nécessaire pour une synchronisation bidirectionnelle ou un import massif.

Paramètres à configurer

Direction de synchronisation

• Vers Mokapen uniquement — Outlook → CRM.
• Vers Outlook uniquement — CRM → Outlook.
• Les deux — alignement dans les deux sens.

Si vous utilisez une connexion partagée dans certains modes, Mokapen peut limiter la direction : suivez ce que vous voyez sur la page.

Listes de contacts

• Liste principale — par défaut « Contacts » (non modifiable : l'API Microsoft n'expose pas une liste principale différente).
• Autres listes — dossiers ou listes de contacts supplémentaires créés dans Outlook ; sélectionnez ceux à inclure dans la synchronisation.

Visibilité

• Tous les membres — contacts importés visibles dans l'org (CRM partagé).
• Moi uniquement — carnet importé limité à votre accès (contacts personnels).

Doublons et conflits

• Comparaison email — dans Outlook Contacts, elle est toujours active (case non désactivable) : évite de créer un second contact si l'email existe déjà dans Mokapen.
• Gestion des conflits — en cas de données divergentes, choisissez si Mokapen ou Outlook Contacts prévaut.

Correspondance des champs

Reliez les champs Outlook (nom, téléphone, adresse…) aux colonnes Mokapen. L'email principal reste sur le champ email du contact.

Chaque colonne Mokapen ne peut être utilisée qu'une seule fois : n'assignez pas le même champ Mokapen à deux colonnes Outlook différentes.

Synchronisation automatique ou manuelle

Choisissez si la synchronisation démarre automatiquement lorsque vous modifiez des données, ou uniquement lorsque vous cliquez sur Synchroniser (synchronisation manuelle).

Partager la synchronisation

Avec un plan adapté, d'autres membres peuvent utiliser votre connexion sans se reconnecter à Microsoft.

Autorisation obligatoire

Cochez « J'autorise Mokapen à créer une copie… » — sans cette case, les boutons Enregistrer et Synchroniser restent désactivés.

Puis cliquez sur Synchroniser. La synchronisation peut prendre du temps sur de grands carnets d'adresses.

Comportement dans Mokapen

• Depuis la liste des contacts, vous pouvez relancer la synchronisation depuis le menu (si autorisé).
• Avec l'export actif, créer ou modifier un contact dans Mokapen peut mettre à jour Outlook.
• En fusionnant des doublons dans le carnet, Mokapen peut mettre à jour ou supprimer le contact sur Outlook — testez d'abord avec des données de test.

Problèmes courants

• Trop de doublons — activez la comparaison email ; utilisez l'outil Doublons après la première importation.
• Synchronisation bloquée — vérifiez la case d'autorisation ; déconnectez et reconnectez.
• Contacts non visibles par l'équipe — visibilité « moi uniquement » ou permissions de rôle.

Déconnecter

Cliquez sur Déconnecter : une fenêtre de confirmation s'ouvre avec la section Conserver. Vous y décidez quoi faire des données déjà importées dans Mokapen avec cette synchronisation.

Options dans Mokapen (cases cochées = conserver, par défaut) :

• Contacts — si vous laissez la case cochée, les contacts importés depuis Outlook restent dans Mokapen mais ne se synchronisent plus. Si vous la décochez, Mokapen supprime de l'org les contacts liés à cette intégration Outlook Contacts.
• Entreprises — même logique pour les fiches entreprise importées via la synchronisation (conserver ou supprimer de Mokapen).

Dans les deux cas, la déconnexion ne supprime pas automatiquement les contacts sur Outlook Contacts : ils restent dans le carnet Outlook sauf si vous les supprimez là-bas.

Après avoir choisi, saisissez le mot de confirmation et confirmez Déconnecter. La suppression de nombreux contacts peut prendre quelques minutes.

En savoir plus : guide Contacts.