Průvodce Mokapenem

Příručka Schůzky

Oblast Schůzky je kalendář Mokapenu pro plánování meetingů, hovorů se zákazníky, návštěv na místě, produktových dem a interních týmových schůzek. Každá schůzka má datum a čas, organizátora, účastníky, místo nebo videokonferenci, stav otevřeno/uzavřeno a vazby na zbytek CRM (kontakty, obchody, tickety, úkoly).

Přistupte z menu Aktivity → Schůzky nebo ze stránky Schůzky. Výchozí zobrazení je Kalendář. Modul Schůzky je k dispozici s vhodným plánem Premium a vyžaduje správná oprávnění ve vaší organizaci.

Role v CRM a procesech

Schůzka v Mokapenu není jen kalendářová událost: je to propojený záznam napojený na zbytek systému.

• Prodej: kvalifikační hovory, dema, vyjednávání — propojeno s kontaktem, společností a obchodem.
• Dodávka: kick-off projektu, týdenní review — propojení s projektem a follow-up úkoly.
• Podpora: schůzka na místě nebo hovor propojený s ticketem.
• Interní tým: stand-upy, one-to-one, schůzky oddělení s kolegy v Mokapenu.

Praktické pravidlo: každá schůzka s klientem nebo prospectem by měla mít alespoň jednoho účastníka-kontakt nebo propojení s kontaktem, společností nebo obchodem — aby historie zůstala viditelná ze záznamu klienta.

Účastníci, spolupracovníci a osobní kalendář

Schůzky mají dva odlišné způsoby zapojení lidí. Pochopení rozdílu zabraňuje záměně mezi «kdo se schůzky účastní» a «kdo schůzku v Mokapenu pouze potřebuje vidět».

Účastníci — kdo se schůzky účastní

Účastníci jsou lidé zapojení do schůzky. Přidáváte je na kartě Data záznamu, v poli Účastníci. Můžete zadat tři typy:

• Uživatelé Mokapenu — kolegové z týmu s účtem na platformě (prodej, projektoví manažeři, podpora…). Schůzku uvidí ve svém kalendáři, pokud jsou organizátory nebo účastníky.
• Kontakty — lidé v CRM adresáři (klienti, prospecti, dodavatelé). Můžete vyhledávat podle jména nebo e-mailu. Pokud zadáte e-mail, který ještě není v adresáři, Mokapen může automaticky vytvořit nový kontakt.
• Společnosti — firmy propojené se schůzkou (např. kancelář klienta). Užitečné, když se schůzky účastní organizace jako celek, ne jedna osoba.

Pouze organizátor schůzky může účastníka odebrat (menu na kartě účastníka → Odebrat). Při vytváření, úpravě nebo mazání může Mokapen zeptat, zda odeslat e-mail účastníkům s aktualizovanými detaily — užitečné pro informování externích klientů o přeplánování nebo zrušení.

Spolupracovníci — kdo má schůzku vidět bez účasti

Spolupracovníci (pole Spolupracovníci na kartě Data, pokud je ve vaší organizaci povoleno) jsou uživatelé nebo týmy Mokapenu, kteří potřebují viditelnost na schůzku, ale nemusí se jí nutně účastnit. Příklady: prodejní manažer sledující obchod, ale neúčastnící se hovoru; asistent připravující materiály; manažer monitorující aktivitu týmu.

Stručně:

• Účastník = osoba přítomná (nebo pozvaná) na schůzce; dostává e-mailová oznámení, pokud je odešlete; zobrazuje se jako účastník na záznamu.
• Spolupracovník = člen týmu, který potřebuje schůzku vidět a sledovat v Mokapenu, aniž by nutně patřil mezi účastníky schůzky.

Se soukromým soukromím (zámek v akční liště) je schůzka viditelná pouze organizátorovi, určeným spolupracovníkům a zapojeným uživatelům Mokapenu jako účastníkům — ne všem členům organizace.

Schůzky napříč organizacemi — váš osobní kalendář

Na rozdíl od úkolů, kontaktů nebo obchodů jsou schůzky primárně vázány na osobu, nejen na organizaci, ve které právě pracujete. Pokud se účastníte schůzky vytvořené v jiné organizaci Mokapenu (nebo jste organizátor), stále ji uvidíte ve svém kalendáři bez přepnutí organizace.

Ve výchozím nastavení stránka Schůzky zobrazuje schůzky, kde jste vy organizátor nebo uživatelský účastník — i když patří do různých organizací. V horní liště výběr Uživatelé / Týmy umožňuje přepnout na kalendář kolegy nebo týmu (pokud máte oprávnění), abyste viděli, jak je organizován týden jiného člena.

Každá schůzka zůstává propojena s organizací, která ji vytvořila (kontakty, propojení a nastavení následují tuto organizaci). Výhoda pro vás: jedno místo pro konzultaci všech závazků, i když pracujete napříč více organizacemi Mokapenu.

Případy použití

• Prodej: «Produktové demo — Acme s.r.o.» s kontaktem rozhodovatele, odkazem na videokonferenci, propojením s obchodem v pipeline.
• Agentura: měsíční review s klientem s více účastníky a přiloženým reportem.
• Konzultace: schůzka na místě s fyzickou adresou a propojeným úkolem po návštěvě.
• Interní: týmová schůzka bez externích kontaktů; veřejné nebo soukromé soukromí pro omezení, kdo schůzku vidí.
• Z jiného záznamu: rychlé vytvoření pomocí Vytvořit a propojit z kontaktu, obchodu nebo ticketu — schůzka se vytvoří již propojená.

Stránka Schůzky — horní lišta

Hlavní stránka nabízí dvě zobrazení: Kalendář a Seznam. Horní lišta:

• Filtry (vhodný plán Premium): otevře panel pro zúžení schůzek podle období, organizátora, štítků, typu schůzky, účastníků a dalších nakonfigurovaných polí. Užitečné, když je kalendář plný a potřebujete najít pouze dema měsíce nebo schůzky s konkrétním klientem.
• Akce: export vybraných schůzek do souboru (ze zobrazení Seznam).
• Zobrazení: přepnutí mezi Kalendář (výchozí) a Seznam (vhodný plán Premium) — tříditelná tabulka s konfigurovatelnými sloupci.
• Uživatelé / Týmy: zobrazení kalendáře kolegy nebo celého týmu místo vašeho. Ve výchozím nastavení vidíte své schůzky (organizátor nebo účastník).
• + Schůzka: otevře modální okno pro vytvoření.

Ve zobrazení Seznam výběr řádků zaškrtávacími políčky zobrazí akční lištu: Duplikovat, Archivovat, Smazat. Neexistuje dedikovaná hromadná úprava: jednotlivá pole se aktualizují ze záznamu schůzky.

Záznam schůzky

Kliknutím na událost v kalendáři nebo na název v seznamu otevřete postranní panel. S vhodným plánem Premium ho můžete otevřít jako celou stránku (ikona šipek pro rozbalení): stejný obsah, více místa a pevné tlačítko Uložit nahoře.

Hlavička: název upravitelný na místě, odznak Archivováno, pokud je to relevantní. Pokud je schůzka v koši, červený banner s Obnovit a Smazat trvale (vhodný plán Premium).

Akční lišta

• Stav (rozbalovací menu): Otevřeno nebo Uzavřeno — označuje, zda je schůzka stále aktivní nebo dokončena (jiné než úkol se zaškrtávacím políčkem dokončení).
• Priorita (vlajka): Normální nebo Urgentní.
• Soukromí (zámek): Veřejné (viditelné členům organizace) nebo Soukromé (pouze organizátor, spolupracovníci a určení uživatelscí účastníci).
• Štítky, Barva názvu/pozadí záznamu, Přílohy, Lepicí poznámky (vhodný plán Premium).
• Celá stránka, Kopírovat odkaz.
• + Vytvořit a propojit: úkoly, tickety, obchody… již propojené se schůzkou.

Menu Možnosti (tři tečky)

• Duplikovat: duplikuje schůzku; modální okno pro volbu, zda kopírovat přílohy, propojení, komentáře, aktualizace.
• Archivovat / Obnovit (vhodný plán Premium): skryje z provozních zobrazení nebo vrátí do kalendáře/seznamu.
• Upravit záznam (autorizovaní členové): otevře nastavení rozložení polí schůzky.
• Smazat / Obnovit (červená položka): přesun do koše (vhodný plán Premium) nebo přímé smazání (základní plán).

Karty záznamu

• Data: organizátor, účastníci, spolupracovníci, data, typ, videokonference, místo — viz karta Data a Účastníci a spolupracovníci.
• Propojení, Čas: viz Související sekce.
• Další menu: Marketing, Synchronizace (Google Calendar / Outlook), Aktualizace (historie záznamu).

Karta Data — hlavní pole

Pole upravitelná na místě (ikona tužky) nebo ze záznamu v režimu úpravy:

• Organizátor: uživatel Mokapenu odpovědný za schůzku; ve výchozím nastavení ten, kdo ji vytvořil. Hlavní kontaktní bod schůzky.
• Účastníci: viz sekce Účastníci a spolupracovníci.
• Spolupracovníci: uživatelé nebo týmy s viditelností na schůzku, aniž by se jí nutně účastnili — viz Účastníci a spolupracovníci.
• Datum zahájení / Datum ukončení: časový rozsah; v kalendáři událost zabírá odpovídající slot. U jednodenních schůzek nastavte stejný den se začátkem a koncem.
• Typ: kategorizuje schůzku (hovor, návštěva, demo…) — užitečné pro filtry a reporty.
• Videokonference: vygenerovaný nebo vybraný odkaz — Google Meet (s aktivní integrací Google Calendar a Meet) nebo Microsoft Teams (s integrací Outlook Calendar). Odkaz je klikatelný ze záznamu.
• Místo: fyzická adresa nebo volný text pro osobní schůzky.
• Popis (formátovaný text, @ zmínky pro označení kolegů).

S vlastními poli (vhodný plán Premium) karta Data následuje pravidla viditelnosti a povinnosti definovaná v nastavení. Přílohy a komentáře doplňují záznam dole na kartě.

Související sekce

• Propojení — propojení obchodů, úkolů, ticketů, projektů, dalších kontaktů; otevření kontaktu ukáže propojené schůzky.
• Čas — zaznamenání hodin věnovaných schůzce (příprava, hovor, debrief).
• Synchronizace — stav propojení s Google Calendar nebo Outlook (pokud jsou integrace aktivní).
• Štítky a Přílohy — jako u ostatních entit Mokapenu.

Schůzky nemají nativní kartu Kontrolní seznam: pro follow-up akce vytvořte propojený úkol pomocí Vytvořit a propojit nebo z karty Propojení.

Vytvoření schůzky

Postup

1. Otevřete stránku Schůzky (Kalendář nebo Seznam).
2. Klikněte na + Schůzka (nebo klikněte na prázdný slot v kalendáři, pokud je k dispozici).
3. Zadejte název (povinné).
4. Karta Data: nastavte organizátora, účastníky, spolupracovníky podle potřeby, datum/čas, typ, videokonferenci nebo místo.
5. Volitelně: karta Propojení pro propojení kontaktu nebo obchodu před uložením.
6. Uložte; pokud se zobrazí výzva, potvrďte odeslání e-mailu účastníkům.

Schůzky lze také vytvářet pomocí Vytvořit a propojit u jiného záznamu, nebo z propojení u kontaktu, společnosti nebo obchodu.

Úprava schůzky

Jednotlivá úprava (záznam)

1. Otevřete záznam schůzky.
2. Upravte na místě: název v hlavičce, pole karty Data (tužka), účastníky, data.
3. Aktualizujte Stav (Otevřeno/Uzavřeno), prioritu, štítky, soukromí z akční lišty.
4. V Kalendáři přetáhněte událost pro rychlou změnu data a času.
5. Uložte; při úpravě dat nebo účastníků může být výzva k odeslání aktualizačních e-mailů.

Uzavření schůzky

Z menu Stav v akční liště vyberte Uzavřeno, když schůzka skončila. Schůzka zůstane v historii a reportech; nezmizí z kalendáře, pokud ji nearchivujete nebo nesmažete.

Smazání schůzky

Mažte schůzky vytvořené omylem nebo duplicitní testovací záznamy. Preferujte Archivaci, pokud schůzka skončila a chcete zachovat historii a propojení, aniž by zahlcovaly kalendář a seznam.

Jednotlivé smazání

1. Otevřete záznam → Možnosti → Smazat (červená položka).
2. Potvrďte v modálním okně; volitelný e-mail účastníkům.

S vhodným plánem Premium jde schůzka do koše organizace (stránka Schůzky → Akce → Koš schůzek). Odtud můžete Obnovit nebo Smazat trvale. Pokud otevřete schůzku již v koši, zobrazí se banner Obnovit / Smazat trvale.

Na bezplatném plánu (bez vhodného plánu Premium) je smazání obecně trvalé ihned po potvrzení, bez koše — ověřte oprávnění vaší organizace.

Hromadné smazání

1. Zobrazení Seznam → vyberte zaškrtávacími políčky.
2. Klikněte na Smazat (červené tlačítko) → potvrďte.

Archivace schůzky

Archiv je pro dokončené schůzky, které by se již neměly zobrazovat v provozním kalendáři a seznamu, při zachování propojení a historie.

Archivace jedné schůzky

1. Záznam → Možnosti → Archivovat (vhodný plán Premium) → potvrďte.

Archivace více schůzek / obnovení

• Hromadně: zobrazení Seznam → vyberte → Archivovat v akční liště.
• Obnovit: otevřete záznam (např. z karty Propojení u propojeného kontaktu) → Možnosti → Obnovit z archivu. Archivované schůzky se nezobrazují ve standardních zobrazeních kalendáře a seznamu.

Duplikace schůzky

Užitečné pro opakující se schůzky se stejnou strukturou (stejné přílohy, stejná CRM propojení).

Jednotlivá duplikace

1. Záznam → Možnosti → Duplikovat.
2. Modální okno: název (s příponou «kopie»), volba kopírování Příloh, Propojení, Komentářů, Aktualizací.
3. Potvrďte; aktualizujte data a účastníky u nové schůzky.

Hromadná duplikace

1. Seznam → vyberte → Duplikovat → možnosti → potvrďte.

Zobrazení schůzek

Kalendář (výchozí)

Mřížkové zobrazení pro den, týden nebo měsíc: každá schůzka se zobrazí ve slotu odpovídajícím datu a času. Kliknutím na událost otevřete záznam. Ideální pro rychlý přehled organizace týdne a překrývajících se schůzek. Událost lze přetáhnout na jiné datum nebo čas. Filtry a výběr Uživatelé/Týmy zůstávají aktivní: ve výchozím nastavení vidíte své schůzky, i když byly vytvořeny v různých organizacích.

Seznam (vhodný plán Premium)

Tabulkový seznam s konfigurovatelnými sloupci (název, data, organizátor, typ, štítky…). Můžete vyhledávat a řadit podle sloupce, vybrat více řádků a použít akce Duplikovat, Archivovat, Smazat. Export dat z menu Akce.

Filtry

• Pokročilé filtry (vhodný plán Premium): zúžení podle období (data zahájení/ukončení), organizátora, štítků, typu schůzky, účastníků a vlastních polí. Příklad: «všechna dema čtvrtletí se štítkem Prodej».
• Uživatelé / Týmy: přepnutí z vašeho kalendáře na kalendář kolegy nebo celého týmu, pokud máte oprávnění.

Nastavení schůzek

Z Nastavení schůzek (autorizovaní členové organizace):

• Pole: seznam standardních a vlastních polí (vhodný plán Premium).
• Záznam: pořadí a viditelnost polí v záznamu a modálním okně pro vytvoření.
• Seznam a sloupce: výchozí sloupce pro zobrazení Seznam.

Slaďte typ schůzky a povinná pole před komerčním nasazením (např. povinný typ pro reporty).

Reporty schůzek

Sekce Reporty schůzek (vhodný plán Premium) shrnuje schůzky, ke kterým máte přístup podle role a oprávnění organizace: vidíte pouze autorizované záznamy a pole. Použijte pro analýzu zátěže schůzek, prodejních hovorů a export — pro každodenní plánování používejte Kalendář a Seznam.

• Dashboard: grafy podle štítků, typu, organizátora, spolupracovníků, stavu otevřeno/uzavřeno, termínů, hodin.
• Seznam reportů: analytická tabulka s filtry a exportem.
• Ganttův diagram: časová osa podle období a organizátora.

Používejte reporty k měření prodejních hovorů podle oddělení, dokončených vs stále otevřených schůzek a zátěže schůzek za týden.

 

Doporučené procesy

• Předprodej: demo schůzka → propojení obchodu a kontaktu → follow-up úkol do 24 hodin.
• Kick-off klienta: kick-off s klientskými účastníky → propojené úkoly kontrolního seznamu projektu.
• Synchronizace kalendáře: propojte Google nebo Outlook a zkontrolujte kartu Synchronizace; vyhněte se dvojitým rezervacím.
• Měsíční úklid: archivujte schůzky uzavřené déle než 90 dní; mažte duplicitní koncepty.
• Oznámení: vždy odešlete aktualizační e-mail při přeplánování nebo zrušení externím kontaktům.

Kombinujte schůzky s Kontakty, Obchody a Úkoly pro koherentní prodejní a provozní workflow.