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Guide des tâches

L'espace Tâches est le cœur opérationnel de Mokapen pour organiser le travail quotidien de l'équipe. Chaque tâche représente une action concrète à accomplir — un appel téléphonique, une relecture, une activité de suivi — avec un responsable, une échéance et un état d'avancement.

À quoi sert l'espace Tâches

Les tâches vous permettent de :

• Planifier le travail de l'équipe avec des échéances visibles dans le calendrier et dans les vues par date.
• Attribuer des responsabilités claires : chaque tâche a un référent qui sait quoi faire et dans quel délai.
• Lier les activités au CRM : une tâche peut être connectée à des contacts et sociétés, à des tickets ou intégrée dans un projet.
• Suivre l'avancement avec des checklists internes, des heures enregistrées et des rapports agrégés.
• Coordonner des équipes distribuées : tout le monde voit les mêmes tâches (ou seulement celles autorisées si privées) et peut les mettre à jour en temps réel.

Une tâche isolée reste une action rapide ; en regroupant plusieurs tâches dans un projet, vous obtenez une vue d'ensemble d'initiatives plus larges. Accédez à l'espace depuis la page Tâches dans le menu Activités.

Lier une tâche à un projet

Chaque tâche peut être associée à un projet qui regroupe les actions vers un objectif commun (ex. « Lancement site web 2026 » avec les tâches « Brief design », « Développement frontend », « Tests QA »). Lorsque vous assignez une tâche à un projet :

• la tâche apparaît dans l'onglet Tâches de la fiche projet, avec un compteur d'avancement (ex. 3/8 terminées) ;
• dans le Kanban tâches, vous pouvez regrouper par projet et voir toutes les tâches du même projet ;
• vous partagez le contexte organisationnel : workarea, responsable, échéances et rapports au niveau de l'initiative.

Une tâche sans projet reste valide pour des activités ponctuelles ; pour des initiatives structurées, il convient de créer le projet puis les tâches à l'intérieur. Pour gérer les projets et les workareas, consultez le guide Projets.

Dans l'onglet Données de la tâche, le champ Projet permet de sélectionner ou modifier le projet à tout moment (menu Options → Déplacer pour déplacer la tâche vers un autre projet).

Barre supérieure de la page Tâches

Sur la page liste des tâches (Kanban, Fiches, Calendrier ou Liste), la barre du haut contient :

• Filtres (Premium) : panneau avancé pour projet, dates, responsable, étiquettes, champs personnalisés.
• Actions : import/export, accès à l'archive et à la corbeille, modification des colonnes (Liste).
• Vues : Kanban | Fiches | Calendrier | Liste — les filtres actifs restent appliqués lors du changement de vue.
• Utilisateurs / Équipes : menu avatar pour voir les tâches d'un collègue ou d'une équipe.
• + Tâche : créer une nouvelle tâche.

La fiche de la tâche

En cliquant sur le titre d'une tâche, la fiche latérale s'ouvre. De là, vous gérez tout le cycle de vie de la tâche. Avec le plan Premium, vous pouvez ouvrir la même fiche en page entière (icône flèches d'expansion → page task) : mise en page identique, plus d'espace et bouton Enregistrer fixe en haut à droite.

En-tête de la fiche

• Case à cocher (à côté du titre) : marquer la tâche comme terminée ou la rouvrir.
• Titre : cliquez pour le modifier en ligne.
• Badge Archivé : apparaît si la tâche est en archive.
• Enregistrer (page task uniquement) : confirmer toutes les modifications en une seule fois.

Barre d'actions de la fiche

Sous l'en-tête, la barre avec les icônes permet des actions rapides sans ouvrir les onglets :

• Priorité (icône drapeau) : définir Normale ou Urgente. Les tâches urgentes affichent l'icône jaune avec point d'exclamation dans les vues.
• Confidentialité (cadenas) : Public (visible aux membres de l'organisation) ou Privé (uniquement responsable et parties prenantes indiquées).
• Étiquettes : assigner des étiquettes colorées pour catégoriser. Voir le guide Étiquettes.
• Couleur (goutte) : couleur de fond du titre dans la fiche et sur les cartes Kanban.
• Pièces jointes (trombone) : téléverser des fichiers depuis l'ordinateur ou le cloud. Badge avec le nombre de fichiers liés. Voir le guide Pièces jointes.
• Notes adhésives (Premium) : post-it visibles sur la fiche pour des rappels rapides.
• Copier le lien : copier l'URL directe vers la tâche à partager avec les collègues.
• Page entière (flèches d'expansion, Premium) : ouvre la page task dans un nouvel onglet du navigateur.
• Options (trois points verticaux) : menu avec Cloner, Déplacer, Transformer en projet, Archiver, Modifier la fiche, Supprimer. Expliqué ci-dessous.
• + Créer et connecter (bouton vert) : créer à la volée une entité liée (nouvelle tâche, ticket, contact, opportunité…) à partir de cette tâche.

Menu Options (trois points)

Ouvrez la fiche de la tâche → icône trois points verticaux en haut à droite :

• Cloner : dupliquer la tâche avec titre, champs et checklist (utile pour les activités récurrentes).
• Déplacer : transférer la tâche vers un autre projet de l'organisation.
• Transformer en projet : convertit la tâche en projet ; les éléments de checklist deviennent des tâches du nouveau projet.
• Archiver / Restaurer (Premium) : déplacer la tâche vers l'archive ou la ramener dans les vues opérationnelles.
• Modifier la fiche (admin) : ouvre les paramètres de mise en page de la fiche tâche dans une nouvelle fenêtre.
• Supprimer / Restaurer : suppression douce vers la corbeille, ou restauration si déjà supprimée.

Onglets de la fiche

Les onglets sous la barre d'actions organisent le contenu de la tâche :

• Données : tous les champs de la tâche (projet, responsable, dates, description, champs personnalisés).
• Checklist, Connexions, Temps : fonctionnalités partagées entre entités — voir la section Sections liées.
• Menu déroulant supplémentaire : Marketing, Intégrations (sync avec apps externes), Mises à jour (historique de la fiche).

Sections liées (communes à plusieurs entités)

Certaines parties de la fiche tâche sont identiques sur les projets, contacts, tickets et autres entités. Pour le détail opérationnel, consultez les guides dédiés :

• Checklist — micro-actions à cocher, barre de progression, réorganisation par glisser-déposer.
• Connexions — lier les tâches à des contacts, sociétés, tickets, opportunités et autres entités CRM.
• Temps — enregistrer les heures travaillées et comparer avec l'estimation (Premium).
• Étiquettes — étiquettes colorées pour filtrer et regrouper dans le Kanban.
• Pièces jointes — documents depuis l'ordinateur ou le cloud (Drive, OneDrive).
• Mises à jour — historique des modifications, commentaires, connexions et e-mails liés à la tâche.

Créer une tâche

Procédure

1. Allez à la page Tâches.
2. Cliquez + Tâche en haut à droite.
3. Saisissez le titre (obligatoire) : soyez précis (« Appeler Rossi pour devis T2 », pas « Appel »).
4. Dans l'onglet Données, renseignez projet, responsable, dates, description et champs personnalisés.
5. Optionnel : ajoutez checklist, connexions ou temps dans les onglets respectifs.
6. Enregistrez la fiche.

Vous pouvez aussi créer des tâches depuis l'onglet Tâches d'un projet, depuis une connexion sur un contact/société, ou via des automatisations.

Champs principaux dans l'onglet Données

• Projet : lie la tâche au projet d'appartenance. Voir aussi Lier une tâche à un projet.
• Responsable : qui doit accomplir la tâche.
• Parties prenantes : autres membres impliqués qui reçoivent la visibilité.
• Dates début / échéance : apparaissent dans Calendrier et Fiches.
• Description : détails opérationnels ; utilisez @nom pour mentionner des collègues.
• Champs personnalisés : définis dans Paramètres Tâches.

Modifier une tâche

Modification individuelle

1. Ouvrez la fiche en cliquant sur le titre.
2. Modifiez les champs dans l'onglet Données (clic sur la valeur → édition en ligne) ou utilisez la barre d'actions pour priorité, étiquettes, couleur, etc.
3. Enregistrez : automatique champ par champ dans la fiche latérale, ou bouton Enregistrer en page task.

Clore et rouvrir

Case à cocher à côté du titre : un clic clôt la tâche, un second clic la rouvre. Les tâches closes restent visibles dans les vues tant que vous ne les archivez ou ne les supprimez pas.

Modification en masse (vue Liste, Premium)

1. Passez à la vue Liste.
2. Sélectionnez les tâches avec les cases à cocher à gauche.
3. Cliquez Modifier dans la barre d'actions au-dessus du tableau.
4. Dans la modale, ajoutez les champs à mettre à jour (projet, responsable, dates, priorité…) et définissez les valeurs.
5. Confirmez : les valeurs s'appliquent à toutes les tâches sélectionnées.

Supprimer une tâche

Supprimez les tâches créées par erreur, les doublons ou les brouillons jamais utilisés. Ne confondez pas avec Archiver : la suppression retire l'enregistrement des vues (ou de la corbeille) ; l'archive masque les tâches terminées en conservant un historique lisible.

Suppression individuelle

1. Ouvrez la fiche de la tâche.
2. Menu Options (trois points) → Supprimer (entrée rouge).
3. Confirmez dans la modale.

Avec Premium avancé, la tâche va dans la corbeille (page Tâches → Actions → Corbeille tâches). De là, vous pouvez Restaurer ou Supprimer définitivement. Si vous ouvrez une tâche déjà dans la corbeille, une bannière apparaît avec Restaurer / Supprimer définitivement.

Sur le plan Free (sans Premium avancé), la suppression est généralement définitive immédiatement après confirmation, sans corbeille — vérifiez les permissions de votre organisation.

Suppression multiple

1. Dans la vue Liste, sélectionnez les tâches.
2. Cliquez Supprimer (bouton rouge au-dessus du tableau).
3. Confirmez.

Archiver une tâche

L'archive est le bon choix pour les tâches terminées ou suspendues que vous souhaitez conserver dans l'historique sans encombrer le Kanban, les Fiches et le Calendrier.

Archiver une tâche individuelle

1. Ouvrez la fiche → Options → Archiver (Premium).
2. Confirmez dans la modale.

Archiver plusieurs tâches / consulter l'archive

• Multiple : vue Liste → sélectionner → Archiver dans la barre d'actions.
• Consulter : page Tâches → Actions → Archive tâches.
• Restaurer : depuis l'archive, sélectionnez et cliquez Restaurer, ou Options → Restaurer depuis l'archive sur la fiche individuelle.

Les tâches archivées n'apparaissent pas dans les vues opérationnelles standard mais restent accessibles depuis l'archive, les connexions et les rapports historiques.

Vues des tâches

Quatre modes d'affichage, sélectionnables en haut. Les filtres et l'utilisateur/équipe sélectionné restent actifs lors du changement de vue.

Kanban (par défaut)

Colonnes interactives avec glisser-déposer. Menu Regrouper par : Projet (par défaut), Échéance, Responsable, Étiquettes, Couleur (Premium). Idéal pour les flux visuels et les réunions stand-up.

Fiches

Tâches triées par échéance : en haut celles en retard ou à échéance imminente. Utile pour la planification quotidienne « quoi faire aujourd'hui ».

Calendrier

Tâches sur le calendrier par date d'échéance/début. Affiche la charge de travail répartie dans le temps.

Liste (Premium)

Tableau avec colonnes configurables, tri, recherche textuelle et actions groupées (Modifier, Cloner, Archiver, Supprimer). Icône cadenas = tâche privée ; point coloré = mise à jour récente.

Filtres

• Filtres (Premium) : modale avec filtres sur projet, dates, responsable, étiquettes, statut, champs personnalisés.
• Utilisateurs / Équipes : limite les tâches au responsable ou à l'équipe choisi.
• Recherche Liste : champ filtre au-dessus du tableau.

Paramètres Tâches

Dans Paramètres Tâches (admin) :

• Champs : créer des champs personnalisés (texte, nombre, select…).
• Fiche : ordre et visibilité des champs dans la fiche tâche.
• Liste et colonnes : colonnes de la vue Liste.
• Graphiques : widgets dans les rapports tâches.

Depuis la Liste : Actions → Modifier colonnes ouvre directement l'éditeur de colonnes.

Rapports Tâches

La section Rapports Tâches (Premium) récapitule les tâches auxquelles vous avez accès selon le rôle et les permissions de l'organisation : vous ne voyez que les enregistrements et champs autorisés, pas l'ensemble de l'espace de travail. Elle sert à l'analyse de charge, des retards et à l'export — pour le travail quotidien, utilisez Kanban, Fiches et Liste.

• Tableau de bord : graphiques sur statut, projet, priorité, équipe, responsable, heures, étiquettes.
• Liste rapports : tableau analytique avec filtres et export CSV/Excel.
• Gantt tâches (Premium) : chronologie par projet et échéances.

Utilisez les rapports pour identifier les retards, les déséquilibres de charge entre membres et les heures consommées vs estimées.