Sprievodca Mokapenom

Dochádzka

Oblast Dochádzka je HR modul Mokapenu pre evidenci hodin a dnů lidí: práce na mieste, nemocenská, dovolená, volno a ďalšie typy. Každá dochádzka má osobu, lokaci, dátum, začiatok/konec, typ, poznámky a (kde je to relevantné) súkromie. Môže byť prepojena s plánovanou Směnou ve stejný den/lokaci.

Prístup z menu Lidské zdroje → Dochádzka, alebo Zaznamenat docházku z menu «+» (typická zkratka: klávesa R). Výchozí zobrazenie je Kalendár; lzo přepnout na Zoznam. Modul vyžaduje aktívna aplikaci Dochádzka, správná oprávnenia a vhodný plán Premium (HR balíček). Dostupnost overte u plánu.

Co Dochádzka nie je: nie je automatický docházkový systém (příchod/odchod), nie je povinná geolokácie a nie je tok «schválení manažerem» (čekající/schváleno). Vy (alebo editor) zaznamenáváte dátumy a časy — ručně, tiež hromadně alebo z plánování. Timesheet, ak je v Mokapenu, je samostatná aplikácie.

Role v CRM a vztah ku Směnám

• Zmeny = plán («měl bys byť zde v těchto slotech»).
• Dochádzka = skutočnosť («byl jsi / zaznamenal jsi tyto hodiny / tento typ»).

Společné použití je doporučený tok: editor plánuje zmeny, pak zaznamená (alebo nechá zaznamenat) docházku. Z karty zmeny lzo otevřít zkratky pre vytvorenie/úpravu docházky a vidět odchylku hodin. Pri vytváření docházky, pokud existuje smena pre stejného používaťeľa + lokaci + den, Mokapen ji môže automaticky propojit (shift_id). V reportoch, kde je to k dispozícii, najdete tiež křížová dátumy pre zmeny + docházku.

Oprávnenia používaťeľov: kdo vidí, kdo vytvára, kdo upravuje

Nie je role «schvalovatele». Důležité sú aplikácie, editor, podřízení a súkromie u jednotlivé docházky.

1. Aplikácie a plán

Aplikácie Dochádzka musí byť aktívna (vhodný plán Premium). Vlastník ji zapne v Nastavenia → Aplikácie. Bez aplikácie nevidíte menu, zoznam ani reporty Docházky.

2. Editoři docházky

V Nastavenia → Lidské zdroje → Dochádzka Vlastník zvolí, kdo môže vytvářet a upravovat docházku pre všetky (vybraní používaťelia alebo celá organizácie). Editoři:

• zaznamenávají docházku pre libovolnou osobu (i viac osob najednou);
• upravují, přesouvají (drag&drop), klonují, plánují, archivují a mažou;
• mohou nastavit súkromie, spolupracovnéky/zainteresované a skupiny u docházky;
• pri časovém překryvu dostanou varovanie, ale stále mohou uložiť (flexibilnější politika než běžný používaťeľ).

Být editorem docházky vás tiež činí editorem směn (pre sladění plánu a skutočnosťi).

3. Používateľ bez editorství

Typicky môže zaznamenávat a spravovat vlastní docházku a, kde je to k dispozícii, docházku svých podřízených (členov tímů, ktoré vedou). Niespravuje celý rozvrh org. Pri časovém překryvu môže Mokapen blokovat uložení (na rozdíl od editora).

4. Súkromie u jednotlivé docházky

Jako u jiných entit Mokapenu: verejná dochádzka (v org dle oprávnenia) alebo soukromá — viditelná těm s explicitním prístupem (osoba na docházce, kdo ji vytvořil, uvedení spolupracovnéci/zainteresovaní, pravidla súkromie). Editoři nastavují súkromie a zainteresované pri vytvorenie/karte. Pre nemocenskou alebo citlivá údaje použite súkromné súkromie, ktoré neuvidí všichni.

5. Nastavenia «Viditelnost docházky»

V nastavenia Docházky najdete blok Viditelnost (len moje / tiež tím / tiež podřízení / vybraní používaťelia). Deklaruje, kdo by měl co vidět. V praxi však nejvíc záleží: kdo je editor, podřízení pre úpravy a súkromie u jednotlivého záznamu. Ak něco nezodpovedá očekávání tímu, nejdříve skontrolujte editora a súkromie, pak konfiguraci Viditelnosti s adminem.

Shrnutí:

• Vlastník — aktivuje aplikaci, lokácie, typy, editory (a možnosti viditeľnosťi).
• Editor — zaznamenává a opravuje pre všetky; plánuje a dělá hromadné akce.
• Nie-editor — spravuje sebe (a podřízené); ne celou org.
• Súkromie — omezuje čtení citlivého jednotlivého záznamu.

Typy docházky

Každá dochádzka má typ (konfigurovatelné pole). Ak organizácie ešte nemá vlastní typy, Mokapen nabízí typické výchozí:

• Práce — pracovné den/hodiny.
• Niemocenská
• Dovolená
• Volno
• Jiné

Typy lzo přizpůsobit v Nastavenia → Lidské zdroje → Dochádzka (správa typů). Typy napájejí reporty (hodiny podľa typu) a filtre: používejte je konzistentně v tímu.

Stránka Dochádzka — lišta a zobrazenie

Jako u Směn najdete Kalendár a Zoznam.

• Kalendár – Řádky: celý měsíc, navigace měsíci; riadky = dny; stĺpce podľa seskupení.
• Kalendár – Stĺpce: okno dní kolem dneška; pokud existují presety Směn se sloty, mřížka môže rozdělit stĺpce podľa slotu.
• Seskupit podle: Lokácie → Používateľ alebo Používateľ → Lokácie.
• Dnes: posun na aktuální den.
• Pokročilé filtre: se základním plánem Premium (kde je k dispozícii).
• Zaznamenat docházku / akce: vytvorenie; pre editory tiež Plán, duplikace, archiv, hromadné akcie v zoznamu.

V Zoznamu (tabuľka): osoba, dátum, časy, typ, lokácie, poznámky, kdo vytvořil/aktualizoval (a skupiny, pokud jste editor). Ideální pre hromadné opravy a analytický export směrem k reportům.

Karta docházky

Klik na kartu alebo riadok otevře kartu (modal). Typická pole:

• Osoba — editovatelná editorem; jinak obvykle fixní na vás.
• Lokácie, Dátum, Čas začátku / Čas konce.
• Preset zmeny (volitelný, ak je aktívna aplikácie Zmeny) — vyplní časy zo slotů presetu.
• Typ, Poznámky.
• Súkromie / spolupracovnéci / skupiny — pre editory.
• Odznak Archivováno, ak je mimo aktívna zobrazenie.

Menu možností: Klonovat, Archivovat / Obnovit, Odstrániť. V kalendári, s oprávneniam, môžete přetahovat docházku (zmena dátumy/lokácie/používaťeľa; snap času se môže sladit se slotem zmeny ve stejný den).

Záznam docházky

1. Menu «+» → Zaznamenat docházku, alebo z HR → Dochádzka, alebo z karty Zmeny.
2. Vyberte osobu (pokud jste editor; lzo viac než jednu), lokaci, dátumy (i rozsah), typ, časy (ručně alebo z presetu zmeny).
3. Pridajte poznámky; pokud jste editor, nastavte súkromie/zainteresované, ak je potřeba.
4. Uložte. Pri časovém překryvu: blok (běžný používaťeľ) alebo varovanie (editor). V dnech zatvorenie org se zobrazí varovanie: stále môžete uložiť (nie je serverový blok).

Plán a duplikace

Plán (editor) kopíruje obdobia docházky do cílového měsíce a zachovává den v týdnu a pozici v měsíci — rovnaká logika jako u Směn. Užitočné pre opakující se vzory (napr. fixní zkrácený úvazek), ne pre nahrazení denního záznamu proměnlivé práce.

Duplikovat / Klonovat vytvorí kopie z karty alebo multi-výběru v zoznamu; pak aktualizujte dátumy a časy.

Úprava, archiv, smazání

• Upraviť — inline v karte, alebo hromadně v zoznamu (editor).
• Přesunout — drag&drop v kalendári.
• Archivovat — odstraní z aktívnach zobrazenie bez ztráty história; obnova z archivu alebo menu karty.
• Odstrániť — trvalé odstranění záznamu; pre chyby, ne uzavřené měsíce (raději archiv).

Nastavenia docházky

Cesta: Nastavenia organizácie → Lidské zdroje → Dochádzka.

• Používatelia, ktorí mohou vytvářet a upravovat docházku — zoznam editorů (hlavní páka oprávnenia).
• Viditelnost — možnosti «len moje / tím / podřízení / používaťelia»; viz sekce oprávnenia výše.
• Typy — vytvorenie/úprava typů (Práce, Dovolená, … alebo vlastní pre váš obor).
• Lokácie a zatvorenie — v obecných nastaveniach org; sdílené se Smenami.

Niesú nastavenia Docházky pre GPS, geofence alebo automatickou «prácu na dálku»: pokud pracujete remote, stále zaznamenávejte lokaci/typ/poznámky dle interní politiky.

Reporty docházky

Menu Reporty → Dochádzka: grafy a zoznam. Typické analýzy:

• Hodiny podľa lokácie
• Hodiny podľa typu
• Víkendové / pracovné dny hodiny
• Hodiny podľa používaťeľa (podľa lokácie a v tabulce)
• Hodiny podľa používaťeľa / den v týdnu
• Křížová údaje (zmeny a dochádzka) — ak je aktívna tiež aplikácie Zmeny

Pokročilé filtre často vyžadují základní plán Premium. Reporty pre interní mzdy, vytížení lokací a odchylku od plánu — ne pre denní záznam (ten zostáva Kalendár/Zoznam a «Zaznamenat docházku»).

Prípady použitia

• Predajna: editor = vedoucí predajny; personál zaznamenává (alebo má zaznamenáno) pracovné dny; dovolená/nemocenská s vlastním typem a súkromiem, ak je potřeba.
• Tím s manažerem: ne-editor manažer spravuje podřízené; HR editor vidí a opravuje vše.
• Sladění se smenami: plán měsíce ve Směnách → záznam Docházky na konci týdne → křížová údaje v reportoch.
• Absence: typ Dovolená/Volno/Niemocenská na celý den (konvenční časy dle interní politiky).

Doporučené postupy

• Definujte typy a editory pred spuštěním s personálem.
• Zaznamenávejte docházku stejný den alebo na konci týdne, ne měsíce později.
• Pre citlivá údaje (nemocenská) použite súkromné súkromie.
• Vyhněte se překryvům: používaťeľ by neměl mít dva dotýkající se sloty ve stejný den bez důvodu.
• Archivujte uzavřená obdobia; mažte len chyby.
• Vždy kombinujte s Smenami, ak plánujete lokácie.

Časté dotazy

O: Mohu z aplikácie příchod/odchod?

A: Mokapen Dochádzka sú záznamy dátumy/času (ruční alebo plánované), ne GPS odznak příchod/odchod.

O: Musí manažer schválit mou docházku?

A: Nie je schvalovací workflow. Kdo je editor, môže vytvářet/opravovat; ostatní spravují sebe (a podřízené).

O: Proč nemohu uložiť? Říká to překryv.

A: Už máte docházku ve stejný den se slotem, ktorý se shoduje alebo dotýká. Opravte časy alebo požiadajte editora (ktorý môže uložiť s varovaniem).

O: Rozdíl medzi Docházkou a Smenami?

A: Zmeny = plánování. Dochádzka = zaznamenané hodiny/typy. Ideálně společně; detaily v příručce Zmeny.

O: Nievidím Zaznamenat docházku.

A: Aplikácie neaktívna, neadekvátní plán alebo nedostatečná oprávnenia. Overte u admina organizácie.

O: K čemu je typ?

A: K rozlišení práce, dovolené, nemocenské, volna… pre filtre a reporty. Přizpůsobte v nastavenia Docházky.