La Guida di Mokapen

Task, Progetti e Workarea

 

Le Attività sono il modulo gratuito di Mokapen per il project management, per gestire Task, Checklist, Progetti e Workarea.

Puoi gestire i tuoi Task e Progetti, o quelli dei membri dei tuoi Team, tramite la pagina delle Attività. In questa pagina puoi visualizzare Task e Progetti tramite tre viste:

  • Schede: Task e Progetti organizzati per scadenza in modo da vedere in alto le attività in scadenza o già scadute.
  • Kanban:  Task e Progetti organizzati per colonne interattive, in modo da poter scorrere e spostare i Task o i Progetti in base a varie logiche di raggruppamento (per Progetto, per Workarea, per scadenza, per responsabile, per tag).
  • Calendario: Task organizzati in un calendario per poter vedere subito la distribuzione e il carico di lavoro.

 

 

 

La vista Gantt è in via di sviluppo e sarà disponibile per il pacchetto Premium.

Hai bisogno di report? In Mokapen è presente la sezione Report delle Attività che mostra i dati aggregati dei Progetti dell'Organizzazione in una dashboard interattiva.

 

 

Task

Il Task è l’azione specifica che viene programmata e compiuta. E’ un’azione rapida (solitamente dura pochi giorni o addirittura ore) che quindi viene creata rapidamente e aggiornata spesso e poiché risulta più naturale ragionare in un’ottica temporale breve, il Task è l’attività principale sulla quale focalizzarsi per organizzare il proprio piano di lavoro.

Un' insieme di Task con un unico scopo finale possono essere raggruppati in un Progetto, mentre ogni Task può contenere una Checklist delle singole azioni (micro-attività). In questa pagina trovi in dettaglio come gestire la Checklist.

 

Creare un Task

Un Task è caratterizzato da valori che possono essere impostati:

  • Durata: inizio e fine. Definire una scadenza è importante, altrimenti un’attività viene rimandata continuamente.
  • Progetto: se il Task appartiene ad un Progetto questo si può selezionare. Il Task sarà visibile anche dentro il Progetto che lo contiene.
  • Responsabile: chi ha il compito di portare a termine l’attività. Ci vuole sempre un punto di riferimento, qualcuno che sia colui che ha la responsabilità di portare a completamento l’attività.
  • Descrizione: Contiene tutte le informazioni utili per il Task ed inoltre è possibile menzionare altri membri dell'Organizzazione, digitando “@“ e il nome del membro.
  • Visibilità: Un Task può essere impostato con visibilità Pubblica o Privata. Ogni Task creato è di default di pubblica visibilità verso tutti i membri dell' Organizzazione. Gli utenti ospiti potranno vederlo solo se il Task appartiene al Progetto per il quale sono invitati. Un Task privato invece è visibile solo all'utente responsabile e agli utenti menzionati nella descrizione del Task.
  • Priorità: E’ sempre bene definire quali attività vanno chiuse prima di altre. La priorità non va tuttavia confusa con l’importanza. Questa, a differenza della priorità, definisce se un’attività ha un forte impatto sull’obiettivo e non delinea che va chiusa il prima possibile. La priorità invece definisce se il Task va chiuso il prima possibile, di conseguenza può essere Normale o Urgente. Ogni Task creato ha di default priorità Normale. Se viene invece impostato come Urgente, si vedrà un'icona gialla con il punto esclamativo.
  • Tag: Crea dei tag personalizzati e usali per categorizzare i Task. Nella vista Kanban delle Attività puoi anche gestire i Task per tag. Coming soon: stiamo sviluppando i tag anche per i Progetti, Contatti, Società e Ticket.
  • Allegati: E' possibile allegare file al Task. Le Organizzazioni con pacchetto Free hanno fino a 100MB di spazio online per caricare file da allegare. Con i pacchetti Premium è invece possibile estendere lo spazio online o collegare Mokapen al proprio account di cloud storage (ad esempio, Google Drive o Dropbox) per allegare file direttamente dai cloud dell'utente. Puoi vedere i dettagli del piano della tua Organizzazione nella pagina delle Informazioni.
  • Checklist: Una lista interattiva di azioni da tracciare per per chiudere il Task.
  • Connessioni: Un Task può essere connesso a Contatti e Società in modo da tener traccia delle attività correlate ad un cliente o un partner. In questo modo, aprendo la scheda del contatto, è possibile vedere tutte le attività ad esso connesse.

Quando un Task viene trasformato in Progetto, tutte le sue azioni della Checklist diventano Task.

Accedi ai tuoi Task tramite la tua pagina delle Attività.

 

 

Checklist

La Checklist è una lista di azioni che possono essere contenute in un Task. Proprio perché sono delle “micro-azioni”, queste sono caratterizzate da:

  • Titolo: Il titolo delle azioni da completare.
  • Status: Aperte o chiuse.
  • Posizione: E' possibile spostare in alto o in basso le azioni per dare una priorità.

Quando si chiude un'azione della Checklist, la barra di progressione del Task avanza per mostrare lo stato di avanzamento dello stesso. In questo modo è facile monitorare quanto si è vicini al completamento del Task!

Quando un Task viene trasformato in Progetto, tutte le sue azioni della Checklist diventano Task.

 

 

Progetto

Un Progetto è un’iniziativa, un insieme di azioni, generalmente chiamati “Task”, che devono essere coerenti tra loro, organizzate, programmate nel tempo e chiaramente allocate a persone, il tipico “chi fa che cosa e quando”. 

I Progetti possono inoltre essere raggruppati per Workarea, delle categorie che si possono creare. In questa pagina trovi in dettaglio come gestire le Workarea.

 

Creare un Progetto

Un Progetto è caratterizzato da valori che possono essere impostati:

  • Durata: inizio e fine. Definire una scadenza è importante, altrimenti un’attività viene rimandata continuamente.
  • Workarea: se sono state create delle Workarea, il Progetto può essere collegato ad una di esse in modo da poter essere visto insieme agli altri Progetti sotto la medesima Workarea.  In questa pagina trovi in dettaglio come gestire le Workarea.
  • Responsabile: chi ha il compito di portare a termine il Progetto. Ci vuole sempre un punto di riferimento, qualcuno che sia colui che ha la responsabilità di portare a completamento l’attività.
  • Partecipanti: gli altri membri che collaborano al Progetto. Solitamente i partecipanti rappresentano un secondo livello di responsabilità, in quanto collaborano con il responsabile al completamento del Progetto.
  • Descrizione: Contiene tutte le informazioni utili per il Progetto ed inoltre è possibile menzionare altri membri dell'Organizzazione, digitando “@“ e il nome del membro.
  • Visibilità: Un Progetto può essere impostato con visibilità Pubblica o Privata. Ogni Progetto creato è di default di pubblica visibilità verso tutti i membri dell' Organizzazione. Gli utenti ospiti potranno vederlo solo se invitati al Progetto. Un Progetto privato invece è visibile solo all'utente responsabile, ai partecipanti e agli utenti menzionati nella descrizione del Progetto.
  • Priorità: E’ sempre bene definire quali attività vanno chiuse prima di altre. La priorità non va tuttavia confusa con l’importanza. Questa, a differenza della priorità, definisce se un’attività ha un forte impatto sull’obiettivo e non delinea che va chiusa il prima possibile. La priorità invece definisce se il Progetto va chiuso il prima possibile, di conseguenza può essere Bassa, Media o Alta. Ogni Progetto creato ha di default priorità Media, ma si può sempre cambiare in base alle necessità.
  • Allegati: E' possibile allegare file al Progetto. Le Organizzazioni con pacchetto Free hanno fino a 100MB di spazio online per caricare file da allegare. Con i pacchetti Premium è invece possibile estendere lo spazio online o collegare Mokapen al proprio account di cloud storage (ad esempio, Google Drive o Dropbox) per allegare file direttamente dai cloud dell'utente. Puoi vedere i dettagli del piano della tua Organizzazione nella pagina delle Informazioni.
  • Task: Un Progetto può contenere dei Task da effettuare per completarlo. E' possibile quindi visualizzarli e gestirli anche tramite la scheda del Progetto.
  • Connessioni: Un Progetto può essere connesso a Contatti e Società in modo da tener traccia delle attività correlate ad un cliente o un partner. In questo modo, aprendo la scheda del contatto, è possibile vedere tutte le attività ad esso connesse.

Quando un Progetto viene trasformato in Task, tutti i suoi Task diventano azioni della Checklist.

Accedi ai tuoi Progetti tramite la tua pagina delle Attività.

 

 

Workarea

Le Workarea sono delle categorie usate per raggruppare i Progetti. Si possono creare Workarea per definire dei macro progetti, delle funzioni aziendali (es., Marketing, Sales, Logistica) o altri gruppi che possano esserti utili, tramite la pagina delle Workarea.

Quando si crea o modifica un Progetto, è possibile quindi selezionare una Workarea esistente in modo da associare il Progetto alla Workarea. Nella pagina delle Attività Kanban e nella pagina Report Attività è possibile raggruppare i Progetti per Workarea.