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Projets de tâches et zone de travail

 

Le Activités sont le module gratuit de Mokapen pour la gestion de projet gérer Tâche Liste de contrôle Projets Et Espace de travail.

Vous pouvez gérer vos tâches et projets ou ceux des membres de votre équipe via le page de Activités. Sur cette page, vous pouvez afficher les tâches et les projets à travers trois vues :

  • Cartes: Tâches et projets organisés par échéance afin que vous puissiez voir ci-dessus, les activités qui sont dues ou déjà en retard.
  • Kanban:  Tâches et projets organisés par colonnes interactives afin de faire défiler et déplacer les Tâches ou Projets selon différentes logiques de regroupement (par Projet pour la zone de travail par date limite pour le responsable par balise).
  • Calendrier: Tâches organisées dans un calendrier que vous pouvez voir distribution et la charge de travail immédiatement.

 

 

 

La vue Gantt est en cours de développement et sera disponible pour le package Premium.

Avez-vous besoin de rapports? À Mokapen, il y a la section Rapport d'activité que affiche les données agrégées des projets de l'organisation dans un tableau de bord interactif.

 

 

Tâche

La tâche est l'action spécifique qui est planifiée et exécutée. C'est une action rapide (dure généralement quelques jours voire quelques heures) qui est ensuite créé rapidement et mis à jour souvent et depuis il est plus naturel de penser dans une perspective à court terme la tâche est l'activité principale sur laquelle se concentrer pour organiser votre plan de travail.

Un ensemble de Tâches avec un seul objectif final peut être regroupé dans un Projet tandis que chaque tâche peut contenir un Liste de contrôle des actions individuelles (micro-activité). Sur cette page vous trouverez en détail comment gérer la Checklist.

 

Créer une tâche

Une tâche est caractérisée par des valeurs qui peuvent être définies:

  • Durée: début et fin. Fixer un délai est important sinon une activité est continuellement reportée.
  • Projet: si la tâche appartient à un projet, cela peut être fait pour sélectionner. La tâche sera également visible dans le projet qui la contient.
  • Responsable: qui a la tâche de réaliser l'activité. veut toujours un point de référence quelqu'un qui est celui qui a la responsabilité de mener à bien l'activité.
  • Description: Il contient toutes les informations utiles pour la tâche ed de plus il est possible de mentionner d'autres membres de l'Organisation en tapant « @ » et le nom du membre.
  • Visibilité: Une tâche peut être configurée avec visibilité Publique ou alors Privé. Chaque tâche créée est par défaut de visibilité publique vers tous les membres de l'Organisation. Les utilisateurs invités ne pourront le voir que si la tâche appartient au projet pour laquelle ils sont invités. Une tâche privée, en revanche, n'est visible que par l'utilisateur responsable et les utilisateurs mentionné dans la description de la tâche.
  • Priorité: Il est toujours bon de définir quelles activités doivent être fermées en premier d'autres. Cependant, la priorité ne doit pas être confondue avec l'importance. Contrairement à la priorité, cela définit si une activité a un fort impact sur l'objectif et n'indique pas qu'elle doit être fermée le plus tôt possible. La priorité à la place, il définit si la tâche doit être fermée dès que possible et par conséquent elle peut être Normale o Urgent. Chaque tâche créée a une priorité normale par défaut. S'il est défini comme De toute urgence, vous verrez une icône jaune avec un point d'exclamation.
  • Étiqueter: Créez des balises personnalisées et utilisez-les pour catégoriser les tâches. Dans la vue Kanban des activités, vous pouvez également gérer les tâches par balise. Prochainement : nous développons également les balises pour les projets de contacts et de tickets d'entreprise.
  • Pièces jointes:Il est possible de joindre des fichiers à la Tâche. Les organisations ave Le forfait gratuit a jusqu'à 100 Mo d'espace en ligne pour télécharger des fichiers à joindre. Avec les forfaits Premium, c'est à la place, vous pouvez étendre l'espace en ligne ou connecter Mokapen à votre compte de stockage cloud (par exemple Google Drive ou Dropbox) pour joindre des fichiers directement depuis les clouds de l'utilisateur. Vous pouvez voir les détails du plan de votre Organisation dans le Page d'informations.
  • Liste de contrôle: Une liste interactive d'actions à suivre pour fermez la tâche.
  • Connexions: Une tâche peut être connectée à Contacts et Entreprise alo pour suivre les activités liées à un client ou un partenaire. De cette façon, en ouvrant l'onglet de la contact, vous pouvez voir toutes les activités qui s'y rapportent.

Lorsqu'une tâche est transformée en projet, toutes ses actions de la liste de contrôle deviennent des tâches.

Accédez à vos tâches via la vôtre Page Activités.

 

 

Liste de contrôle

La liste de contrôle est une liste d'actions pouvant être contenues dans une tâche. Propres parce qu'il s'agit de « micro-actions », celles-ci se caractérisent par :

  • Titre: Le titre des actions à réaliser.
  • Statut: Ouvert ou fermé.
  • Position: Il est possible de déplacer les actions vers le haut ou vers le bas e prioriser.

Lorsque vous fermez une action de la liste de contrôle, la barre de progression de la tâche avance de montrer les progrès de la même chose. Cela permet de savoir facilement à quelle distance vous vous trouvez du achèvement de la tâche !

Lorsqu'une tâche est transformée en projet, toutes ses actions de la Lista de contrôle Deviennent des tâches.

 

 

Projet

Un Projet est une initiative, un ensemble d'actions généralement appelées "Tâches" qu'ils doiven être cohérents les uns avec les autres, organisés, programmés dans le temps et clairement attribués aux personnes le "qui fait quoi" quoi et quand ". 

Les projets peuvent également être regroupés par Espace de travaildu catégories pouvant être créées. Sur cette page, vous trouverez en détail comment gérer l'espace de travail.

 

Créer un projet

Un Projet est caractérisé par des valeurs paramétrables :

  • Durée: début et fin. Fixer un délai est important sinon une activité est continuellement reportée.
  • Espace de travail: si Workarea a été créé, le projet être connecté à l'un d'eux afin qu'il puisse être vu avec les autres projets en dessous Espace de travail. & nbsp; Dans cette page, vous trouverez en détail comment gérer la zone de travail.
  • Responsable: qui a pour tâche de mener à bien le Projet. Il faut toujours un point de référence quelqu'un qui est celui qui a la responsabilité de conduire à réalisation de l'activité.
  • Intervenants: les autres membres qui collaborent au Projet. Les participants représentent généralement un deuxième niveau de responsabilité car ils collaborent avec le responsable de la réalisation du Projet.
  • Description: Contient toutes les informations utiles pour le projet et il est également possible de mentionner d'autres membres de l'Organisation en tapant "@" et le nom du membre.
  • Visibilité: Un projet peut être mis en place avec visibilitéPublique ou alors Privé. Chaque projet créé est par défaut de visibilité publique envers tous les membres de l'Organisation. Les utilisateurs invités ne pourront le voir que s'ils sont invités au projet. UN Le projet privé, en revanche, n'est visible que par l'utilisateur responsable des participants et des utilisateurs mentionnés dans le descriptif du projet.
  • Priorité: Il est toujours bon de définir quelles activités doivent être fermées en premier d'autres. Cependant, la priorité ne doit pas être confondue avec l'importance. Contrairement à la priorité, cela définit une activité a un fort impact sur l'objectif et n'indique pas qu'elle doit être fermée le plus tôt possible. La priorité au lieu de cela, il définit si le projet doit être clôturé dès que possible et, par conséquent, il peut être BassaMoyen ou alors haute. Chaque projet créé a une priorité Moyenne par défaut mais il est possible toujours changer au besoin.
  • Pièces jointes: Il est possible de joindre des fichiers au projet. Les Organisations avec le forfait gratuit, ils ont jusqu'à 100 Mo d'espace en ligne pour télécharger des fichiers à joindre. Avec les forfaits Premium, c'est à la place, vous pouvez étendre l'espace en ligne ou connecter Mokapen à votre compte de stockage cloud (par exemple Google Drive ou Dropbox) pour joindre des fichiers directement depuis les clouds de l'utilisateur. Vous pouvez voir les détails du pla de votre Organisation dans le Page d'informations.
  • Tâche: Un projet peut contenir des tâches à effectuer pour complète le. Il est donc possible de les visualiser et de les gérer également via l'onglet Projet.
  • Connexions: un projet peut être connecté à Contacts et Entreprise alors pour suivre les activités liées à un client ou un partenaire. De cette façon, en ouvrant l'onglet de la contact, vous pouvez voir toutes les activités qui s'y rapportent.

Lorsqu'un Projet est transformé en Tâche, toutes ses Tâches deviennent des actions du Liste de contrôle.

Accédez à vos projets via le vôtre Page Activités.

 

 

Espace de travail

Les zones de travail sont des catégories utilisées pour regrouper les projets. Ils peuvent être créés Zone de travail pour définir des macro-projets de fonctions de l'entreprise (par exemple Marketing Ventes Logistique) ou d'autres groupes qui peut vous être utile grâce au Page de la zone de travail.

Lors de la création ou de la modification d'un projet, vous pouvez ensuite sélectionner une zone de travail existant afin d'associer le projet à la zone de travail. Sur la page de Activité Kanban Et sur la page Rapport d'activité Les projets peuvent être regroupés par Espace de travail.