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Guía de Presencias

El área Presencias es el módulo HR de Mokapen para registrar las horas y las jornadas de las personas: trabajo en sede, baja por enfermedad, vacaciones, permisos y otras tipologías. Cada presencia tiene persona, sede, fecha, hora inicio/fin, tipología, notas y (si corresponde) privacidad. Puede vincularse a un Turno planificado el mismo día/sede.

Accede desde el menú Recursos humanos → Presencias, o usa Registrar presencia desde el menú «+» (acceso directo habitual: tecla R). La vista predeterminada es el Calendario; puedes pasar a la Lista. El módulo requiere la app Presencias activa, los permisos correctos y un plan Premium adecuado (paquete HR). Comprueba la disponibilidad en tu plan.

Qué no son las Presencias: no es un sistema de fichaje automático (clock-in/out), no hay geolocalización obligatoria ni un flujo de «aprobación del manager» (pending/approved). Registras tú (o un editor) fecha y horarios — a mano, también en bloque o desde planificación. El Timesheet, si está presente en Mokapen, es una app distinta.

Papel en el CRM y relación con los Turnos

• Turnos = plan («deberías estar aquí en estas franjas»).
• Presencias = real («has estado / has registrado estas horas / esta tipología»).

Usarlos juntos es el flujo recomendado: el editor planifica los turnos, luego registra (o hace registrar) las presencias. Desde la ficha de turno puedes abrir accesos directos para crear/modificar la presencia y ver la desviación de horas. Al crear una presencia, si existe un turno del mismo usuario + sede + día, Mokapen puede vincularlo automáticamente (shift_id). En los informes, donde esté previsto, también encontrarás datos cruzados turnos + presencias.

Permisos de usuario: quién ve, quién crea, quién modifica

No hay un rol «aprobador». Cuentan la app, el editor, los reportees y la privacidad en cada presencia.

1. App y plan

Se necesita la app Presencias activa (plan Premium adecuado). El owner la habilita en Configuración → Aplicaciones. Sin app no ves menú, lista ni informes de Presencias.

2. Editor de presencias

En Configuración → Recursos humanos → Presencias, el owner elige quién puede crear y modificar presencias para todos (usuarios seleccionados o toda la organización). Los editores:

• registran presencias para cualquier persona (también varias a la vez);
• modifican, mueven (drag&drop), clonan, planifican, archivan y eliminan;
• pueden configurar privacidad, colaboradores/stakeholder y grupos en la presencia;
• en caso de superposición horaria reciben un aviso pero pueden guardar igualmente (política más flexible que la del usuario normal).

Ser editor de Presencias te convierte también en editor de Turnos (para alinear planificación y real).

3. Usuario no editor

Puede normalmente registrar y gestionar sus propias presencias y, donde esté previsto, las de sus reportees (miembros de los equipos de los que es manager). No gestiona la agenda de toda la org. Con superposición horaria, Mokapen puede bloquear el guardado (a diferencia del editor).

4. Privacidad en cada presencia

Como en otras entidades Mokapen: presencia pública (en la org, según permisos) o privada — visible para quien tenga acceso explícito (persona de la presencia, quien la creó, colaboradores/stakeholder indicados, reglas de privacidad). Los editores configuran privacidad y stakeholder en creación/ficha. Usa privacidad privada para bajas por enfermedad o datos sensibles que no deben aparecer para todos.

5. Configuración «Visibilidad de presencias»

En la configuración de Presencias también encuentras un bloque Visibilidad (solo las mías / también equipo / también reportees / usuarios seleccionados). Sirve para declarar las intenciones de quién ve qué. En la práctica diaria, sin embargo, las reglas que más cuentan siguen siendo: quién es editor, reportees para la modificación, y la privacidad en cada registro. Si algo no encaja con las expectativas del equipo, verifica primero editor y privacidad, luego la configuración de Visibilidad con un admin.

En resumen:

• Owner — activa app, sedes, tipologías, editores (y opciones de visibilidad).
• Editor — registra y corrige para todos; planifica y hace acciones masivas.
• No editor — gestiona lo suyo (y reportees); no toda la org.
• Privacidad — restringe la lectura del registro sensible individual.

Tipologías de presencia

Cada presencia tiene una tipología (campo configurable). Si la organización aún no tiene tipos personalizados, Mokapen propone los predeterminados habituales:

• Laboral — jornada/horas de trabajo.
• Enfermedad
• Vacaciones
• Permiso
• Otro

Puedes personalizar las tipologías en Configuración → Recursos humanos → Presencias (gestión de tipos). Las tipologías alimentan los informes (horas por tipo) y los filtros: úsalas de forma coherente en todo el equipo.

Página Presencias — barra y vistas

Como en Turnos, encuentras Calendario y Lista.

• Calendario – Filas: mes completo, navegación por mes; filas = días; columnas según agrupamiento.
• Calendario – Columnas: ventana de días alrededor de hoy; si existen preset de Turnos con franjas, la cuadrícula puede dividir columnas por slot horario.
• Agrupar por: Sede → Usuario o Usuario → Sede.
• Hoy: desplázate al día actual.
• Filtros avanzados: con plan Premium base (donde esté previsto).
• Registrar presencia / acciones: creación; para editores también Planificar, duplicar, archivo, acciones masivas en lista.

En la Lista (tabla): persona, fecha, horarios, tipología, sede, notas, quién creó/actualizó (y grupos si editor). Ideal para correcciones masivas y export analíticos hacia los informes.

Ficha de presencia

Clic en una tarjeta o fila abre la ficha (modal). Campos típicos:

• Persona — editable por el editor; de lo contrario normalmente fija en ti.
• Sede, Fecha, Hora inicio / Hora fin.
• Preset de turno (opcional, si app Turnos activa) — rellena horarios desde las franjas del preset.
• Tipología, Notas.
• Privacidad / colaboradores / grupos — para editores.
• Badge Archivada si está fuera de las vistas activas.

Menú Opciones: Clonar, Archivar / Restaurar, Eliminar. En el calendario, con los permisos adecuados, puedes arrastrar la presencia (cambio de fecha/sede/usuario; el ajuste horario puede alinearse a un slot de turno del mismo día).

Registrar una presencia

1. Menú «+» → Registrar presencia, o desde RR. HH. → Presencias, o desde la ficha de un Turno.
2. Elige persona (si editor; puedes seleccionar varias), sede, fechas (también intervalo), tipología, horarios (manuales o desde preset de turno).
3. Añade notas; si editor, configura privacidad/stakeholder si hace falta.
4. Guarda. En caso de solapamiento horario: bloqueo (usuario normal) o aviso (editor). En días de cierre de la org aparece un aviso: puedes guardar igualmente (no es un bloqueo del servidor).

Planificar y duplicar

Planificar (editor) copia un periodo de presencias hacia un mes de destino, manteniendo día de la semana y posición en el mes — misma lógica que Turnos. Útil para patrones recurrentes (p. ej. media jornada fija), no para sustituir el registro diario del trabajo variable.

Duplicar / Clonar crea copias desde ficha o selección múltiple en lista; luego actualizas fechas y horarios.

Modificar, archivar, eliminar

• Modificar — inline en ficha, o masivo en lista (editor).
• Mover — drag&drop en calendario.
• Archivar — quita de las vistas activas sin perder historial; restaura desde archivo o menú de ficha.
• Eliminar — eliminación definitiva del registro; usa para errores, no para meses cerrados (mejor archivar).

Configuración de Presencias

Ruta: Configuración organización → Recursos humanos → Presencias.

• Usuarios que pueden crear y modificar presencias — lista de editores (palanca principal de permisos).
• Visibilidad — opciones «solo mías / equipo / reportees / usuarios»; ver sección permisos arriba.
• Tipologías — crea/modifica tipos (Laboral, Vacaciones, … o personalizados de tu sector).
• Sedes y cierres — en configuración general de la org; compartidas con Turnos.

No existen configuraciones de Presencias para GPS, geofence o «teletrabajo» automático: si trabajas en remoto, registra igualmente sede/tipología/notas según las políticas internas.

Informes de Presencias

Menú Informes → Presencias: gráficos y lista. Análisis habituales:

• Horas por sede
• Horas por tipología
• Horas fin de semana / laborables
• Horas por usuario (por sede y en tabla)
• Horas por usuario / día de la semana
• Datos cruzados (turnos y presencias) — si también la app Turnos está activa

Los filtros avanzados suelen requerir un plan Premium base. Usa los informes para nómina interna, carga de sedes y desviaciones respecto a lo planificado — no para el registro diario (ese sigue siendo Calendario/Lista y «Registrar presencia»).

Casos de uso

• Tienda: editor = responsable del punto de venta; el personal registra (o hace registrar) las jornadas laborales; vacaciones/enfermedad con tipología dedicada y privacidad si hace falta.
• Equipo con manager: el manager no-editor gestiona reportees; HR editor ve y corrige todo.
• Alineación con turnos: planifica el mes en Turnos → a fin de semana registra Presencias → comprueba datos cruzados en informes.
• Ausencias: tipología Vacaciones/Permiso/Enfermedad en jornada completa (horarios convencionales según política interna).

Procesos recomendados

• Define tipologías y editores antes del go-live con el personal.
• Registra presencias el mismo día o a fin de semana, no meses después.
• Para datos sensibles (enfermedad) usa privacidad privada.
• Evita superposiciones: un usuario no debería tener dos franjas que se toquen el mismo día sin motivo.
• Archiva periodos cerrados; elimina solo errores.
• Combina siempre con Turnos si planificas sedes.

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo fichar entrada/salida desde la app?

R: Las Presencias de Mokapen son registros de fecha/horario (manuales o planificados), no un badge clock-in/out con GPS.

P: ¿El manager debe aprobar mi presencia?

R: No hay un flujo de aprobación. Quien es editor puede crear/corregir; los demás gestionan lo suyo (y reportees).

P: ¿Por qué no puedo guardar? Dice que hay superposición.

R: Ya tienes una presencia el mismo día con franja que coincide o se toca. Corrige horarios o pide a un editor (que puede guardar con aviso).

P: ¿Diferencia entre Presencias y Turnos?

R: Turnos = planificación. Presencias = horas/tipologías registradas. Ideales juntos; detalles en la guía Turnos.

P: No veo Registrar presencia.

R: App no activa, plan no adecuado, o permisos insuficientes. Verifica con un admin de la organización.

P: ¿Para qué sirve la tipología?

R: Para distinguir trabajo, vacaciones, enfermedad, permiso… en filtros e informes. Personalízala en la configuración de Presencias.