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Guide Contacts

L'espace Contacts est l'annuaire des personnes avec lesquelles vous travaillez : clients, prospects, partenaires, fournisseurs, leads issus de formulaires ou de campagnes. Chaque contact regroupe identité (nom, e-mail, téléphone), rôle, entreprise d'appartenance, historique relationnel et liens opérationnels vers deals, tickets, tâches et projets. C'est le point de départ du CRM relationnel : sans contacts structurés, ventes et support perdent le contexte.

Accédez-y depuis la liste Contacts dans le menu. Le bouton Entreprises permet de passer à l'annuaire sociétés (guide Entreprises).

Rôle dans le CRM et les processus

Un contact dans Mokapen n'est pas une ligne dans un tableur Excel : c'est un enregistrement vivant relié au reste du système.

• Ventes : contact lié aux deals, devis, tâches de suivi ; étiquettes pour la segmentation (Warm, Enterprise…).
• Support : contact sur tickets, e-mails synchronisés dans l'onglet E-mail, checklists d'onboarding.
• Marketing : onglet Marketing (listes, consentements), origine du lead (champ Source), intégrations de sync.
• Opérations : Connexions bidirectionnelles vers tâches, projets, rendez-vous ; SMS/WhatsApp depuis la barre du panneau (si activés).

Règle pratique : chaque interaction significative (appel, e-mail commercial, ticket) doit pouvoir être rattachée à un contact (ou créée comme contact à la volée) avec au moins un e-mail ou un téléphone et, si possible, une entreprise associée.

Page liste Contacts

La page principale est un tableau DataTables avec colonnes configurables (prénom, nom, e-mail, entreprise, étiquettes, confidentialité…). Barre supérieure :

• Entreprises : accès à la liste des sociétés.
• Filtres (plan Large) : modale de filtres avancés sur champs standard, personnalisés et connexions.
• Actions : import/export (permissions org), gestion des doublons, modification des colonnes, archive, corbeille.
• + Contact : ouvre la modale de création rapide.

Un clic sur le nom ouvre le panneau latéral. Avec le plan Small, vous pouvez ouvrir la page contact en plein écran (icône d'expansion).

En sélectionnant une ou plusieurs lignes avec les cases à gauche, la barre d'actions groupées apparaît au-dessus du tableau : Nouvel e-mail (si intégration active), Modifier, Cloner, Archiver, Supprimer, Exporter (propriétaire org). Même schéma opérationnel que les tâches en vue Liste.

Panneau du contact

Le panneau (modale ou page entière) est organisé comme les autres entités Mokapen.

En-tête : photo ou initiales, prénom et nom (modifiables en ligne), formule de politesse, badge Archivé le cas échéant. Si le contact est dans la corbeille, une bannière rouge apparaît avec les boutons Restaurer et Supprimer définitivement (plan Medium).

Barre d'actions (icône par icône) :

• Confidentialité (cadenas) : public ou privé (propriétaire et parties prenantes uniquement).
• Étiquettes, Couleur du titre, Pièces jointes, Notes adhésives (plan Small).
• Copier le lien, Page entière (plan Small).
• + Créer et connecter (bouton vert) : crée à la volée tâche, ticket, deal, rendez-vous… déjà lié au contact.

Menu Options (trois points)

Ouvrez le panneau contact → icône trois points verticaux en haut à droite :

• Cloner : duplique le contact ; dans la modale, choisissez ce qu'il faut copier (checklist, pièces jointes, connexions, commentaires). Utile pour un « contact modèle » ou un onboarding répétable.
• Archiver / Restaurer (plan Medium) : déplace vers l'archive ou ramène dans les vues opérationnelles.
• Modifier le panneau (admin) : ouvre le concepteur de mise en page des champs contact dans une nouvelle fenêtre.
• Supprimer / Restaurer (entrée rouge) : suppression douce vers la corbeille, ou restauration si déjà supprimé ; avec le plan Medium, suppression définitive depuis la corbeille.

Onglets du panneau

• Données : fiche, entreprise, e-mail, téléphone, champs personnalisés — voir Onglet Données.
• Checklist, Connexions, E-mail, Marketing, Confidentialité, Sync : voir Sections liées.
• Mises à jour — historique des modifications de fiche, commentaires, messages formulaire et marketing (contacts/entreprises).

Onglet Données — champs de fiche

Dans l'onglet Données, vous trouvez les champs opérationnels (modifiables en ligne avec l'icône crayon) :

• Type et Rôle professionnel (job role).
• Entreprise (company_id) : société d'appartenance — sélecteur avec recherche ; vous pouvez créer une entreprise à la volée si elle n'existe pas.
• Parties prenantes : autres utilisateurs/équipes avec visibilité.
• Origine (source) : provenance du lead.
• Description (texte enrichi, mentions @).
• Champs Sales (si module Sales actif).
• E-mail (plusieurs adresses), Téléphone, Adresse, Langue, Anniversaire, Site web, Réseaux sociaux.

Avec les champs personnalisés (plan Medium), l'onglet Données suit les règles de visibilité/obligatoire définies dans les paramètres. Pièces jointes et commentaires complètent le panneau en bas de l'onglet.

Contact et entreprise

Le champ Entreprise dans l'onglet Données indique la société de référence du contact (ex. « Jean Dupont » → « Acme SARL »). Il ne remplace pas les Connexions : vous pouvez lier le même contact à des deals, d'autres contacts ou tickets indépendamment de l'entreprise principale.

Bonne pratique B2B : créez d'abord l'entreprise (n° TVA, adresse du siège), puis les contacts avec des rôles distincts (décideur, administration, technique). Pour les clients B2C, le champ entreprise peut rester vide.

Onglets et sections liées

• Checklist — guide Checklist : onboarding client, collecte de documents.
• Connexions — guide Connexions : deals, tâches, tickets, projets liés.
• Commandes / Fidélité (Sales) : historique des commandes et points de fidélité.
• E-mail : conversations synchronisées (intégrations Gmail/Outlook).
• Confidentialité : consentements RGPD, historique des traitements.
• Marketing : inscriptions aux listes, campagnes.
• Facturation (Sales) : données de facturation liées au contact.
• Sync : état de synchronisation avec Google Contacts, Outlook, autres apps.
• Portail (plan Large) : accès au portail client.
• Mises à jour — historique des modifications de fiche, commentaires, messages formulaire et marketing (contacts/entreprises).

Créer un contact

1. Liste Contacts → + Contact (ou Créer et connecter depuis un autre panneau).
2. Renseignez au moins le nom ou l'e-mail (validation des doublons sur l'e-mail si active).
3. Associez entreprise, étiquettes et responsable si déjà connus.
4. Enregistrez : le contact apparaît dans la liste et peut être lié immédiatement à deals/tickets.

Via import CSV (Actions → Import), vous chargez des milliers de lignes en mappant les colonnes ; via formulaires landing/webhooks, les contacts peuvent être créés automatiquement avec la source renseignée.

Modifier un contact

Modification individuelle (panneau)

1. Ouvrez le panneau du contact (clic sur le nom dans la liste).
2. Modifiez en ligne : titre/nom dans l'en-tête, ou champs dans l'onglet Données (clic sur la valeur → icône crayon → édition).
3. Utilisez la barre d'actions pour étiquettes, couleur, confidentialité, pièces jointes, notes adhésives.
4. Enregistrez : automatique champ par champ dans le panneau latéral, ou bouton Enregistrer dans page contact.

Modification groupée (liste)

1. Dans la liste Contacts, sélectionnez les contacts avec les cases à gauche.
2. Cliquez Modifier dans la barre d'actions au-dessus du tableau.
3. Dans la modale, ajoutez les champs à mettre à jour (responsable, étiquettes, type, entreprise, champs personnalisés autorisés…) et définissez les valeurs.
4. Confirmez : les valeurs s'appliquent à tous les contacts sélectionnés.

Les modifications dans les onglets Confidentialité ou Marketing peuvent nécessiter des permissions spécifiques. Admin : Options → Modifier le panneau ouvre le concepteur de champs (visibilité, ordre) dans une nouvelle fenêtre.

Supprimer un contact

Supprimez les contacts créés par erreur ou les doublons de test. Préférez Archiver si le contact a un historique d'e-mails, des deals ou tickets liés et que vous ne voulez pas en perdre la trace dans le CRM.

Suppression individuelle

1. Ouvrez le panneau du contact.
2. Menu Options (trois points) → Supprimer (entrée rouge).
3. Confirmez dans la modale.

Avec le plan Large, le contact va dans la corbeille (Liste Contacts → Actions → Corbeille contacts). De là, vous pouvez Restaurer ou Supprimer définitivement. Si vous ouvrez un contact déjà dans la corbeille, une bannière apparaît avec les boutons Restaurer / Supprimer définitivement.

Sur le plan Free (sans plan Large), la suppression est en général définitive immédiatement après confirmation, sans corbeille — vérifiez les permissions de votre organisation.

Suppression multiple

1. Dans la liste Contacts, sélectionnez les contacts avec les cases.
2. Cliquez Supprimer (bouton rouge au-dessus du tableau).
3. Confirmez.

Archiver un contact

L'archive est le bon choix pour les contacts plus actifs (clients perdus, anciens employés, leads non qualifiés) que vous souhaitez conserver dans l'historique avec connexions et e-mails intacts, sans encombrer la liste opérationnelle.

Archiver un contact individuel

1. Ouvrez le panneau → Options → Archiver (plan Medium).
2. Confirmez dans la modale. Le badge Archivé apparaît dans l'en-tête.

Archiver plusieurs contacts / consulter l'archive

• Multiple : liste Contacts → sélectionnez avec les cases → Archiver dans la barre d'actions.
• Consulter : Liste Contacts → Actions → Archive contacts (plan Medium).
• Restaurer : depuis l'archive, sélectionnez et cliquez Restaurer, ou Options → Restaurer depuis l'archive sur le panneau individuel.

Les contacts archivés n'apparaissent pas dans les vues opérationnelles standard mais restent accessibles depuis l'archive, les connexions et les rapports historiques.

Rapports Contacts

La section Rapports Contacts (plan Large) récapitule les contacts auxquels vous avez accès selon le rôle et les permissions de l'organisation : vous ne voyez que les enregistrements et champs autorisés. Elle sert à l'analyse par type, responsable, origine et export — pour ajouter ou corriger des enregistrements individuels, utilisez la liste Contacts.

• Tableau de bord : graphiques par type, statut, rôle, étiquettes, responsable, origine, carte géographique.
• Liste des rapports : tableau analytique filtrable avec export CSV/Excel — base pour la révision des fiches et la segmentation marketing.

Combinez les rapports avec les filtres de liste et les étiquettes pour aligner contacts et opportunités liées par responsable ou campagne.

Cloner un contact

Le clonage duplique un contact existant comme base pour un nouvel enregistrement — idéal pour un « contact modèle » (ex. onboarding standard, profil partenaire récurrent).

Clonage individuel

1. Ouvrez le panneau → Options → Cloner.
2. Dans la modale, sélectionnez ce qu'il faut copier : Checklist, Pièces jointes, Connexions, Commentaires (cases indépendantes).
3. Confirmez : le panneau du nouveau contact s'ouvre ; modifiez nom/e-mail avant utilisation opérationnelle.

Clonage multiple

1. Liste Contacts → sélectionnez les contacts → Cloner dans la barre d'actions.
2. Choisissez les mêmes options de copie dans la modale et confirmez.

Filtres, colonnes et segmentation

Filtres avancés (plan Small) : conditions sur étiquettes, type, entreprise, champs personnalisés, connexions (Deal lié, Ticket lié…), dates de dernière mise à jour. Enregistrez les combinaisons via URL ou vues d'équipe.

Modifier les colonnes (Actions, membres org) : choisissez quelles colonnes afficher dans le tableau et leur ordre — essentiel pour les équipes utilisant des champs personnalisés (ex. « Secteur », « Chiffre d'affaires »).

Combinez les filtres avec les Étiquettes pour des segments opérationnels : « Contacts Enterprise avec étiquette Hot sans deal ouvert ».

Doublons

(plan Medium) Actions → Gérer les doublons : Mokapen propose des groupes de contacts similaires (même e-mail, prénom+nom, téléphone). Vous pouvez fusionner les enregistrements (en choisissant le master et les champs à conserver) ou ignorer les paires non problématiques. Page Ignorés pour révision ultérieure.

À la création, check_duplicate_ajax avertit si l'e-mail est déjà présent — évite de multiplier le même lead.

Import, export et intégrations

• Import CSV (membres org) : mappez les colonnes → champs Mokapen, aperçu, import par lots.
• Export (propriétaire org) : CSV/Excel des contacts filtrés ou sélectionnés.
• Google Contacts / Outlook : sync bidirectionnelle ou import depuis dossiers (Intégrations compte).
• Enrichissement de données (Hunter etc.) : découverte de contacts par domaine d'entreprise, import sélectif.

Paramètres Contacts

Depuis Paramètres Contacts (admin/membres autorisés) :

• Champs : liste des champs standard et personnalisés, règles plan Medium.
• Mise en page du panneau (fields_view) : quels champs afficher en modale/page et dans quel ordre.
• Colonnes du tableau (columns_view) : colonnes par défaut de la liste pour toute l'org.

Alignez les paramètres sur le processus commercial avant les imports massifs (champs obligatoires, source, type de contact).

Processus recommandés

• Lead intake : formulaire → contact + source + étiquette campagne → tâche de qualification sous 24h → connexion au deal si qualifié.
• Onboarding : checklist sur contact (KYC, contrat) + connexions au projet de delivery.
• Support : ticket toujours lié au contact ; e-mail dans l'onglet E-mail pour l'historique des conversations.
• Nettoyage mensuel : doublons, archiver les contacts inactifs > 12 mois, filtre « sans e-mail ».
• Alignement ventes : même étiquette sur contact et deal lié ; rapports contacts par responsable.

Pour l'annuaire sociétés et l'onglet Contacts de l'entreprise, voir le guide Entreprises.