Průvodce Mokapenem

Soubory

Soubory (přílohy) propojují soubory s entitou v Mokapenu: smlouvy, briefy, screenshoty, faktury, prezentace. Zůstávají v kontextu záznamu (úkol, projekt, kontakt, ticket, obchod…), takže kdokoli otevře záznam, okamžitě najde relevantní dokumenty, aniž by hledal v e-mailu nebo osobních discích odpojených od CRM.

Role v CRM

Soubory doplňují strukturovaná data a propojení:

• Obchod / nabídka: podepsané PDF, specifikace, odeslaná nabídka.
• Ticket: screenshot chyby, log, odpověď dodavatele.
• Projekt / úkol: mockup, specifikace, schválený deliverable klientem.
• Kontakt / společnost: výpis z rejstříku, NDA, onboardingové dokumenty.

Číslovaný odznak na sponce ukazuje, kolik souborů je propojeno — rychlý signál v seznamu a Kanbanu.

Nahrání souboru

1. Otevřete záznam entity.
2. Horní lišta → ikona sponky (Přílohy).
3. Vyberte zdroj:
   • Váš počítač — nahrání do úložiště Mokapen organizace.
   • Google Drive nebo OneDrive (s aktivní integrací) — propojení cloudových souborů bez duplikace lokálního úložiště Mokapen.
4. Vyberte soubor a počkejte na dokončení.

U některých záznamů můžete také přetáhnout a pustit soubory do oblasti záznamu a spustit nahrání.

Prohlížení a správa

V menu Přílohy: seznam s názvem, velikostí a datem. Otevřít, stáhnout nebo odebrat z entity. Odebrání přílohy ze záznamu nutně nesmaže soubor na Drive/OneDrive, pokud je propojen přes cloudovou integraci — pouze odpojí CRM referenci.

Na záložce Data (celá stránka) sekce připojených souborů shrnuje stejné dokumenty inline s komentáři a popisem.

Dostupný prostor

Organizace na plánu Free: omezený online prostor (100 MB) pro přílohy nahrané přímo. Premium plány (Small, Medium, Large): rozšiřitelný prostor. Plán a využití zkontrolujte v Informacích o organizaci. Pro vysoké objemy preferujte integraci Drive/OneDrive a propojujte soubory místo nahrávání všeho do Mokapen.

Klonování

Při klonování úkolů, projektů, kontaktů, ticketů, obchodů atd. můžete do kopie zahrnout přílohy (zaškrtávací políčko v modálu Klonovat). Sledujte celkovou velikost: modál může ukázat celkové MB souborů k duplikaci. Zrušte výběr, pokud má být kopie lehká (pouze struktura, bez dokumentů).

Doporučené postupy

• Jediný zdroj pravdy: podepsaná smlouva u obchodu, ne jen v e-mailu — příloha + propojení s kontaktem/společností.
• Tickety s důkazy: vyžadovat screenshot/log před uzavřením technických ticketů (kontrolní seznam + soubor).
• Předání projektu: sdílená složka Drive + v Mokapenu odkaz/reference PDF u projektu.
• GDPR / retence: odstraňte zastaralé přílohy ze záznamů kontaktů, když už nejsou potřeba; zvažte firemní cloud pro dlouhodobý archiv.
• Klonované šablony: šablona úkolu s interní instrukcí v příloze, klonovaná pro každý nový onboarding.

Soubory, Propojení a komentáře tvoří provozní «paměť» CRM záznamu.