Sprievodca Mokapenom

Prílohy

Prílohy spájajú súbory s entitou Mokapen: zmluvy, briefy, screenshoty, faktúry, prezentácie. Zostávajú v kontexte záznamu (úloha, projekt, kontakt, tiket, obchod…), takže každý, kto otvorí záznam, nájde relevantné dokumenty hneď — bez hľadania v e-maile alebo osobných diskoch mimo CRM.

Úloha v CRM

Prílohy dopĺňajú štruktúrované údaje a prepojenia:

• Obchod / ponuka: podpísané PDF, špecifikácia, odoslaná ponuka.
• Tiket: screenshot chyby, log, odpoveď dodávateľa.
• Projekt / úloha: mockup, špecifikácie, klientom schválený výstup.
• Kontakt / spoločnosť: výpis z registra, NDA, dokumenty onboardingu.

Číselný odznak na spone ukazuje, koľko súborov je prepojených — rýchly signál v zozname a na Kanbane.

Nahratie súboru

1. Otvorte záznam entity.
2. Horná lišta → ikona spiny (Prílohy).
3. Vyberte zdroj:
   • Váš počítač — nahratie do úložiska organizácie Mokapen.
   • Google Drive alebo OneDrive (pri aktívnej integrácii) — prepojenie cloudových súborov bez duplicity lokálneho úložiska Mokapen.
4. Vyberte súbor a počkajte na dokončenie.

Na niektorých záznamoch môžete súbory aj pretiahnuť a pustiť na oblasť záznamu a spustiť nahrávanie.

Zobrazenie a správa

V menu Prílohy: zoznam s názvom, veľkosťou a dátumom. Otvorte, stiahnite alebo odoberte z entity. Odstránenie prílohy zo záznamu nemusí zmazať súbor na Drive/OneDrive, ak je prepojený cez cloud — odpojí len referenciu v CRM.

Na karte Údaje (celá stránka) sekcia príloh sumarizuje rovnaké dokumenty spolu s komentármi a popisom.

Dostupné miesto

Organizácie na bezplatnom pláne: obmedzené online miesto (100 MB) pre priamo nahraté prílohy. Plány Premium: rozšíriteľné miesto. Skontrolujte plán a využitie v Informáciách o organizácii. Pri veľkých objemoch preferujte integráciu Drive/OneDrive a súbory prepojte namiesto nahrávania všetkého do Mokapen.

Klonovanie

Pri klonovaní úloh, projektov, kontaktov, tiketov, obchodov atď. môžete zahrnúť prílohy do kópie (políčko v modáli Klonovať). Sledujte celkovú veľkosť: modál môže ukázať MB súborov na duplikáciu. Odznačte, ak má byť kópia ľahká (len štruktúra, bez dokumentov).

Odporúčané procesy

• Jeden zdroj pravdy: podpísaná zmluva na obchode, nie len v e-maile — príloha + prepojenie kontakt/spoločnosť.
• Tikety s dôkazmi: vyžadujte screenshot/log pred uzavretím technických tiketov (kontrolný zoznam + súbor).
• Odovzdanie projektu: zdieľaný priečinok Drive + v Mokapen odkaz/PDF na projekte.
• GDPR / uchovávanie: odoberte zastarané prílohy z kontaktov, keď už nie sú potrebné; na dlhodobý archív zvážte firemný cloud.
• Klonované šablóny: šablóna úlohy s prílohou interných inštrukcií, klonovaná pre každý nový onboarding.

Prílohy, Prepojenia a komentáre tvoria operačnú «pamäť» záznamu CRM.