Panduan Mokapen

Panduan Tugas

Itu Tugas area adalah pusat operasional Mokapen untuk mengatur pekerjaan tim Anda sehari-hari. Setiap tugas mewakili tindakan nyata yang harus diselesaikan — panggilan telepon, peninjauan, aktivitas tindak lanjut — dengan penerima tugas, tanggal jatuh tempo, dan status kemajuan.

Untuk apa area Tugas

Tugas memungkinkan Anda:

• Rencana kerja tim dengan tanggal jatuh tempo terlihat di kalender dan tampilan berdasarkan tanggal.
• Menetapkan tanggung jawab yang jelas: setiap tugas mempunyai pemilik yang mengetahui apa yang harus dilakukan dan kapan.
• Link aktivitas ke CRM: tugas dapat dihubungkan kontak dan perusahaan, ke tiket, atau ditempatkan di a proyek.
• Memantau kemajuan dengan daftar periksa internal, jam kerja yang dicatat, dan laporan gabungan.
• Koordinat tim terdistribusi: setiap orang melihat tugas yang sama (atau hanya tugas yang diberi wewenang untuk dilihat apakah bersifat pribadi) dan dapat memperbaruinya secara real time.

Tugas yang berdiri sendiri tetap merupakan tindakan cepat; dengan mengelompokkan beberapa tugas dalam a proyek, Anda mendapatkan gambaran umum tentang inisiatif yang lebih luas. Akses area tersebut dari Halaman tugas di menu Aktivitas.

Menghubungkan tugas ke proyek

Setiap tugas dapat dikaitkan dengan a proyek yang mengelompokkan tindakan menuju tujuan bersama (misalnya, “Peluncuran situs web 2026” dengan tugas “Ringkasan desain”, “Pengembangan frontend”, “Pengujian QA”). Saat Anda menetapkan tugas ke suatu proyek:

• tugas tersebut muncul di Tugas tab catatan proyek, dengan penghitung kemajuan (misalnya 3/8 selesai);
• dalam tugas Kanban Anda dapat mengelompokkan berdasarkan proyek dan melihat semua tugas dari proyek yang sama;
• Anda berbagi konteks organisasi: area kerja, pemilik, tanggal jatuh tempo, dan laporan di tingkat inisiatif.

Tugas tanpa proyek tetap berlaku untuk aktivitas satu kali; untuk inisiatif terstruktur, yang terbaik adalah membuat proyek terlebih dahulu dan kemudian menambahkan tugas di dalamnya. Untuk mengelola proyek dan area kerja, lihat Panduan proyek.

Dalam tugas Data tab, itu Proyek bidang memungkinkan Anda memilih atau mengubah proyek kapan saja (Menu Opsi → Bergerak untuk memindahkan tugas ke proyek lain).

Bilah atas halaman Tugas

Pada halaman daftar tugas (Kanban, Kartu, Kalender, atau Daftar), bilah atas berisi:

• Filter (Premium): panel lanjutan untuk proyek, tanggal, penerima tugas, label, bidang khusus.
• Tindakan: impor/ekspor, akses ke arsip dan sampah, edit kolom (Daftar).
• Tampilan: Kanban | Kartu | Kalender | Daftar — filter aktif tetap diterapkan saat berpindah tampilan.
• Pengguna / Tim: menu avatar untuk melihat tugas rekan atau tim.
• + Tugas: membuat tugas baru.

Panel tugas

Mengklik judul tugas akan membuka panel samping. Dari sana Anda mengelola siklus hidup tugas secara penuh. Dengan paket Premium Anda dapat membuka panel yang sama seperti a halaman penuh (perluas ikon panah → tugas halaman): tata letak yang identik, lebih banyak ruang, dan tetap Menyimpan tombol di kanan atas.

Tajuk panel

• kotak centang (di sebelah judul): tandai tugas sebagai selesai atau buka kembali.
• Judul: klik untuk mengedit sebaris.
• Lencana yang diarsipkan: muncul jika tugas ada di arsip.
• Menyimpan (hanya tugas halaman): konfirmasikan semua perubahan sekaligus.

Bilah tindakan panel

Di bawah header, bilah ikon memungkinkan tindakan cepat tanpa membuka tab:

• Prioritas (ikon bendera): set Normal atau Mendesak. Tugas mendesak menampilkan ikon kuning dengan tanda seru di tampilan.
• Pribadi (kunci): Publik (dapat dilihat oleh anggota organisasi) atau Pribadi (hanya penerima hak dan pemangku kepentingan yang ditunjuk).
• Label: menetapkan label berwarna untuk dikategorikan. Lihat Panduan label.
• Warna (jatuhkan): warna latar belakang judul di panel dan di kartu Kanban.
• Lampiran (penjepit kertas): unggah file dari komputer atau cloud. Lencana menunjukkan jumlah file yang ditautkan. Lihat Panduan lampiran.
• Catatan tempel (Premium): catatan tempel terlihat di panel untuk pengingat cepat.
• Salin tautan: menyalin URL langsung ke tugas untuk dibagikan dengan rekan kerja.
• Halaman penuh (perluas panah, Premium): membuka tugas halaman di tab browser baru.
• Pilihan (tiga titik vertikal): menu dengan Klon, Pindahkan, Konversi ke proyek, Arsip, Panel edit, Hapus. Dijelaskan di bawah ini.
• + Buat dan sambungkan (tombol hijau): langsung membuat entitas tertaut (tugas baru, tiket, kontak, kesepakatan…) mulai dari tugas ini.

Menu opsi (tiga titik)

Buka panel tugas → tiga titik vertikal ikon di kanan atas:

• Klon: menduplikasi tugas dengan judul, bidang, dan daftar periksa (berguna untuk aktivitas berulang).
• Bergerak: mentransfer tugas ke proyek lain dalam organisasi.
• Konversikan ke proyek: mengubah tugas menjadi proyek; item daftar periksa menjadi tugas dalam proyek baru.
• Arsip / Pulihkan (Premium): memindahkan tugas ke arsip atau mengembalikannya ke tampilan operasional.
• Sunting panel (admin): membuka pengaturan tata letak panel tugas di jendela baru.
• Hapus / Pulihkan: hapus sementara ke sampah, atau pulihkan jika sudah dihapus.

Tab panel

Tab di bawah bilah tindakan mengatur konten tugas:

• Data: semua bidang tugas (proyek, penerima tugas, tanggal, deskripsi, bidang khusus).
• Daftar periksa, Koneksi, Waktu: fitur yang dibagikan antar entitas — lihat Bagian terkait bagian.
• Menu tarik-turun tambahan: Pemasaran, Integrasi (sinkronisasi dengan aplikasi eksternal), Pembaruan (riwayat panel).

Bagian terkait (dibagikan ke seluruh entitas)

Beberapa bagian panel tugas identik pada proyek, kontak, tiket, dan entitas lainnya. Untuk detail operasional, lihat panduan khusus:

• Daftar periksa — tindakan mikro untuk dicentang, bilah kemajuan, penataan ulang seret dan lepas.
• Koneksi — menghubungkan tugas ke kontak, perusahaan, tiket, transaksi, dan entitas CRM lainnya.
• Waktu — mencatat jam kerja dan membandingkannya dengan perkiraan (Premium).
• Label — label berwarna untuk difilter dan dikelompokkan di Kanban.
• Lampiran — dokumen dari komputer atau cloud (Drive, OneDrive).
• Pembaruan — mengubah riwayat, komentar, koneksi, dan email yang ditautkan ke tugas.

Membuat tugas

Prosedur

1. Pergi ke Halaman tugas.
2. Klik + Tugas di kanan atas.
3. Masukkan judul (wajib): spesifik (“Hubungi Rossi untuk penawaran Q2”, bukan “Hubungi”).
4. Di Data tab, isi proyek, penerima tugas, tanggal, deskripsi, dan bidang khusus.
5. Opsional: tambahkan daftar periksa, koneksi, atau waktu di masing-masing tab.
6. Simpan panelnya.

Anda juga dapat membuat tugas dari tab Tugas proyek, dari koneksi pada kontak/perusahaan, atau melalui otomatisasi.

Bidang utama di tab Data

• Proyek: menghubungkan tugas ke tugasnya proyek. Lihat juga Menghubungkan tugas ke proyek.
• Penerima tugas: siapa yang harus menyelesaikan tugas.
• Pemangku kepentingan: anggota lain yang terlibat yang menerima visibilitas.
• Tanggal mulai/jatuh tempo: muncul di Kalender dan Kartu.
• Keterangan: rincian operasional; menggunakan @nama untuk menyebutkan rekan-rekan.
• Bidang khusus: didefinisikan dalam Pengaturan Tugas.

Mengedit tugas

Pengeditan tunggal

1. Buka panel dengan mengklik judul.
2. Edit bidang di tab Data (klik nilai → edit sebaris) atau gunakan bilah tindakan untuk prioritas, label, warna, dll.
3. Simpan: otomatis bidang demi bidang di panel samping, atau Menyimpan tombol di halaman tugas.

Menutup dan membuka kembali

Kotak centang di sebelah judul: satu klik menutup tugas, klik kedua membukanya kembali. Tugas yang ditutup tetap terlihat di tampilan sampai Anda mengarsipkan atau menghapusnya.

Pengeditan massal (Tampilan daftar, Premium)

1. Beralih ke Tampilan daftar.
2. Pilih tugas dengan kotak centang di sebelah kiri.
3. Klik Sunting di bilah tindakan di atas tabel.
4. Di modal, tambahkan bidang yang akan diperbarui (proyek, penerima tugas, tanggal, prioritas…) dan tetapkan nilainya.
5. Konfirmasi: nilai berlaku untuk semua tugas yang dipilih.

Menghapus tugas

Hapus tugas yang dibuat karena kesalahan, duplikat, atau draf yang tidak pernah digunakan. Jangan bingung dengan Arsip: penghapusan menghapus rekaman dari penayangan (atau dari sampah); pengarsipan menyembunyikan tugas yang sudah selesai sekaligus menyimpan riwayat yang dapat dibaca.

Penghapusan tunggal

1. Buka panel tugas.
2. Pilihan menu (tiga titik) → Menghapus (barang merah).
3. Konfirmasikan di modal.

Dengan Premium Lanjutan, tugas jatuh ke tangan sampah (Halaman tugas → Tindakan → Sampah tugas). Dari sana Anda bisa Memulihkan atau Hapus secara permanen. Jika Anda membuka tugas yang sudah ada di sampah, akan muncul banner dengan Pulihkan / Hapus secara permanen.

Di Bebas paket (tanpa Premium Lanjutan), penghapusan umumnya permanen segera setelah konfirmasi, tanpa sampah — periksa izin organisasi Anda.

Penghapusan berulang kali

1. Di dalam Tampilan daftar, pilih tugas.
2. Klik Menghapus (tombol merah di atas tabel).
3. Mengonfirmasi.

Mengarsipkan tugas

Arsip adalah pilihan tepat untuk tugas yang sudah selesai atau ditangguhkan yang ingin Anda simpan dalam riwayat tanpa mengacaukan Kanban, Kartu, dan Kalender.

Arsipkan satu tugas

1. Buka panel → Pilihan → Arsip (Premi).
2. Konfirmasikan di modal.

Arsipkan banyak tugas / lihat arsip

• Banyak: Tampilan daftar → pilih → Arsip di bilah tindakan.
• Melihat: Halaman tugas → Tindakan → Arsip tugas.
• Memulihkan: dari arsip pilih dan klik Pulihkan, atau Pilihan → Pulihkan dari arsip pada satu panel.

Tugas yang diarsipkan tidak muncul dalam tampilan operasional standar namun tetap dapat diakses dari arsip, koneksi, dan laporan historis.

Tampilan tugas

Empat mode tampilan, dapat dipilih di bagian atas. Filter dan pengguna/tim yang dipilih tetap aktif saat berpindah tampilan.

Kanban (bawaan)

Kolom interaktif dengan drag-and-drop. Kelompokkan berdasarkan menu: Proyek (default), Tanggal jatuh tempo, Penerima Tugas, Label, Warna (Premium). Ideal untuk alur kerja visual dan pertemuan stand-up.

Kartu-kartu

Tugas diurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo: tugas yang sudah lewat waktu atau sudah dekat di bagian atas. Berguna untuk perencanaan harian «apa yang harus dilakukan hari ini».

Kalender

Tugas di kalender berdasarkan tanggal jatuh tempo/mulai. Menunjukkan beban kerja yang didistribusikan sepanjang waktu.

Daftar (Premium)

Tabel dengan kolom yang dapat dikonfigurasi, pengurutan, pencarian teks, dan tindakan massal (Edit, Klon, Arsip, Hapus). Ikon kunci = tugas pribadi; titik berwarna = baru saja diperbarui.

Filter

• Filter (Premium): modal dengan filter pada proyek, tanggal, penerima tugas, label, status, bidang khusus.
• Pengguna / Tim: membatasi tugas pada penerima tugas atau tim yang dipilih.
• Pencarian daftar: bidang filter di atas tabel.

Pengaturan Tugas

Di dalam Pengaturan Tugas (admin):

• bidang: membuat bidang khusus (teks, nomor, pilih…).
• Panel: urutan dan visibilitas bidang di panel tugas.
• Daftar dan kolom: kolom dalam tampilan Daftar.
• Grafik: widget dalam laporan tugas.

Dari Daftar: Tindakan → Edit kolom membuka editor kolom secara langsung.

Laporan Tugas

Itu Laporan Tugas bagian (Premium) merangkum tugas yang dapat Anda akses berdasarkan peran dan izin organisasi: Anda hanya melihat catatan dan bidang yang diotorisasi, bukan seluruh ruang kerja. Gunakan untuk analisis beban kerja, penundaan, dan ekspor — untuk pekerjaan sehari-hari gunakan Kanban, Kartu, dan Daftar.

• Dasbor: bagan status, proyek, prioritas, tim, penerima tugas, jam kerja, label.
• Daftar laporan: tabel analitik dengan filter dan ekspor CSV/Excel.
• Tugas Gantt (Premium): garis waktu berdasarkan proyek dan tanggal jatuh tempo.

Gunakan laporan untuk mengidentifikasi penundaan, ketidakseimbangan beban kerja antar anggota, dan jam kerja aktual vs perkiraan.