Panduan Mokapen

Panduan Janji Temu

Itu Janji temu area adalah kalender Mokapen untuk rapat perencanaan, panggilan klien, kunjungan lapangan, demo produk, dan rapat tim internal. Setiap janji temu memiliki tanggal dan waktu, penyelenggara, peserta, lokasi atau konferensi video, status buka/tutup, dan tautan ke seluruh CRM (kontak, penawaran, tiket, tugas).

Akses dari Kegiatan → Janji Temu menu atau dari Halaman janji temu. Tampilan defaultnya adalah Kalender. Modul Janji Temu tersedia dengan paket Kecil dan memerlukan izin yang benar di organisasi Anda.

Peran dalam CRM dan proses

Janji temu di Mokapen bukan sekadar acara kalender: melainkan a catatan tertaut terhubung ke seluruh sistem.

• Penjualan: panggilan kualifikasi, demo, negosiasi — terkait dengan kontak, perusahaan, dan kesepakatan.
• Pengiriman: permulaan proyek, tinjauan mingguan — koneksi ke proyek dan tugas tindak lanjut.
• Mendukung: janji temu di tempat atau panggilan yang terkait dengan tiket.
• Tim internal: stand-up, one-to-one, pertemuan departemen dengan rekan-rekan Mokapen.

Aturan praktisnya: setiap janji temu dengan klien atau calon pelanggan harus memiliki setidaknya satu janji temu hubungi peserta atau a koneksi untuk dihubungi, perusahaan, atau kesepakatan — sehingga riwayat tetap terlihat dari catatan klien.

Peserta, kolaborator, dan kalender pribadi

Janji temu memiliki dua cara berbeda dalam melibatkan orang. Memahami perbedaan ini akan menghindari kebingungan antara “siapa yang menghadiri pertemuan” dan “siapa yang hanya perlu melihat janji temu di Mokapen”.

Peserta — yang menghadiri pertemuan

Peserta adalah orang-orang yang terlibat dalam pertemuan tersebut. Anda menambahkannya ke dalam Data tab catatan, di Peserta bidang. Anda dapat memasukkan tiga jenis:

• Pengguna Mokapen — rekan tim yang memiliki akun di platform (penjualan, manajer proyek, dukungan…). Mereka akan melihat janji temu di kalendernya jika mereka adalah penyelenggara atau peserta.
• Kontak — orang-orang di buku alamat CRM (klien, prospek, pemasok). Anda dapat mencari berdasarkan nama atau email. Jika Anda memasukkan email yang belum ada di buku alamat, secara otomatis Mokapen dapat membuat kontak baru.
• Perusahaan — perusahaan yang terkait dengan pertemuan tersebut (misalnya kantor klien). Berguna bila rapat melibatkan organisasi secara keseluruhan, bukan satu orang.

Hanya penunjukannya saja penyelenggara dapat mengeluarkan peserta (menu pada kartu peserta → Menghapus). Saat membuat, mengedit, atau menghapus, Mokapen mungkin menanyakan apakah perlu kirim email kepada peserta dengan rincian terbaru — berguna untuk memberi tahu klien eksternal tentang penjadwalan ulang atau pembatalan.

Kolaborator — yang seharusnya melihat janji temu tanpa harus hadir

Kolaborator (Kolaborator di tab Data, jika diaktifkan di organisasi Anda) adalah pengguna atau tim Mokapen yang memerlukannya visibilitas pada penunjukan tetapi tidak serta-merta menghadiri rapat. Contoh: manajer penjualan mengikuti kesepakatan tetapi tidak ikut serta; seorang asisten menyiapkan bahan; seorang manajer yang memantau aktivitas tim.

Singkatnya:

• Peserta = orang yang hadir (atau diundang) pada rapat; menerima pemberitahuan email jika Anda mengirimkannya; muncul sebagai peserta dalam catatan.
• Kolaborator = anggota tim yang perlu melihat dan mengikuti janji temu di Mokapen, tanpa harus menjadi salah satu peserta rapat.

Dengan privasi pribadi (kunci di bilah tindakan), janji temu hanya dapat dilihat oleh penyelenggara, kolaborator yang ditunjuk, dan peserta pengguna Mokapen yang terlibat — tidak dapat dilihat oleh semua anggota organisasi.

Janji temu antar organisasi — kalender pribadi Anda

Tidak seperti tugas, kontak, atau kesepakatan, janji temu terutama terkait dengan orang, bukan hanya organisasi tempat Anda bekerja saat itu. Jika Anda berpartisipasi dalam janji temu yang dibuat di organisasi Mokapen lain (atau jika Anda adalah penyelenggaranya), Anda masih dapat melihatnya di kalender Anda tanpa berpindah organisasi.

Secara default, halaman Janji Temu menunjukkan tempat pertemuan Anda adalah penyelenggara atau peserta pengguna — meskipun mereka tergabung dalam organisasi yang berbeda. Di bilah atas, Pengguna / Tim pemilih memungkinkan Anda beralih ke kalender kolega atau tim (jika Anda memiliki izin), untuk melihat bagaimana minggu anggota lain diatur.

Setiap janji temu tetap tertaut ke organisasi yang membuatnya (kontak, koneksi, dan pengaturan mengikuti organisasi tersebut). Keuntungannya bagi Anda: satu tempat untuk berkonsultasi seluruh komitmen, bahkan jika Anda bekerja di beberapa organisasi Mokapen.

Kasus penggunaan

• Penjualan: «Demo produk — Acme Ltd» dengan kontak pengambil keputusan, tautan konferensi video, koneksi ke kesepakatan saluran pipa.
• Agen: ulasan klien bulanan dengan banyak peserta dan laporan terlampir.
• Konsultasi: janji temu di tempat dengan alamat fisik dan tugas pasca-kunjungan terkait.
• Intern: pertemuan tim tanpa kontak eksternal; privasi publik atau pribadi untuk membatasi siapa yang dapat melihat janji temu.
• Dari catatan lain: pembuatan cepat dengan Buat dan sambungkan dari kontak, kesepakatan, atau tiket — janji temu dibuat sudah ditautkan.

Halaman janji temu — bilah atas

Halaman utama menawarkan dua tampilan: Kalender Dan Daftar. Bilah atas:

• Filter (Paket besar): membuka panel untuk mempersempit janji temu berdasarkan periode, penyelenggara, label, jenis janji temu, peserta, dan bidang terkonfigurasi lainnya. Berguna ketika kalender penuh dan Anda hanya perlu menemukan demo atau pertemuan bulan itu dengan klien tertentu.
• Tindakan: mengekspor janji temu yang dipilih ke file (dari tampilan Daftar).
• Tampilan: beralih di antara Kalender (standar) dan Daftar (Rencana kecil) — tabel yang dapat diurutkan dengan kolom yang dapat disesuaikan.
• Pengguna / Tim: menampilkan kalender rekan kerja atau seluruh tim, bukan kalender Anda. Secara default, Anda melihat janji temu Anda (penyelenggara atau peserta).
• + Janji temu: membuka modal pembuatan.

Di dalam Tampilan daftar, memilih baris dengan kotak centang akan menampilkan bilah tindakan: Klon, Arsip, Menghapus. Tidak ada pengeditan massal khusus: masing-masing bidang diperbarui dari catatan janji temu.

Catatan janji temu

Klik acara di kalender atau judul di daftar untuk membuka panel samping. Dengan paket Kecil Anda dapat membukanya sebagai a halaman penuh (perluas ikon panah): konten yang sama, lebih banyak ruang, dan tetap Menyimpan tombol di bagian atas.

Tajuk: judul yang dapat diedit sebaris, Diarsipkan lencana jika ada. Jika janji temu di tempat sampah, spanduk merah dengan Memulihkan Dan Hapus secara permanen (Rencana menengah).

Bilah tindakan

• Status (tarik turun): Membuka atau Tertutup — menandai apakah janji temu masih aktif atau sudah selesai (berbeda dengan tugas yang memiliki kotak centang penyelesaian).
• Prioritas (bendera): Normal atau Mendesak.
• Pribadi (kunci): Publik (dapat dilihat oleh anggota organisasi) atau Pribadi (hanya penyelenggara, kolaborator, dan peserta pengguna yang ditunjuk).
• Label, Warna judul/latar belakang rekaman, Lampiran, Catatan tempel (Rencana kecil).
• Halaman penuh, Salin tautan.
• + Buat dan sambungkan: tugas, tiket, penawaran… sudah ditautkan ke janji temu.

Menu opsi (tiga titik)

• Klon: menduplikasi janji temu; modal untuk memilih apakah akan menyalin lampiran, koneksi, komentar, pembaruan.
• Arsip / Pulihkan (Rencana menengah): bersembunyi dari tampilan operasional atau kembali ke kalender/daftar.
• Sunting catatan (anggota resmi): membuka pengaturan tata letak bidang janji temu.
• Hapus / Pulihkan (item merah): pindah ke sampah (Rencana menengah) atau penghapusan langsung (rencana dasar).

Rekam tab

• Data: penyelenggara, peserta, kolaborator, tanggal, jenis, konferensi video, lokasi — lihat tab data Dan Peserta dan kolaborator.
• Koneksi, Waktu: melihat Bagian terkait.
• Menu tambahan: Pemasaran, Sinkronisasi (Google Kalender / Outlook), Pembaruan (catatan sejarah).

Tab data — bidang utama

Bidang yang dapat diedit sebaris (ikon pensil) atau dari rekaman dalam mode edit:

• Penyelenggara: Pengguna Mokapen bertanggung jawab atas penunjukan; secara default siapa pun yang membuatnya. Titik kontak utama untuk pertemuan tersebut.
• Peserta: melihat Peserta dan kolaborator bagian.
• Kolaborator: pengguna atau tim dengan visibilitas pada janji temu tanpa harus menghadiri rapat — lihat Peserta dan kolaborator.
• Tanggal mulai / Tanggal berakhir: rentang waktu; di kalender acara tersebut menempati slot yang sesuai. Untuk janji temu satu hari, tetapkan hari yang sama dengan waktu mulai dan berakhir.
• Jenis: mengkategorikan janji temu (panggilan, kunjungan, demo…) — berguna untuk filter dan laporan.
• Konferensi video: tautan yang dibuat atau dipilih — Google bertemu (dengan integrasi Google Kalender dan Meet aktif) atau Tim Microsoft (dengan integrasi Kalender Outlook). Tautan dapat diklik dari catatan.
• Lokasi: alamat fisik atau SMS gratis untuk janji temu langsung.
• Keterangan (teks berformat, @ mention untuk menandai rekan kerja).

Dengan bidang khusus (Rencana menengah) tab Data mengikuti visibilitas dan aturan wajib yang ditentukan dalam pengaturan. Lampiran dan komentar melengkapi catatan di bagian bawah tab.

Bagian terkait

• Koneksi — menghubungkan kesepakatan, tugas, tiket, proyek, kontak lainnya; membuka kontak menunjukkan janji temu terkait.
• Waktu — mencatat jam yang didedikasikan untuk janji temu (persiapan, panggilan, tanya jawab).
• Sinkronisasi — status koneksi dengan Google Kalender atau Outlook (jika integrasi aktif).
• Label Dan Lampiran — seperti entitas Mokapen lainnya.

Janji temu tidak memiliki tab Daftar Periksa asli: untuk tindakan tindak lanjut, buatlah tautan tugas dengan Buat dan sambungkan atau dari tab Koneksi.

Membuat janji temu

Prosedur

1. Buka Halaman janji temu (Kalender atau Daftar).
2. Klik + Janji temu (atau klik slot kosong di kalender, jika tersedia).
3. Masukkan judul (diperlukan).
4. Data tab: mengatur penyelenggara, peserta, kolaborator jika diperlukan, tanggal/waktu, jenis, konferensi video atau lokasi.
5. Opsional: Koneksi tab untuk menghubungkan kontak atau kesepakatan sebelum menyimpan.
6. Menyimpan; jika diminta, konfirmasi pengiriman e-mail kepada peserta.

Anda juga dapat membuat janji temu dari Buat dan sambungkan pada catatan lain, atau dari koneksi pada kontak, perusahaan, atau kesepakatan.

Mengedit janji temu

Pengeditan tunggal (catatan)

1. Buka catatan janji temu.
2. Edit sebaris: judul di header, kolom tab Data (pensil), peserta, tanggal.
3. Memperbarui Status (Terbuka/Tertutup), prioritas, label, privasi dari bilah tindakan.
4. Di dalam Kalender, seret acara untuk mengubah tanggal dan waktu dengan cepat.
5. Menyimpan; saat mengedit tanggal atau peserta, Anda mungkin diminta untuk mengirim email pembaruan.

Menutup janji temu

Dari Status menu di bilah tindakan pilih Tertutup ketika rapat selesai. Penunjukan tersebut tetap ada dalam sejarah dan laporan; itu tidak hilang dari kalender kecuali diarsipkan atau dihapus.

Menghapus janji temu

Hapus janji temu yang dibuat karena kesalahan atau duplikat catatan pengujian. Lebih menyukai Arsip jika rapat telah selesai dan Anda ingin menyimpan riwayat dan koneksi tanpa mengacaukan kalender dan daftar.

Penghapusan tunggal

1. Buka catatan → Pilihan → Menghapus (barang merah).
2. Konfirmasikan di modal; email opsional kepada peserta.

Dengan Rencana besar penunjukannya jatuh ke tangan organisasi sampah (Halaman janji temu → Tindakan → Sampah janji temu). Dari sana Anda bisa Memulihkan atau Hapus secara permanen. Jika Anda membuka janji temu yang sudah ada di sampah, akan muncul banner Pulihkan/Hapus secara permanen.

Di Bebas penghapusan rencana (tanpa rencana besar) umumnya permanen segera setelah konfirmasi, tanpa sampah — periksa izin organisasi Anda.

Penghapusan massal

1. Daftar lihat → pilih dengan kotak centang.
2. Klik Menghapus (tombol merah) → konfirmasi.

Mengarsipkan janji temu

Arsip ditujukan untuk janji temu yang telah selesai yang tidak lagi muncul dalam kalender dan daftar operasional, dengan tetap menjaga koneksi dan riwayat.

Arsipkan satu janji temu

1. Rekam → Pilihan → Arsip (Paket menengah) → konfirmasi.

Arsipkan beberapa janji temu / pulihkan

• Dalam jumlah besar: Tampilan daftar → pilih → Arsip di bilah tindakan.
• Memulihkan: membuka rekaman (misalnya dari tab Koneksi pada kontak tertaut) → Pilihan → Memulihkan dari arsip. Janji temu yang diarsipkan tidak muncul dalam tampilan kalender dan daftar standar.

Mengkloning janji temu

Berguna untuk pertemuan berulang dengan struktur yang sama (lampiran yang sama, koneksi CRM yang sama).

Klon tunggal

1. Rekam → Pilihan → Klon.
2. Modal: judul (dengan akhiran «salin»), pilihan untuk disalin Lampiran, Koneksi, Komentar, Pembaruan.
3. Mengonfirmasi; memperbarui tanggal dan peserta pada janji temu baru.

Klon massal

1. Daftar → pilih → Klon → opsi → konfirmasi.

Tampilan janji temu

Kalender (default)

Tampilan kisi untuk hari, pekan, atau bulan: setiap janji temu muncul di slot sesuai dengan tanggal dan waktunya. Klik acara untuk membuka catatan. Ideal untuk melihat sekilas bagaimana minggu ini diatur dan melihat pertemuan yang tumpang tindih. Anda bisa menyeret suatu peristiwa untuk memindahkannya ke tanggal atau waktu lain. Filter dan pemilih Pengguna/Tim tetap aktif: secara default Anda melihat janji temu, meskipun dibuat di organisasi berbeda.

Daftar (Rencana kecil)

Daftar tabel dengan kolom yang dapat disesuaikan (judul, tanggal, penyelenggara, jenis, label…). Anda dapat mencari dan mengurutkan berdasarkan kolom, memilih beberapa baris, dan menggunakan tindakan Klon, Arsip, Hapus. Ekspor data dari Tindakan menu.

Filter

• Filter tingkat lanjut (Paket kecil): dipersempit berdasarkan periode (tanggal mulai/berakhir), penyelenggara, label, jenis janji temu, peserta, dan bidang khusus. Contoh: «demo semua kuartal dengan label Penjualan».
• Pengguna / Tim: beralih dari kalender Anda ke kalender kolega atau seluruh tim, jika diizinkan.

Pengaturan janji temu

Dari Pengaturan janji temu (anggota organisasi yang berwenang):

• bidang: daftar bidang standar dan khusus (Rencana menengah).
• Catatan: urutan dan visibilitas bidang dalam rekaman dan modal pembuatan.
• Daftar dan kolom: kolom default untuk tampilan Daftar.

Selaraskan jenis janji temu dan bidang wajib sebelum peluncuran komersial (misalnya jenis wajib untuk laporan).

Laporan janji temu

Itu Laporan Penunjukan bagian (Paket besar) merangkum janji temu yang dapat Anda akses berdasarkan peran dan izin organisasi: Anda hanya melihat catatan dan bidang yang diotorisasi. Gunakan untuk analisis beban rapat, panggilan penjualan, dan ekspor — untuk perencanaan sehari-hari, gunakan Kalender dan Daftar.

• Dasbor: bagan menurut label, jenis, penyelenggara, kolaborator, status buka/tutup, tenggat waktu, jam.
• Daftar laporan: tabel analitik dengan filter dan ekspor.
• Bagan Gantt: garis waktu berdasarkan periode dan penyelenggara.

Gunakan laporan untuk mengukur panggilan penjualan berdasarkan departemen, janji temu yang sudah selesai vs yang masih terbuka, dan beban rapat per minggu.

 

Proses yang direkomendasikan

• Pra-penjualan: janji temu demo → kesepakatan dan koneksi kontak → tugas tindak lanjut dalam waktu 24 jam.
• Peluncuran klien: dimulai dengan peserta klien → tugas daftar periksa proyek yang ditautkan.
• Sinkronisasi kalender: sambungkan Google atau Outlook dan periksa tab Sinkronisasi; menghindari pemesanan ganda.
• Pembersihan bulanan: janji temu arsip ditutup lebih dari 90 hari; menghapus draf duplikat.
• Pemberitahuan: selalu mengirimkan email pembaruan tentang penjadwalan ulang atau pembatalan ke kontak eksternal.

Gabungkan janji temu dengan Kontak, Penawaran, Dan Tugas untuk alur kerja penjualan dan operasional yang koheren.