Apprendre mokapen

Guide Documents

L'espace Documents est l'espace Mokapen pour les textes et mises en page au format page (style A4) que vous préparez, conservez et liez au CRM : lettres de présentation, fiches client, comptes rendus de réunion, procédures opérationnelles, propositions descriptives. Chaque document a un titre, un corps formaté (avec en-tête et pied de page optionnels), une confidentialité, des collaborateurs, des connexions aux autres entités et peut être téléchargé en PDF ou Word (DOCX).

Accédez-y depuis le menu Feuilles → Documents. Si la même structure se répète souvent — la même lettre, le même compte rendu, la même procédure — ne la réécrivez pas à la main : créez un modèle de type Document avec les variables (contact, opportunité, entreprise…) et générez le document depuis une fiche liée. Mokapen charge la mise en page et remplace les variables par les données de cette fiche.

Le module nécessite l'application Documents active, les permissions correctes dans l'organisation et un plan Premium adapté. Vérifiez la disponibilité sur votre plan : sans Premium la liste peut afficher la page de mise à niveau ; avec des plans supérieurs, l'archive et la corbeille deviennent également disponibles.

À quoi servent les Documents dans le CRM

Un document Mokapen n'est ni une note rapide ni un devis commercial : c'est une feuille structurée qui reste dans l'historique du client et de l'équipe.

• Documentation longue et formatée — titres, listes, tableaux, images et liens dans une mise en page page, pas un champ description court.
• Personnalisation automatique — depuis un modèle lié à une entité, les champs se remplissent seuls (voir le guide Modèles → Document).
• Historisation dans le CRM — le document reste connecté au contact, à l'opportunité, au ticket, au projet, au rendez-vous… et vous le retrouvez depuis l'historique de ces fiches.
• Export pour l'extérieur — aperçu et téléchargement PDF/DOCX pour archivage, signature hors ligne ou envoi via les canaux email de l'organisation. Il n'y a pas de flux « Envoyer le document » dédié comme sur les devis et commandes : en général vous téléchargez et joignez.
• Travail d'équipe — confidentialité, collaborateurs, étiquettes, pièces jointes, commentaires et timeline des mises à jour, comme sur les autres entités Mokapen.

Règle pratique : chaque document destiné à un client ou prospect mérite au moins une connexion au contact, à l'entreprise ou à l'opportunité — pour que l'historique reste visible depuis la fiche client, pas seulement dans la liste Documents.

Documents vs Devis, Commandes et Notes

Il est facile de confondre les « feuilles » Mokapen. En résumé :

• Documents — texte/mise en page A4 générique, variables depuis modèle, export PDF/DOCX, connexions CRM. Idéal pour lettres, comptes rendus, procédures, fiches narratives.
• Devis / Commandes — documents commerciaux avec tableau d'articles, conditions économiques et graphisme PDF dédié (guides Ventes + modèles Devis/Commande). Ils ne remplacent pas les Documents quand vous avez besoin d'un texte libre sans logique de vente d'articles.
• Notes — dans le menu Feuilles elles peuvent encore apparaître comme Bientôt disponible. N'utilisez pas les Documents comme substitut des notes adhésives sur la fiche : les sticky notes restent sur le sticky de la fiche (plan Premium).

Page liste Documents

La liste Documents est un tableau avec recherche, filtre utilisateurs/équipe et colonnes typiques (titre, étiquettes, typologie, collaborateurs, connexions, date de création). Indicateurs utiles : cadenas confidentialité (document privé) et signalement de mise à jour récente.

Barre supérieure typique :

• Nouveau Document — ouvre la création pleine page (à partir de zéro).
• Actions — Archive et Corbeille (avec un plan Premium adapté), pour consulter les documents plus en liste active ou restaurer depuis la suppression douce.
• Sélection multiple — en sélectionnant les lignes avec les cases à cocher apparaît la barre d'actions : modifier, dupliquer, archiver, supprimer sur les documents sélectionnés.

Créer un document

Vous pouvez partir de zéro depuis la liste ou générer depuis un modèle en ouvrant une autre fiche (contact, opportunité…) et en créant un document connecté. Le second parcours est celui qui exploite les variables du modèle.

À partir de zéro (depuis la liste Documents)

1. Ouvrez Feuilles → Documents et appuyez sur Nouveau Document.
2. Renseignez au minimum le Nom du document (obligatoire).
3. Définissez la confidentialité (cadenas), les étiquettes, la couleur de la fiche, la typologie (champ libre sélectionnable ou ajoutable, utile pour filtrer « Compte rendu », « Lettre », « Procédure ») et les collaborateurs si prévus.
4. Définissez les Marges de la page (valeurs typiques en millimètres : haut, droite, bas, gauche). Elles influencent l'aperçu et le PDF : vérifiez-les avant un export officiel.
5. Rédigez En-tête, Pied de page et Contenu dans l'éditeur au format page (voir section dédiée ci-dessous).
6. Ajoutez des pièces jointes ou des notes adhésives si disponibles sur votre plan.
7. Dans l'onglet Connexions liez contacts, opportunités, tickets, projets… (si vous avez les permissions et les apps actives).
8. Enregistrer — en général vous êtes redirigé vers la fiche pleine page du document créé.

Depuis la liste, la création à partir de zéro n'expose pas le même assistant complet que le flux « Depuis modèle » depuis une fiche : pour les variables utilisez le parcours suivant.

Depuis modèle (depuis une entité liée)

Comme décrit dans le guide Modèles : le modèle Document est un document HTML au format page (A4), avec éditeur riche et marges configurables. Associer les variables à une entité du carnet d'adresses/ventes (ex. contact, opportunité) fait que, lorsque vous générez le document depuis une fiche liée, les champs se remplissent seuls.

1. Ouvrez une fiche (ex. Contact ou Opportunité) → créez Nouveau Document (ou action équivalente de création connectée).
2. Choisissez Depuis modèle (liste des modèles Document compatibles avec cette entité) ou partez d'un document vide.
3. Mokapen charge le contenu du modèle et remplace les variables par les données de la fiche liée.
4. Relisez le texte, l'en-tête/pied et les marges, puis enregistrez : la connexion à l'entité de départ est créée automatiquement.

Les modèles se gèrent dans Réglages organisation → Modèles → Document. Exemples typiques de modèle : lettre de présentation, fiche client, compte rendu de réunion, procédure opérationnelle toujours identique dans la structure.

Fiche du document

Vous pouvez l'ouvrir en modale ou en plein écran (vue page, si le plan le permet) depuis la barre d'outils — même contenu, plus d'espace pour travailler sur la mise en page A4.

Barre d'actions

• Confidentialité (cadenas) : Public (visible aux membres de l'organisation selon les règles d'accès) ou Privé (seulement ceux qui ont un accès explicite — voir ci-dessous).
• Étiquettes, Couleur titre/fond fiche, Pièces jointes, Notes adhésives (Premium).
• Pleine page, Copier le lien.
• + Créer et connecter / nouvelle connexion : liez d'autres entités directement depuis le document.
• Aperçu et Télécharger (PDF / Word) — voir section dédiée.

Menu Options (trois points)

• Dupliquer : crée une copie ; dans la modale vous pouvez choisir quoi inclure (connexions et autres éléments selon les options disponibles).
• Archiver / Restaurer (plan Premium adapté) : masque de la liste opérationnelle ou réintègre la liste active.
• Supprimer / Restaurer (entrée rouge) : avec un plan adapté suppression douce (corbeille + restauration) ou suppression définitive depuis la corbeille/confirmation.

Onglets de la fiche

• Données — typologie, collaborateurs, marges, pièces jointes, en-tête, pied de page, contenu, commentaires.
• Connexions — liens vers d'autres entités (tâche, projet, rendez-vous, contact, entreprise, réservation, opportunité, service, produit, devis, commande, ticket, autre document, campagne… si les apps sont actives). Voir aussi le guide Connexions.
• Mises à jour — timeline des modifications et activités sur la fiche.

Contenu, en-tête, pied de page et marges

Le cœur du document est l'éditeur au format page. Ce n'est pas un simple champ texte : vous pensez au rendu imprimable / PDF, comme sur une feuille A4.

Le Contenu est le corps principal : titres, paragraphes, listes, tableaux, images et liens. C'est ici que va la substance de la lettre, du compte rendu ou de la procédure. Utilisez une mise en forme claire (hiérarchie de titres, listes à puces) pour que le PDF reste lisible à destination.

En-tête et Pied de page sont les textes (ou éléments) répétés en haut et en bas de page — logo textuel, références entreprise, notes fixes, disclaimer. Sur le modèle Document vous les préparez une fois ; sur le document individuel vous les adaptez seulement si une variante est nécessaire. Sur les modèles Devis/Commande vous trouvez des logiques similaires d'en-tête/pied dans la mise en page PDF commerciale ; ici le concept est le même, mais sans tableau d'articles.

Les Marges (haut, droite, bas, gauche) définissent l'espace blanc autour du texte. Elles influencent directement l'aperçu et les fichiers exportés : une marge trop étroite peut couper le contenu à l'impression ou en PDF ; une marge trop large réduit l'espace utile. Définissez les marges dans le modèle si le papier à en-tête est toujours identique ; sur le document individuel corrigez-les seulement pour des exceptions.

Conseil de processus : quand la structure se répète, travaillez sur le modèle (variables + marges + en-tête/pied). Personnalisez le document individuel seulement là où le contenu change (dates, paragraphes spécifiques, pièces jointes). Vous évitez des copies incohérentes et des mises à jour en chaîne.

Confidentialité et collaborateurs

Comme sur les rendez-vous et les autres entités Mokapen, confidentialité et collaborateurs répondent à deux questions différentes : « qui peut voir ce document dans l'organisation ? » et « qui de l'équipe doit y travailler sans qu'il soit public pour tous ? ».

Avec la confidentialité Publique (cadenas dans la barre d'actions) le document est visible aux membres de l'organisation selon les règles d'accès de l'org et des rôles. Avec la confidentialité Privée, le document est limité à ceux qui ont un accès explicite : typiquement celui qui l'a créé, les collaborateurs indiqués et les règles de confidentialité de l'entité — pas à tous les membres de l'organisation.

Les collaborateurs (champ Collaborateurs dans l'onglet Données, si actif dans votre organisation) sont des utilisateurs ou équipes Mokapen qui doivent avoir visibilité et possibilité de travailler sur le document. Exemples : le commercial qui a généré la lettre depuis le deal ; l'assistant qui complète le compte rendu ; un manager qui révise les procédures internes. Ce ne sont pas des « participants à une réunion » (concept typique des rendez-vous) : ce sont des personnes de l'équipe qui doivent voir et suivre la feuille dans Mokapen.

En résumé :

• Public = visible dans l'org selon les permissions générales.
• Privé = seulement ceux qui ont un accès explicite (collaborateurs / règles de confidentialité).
• Collaborateur = utilisateur ou équipe qui doit voir et travailler sur le document, même quand il est privé.

Si vous n'avez pas accès à un document privé, Mokapen affiche le message d'accès refusé. Pour les documents internes sensibles (contrats en brouillon, notes sur clients, procédures réservées) utilisez la confidentialité privée et des collaborateurs restreints.

Aperçu et téléchargement

Avant d'envoyer ou d'archiver une feuille officielle, utilisez Aperçu pour contrôler le rendu, les marges, l'en-tête et le pied de page. Puis :

• Télécharger PDF — fichier stable pour archivage, signature externe ou pièce jointe email.
• Télécharger Word (DOCX) — utile si le destinataire doit modifier le texte hors de Mokapen ; vous pouvez ensuite rattacher la version signée ou révisée dans les fichiers du document ou de la fiche liée.

Contrairement aux devis et commandes, il n'y a pas d'envoi email dédié du document depuis la fiche. Utilisez Aperçu/Télécharger et joignez via les canaux email/messages de l'organisation, ou conservez le PDF dans les Pièces jointes de la fiche liée.

Archiver, supprimer et dupliquer

Comme sur les rendez-vous : préférez Archiver quand le document est terminé mais que l'historique et les connexions sont encore nécessaires ; utilisez Supprimer pour les brouillons erronés ou les doublons de test.

Dupliquer

Depuis Options → Dupliquer. Dans la modale choisissez quoi copier (connexions et autres éléments selon les options). Utile pour une seconde version de la même lettre ou pour un compte rendu avec structure identique et dates différentes. Après la copie, mettez à jour le titre et le contenu sur le nouveau document.

Archiver et restaurer

Fiche → Options → Archiver (plan Premium adapté), ou sélection multiple en liste → Archiver. Le document sort de la liste active ; retrouvez-le depuis Actions → Archive et vous pouvez Restaurer. Préférez archiver plutôt que supprimer quand une trace commerciale ou de conformité est nécessaire.

Supprimer

Depuis la fiche ou la liste (simple ou multiple) → Supprimer → confirmez dans la modale. Avec un plan Premium adapté il peut y avoir suppression douce (corbeille + restauration) ou suppression définitive depuis la corbeille. Archive et corbeille requièrent souvent un plan Premium de niveau supérieur par rapport à l'usage de base des documents — vérifiez la disponibilité et le rôle (membre pour certaines suppressions).

Réglages (Champs / Colonnes)

Dans les réglages organisation, pour Documents, les cartes Champs et Liste & Colonnes peuvent apparaître comme Bientôt disponible (pas encore opérationnelles). La personnalisation champs/mise en page décrite dans les guides Champs, Fiche et Colonnes ne s'applique pas pleinement aux Documents aujourd'hui. Ce que vous pouvez déjà bien structurer est le modèle Document (mise en page, marges, variables) et l'usage de typologies et étiquettes en liste.

Cas d'application

• Lettre de présentation : modèle Document avec variables contact → générez depuis la fiche Contact → relisez → Téléchargez PDF et joignez à l'email commercial.
• Compte rendu de réunion : document connecté au Rendez-vous et au Projet ; collaborateurs = équipe delivery ; confidentialité privée s'il contient des notes réservées.
• Fiche client opérationnelle : depuis Opportunité, modèle avec deal + contact déjà remplis ; reste dans l'historique du deal.
• Procédure interne (SOP) : document public dans l'org, étiquette « SOP », sans données client ; mettez à jour le modèle quand le processus change.
• Export pour signature externe : Téléchargez DOCX ou PDF, signez hors ligne, rattachez le fichier signé aux pièces jointes du document ou de la fiche liée.

Processus recommandés

• Partez toujours d'un modèle si le texte se répète ; évitez de réécrire des lettres identiques à la main.
• Liez chaque document client au Contact/Entreprise/Opportunité : vous le trouvez depuis l'historique de la fiche.
• Utilisez des typologies et étiquettes cohérentes (« Compte rendu », « Procédure », « Lettre ») pour filtrer en liste.
• Contrôlez les marges dans Aperçu avant le PDF officiel.
• Documents sensibles : confidentialité privée + collaborateurs restreints.
• Archivez plutôt que supprimez quand l'historique est nécessaire ; nettoyez périodiquement les brouillons dupliqués.

Combinez Documents avec Modèles, Contacts, Opportunités et Rendez-vous pour un flux documentaire cohérent avec le reste du CRM.

Questions fréquentes

Q : Où trouver les Documents ?

R : Menu Feuilles → Documents. Le groupe s'appelle Feuilles ; l'entrée est Documents.

Q : Comment utiliser les variables ?

R : Créez un modèle Document dans Réglages → Modèles, insérez les variables avec le bouton Variable, puis générez le document depuis une entité compatible en choisissant Depuis modèle. Depuis la liste, la création à partir de zéro n'expose pas le même assistant complet que le flux depuis une fiche.

Q : Puis-je envoyer le document par email depuis Mokapen ?

R : Il n'y a pas d'envoi dédié comme sur les devis. Utilisez Aperçu/Télécharger et joignez, ou les canaux email/messages de l'organisation.

Q : Pourquoi je ne vois pas Archive ou Corbeille ?

R : En général un plan Premium de niveau supérieur est nécessaire. Vérifiez le plan et le rôle (membre pour certaines suppressions).

Q : Puis-je personnaliser les champs de la fiche Document ?

R : Les réglages Champs/Colonnes pour Documents sont encore Bientôt disponible. Utilisez modèles, typologies et étiquettes pour structurer le travail.

Q : Quelle différence avec un devis PDF ?

R : Le devis a un tableau d'articles, des conditions économiques et un graphisme commercial. Le Document est un texte/mise en page A4 générique, plus flexible mais sans logique de vente d'articles.

Q : Si je supprime un modèle Document, les PDF déjà créés disparaissent-ils ?

R : Non. Les documents déjà générés restent ; vous supprimez seulement le modèle pour les créations futures.