O guia do Mokapen

Guia Agendamentos

A área Agendamentos é o calendário Mokapen para planear reuniões, chamadas com clientes, visitas presenciais, demos de produto e reuniões internas de equipe. Cada agendamento tem data e hora, organizador, participantes, local ou videoconferência, estado aberto/fechado e ligações ao resto do CRM (contatos, oportunidades, tickets, tarefas).

Acesse pelo menu Atividades → Agendamentos ou pela página Agendamentos. A vista predefinida é o Calendário. O módulo Agendamentos está disponível com o plano Small e requer as permissões corretas na sua organização.

Papel no CRM e processos

Um agendamento no Mokapen não é apenas um evento no calendário: é um registro ligado ao resto do sistema.

• Comercial: chamadas de qualificação, demos, negociação — ligado a contato, empresa e oportunidade.
• Delivery: arranque de projeto, revisão semanal — ligações a projeto e tarefas de follow-up.
• Suporte: agendamento presencial ou chamada ligado a ticket.
• Equipe interna: stand-ups, one-to-one, reuniões de departamento com colegas Mokapen.

Regra prática: cada agendamento com um cliente ou prospect merece pelo menos um participante contato ou uma ligação a contato, empresa ou oportunidade — para o histórico permanecer visível na ficha do cliente.

Participantes, colaboradores e calendário pessoal

Os agendamentos envolvem pessoas de duas formas distintas. Compreender a diferença evita confusão entre «quem participa na reunião» e «quem só precisa de ver o agendamento no Mokapen».

Participantes — quem participa na reunião

Os participantes são as pessoas envolvidas na reunião. Adiciona-os no separador Dados da ficha, no campo Participantes. Podes introduzir três tipos:

• Usuários Mokapen — colegas de equipe com conta na plataforma (comerciais, project managers, suporte…). Verão o agendamento no seu calendário se forem organizadores ou participantes.
• Contatos — pessoas na agenda CRM (clientes, prospects, fornecedores). Podes procurá-los por nome ou email. Se introduzires um email ainda não na agenda, o Mokapen pode criar automaticamente um novo contato.
• Empresas — sociedades ligadas à reunião (por exemplo a sede do cliente). Úteis quando a reunião envolve a organização no seu conjunto, não uma só pessoa.

Só o organizador do agendamento pode remover um participante (menu no cartão do participante → Remover). Na criação, edição ou exclusão, o Mokapen pode perguntar se queres enviar um email aos participantes com os detalhes atualizados — útil para avisar clientes externos de um adiamento ou cancelamento.

Colaboradores — quem deve ver o agendamento sem participar

Os colaboradores (campo Colaboradores no separador Dados, se ativo na sua organização) são usuários ou equipes Mokapen que precisam de visibilidade sobre o agendamento mas não necessariamente de participar na reunião. Exemplos: o responsável comercial que acompanha a negociação mas não entra na chamada; um assistente que prepara materiais; um manager que monitoriza a atividade da equipe.

Em resumo:

• Participante = pessoa presente (ou convidada) na reunião; recebe notificações por email se as enviares; aparece como participante na ficha.
• Colaborador = membro da equipe que precisa de ver e acompanhar o agendamento no Mokapen, sem estar necessariamente entre os participantes da reunião.

Com a privacidade privada (cadeado na barra de ações), o agendamento é visível apenas para o organizador, colaboradores indicados e participantes usuários Mokapen envolvidos — não para todos os membros da organização.

Agendamentos entre organizações — o seu calendário pessoal

Ao contrário de tarefas, contatos ou deals, os agendamentos estão ligados sobretudo à pessoa, não apenas à organização em que trabalhas nesse momento. Se participas num agendamento criado noutra organização Mokapen (ou se és o organizador), vês-o na mesma no seu calendário sem mudar de organização.

Por predefinição a página Agendamentos mostra as reuniões em que você és organizador ou participante usuário — mesmo que pertençam a organizações diferentes. Na barra superior, o seletor Usuários / Equipes permite passar ao calendário de um colega ou de uma equipe (se tiveres permissões), para ver como está organizada a semana de outro membro.

Cada agendamento permanece ligado à organização que o criou (contatos, ligações e configurações seguem essa organização). A vantagem para você: um único sítio para consultar todos os compromissos, mesmo que trabalhes em várias organizações Mokapen.

Casos de utilização

• Vendas: «Demo produto — Acme Srl» com contato decisor, link videoconferência, ligação à oportunidade em pipeline.
• Agência: revisão mensal cliente com vários participantes e relatório anexo.
• Consultoria: agendamento presencial com morada física e tarefa pós-visita ligada.
• Interno: reunião de equipe sem contatos externos; privacidade pública ou privada para limitar quem pode ver o agendamento.
• De outra ficha: criação rápida com Criar e ligar a partir de contato, oportunidade ou ticket — o agendamento nasce já ligado.

Página Agendamentos — barra superior

A página principal oferece duas vistas: Calendário e Lista. Barra superior:

• Filtros (plano Large): abre um painel para restringir agendamentos por período, organizador, etiquetas, tipo de agendamento, participantes e outros campos configurados. Útil quando o calendário está cheio e precisas de encontrar apenas as demos do mês ou as reuniões com um certo cliente.
• Ações: exporta para arquivo os agendamentos selecionados (da vista Lista).
• Vistas: alterna entre Calendário (predefinida) e Lista (plano Small) — tabela ordenável com colunas personalizáveis.
• Usuários / Equipes: mostra o calendário de um colega ou de uma equipe inteira, em vez do seu. Por predefinição vês os seus agendamentos (organizador ou participante).
• + Agendamento: abre o modal de criação.

Na vista Lista, ao selecionar linhas com as caixas de verificação aparece a barra de ações: Clonar, Arquivar, Excluir. Não há edição em massa dedicada: os campos individuais atualizam-se a partir da ficha do agendamento.

Ficha do agendamento

Clic num evento no calendário ou no título na lista abre o painel lateral. Com o plano Small podes abri-lo em página inteira (ícone setas de expansão): mesmo conteúdo, mais espaço e botão Salvar fixo no topo.

Cabeçalho: título editável inline, badge Arquivado se aplicável. Se o agendamento está no lixo, banner vermelho com Restaurar e Excluir definitivamente (plano Medium).

Barra de ações

• Estado (menu pendente): Aberto ou Fechado — indica se o agendamento ainda está ativo ou concluído (diferente da tarefa com marca de conclusão).
• Prioridade (bandeira): Normal ou Urgente.
• Privacidade (cadeado): Público (visível para membros da organização) ou Privado (apenas organizador, colaboradores e participantes usuários indicados).
• Etiquetas, Cor título/fundo ficha, Anexos, Notas adesivas (plano Small).
• Página inteira, Copiar link.
• + Criar e ligar: tarefas, tickets, oportunidades… já ligados ao agendamento.

Menu Opções (três pontos)

• Clonar: duplica o agendamento; modal com escolha de copiar anexos, ligações, comentários, atualizações.
• Arquivar / Restaurar (plano Medium): oculta das vistas operacionais ou devolve ao calendário/lista.
• Editar ficha (membros autorizados): abre as configurações do layout de campos do agendamento.
• Excluir / Restaurar (entrada vermelha): move para o lixo (plano Medium) ou exclusão direta (plano base).

Separadores da ficha

• Dados: organizador, participantes, colaboradores, datas, tipo, videoconferência, local — ver Separador Dados e Participantes e colaboradores.
• Ligações, Tempo: ver Seções ligadas.
• Menu adicional: Marketing, Sincronização (Google Calendar / Outlook), Atualizações (histórico da ficha).

Separador Dados — campos principais

Campos editáveis inline (ícone lápis) ou a partir da ficha em modo edição:

• Organizador: usuário Mokapen responsável pelo agendamento; por predefinição quem o cria. Referente principal da reunião.
• Participantes: ver seção Participantes e colaboradores.
• Colaboradores: usuários ou equipes com visibilidade sobre o agendamento sem serem necessariamente participantes na reunião — ver Participantes e colaboradores.
• Data início / Data fim: intervalo temporal; no calendário o evento ocupa o slot correspondente. Para agendamentos de um dia, define o mesmo dia com hora início e fim.
• Tipo: categoriza o agendamento (chamada, visita, demo…) — útil para filtros e relatórios.
• Videoconferência: link gerado ou selecionado — Google Meet (com integração Google Calendar e Meet ativa) ou Microsoft Teams (com integração Outlook Calendar). O link é clicável a partir da ficha.
• Local: morada física ou texto livre para agendamentos presenciais.
• Descrição (texto formatado, menções @ para referir colegas).

Com os campos personalizados (plano Medium) o separador Dados segue regras de visibilidade e obrigatoriedade definidas nas configurações. Anexos e comentários completam a ficha no final do separador.

Seções ligadas

• Ligações — liga oportunidades, tarefas, tickets, projetos, outros contatos; ao abrir o contato vês os agendamentos ligados.
• Tempo — registra horas dedicadas ao agendamento (preparação, chamada, debrief).
• Sincronização — estado de ligação com Google Calendar ou Outlook (se as integrações estão ativas).
• Etiquetas e Anexos — como outras entidades Mokapen.

Os agendamentos não têm separador Checklist nativo: para ações de follow-up cria uma tarefa ligada com Criar e ligar ou a partir do separador Ligações.

Criar um agendamento

Procedimento

1. Abre a página Agendamentos (Calendário ou Lista).
2. Clic + Agendamento (ou clic num slot vazio no calendário, se disponível).
3. Escreve o título (obrigatório).
4. Separador Dados: define organizador, participantes, colaboradores se necessário, data/hora, tipo, videoconferência ou local.
5. Opcional: separador Ligações para ligar contato ou oportunidade antes de salvar.
6. Guarda; se solicitado, confirma o envio do email aos participantes.

Também podes criar agendamentos a partir de Criar e ligar noutra ficha, ou das ligações em contato, empresa ou oportunidade.

Editar um agendamento

Edição individual (ficha)

1. Abre a ficha do agendamento.
2. Edita inline: título no cabeçalho, campos separador Dados (lápis), participantes, datas.
3. Atualiza Estado (Aberto/Fechado), prioridade, etiquetas, privacidade na barra de ações.
4. Em Calendário, arrasta o evento para alterar data e hora rapidamente.
5. Guarda; ao editar datas ou participantes pode aparecer o pedido de enviar emails de atualização.

Fechar um agendamento

No menu Estado na barra de ações seleciona Fechado quando a reunião terminou. O agendamento permanece no histórico e relatórios; não desaparece do calendário salvo arquivo ou exclusão.

Excluir um agendamento

Exclui agendamentos criados por erro ou duplicados de teste. Prefere Arquivar se a reunião concluiu e queres conservar histórico e ligações sem sobrecarregar calendário e lista.

Exclusão individual

1. Abre a ficha → Opções → Excluir (entrada vermelha).
2. Confirma no modal; envio email aos participantes opcional.

Com o plano Large o agendamento vai para o lixo da organização (página Agendamentos → Ações → Lixo agendamentos). A partir daí podes Restaurar ou Excluir definitivamente. Se abrires um agendamento já no lixo, aparece o banner Restaurar / Excluir definitivamente.

No plano Free (sem plano Large) a exclusão é em geral definitiva imediatamente após confirmação, sem lixo — verifica as permissões da sua organização.

Exclusão múltipla

1. Vista Lista → seleciona com caixas de verificação.
2. Clic Excluir (botão vermelho) → confirma.

Arquivar um agendamento

O arquivo serve para agendamentos concluídos que já não devem aparecer no calendário e lista operacional, mantendo ligações e histórico.

Arquivar um agendamento individual

1. Ficha → Opções → Arquivar (plano Medium) → confirma.

Arquivar vários agendamentos / restaurar

• Múltiplo: vista Lista → seleciona → Arquivar na barra de ações.
• Restaurar: abre a ficha (ex. a partir do separador Ligações num contato ligado) → Opções → Restaurar do arquivo. Os agendamentos arquivados não aparecem nas vistas standard calendário e lista.

Clonar um agendamento

Útil para reuniões recorrentes com a mesma estrutura (mesmos anexos, mesmas ligações CRM).

Clonagem individual

1. Ficha → Opções → Clonar.
2. Modal: título (com sufixo «cópia»), escolha de copiar Anexos, Ligações, Comentários, Atualizações.
3. Confirma; atualiza datas e participantes no novo agendamento.

Clonagem múltipla

1. Lista → seleciona → Clonar → opções → confirma.

Vistas de agendamentos

Calendário (predefinida)

Vista em grelha para dia, semana ou mês: cada agendamento aparece no slot correspondente a data e hora. Clic no evento abre a ficha. Ideal para ver de relance como a semana está organizada e identificar sobreposições entre reuniões. Podes arrastar um evento para o mover para outra data ou hora. Os filtros e o seletor Usuários/Equipes permanecem ativos: por predefinição vês os seus agendamentos, mesmo criados em organizações diferentes.

Lista (plano Small)

Listagem tabular com colunas personalizáveis (título, datas, organizador, tipo, etiquetas…). Podes pesquisar e ordenar por coluna, selecionar várias linhas e usar as ações Clonar, Arquivar, Excluir. Exporta dados a partir do menu Ações.

Filtros

• Filtros avançados (plano Small): restringe por período (datas início/fim), organizador, etiquetas, tipo de agendamento, participantes e campos personalizados. Exemplo: «todas as demos do trimestre com etiqueta Comercial».
• Usuários / Equipes: passa do seu calendário ao de um colega ou de uma equipe inteira, se autorizado.

Configurações Agendamentos

Em Configurações Agendamentos (membros autorizados da organização):

• Campos: lista de campos standard e personalizados (plano Medium).
• Ficha: ordem e visibilidade dos campos na ficha e no modal de criação.
• Lista e colunas: colunas predefinidas da vista Lista.

Alinha tipo de agendamento e campos obrigatórios antes do rollout comercial (ex. tipo obrigatório para relatórios).

Relatórios Agendamentos

A seção Relatórios Agendamentos (plano Large) resume os agendamentos a que tens acesso com base em função e permissões da organização: vês apenas registros e campos autorizados. Serve para análise de carga de reuniões, chamadas comerciais e exportação — para o planeamento diário usa Calendário e Lista.

• Dashboard: gráficos por etiquetas, tipo, organizador, colaboradores, estado aberto/fechado, prazos, horas.
• Lista relatórios: tabela analítica com filtros e exportação.
• Diagrama de Gantt: sequência temporal por período e organizador.

Usa os relatórios para medir chamadas comerciais por departamento, agendamentos concluídos face aos ainda abertos, e carga de reuniões por semana.

 

Processos recomendados

• Pré-venda: agendamento demo → ligação oportunidade e contato → tarefa follow-up em 24 horas.
• Arranque cliente: kick-off com participantes cliente → tarefas checklist projeto ligadas.
• Sincronização calendário: liga Google ou Outlook e verifica o separador Sincronização; evita reservas duplicadas.
• Limpeza mensal: arquiva agendamentos fechados há mais de 90 dias; exclui rascunhos duplicados.
• Notificações: envia sempre o email de atualização em adiamento ou cancelamento para contatos externos.

Combina agendamentos com Contatos, Oportunidades e Tarefas para um fluxo comercial e operacional coerente.