Aprende mokapen

Guía de Citas

El área Citas es el calendario de Mokapen para planificar reuniones, llamadas con clientes, visitas in situ, demos de producto y reuniones internas de equipo. Cada cita tiene fecha y hora, organizador, participantes, lugar o videoconferencia, estado abierto/cerrado y enlaces al resto del CRM (contactos, oportunidades, tickets, tareas).

Accede desde el menú Actividades → Citas o desde la página Citas. La vista predeterminada es el Calendario. El módulo Citas está disponible con el plan Small y requiere los permisos correctos en tu organización.

Rol en el CRM y procesos

Una cita en Mokapen no es solo un evento en el calendario: es un registro vinculado al resto del sistema.

• Comercial: llamadas de cualificación, demos, negociación — vinculado a contacto, empresa y oportunidad.
• Delivery: inicio de proyecto, revisión semanal — conexiones a proyecto y tareas de seguimiento.
• Soporte: cita in situ o llamada vinculada a ticket.
• Equipo interno: stand-ups, one-to-one, reuniones de departamento con colegas Mokapen.

Regla práctica: cada cita con un cliente o prospect merece al menos un participante contacto o una conexión a contacto, empresa u oportunidad — para que el historial siga visible desde la ficha del cliente.

Participantes, colaboradores y calendario personal

Las citas implican a las personas de dos formas distintas. Entender la diferencia evita confusión entre «quién asiste a la reunión» y «quién solo debe ver la cita en Mokapen».

Participantes — quién asiste a la reunión

Los participantes son las personas implicadas en la reunión. Los añades en la pestaña Datos de la ficha, en el campo Participantes. Puedes introducir tres tipos:

• Usuarios Mokapen — colegas del equipo con cuenta en la plataforma (comerciales, project managers, soporte…). Verán la cita en su calendario si son organizadores o participantes.
• Contactos — personas en la agenda CRM (clientes, prospects, proveedores). Puedes buscarlos por nombre o email. Si introduces un email aún no en la agenda, Mokapen puede crear automáticamente un nuevo contacto.
• Empresas — sociedades vinculadas a la reunión (por ejemplo la sede del cliente). Útiles cuando la reunión implica a la organización en su conjunto, no a una sola persona.

Solo el organizador de la cita puede eliminar un participante (menú en la tarjeta del participante → Eliminar). Al crear, editar o eliminar, Mokapen puede preguntarte si enviar un email a los participantes con los detalles actualizados — útil para avisar a clientes externos de un cambio de fecha o cancelación.

Colaboradores — quién debe ver la cita sin participar

Los colaboradores (campo Colaboradores en la pestaña Datos, si está activo en tu organización) son usuarios o equipos Mokapen que deben tener visibilidad sobre la cita pero no necesariamente asistir a la reunión. Ejemplos: el responsable comercial que sigue la negociación pero no entra en la llamada; un asistente que prepara materiales; un manager que monitoriza la actividad del equipo.

En resumen:

• Participante = persona presente (o invitada) en la reunión; recibe notificaciones por email si las envías; aparece como participante en la ficha.
• Colaborador = miembro del equipo que debe ver y seguir la cita en Mokapen, sin estar necesariamente entre los participantes de la reunión.

Con la privacidad privada (candado en la barra de acciones), la cita es visible solo para el organizador, los colaboradores indicados y los participantes usuarios Mokapen implicados — no para todos los miembros de la organización.

Citas entre organizaciones — tu calendario personal

A diferencia de tareas, contactos u oportunidades, las citas están ligadas sobre todo a la persona, no solo a la organización en la que trabajas en ese momento. Si participas en una cita creada en otra organización Mokapen (o si eres el organizador), la ves igualmente en tu calendario sin cambiar de organización.

Por defecto la página Citas muestra las reuniones en las que tú eres organizador o participante usuario — aunque pertenezcan a organizaciones distintas. En la barra superior, el selector Usuarios / Equipos te permite pasar al calendario de un colega o de un equipo (si tienes permisos), para ver cómo está organizada la semana de otro miembro.

Cada cita sigue vinculada a la organización que la creó (contactos, conexiones y ajustes siguen esa organización). La ventaja para ti: un único lugar donde consultar todos los compromisos, aunque trabajes en varias organizaciones Mokapen.

Casos de uso

• Ventas: «Demo producto — Acme Srl» con contacto decisor, enlace videoconferencia, conexión a la oportunidad en pipeline.
• Agencia: revisión mensual cliente con varios participantes e informe adjunto.
• Consultoría: cita in situ con dirección física y tarea post-visita vinculada.
• Interno: reunión de equipo sin contactos externos; privacidad pública o privada para limitar quién puede ver la cita.
• Desde otra ficha: creación rápida con Crear y conectar desde contacto, oportunidad o ticket — la cita nace ya vinculada.

Página Citas — barra superior

La página principal ofrece dos vistas: Calendario y Lista. Barra superior:

• Filtros (plan Large): abre un panel para restringir las citas por periodo, organizador, etiquetas, tipo de cita, participantes y otros campos configurados. Útil cuando el calendario está lleno y necesitas encontrar solo las demos del mes o las reuniones con un cliente concreto.
• Acciones: exporta a archivo las citas seleccionadas (desde la vista Lista).
• Vistas: alterna entre Calendario (predeterminada) y Lista (plan Small) — tabla ordenable con columnas personalizables.
• Usuarios / Equipos: muestra el calendario de un colega o de un equipo entero, en lugar del tuyo. Por defecto ves tus citas (organizador o participante).
• + Cita: abre el modal de creación.

En la vista Lista, al seleccionar filas con las casillas aparece la barra de acciones: Clonar, Archivar, Eliminar. No hay edición masiva dedicada: los campos individuales se actualizan desde la ficha de la cita.

Ficha de la cita

Clic en un evento del calendario o en el título en la lista abre el panel lateral. Con el plan Small puedes abrirlo a página completa (icono flechas de expansión): mismo contenido, más espacio y botón Guardar fijo arriba.

Cabecera: título editable inline, badge Archivado si aplica. Si la cita está en la papelera, banner rojo con Restaurar y Eliminar definitivamente (plan Medium).

Barra de acciones

• Estado (desplegable): Abierto o Cerrado — indica si la cita sigue activa o concluida (distinto de la tarea con marca de completado).
• Prioridad (bandera): Normal o Urgente.
• Privacidad (candado): Público (visible para miembros de la organización) o Privado (solo organizador, colaboradores y participantes usuarios indicados).
• Etiquetas, Color título/fondo ficha, Adjuntos, Notas adhesivas (plan Small).
• Página completa, Copiar enlace.
• + Crear y conectar: tareas, tickets, oportunidades… ya vinculados a la cita.

Menú Opciones (tres puntos)

• Clonar: duplica la cita; modal con elección de copiar adjuntos, conexiones, comentarios, actualizaciones.
• Archivar / Restaurar (plan Medium): oculta de las vistas operativas o devuelve al calendario/lista.
• Editar ficha (miembros autorizados): abre los ajustes del layout de campos de la cita.
• Eliminar / Restaurar (entrada roja): mueve a la papelera (plan Medium) o eliminación directa (plan base).

Pestañas de la ficha

• Datos: organizador, participantes, colaboradores, fechas, tipo, videoconferencia, lugar — ver Pestaña Datos y Participantes y colaboradores.
• Conexiones, Tiempo: ver Secciones vinculadas.
• Menú adicional: Marketing, Sincronización (Google Calendar / Outlook), Actualizaciones (historial de la ficha).

Pestaña Datos — campos principales

Campos editables inline (icono lápiz) o desde la ficha en modo edición:

• Organizador: usuario Mokapen responsable de la cita; por defecto quien la crea. Referente principal de la reunión.
• Participantes: ver sección Participantes y colaboradores.
• Colaboradores: usuarios o equipos con visibilidad sobre la cita sin ser necesariamente participantes de la reunión — ver Participantes y colaboradores.
• Fecha inicio / Fecha fin: intervalo temporal; en el calendario el evento ocupa el slot correspondiente. Para citas de un solo día, establece el mismo día con hora inicio y fin.
• Tipo: categoriza la cita (llamada, visita, demo…) — útil para filtros e informes.
• Videoconferencia: enlace generado o seleccionado — Google Meet (con integración Google Calendar y Meet activa) o Microsoft Teams (con integración Outlook Calendar). El enlace es clicable desde la ficha.
• Lugar: dirección física o texto libre para citas presenciales.
• Descripción (texto formateado, menciones @ para citar colegas).

Con los campos personalizados (plan Medium) la pestaña Datos sigue reglas de visibilidad y obligatoriedad definidas en los ajustes. Adjuntos y comentarios completan la ficha al final de la pestaña.

Secciones vinculadas

• Conexiones — vincula oportunidades, tareas, tickets, proyectos, otros contactos; al abrir el contacto ves las citas vinculadas.
• Tiempo — registra horas dedicadas a la cita (preparación, llamada, debrief).
• Sincronización — estado de conexión con Google Calendar o Outlook (si las integraciones están activas).
• Etiquetas y Adjuntos — como otras entidades Mokapen.

Las citas no tienen pestaña Checklist nativa: para acciones de seguimiento crea una tarea vinculada con Crear y conectar o desde la pestaña Conexiones.

Crear una cita

Procedimiento

1. Abre la página Citas (Calendario o Lista).
2. Clic + Cita (o clic en un slot vacío del calendario, si está disponible).
3. Escribe el título (obligatorio).
4. Pestaña Datos: establece organizador, participantes, colaboradores si hace falta, fecha/hora, tipo, videoconferencia o lugar.
5. Opcional: pestaña Conexiones para vincular contacto u oportunidad antes de guardar.
6. Guarda; si se solicita, confirma el envío del email a los participantes.

También puedes crear citas desde Crear y conectar en otra ficha, o desde las conexiones en contacto, empresa u oportunidad.

Modificar una cita

Edición individual (ficha)

1. Abre la ficha de la cita.
2. Edita inline: título en cabecera, campos pestaña Datos (lápiz), participantes, fechas.
3. Actualiza Estado (Abierto/Cerrado), prioridad, etiquetas, privacidad desde la barra de acciones.
4. En Calendario, arrastra el evento para cambiar fecha y hora rápidamente.
5. Guarda; al modificar fechas o participantes puede aparecer la solicitud de enviar emails de actualización.

Cerrar una cita

Desde el menú Estado en la barra de acciones selecciona Cerrado cuando la reunión ha terminado. La cita permanece en historial e informes; no desaparece del calendario salvo archivo o eliminación.

Eliminar una cita

Elimina citas creadas por error o duplicados de prueba. Prefiere Archivar si la reunión ha concluido y quieres conservar historial y conexiones sin saturar calendario y lista.

Eliminación individual

1. Abre la ficha → Opciones → Eliminar (entrada roja).
2. Confirma en el modal; envío email a participantes opcional.

Con el plan Large la cita va a la papelera de la organización (página Citas → Acciones → Papelera citas). Desde ahí puedes Restaurar o Eliminar definitivamente. Si abres una cita ya en la papelera, aparece el banner Restaurar / Eliminar definitivamente.

En el plan Free (sin plan Large) la eliminación suele ser definitiva inmediatamente tras la confirmación, sin papelera — verifica los permisos de tu organización.

Eliminación múltiple

1. Vista Lista → selecciona con casillas.
2. Clic Eliminar (botón rojo) → confirma.

Archivar una cita

El archivo sirve para citas concluidas que ya no deben aparecer en calendario y lista operativa, manteniendo conexiones e historial.

Archivar una cita individual

1. Ficha → Opciones → Archivar (plan Medium) → confirma.

Archivar varias citas / restaurar

• Múltiple: vista Lista → selecciona → Archivar en la barra de acciones.
• Restaurar: abre la ficha (p. ej. desde la pestaña Conexiones en un contacto vinculado) → Opciones → Restaurar desde archivo. Las citas archivadas no aparecen en las vistas estándar calendario y lista.

Clonar una cita

Útil para reuniones recurrentes con la misma estructura (mismos adjuntos, mismas conexiones CRM).

Clonación individual

1. Ficha → Opciones → Clonar.
2. Modal: título (con sufijo «copia»), elección de copiar Adjuntos, Conexiones, Comentarios, Actualizaciones.
3. Confirma; actualiza fechas y participantes en la nueva cita.

Clonación múltiple

1. Lista → selecciona → Clonar → opciones → confirma.

Vistas de citas

Calendario (predeterminada)

Vista en cuadrícula para día, semana o mes: cada cita aparece en el slot correspondiente a fecha y hora. Clic en el evento abre la ficha. Ideal para ver de un vistazo cómo está organizada la semana e identificar solapamientos entre reuniones. Puedes arrastrar un evento para moverlo a otra fecha u hora. Los filtros y el selector Usuarios/Equipos siguen activos: por defecto ves tus citas, aunque creadas en organizaciones distintas.

Lista (plan Small)

Listado tabular con columnas personalizables (título, fechas, organizador, tipo, etiquetas…). Puedes buscar y ordenar por columna, seleccionar varias filas y usar las acciones Clonar, Archivar, Eliminar. Exporta datos desde el menú Acciones.

Filtros

• Filtros avanzados (plan Small): restringe por periodo (fechas inicio/fin), organizador, etiquetas, tipo de cita, participantes y campos personalizados. Ejemplo: «todas las demos del trimestre con etiqueta Comercial».
• Usuarios / Equipos: pasa de tu calendario al de un colega o de un equipo entero, si estás autorizado.

Ajustes Citas

Desde Ajustes Citas (miembros autorizados de la organización):

• Campos: lista de campos estándar y personalizados (plan Medium).
• Ficha: orden y visibilidad de campos en la ficha y el modal de creación.
• Lista y columnas: columnas predeterminadas de la vista Lista.

Alinea tipo de cita y campos obligatorios antes del despliegue comercial (p. ej. tipo obligatorio para informes).

Informes Citas

La sección Informes Citas (plan Large) resume las citas a las que tienes acceso según rol y permisos de organización: ves solo registros y campos autorizados. Sirve para análisis de carga de reuniones, llamadas comerciales y exportación — para la planificación diaria usa Calendario y Lista.

• Dashboard: gráficos por etiquetas, tipo, organizador, colaboradores, estado abierto/cerrado, plazos, horas.
• Lista informes: tabla analítica con filtros y exportación.
• Diagrama de Gantt: secuencia temporal por periodo y organizador.

Usa los informes para medir llamadas comerciales por departamento, citas concluidas frente a las aún abiertas, y carga de reuniones por semana.

 

Procesos recomendados

• Preventa: cita demo → conexión oportunidad y contacto → tarea de seguimiento en 24 horas.
• Inicio cliente: kick-off con participantes cliente → tareas checklist proyecto vinculadas.
• Sincronización calendario: conecta Google u Outlook y verifica la pestaña Sincronización; evita dobles reservas.
• Limpieza mensual: archiva citas cerradas desde hace más de 90 días; elimina borradores duplicados.
• Notificaciones: envía siempre el email de actualización en cambio de fecha o cancelación a contactos externos.

Combina citas con Contactos, Oportunidades y Tareas para un flujo comercial y operativo coherente.