Activitățile sunt modulul gratuit Mokapen pentru managementul proiectelor, pentru a gestiona Task-uri, Checklist-uri, Proiecte și Workarea.
Poți gestiona Task-urile și Proiectele tale, sau cele ale membrilor echipelor tale, prin pagina Activităților. Pe această pagină poți vizualiza Task-uri și Proiecte prin trei viziuni:
Carduri: Task-uri și Proiecte organizate după termenul limită, astfel încât să vezi sus activitățile care sunt pe cale de a expira sau deja expirate.
Kanban: Task-uri și Proiecte organizate în coloane interactive, astfel încât să poți derula și muta Task-urile sau Proiectele în funcție de diverse logici de grupare (după Proiect, după Workarea, după termenul limită, după responsabil, după etichetă).
Calendar: Task-uri organizate într-un calendar pentru a putea vedea imediat distribuția și sarcina de lucru.
Vizuarea Gantt este în curs de dezvoltare și va fi disponibilă pentru pachetul Premium.
Ai nevoie de rapoarte? În Mokapen există secțiunea Rapoarte Activități care arată datele agregate ale Proiectelor Organizației într-un tablou de bord interactiv.
Task
Task-ul este acțiunea specifică care este programată și îndeplinită. Este o acțiune rapidă (de obicei durează câteva zile sau chiar ore) care, prin urmare, este creată rapid și actualizată frecvent, iar deoarece este mai natural să gândim pe o perioadă scurtă, Task-ul este activitatea principală pe care să te concentrezi pentru a organiza planul tău de lucru.
Un set de Task-uri cu un singur scop final pot fi grupate într-un Proiect, în timp ce fiecare Task poate conține o Checklist a acțiunilor individuale (micro-activități). Pe această pagină găsești în detaliu cum să gestionezi Checklist-ul.
Crearea unui Task
Un Task este caracterizat de valori care pot fi setate:
Durata: început și sfârșit. Definirea unei date limită este importantă, altfel o activitate este amânată continuu.
Proiect: dacă Task-ul aparține unui Proiect, acesta poate fi selectat. Task-ul va fi vizibil și în cadrul Proiectului care îl conține.
Responsabil: cine are sarcina de a finaliza activitatea. Este întotdeauna necesar un punct de referință, cineva care să fie responsabil pentru finalizarea activității.
Descriere: Conține toate informațiile utile pentru Task și, în plus, este posibil să menționezi alți membri ai Organizației, tastând „@“ și numele membrului.
Vizibilitate: Un Task poate fi setat cu vizibilitate Publică sau Privată. Fiecare Task creat este în mod implicit de vizibilitate publică pentru toți membrii Organizației. Utilizatorii invitați vor putea să-l vadă doar dacă Task-ul aparține Proiectului pentru care sunt invitați. Un Task privat, pe de altă parte, este vizibil doar utilizatorului responsabil și utilizatorilor menționați în descrierea Task-ului.
Prioritate: Este întotdeauna bine să definim care activități trebuie finalizate înainte de altele. Prioritatea nu trebuie totuși confundată cu importanța. Aceasta, spre deosebire de prioritate, definește dacă o activitate are un impact puternic asupra obiectivului și nu înseamnă că trebuie finalizată cât mai repede posibil. Prioritatea, în schimb, definește dacă Task-ul trebuie finalizat cât mai repede, astfel încât poate fi Normal sau Urgent. Fiecare Task creat are în mod implicit prioritate Normală. Dacă este setat ca Urgent, va apărea o pictogramă galbenă cu semnul exclamării.
Etichete: Creează etichete personalizate și folosește-le pentru a categoriza Task-urile. În vizualizarea Kanban a Activităților poți gestiona, de asemenea, Task-urile după etichete. Coming soon: dezvoltăm etichete și pentru Proiecte, Contacte, Companii și Tichet.
Atașamente: Este posibil să atașezi fișiere la Task. Organizațiile cu pachet gratuit au până la 100MB de spațiu online pentru a încărca fișiere atașate. Cu pachetele Premium, este posibil să extinzi spațiul online sau să conectezi Mokapen la propriul cont de stocare în cloud (de exemplu, Google Drive sau Dropbox) pentru a atașa fișiere direct din cloud-ul utilizatorului. Poți vedea detaliile planului Organizației tale în pagina Informații.
Checklist: O listă interactivă de acțiuni de urmărit pentru a încheia Task-ul.
Conexiuni: Un Task poate fi conectat la Contacte și Companii pentru a urmări activitățile corelate cu un client sau un partener. Astfel, deschizând fila contactului, poți vedea toate activitățile asociate acestuia.
Când un Task este transformat în Proiect, toate acțiunile sale din Checklist devin Task-uri.
Checklist-ul este o listă de acțiuni care pot fi incluse într-un Task. Tocmai pentru că sunt „micro-acțiuni”, acestea sunt caracterizate prin:
Descriere: fiecare activitate din Checklist poate fi însoțită de o descriere. Oferă informații utile care pot facilita îndeplinirea acțiunii.
Responsabil: este întotdeauna util să definim cine se ocupă de sarcina respectivă.
Termen limită: poate fi definit un termen limită pentru fiecare acțiune din Checklist.
Conexiuni: este posibilă conectarea Checklist-urilor cu Contacte și Companii. Acest lucru permite trimiterea unei notificări de finalizare a activității persoanei de referință.
Checklist-ul este un instrument excelent pentru a defini clar toate pașii de urmat pentru a îndeplini Task-ul și pentru a nu omite acțiunile necesare. Fiecare acțiune este detaliată și actualizată constant. Este întotdeauna disponibil în partea dreaptă a paginii.
Proiecte
Un Proiect este un set de Task-uri coordonate care urmăresc același scop. Proiectul poate conține un set de Task-uri care trebuie îndeplinite pentru a finaliza un serviciu sau un produs.
Fiecare Proiect poate conține Task-uri, Checklist-uri, poate fi conectat cu Contacte și Companii, poate include atașamente și date limită. Un Proiect poate fi transformat în Task sau poate fi transformat din Task.
Crearea unui Proiect
Un Proiect este caracterizat de valori care pot fi setate:
Durata: început și sfârșit. Definirea unei date limită este importantă, altfel o activitate este amânată continuu.
Task-uri: un Proiect poate conține Task-uri cu un scop final clar.
Responsabil: cine are sarcina de a coordona activitățile Proiectului. Este întotdeauna necesar un punct de referință, cineva care să fie responsabil pentru finalizarea Proiectului.
Descriere: Conține toate informațiile utile pentru Proiect și, în plus, este posibil să menționezi alți membri ai Organizației, tastând „@“ și numele membrului.
Vizibilitate: Un Proiect poate fi setat cu vizibilitate Publică sau Privată. Fiecare Proiect creat este în mod implicit de vizibilitate publică pentru toți membrii Organizației. Utilizatorii invitați vor putea să-l vadă doar dacă Proiectul aparține Proiectului pentru care sunt invitați. Un Proiect privat, pe de altă parte, este vizibil doar utilizatorului responsabil și utilizatorilor menționați în descrierea Proiectului.
Prioritate: Este întotdeauna bine să definim care activități trebuie finalizate înainte de altele. Prioritatea nu trebuie totuși confundată cu importanța. Aceasta, spre deosebire de prioritate, definește dacă o activitate are un impact puternic asupra obiectivului și nu înseamnă că trebuie finalizată cât mai repede posibil. Prioritatea, în schimb, definește dacă Proiectul trebuie finalizat cât mai repede, astfel încât poate fi Normal sau Urgent. Fiecare Proiect creat are în mod implicit prioritate Normală. Dacă este setat ca Urgent, va apărea o pictogramă galbenă cu semnul exclamării.
Etichete: Creează etichete personalizate și folosește-le pentru a categoriza Proiectele. În vizualizarea Kanban a Proiectelor poți gestiona, de asemenea, Proiectele după etichete.
Atașamente: Este posibil să atașezi fișiere la Proiect. Organizațiile cu pachet gratuit au până la 100MB de spațiu online pentru a încărca fișiere atașate. Cu pachetele Premium, este posibil să extinzi spațiul online sau să conectezi Mokapen la propriul cont de stocare în cloud (de exemplu, Google Drive sau Dropbox) pentru a atașa fișiere direct din cloud-ul utilizatorului. Poți vedea detaliile planului Organizației tale în pagina Informații.
Checklist: O listă interactivă de acțiuni de urmărit pentru a încheia Proiectul.
Conexiuni: Un Proiect poate fi conectat la Contacte și Companii pentru a urmări activitățile corelate cu un client sau un partener. Astfel, deschizând fila contactului, poți vedea toate activitățile asociate acestuia.
Un Proiect nu poate fi șters dacă există Task-uri în el.
Workarea este un mod de a grupa Task-uri care au un scop comun. De exemplu, un Proiect poate conține mai multe Task-uri care necesită colaborare, astfel încât fiecare Task este coordonat pentru a îndeplini un obiectiv comun.
Poți crea Workarea pentru a organiza Task-urile în funcție de diverse criterii. De exemplu, toate Task-urile care se referă la un anumit client sau care sunt legate de un anumit Proiect. În acest mod, prin crearea unei Workarea, toate Task-urile pot fi gestionate simultan, având o mai bună vizibilitate asupra sarcinilor de lucru.
O Workarea este caracterizată de valori care pot fi setate:
Descriere: fiecare Workarea poate avea o descriere care să explice obiectivul și scopul acesteia.
Vizibilitate: o Workarea poate fi setată cu vizibilitate Publică sau Privată. Fiecare Workarea creată este în mod implicit de vizibilitate publică pentru toți membrii Organizației. Utilizatorii invitați vor putea să o vadă doar dacă Workarea aparține Proiectului pentru care sunt invitați. O Workarea privată, pe de altă parte, este vizibilă doar utilizatorului responsabil și utilizatorilor menționați în descrierea Workarea-ului.
Prioritate: Este întotdeauna bine să definim care activități trebuie finalizate înainte de altele. Prioritatea nu trebuie totuși confundată cu importanța. Aceasta, spre deosebire de prioritate, definește dacă o activitate are un impact puternic asupra obiectivului și nu înseamnă că trebuie finalizată cât mai repede posibil. Prioritatea, în schimb, definește dacă Workarea trebuie finalizată cât mai repede, astfel încât poate fi Normală sau Urgentă. Fiecare Workarea creată are în mod implicit prioritate Normală. Dacă este setat ca Urgent, va apărea o pictogramă galbenă cu semnul exclamării.
Etichete: Creează etichete personalizate și folosește-le pentru a categoriza Workarea-urile. În vizualizarea Kanban a Workarea-urilor poți gestiona, de asemenea, Workarea-urile după etichete.
Task-urile sunt activități specifice care trebuie îndeplinite pentru a atinge un obiectiv clar. Fiecare Task are un scop definit și poate fi legat de un Proiect sau o Workarea.
Fiecare Task poate conține:
Descriere: Oferă informații suplimentare despre Task.
Termen limită: Poate fi setat un termen limită pentru fiecare Task.
Checklist: Un checklist interactiv care poate fi folosit pentru a urmări activitățile care trebuie completate pentru a finaliza Task-ul.
Responsabil: Este important să fie definit cine se ocupă de Task.
Prioritate: Poate fi definită o prioritate pentru Task.
Etichete: Creează etichete personalizate pentru a organiza Task-urile.
Conexiuni: Task-urile pot fi conectate cu Contacte și Companii pentru a urmări activitățile asociate.
Mokapen oferă o gamă largă de instrumente pentru a ajuta organizațiile să își gestioneze Task-urile și Proiectele. Cu ajutorul Checklist-urilor, Workarea-urilor și Task-urilor, este posibil să organizezi eficient activitățile pentru a atinge obiectivele dorite.
