Aprende mokapen

Guía de Contactos

El área Contactos es el directorio de las personas con las que trabajas: clientes, prospectos, socios, proveedores, leads de formularios o campañas. Cada contacto concentra identidad (nombre, email, teléfono), rol, empresa de pertenencia, historial relacional y enlaces operativos a deals, tickets, tareas y proyectos. Es el punto de partida del CRM relacional: sin contactos estructurados, ventas y soporte pierden contexto.

Accede desde la lista Contactos en el menú. Con el botón Empresas pasas al directorio de sociedades (guía Empresas).

Rol en el CRM y procesos

Un contacto en Mokapen no es una fila en una hoja Excel: es un registro vivo vinculado al resto del sistema.

• Ventas: contacto vinculado a deals, presupuestos, tareas de seguimiento; etiquetas para segmentación (Warm, Enterprise…).
• Soporte: contacto en tickets, emails sincronizados en la pestaña Email, checklists de onboarding.
• Marketing: pestaña Marketing (listas, consentimientos), origen del lead (campo Source), integraciones de sync.
• Operativa: Conexiones bidireccionales hacia tareas, proyectos, citas; SMS/WhatsApp desde la barra del panel (si están habilitados).

Regla práctica: cada interacción significativa (llamada, email comercial, ticket) debe poder atribuirse a un contacto (o crearse como contacto al vuelo) con al menos email o teléfono y, cuando sea posible, empresa asociada.

Página lista Contactos

La página principal es una tabla DataTables con columnas configurables (nombre, apellido, email, empresa, etiquetas, privacidad…). Barra superior:

• Empresas: accede al listado de sociedades.
• Filtros (plan Large): modal de filtros avanzados sobre campos estándar, personalizados y conexiones.
• Acciones: import/export (permisos org), gestión de duplicados, editar columnas, archivo, papelera.
• + Contacto: abre el modal de creación rápida.

Al hacer clic en el nombre se abre el panel lateral. Con el plan Small puedes abrir la page contact a pantalla completa (icono de expansión).

Al seleccionar una o más filas con las casillas a la izquierda aparece la barra de acciones masivas sobre la tabla: Nuevo email (si la integración está activa), Editar, Clonar, Archivar, Eliminar, Exportar (owner org). Mismo patrón operativo que las tareas en vista Lista.

Panel del contacto

El panel (modal o página completa) está organizado como las demás entidades Mokapen.

Cabecera: foto o iniciales, nombre y apellido (editables inline), saludo, badge Archivado si aplica. Si el contacto está en la papelera, aparece un banner rojo con los botones Restaurar y Eliminar definitivamente (plan Medium).

Barra de acciones (icono por icono):

• Privacidad (candado): público o privado (solo owner y stakeholders).
• Etiquetas, Color del título, Adjuntos, Notas adhesivas (plan Small).
• Copiar enlace, Página completa (plan Small).
• + Crear y conectar (botón verde): crea al vuelo tarea, ticket, deal, cita… ya vinculado al contacto.

Menú Opciones (tres puntos)

Abre el panel contacto → icono tres puntos verticales arriba a la derecha:

• Clonar: duplica el contacto; en el modal elige qué copiar (checklist, adjuntos, conexiones, comentarios). Útil para «contacto plantilla» u onboarding repetible.
• Archivar / Restaurar (plan Medium): mueve al archivo o devuelve a las vistas operativas.
• Editar panel (admin): abre el diseñador de layout de campos contacto en nueva ventana.
• Eliminar / Restaurar (entrada roja): soft delete hacia papelera, o restauración si ya eliminado; con plan Medium también eliminación definitiva desde la papelera.

Pestañas del panel

• Datos: ficha, empresa, email, teléfono, campos personalizados — ver Pestaña Datos.
• Checklist, Conexiones, Email, Marketing, Privacidad, Sync: ver Secciones vinculadas.
• Actualizaciones — historial de cambios de ficha, comentarios, mensajes de formulario y marketing (contactos/empresas).

Pestaña Datos — campos de ficha

En la pestaña Datos encuentras los campos operativos (editables inline con icono lápiz):

• Tipo y Rol laboral (job role).
• Empresa (company_id): sociedad de pertenencia — selector con búsqueda; puedes crear empresa al vuelo si no existe.
• Stakeholders: otros usuarios/equipos con visibilidad.
• Origen (source): de dónde proviene el lead.
• Descripción (rich text, menciones @).
• Campos Sales (si el módulo Sales está activo).
• Email (varias direcciones), Teléfono, Dirección, Idioma, Cumpleaños, Sitio web, Redes sociales.

Con campos personalizados (plan Medium) la pestaña Datos sigue reglas de visibilidad/obligatoriedad definidas en ajustes. Adjuntos y comentarios completan el panel al final de la pestaña.

Contacto y empresa

El campo Empresa en la pestaña Datos indica la sociedad de referencia del contacto (ej. «Juan García» → «Acme SL»). No sustituye las Conexiones: puedes vincular el mismo contacto también a deals, otros contactos o tickets independientemente de la empresa principal.

Buena práctica B2B: crea primero la empresa (CIF, dirección sede) y luego los contactos con roles distintos (decisor, administración, técnico). Para clientes B2C el campo empresa puede quedar vacío.

Pestañas y secciones vinculadas

• Checklist — guía Checklist: onboarding cliente, recogida de documentos.
• Conexiones — guía Conexiones: deals, tareas, tickets, proyectos vinculados.
• Pedidos / Fidelidad (Sales): historial de pedidos y puntos de fidelidad.
• Email: conversaciones sincronizadas (integraciones Gmail/Outlook).
• Privacidad: consentimientos GDPR, historial de tratamientos.
• Marketing: suscripciones a listas, campañas.
• Facturación (Sales): datos de facturación vinculados al contacto.
• Sync: estado de sincronización con Google Contacts, Outlook, otras apps.
• Portal (plan Large): acceso al portal cliente.
• Actualizaciones — historial de cambios de ficha, comentarios, mensajes de formulario y marketing (contactos/empresas).

Crear un contacto

1. Lista Contactos → + Contacto (o Crear y conectar desde otro panel).
2. Completa al menos nombre o email (validación de duplicados en email si está activa).
3. Asocia empresa, etiquetas y responsable si ya los conoces.
4. Guarda: el contacto aparece en el listado y puede vincularse de inmediato a deals/tickets.

Desde import CSV (Acciones → Import) cargas miles de filas mapeando columnas; desde formularios landing/webhook los contactos pueden crearse automáticamente con source rellenado.

Modificar un contacto

Edición individual (panel)

1. Abre el panel del contacto (clic en el nombre en el listado).
2. Edita inline: título/nombre en cabecera, o campos en la pestaña Datos (clic en el valor → icono lápiz → editar).
3. Usa la barra de acciones para etiquetas, color, privacidad, adjuntos, notas adhesivas.
4. Guarda: automático campo por campo en el panel lateral, o botón Guardar en page contact.

Edición masiva (listado)

1. En la lista Contactos, selecciona los contactos con las casillas a la izquierda.
2. Clic en Editar en la barra de acciones sobre la tabla.
3. En el modal, añade los campos a actualizar (responsable, etiquetas, tipo, empresa, campos personalizados permitidos…) y establece los valores.
4. Confirma: los valores se aplican a todos los contactos seleccionados.

Los cambios en la pestaña Privacidad o Marketing pueden requerir permisos específicos. Admin: Opciones → Editar panel abre el diseñador de campos (visibilidad, orden) en nueva ventana.

Eliminar un contacto

Elimina contactos creados por error o duplicados de prueba. Prefiere Archivar si el contacto tiene historial de email, deals o tickets vinculados y no quieres perder su rastro en el CRM.

Eliminación individual

1. Abre el panel del contacto.
2. Menú Opciones (tres puntos) → Eliminar (entrada roja).
3. Confirma en el modal.

Con el plan Large el contacto va a la papelera (Lista Contactos → Acciones → Papelera contactos). Desde ahí puedes Restaurar o Eliminar definitivamente. Si abres un contacto ya en la papelera, aparece el banner con los botones Restaurar / Eliminar definitivamente.

En el plan Free (sin plan Large) la eliminación suele ser definitiva inmediatamente tras la confirmación, sin papelera — verifica los permisos de tu organización.

Eliminación múltiple

1. En la lista Contactos, selecciona los contactos con las casillas.
2. Clic en Eliminar (botón rojo sobre la tabla).
3. Confirma.

Archivar un contacto

El archivo es la opción adecuada para contactos ya no activos (clientes perdidos, ex empleados, leads no cualificados) que quieres conservar en el historial con conexiones y emails intactos, sin saturar el listado operativo.

Archivar un contacto individual

1. Abre el panel → Opciones → Archivar (plan Medium).
2. Confirma en el modal. Aparece el badge Archivado en la cabecera.

Archivar varios contactos / consultar el archivo

• Múltiple: lista Contactos → selecciona con casillas → Archivar en la barra de acciones.
• Consultar: Lista Contactos → Acciones → Archivo contactos (plan Medium).
• Restaurar: desde el archivo selecciona y clic en Restaurar, u Opciones → Restaurar desde archivo en el panel individual.

Los contactos archivados no aparecen en las vistas operativas estándar pero siguen accesibles desde archivo, conexiones e informes históricos.

Informes Contactos

La sección Informes Contactos (plan Large) resume los contactos a los que tienes acceso según rol y permisos de organización: solo ves registros y campos autorizados. Sirve para análisis por tipo, responsable, origen y export — para insertar o corregir registros individuales usa la lista Contactos.

• Dashboard: gráficos por tipo, estado, rol, etiquetas, responsable, origen, mapa geográfico.
• Lista informes: tabla analítica filtrable con export CSV/Excel — base para revisión de fichas y segmentación marketing.

Combina informes con filtros de listado y etiquetas para alinear contactos y oportunidades vinculadas por responsable o campaña.

Clonar un contacto

La clonación duplica un contacto existente como base para un nuevo registro — ideal para «contacto plantilla» (ej. onboarding estándar, perfil socio recurrente).

Clonación individual

1. Abre el panel → Opciones → Clonar.
2. En el modal selecciona qué copiar: Checklist, Adjuntos, Conexiones, Comentarios (casillas independientes).
3. Confirma: se abre el panel del nuevo contacto; modifica nombre/email antes de usarlo operativamente.

Clonación múltiple

1. Lista Contactos → selecciona los contactos → Clonar en la barra de acciones.
2. Elige las mismas opciones de copia en el modal y confirma.

Filtros, columnas y segmentación

Filtros avanzados (plan Small): condiciones sobre etiquetas, tipo, empresa, campos personalizados, conexiones (Deal vinculado, Ticket vinculado…), fechas de última actualización. Guarda combinaciones vía URL o vistas de equipo.

Editar columnas (Acciones, miembros org): elige qué columnas mostrar en la tabla y el orden — esencial para equipos que usan campos personalizados (ej. «Sector», «Facturación»).

Combina filtros con Etiquetas para segmentos operativos: «Contactos Enterprise con etiqueta Hot sin deal abierto».

Duplicados

(plan Medium) Acciones → Gestionar duplicados: Mokapen propone grupos de contactos similares (mismo email, nombre+apellido, teléfono). Puedes fusionar registros (eligiendo master y campos a conservar) o ignorar pares no problemáticos. Página Ignorados para revisión posterior.

Al crear, check_duplicate_ajax avisa si el email ya existe — evita multiplicar el mismo lead.

Import, export e integraciones

• Import CSV (miembros org): mapea columnas → campos Mokapen, vista previa, import por lotes.
• Export (owner org): CSV/Excel de contactos filtrados o seleccionados.
• Google Contacts / Outlook: sync bidireccional o import desde carpetas (Integraciones cuenta).
• Data enrichment (Hunter etc.): descubrimiento de contactos por dominio empresa, import selectivo.

Ajustes Contactos

Desde Ajustes Contactos (admin/miembros autorizados):

• Campos: listado de campos estándar y personalizados, reglas plan Medium.
• Layout panel (fields_view): qué campos mostrar en modal/página y en qué orden.
• Columnas tabla (columns_view): columnas por defecto del listado para toda la org.

Alinea los ajustes al proceso comercial antes de imports masivos (campos obligatorios, source, tipo contacto).

Procesos recomendados

• Lead intake: formulario → contacto + source + etiqueta campaña → tarea de cualificación en 24h → conexión a deal si cualificado.
• Onboarding: checklist en contacto (KYC, contrato) + conexiones a proyecto delivery.
• Soporte: ticket siempre vinculado a contacto; email en pestaña Email para historial de conversaciones.
• Limpieza mensual: duplicados, archivar contactos inactivos > 12 meses, filtro «sin email».
• Alineación ventas: misma etiqueta en contacto y deal vinculado; informes contactos por responsable.

Para el directorio de sociedades y la pestaña Contactos de la empresa consulta la guía Empresas.