Ghidul Mokapen

Ghid Contacte

Zona Contacte este registrul persoanelor cu care lucrezi: clienți, prospecți, parteneri, furnizori, lead-uri din formulare sau campanii. Fiecare contact concentrează identitatea (nume, email, telefon), rolul, apartenența la companie, istoricul relațional și legăturile operaționale cu deal-uri, tickete, task-uri și proiecte. Este punctul de plecare al CRM-ului relațional: fără contacte structurate, vânzările și suportul pierd contextul.

Accesează din lista Contacte din meniu. Din butonul Companii treci la registrul societăților (ghid Companii).

Rol în CRM și procese

Un contact în Mokapen nu este un rând într-o foaie Excel: este un înregistrare vie legată de restul sistemului.

• Vânzări: contact legat de deal-uri, oferte, task-uri de follow-up; etichete pentru segmentare (Warm, Enterprise…).
• Suport: contact pe tickete, emailuri sincronizate în tab-ul Email, checklist-uri de onboarding.
• Marketing: tab Marketing (liste, consimțăminte), originea lead-ului (câmp Source), integrări sync.
• Operațional: Conexiuni bidirecționale către task-uri, proiecte, programări; SMS/WhatsApp din bara panoului (dacă sunt activate).

Regulă practică: fiecare interacțiune semnificativă (apel, email comercial, ticket) trebuie să poată fi atribuită unui contact (sau creată ca contact pe loc) cu cel puțin email sau telefon și, când este posibil, companie asociată.

Pagina listă Contacte

Pagina principală este un tabel DataTables cu coloane configurabile (prenume, nume, email, companie, etichete, confidențialitate…). Bara superioară:

• Companii: treci la lista societăților.
• Filtre (plan Large): modal filtre avansate pe câmpuri standard, personalizate și conexiuni.
• Acțiuni: import/export (permisiuni org), gestionare duplicate, editare coloane, arhivă, coș.
• + Contact: deschide modalul de creare rapidă.

Clic pe nume deschide panoul lateral. Cu planul Small poți deschide page contact pe tot ecranul (iconiță extindere).

Selectând unul sau mai multe rânduri cu checkbox-urile din stânga apare bara de acțiuni în masă deasupra tabelului: Email nou (dacă integrarea este activă), Editează, Clonează, Arhivează, Șterge, Export (owner org). Același model operațional ca la task-uri în vizualizarea Listă.

Panoul contactului

Panoul (modal sau pagină întreagă) este organizat ca celelalte entități Mokapen.

Antet: fotografie sau inițiale, prenume și nume (editabile inline), salut, badge Arhivat dacă se aplică. Dacă contactul este în coș, apare un banner roșu cu butoanele Restaurează și Șterge definitiv (plan Medium).

Bară acțiuni (iconiță cu iconiță):

• Confidențialitate (lacăt): public sau privat (doar owner și stakeholderi).
• Etichete, Culoare titlu, Atașamente, Note adezive (plan Small).
• Copiază link, Pagină întreagă (plan Small).
• + Creează și conectează (buton verde): creează pe loc task, ticket, deal, programare… deja legat de contact.

Meniu Opțiuni (trei puncte)

Deschide panoul contact → iconița trei puncte verticale sus dreapta:

• Clonează: duplică contactul; în modal alege ce să copiezi (checklist, atașamente, conexiuni, comentarii). Util pentru «contact șablon» sau onboarding repetabil.
• Arhivează / Restaurează (plan Medium): mută în arhivă sau readuce în vizualizările operaționale.
• Editează panoul (admin): deschide designerul de layout câmpuri contact în fereastră nouă.
• Șterge / Restaurează (intrare roșie): soft delete către coș, sau restaurare dacă deja șters; cu plan Medium și ștergere definitivă din coș.

Tab-uri panou

• Date: fișă, companie, email, telefon, câmpuri personalizate — vezi Tab Date.
• Checklist, Conexiuni, Email, Marketing, Confidențialitate, Sync: vezi Secțiuni legate.
• Actualizări — istoric modificări fișă, comentarii, mesaje formular și marketing (contacte/companii).

Tab Date — câmpuri fișă

În tab-ul Date găsești câmpurile operaționale (editabile inline cu iconița creion):

• Tip și Rol profesional (job role).
• Companie (company_id): societatea de apartenență — selector cu căutare; poți crea companie pe loc dacă nu există.
• Stakeholderi: alți utilizatori/echipe cu vizibilitate.
• Origine (source): de unde provine lead-ul.
• Descriere (rich text, mențiuni @).
• Câmpuri Sales (dacă modulul Sales este activ).
• Email (mai multe adrese), Telefon, Adresă, Limbă, Zi de naștere, Site web, Social.

Cu câmpuri personalizate (plan Medium) tab-ul Date urmează regulile de vizibilitate/obligatoriu definite în setări. Atașamentele și comentariile completează panoul la finalul tab-ului.

Contact și companie

Câmpul Companie din tab-ul Date indică societatea de referință a contactului (ex. «Ion Popescu» → «Acme SRL»). Nu înlocuiește Conexiunile: poți lega același contact și de deal-uri, alte contacte sau tickete independent de compania principală.

Bune practici B2B: creează mai întâi compania (CUI, adresă sediu), apoi contactele cu roluri distincte (decident, administrare, tehnic). Pentru clienți B2C câmpul companie poate rămâne gol.

Tab-uri și secțiuni legate

• Checklist — ghid Checklist: onboarding client, colectare documente.
• Conexiuni — ghid Conexiuni: deal-uri, task-uri, tickete, proiecte legate.
• Comenzi / Fidelity (Sales): istoric comenzi și puncte de fidelitate.
• Email: conversații sincronizate (integrări Gmail/Outlook).
• Confidențialitate: consimțăminte GDPR, istoric prelucrări.
• Marketing: abonări la liste, campanii.
• Facturare (Sales): date de facturare legate de contact.
• Sync: stare sincronizare cu Google Contacts, Outlook, alte aplicații.
• Portal (plan Large): acces portal client.
• Actualizări — istoric modificări fișă, comentarii, mesaje formular și marketing (contacte/companii).

Crearea unui contact

1. Listă Contacte → + Contact (sau Creează și conectează din alt panou).
2. Completează cel puțin nume sau email (validare duplicate pe email dacă este activă).
3. Asociază companie, etichete și responsabil dacă sunt deja cunoscute.
4. Salvează: contactul apare în listă și poate fi legat imediat de deal-uri/tickete.

Din import CSV (Acțiuni → Import) încarci mii de rânduri mapând coloanele; din formulare landing/webhook contactele pot fi create automat cu source completat.

Modificarea unui contact

Editare individuală (panou)

1. Deschide panoul contactului (clic pe nume în listă).
2. Editează inline: titlu/nume în antet, sau câmpuri în tab-ul Date (clic pe valoare → iconiță creion → editare).
3. Folosește bara de acțiuni pentru etichete, culoare, confidențialitate, atașamente, note adezive.
4. Salvează: automat câmp cu câmp în panoul lateral, sau buton Salvează în page contact.

Editare în masă (listă)

1. În lista Contacte, selectează contactele cu checkbox-urile din stânga.
2. Clic Editează în bara de acțiuni deasupra tabelului.
3. În modal, adaugă câmpurile de actualizat (responsabil, etichete, tip, companie, câmpuri personalizate permise…) și setează valorile.
4. Confirmă: valorile se aplică tuturor contactelor selectate.

Modificările în tab-ul Confidențialitate sau Marketing pot necesita permisiuni specifice. Admin: Opțiuni → Editează panoul deschide designerul de câmpuri (vizibilitate, ordine) în fereastră nouă.

Ștergerea unui contact

Șterge contactele create din greșeală sau duplicate de test. Preferă Arhivează dacă contactul are istoric email, deal-uri sau tickete legate și nu vrei să pierzi urma în CRM.

Ștergere individuală

1. Deschide panoul contactului.
2. Meniu Opțiuni (trei puncte) → Șterge (intrare roșie).
3. Confirmă în modal.

Cu planul Large contactul merge în coș (Listă Contacte → Acțiuni → Coș contacte). De acolo poți Restaura sau Șterge definitiv. Dacă deschizi un contact deja în coș, apare bannerul cu butoanele Restaurează / Șterge definitiv.

Pe planul Free (fără plan Large) ștergerea este în general definitivă imediat după confirmare, fără coș — verifică permisiunile organizației tale.

Ștergere multiplă

1. În lista Contacte, selectează contactele cu checkbox-urile.
2. Clic Șterge (buton roșu deasupra tabelului).
3. Confirmă.

Arhivarea unui contact

Arhiva este alegerea potrivită pentru contacte inactive (clienți pierduți, foști angajați, lead-uri necalificate) pe care vrei să le păstrezi în istoric cu conexiuni și emailuri intacte, fără a aglomera lista operațională.

Arhivarea unui contact individual

1. Deschide panoul → Opțiuni → Arhivează (plan Medium).
2. Confirmă în modal. Apare badge-ul Arhivat în antet.

Arhivare multiplă / consultare arhivă

• Multiplu: listă Contacte → selectează cu checkbox-uri → Arhivează în bara de acțiuni.
• Consultare: Listă Contacte → Acțiuni → Arhivă contacte (plan Medium).
• Restaurează: din arhivă selectează și clic Restaurează, sau Opțiuni → Restaurează din arhivă pe panoul individual.

Contactele arhivate nu apar în vizualizările operaționale standard, dar rămân accesibile din arhivă, conexiuni și rapoarte istorice.

Rapoarte Contacte

Secțiunea Rapoarte Contacte (plan Large) rezumă contactele la care ai acces în funcție de rol și permisiuni organizație: vezi doar înregistrări și câmpuri autorizate. Servește pentru analiză după tip, responsabil, origine și export — pentru inserare sau corectare înregistrări individuale folosește lista Contacte.

• Dashboard: grafice după tip, stare, rol, etichete, responsabil, origine, hartă geografică.
• Listă rapoarte: tabel analitic filtrabil cu export CSV/Excel — bază pentru revizuire fișe și segmentare marketing.

Combină rapoartele cu filtre listă și etichete pentru a alinia contactele și oportunitățile legate după responsabil sau campanie.

Clonarea unui contact

Clonarea duplică un contact existent ca bază pentru o înregistrare nouă — ideal pentru «contact șablon» (ex. onboarding standard, profil partener recurent).

Clonare individuală

1. Deschide panoul → Opțiuni → Clonează.
2. În modal selectează ce să copiezi: Checklist, Atașamente, Conexiuni, Comentarii (checkbox-uri independente).
3. Confirmă: se deschide panoul noului contact; modifică nume/email înainte de utilizare operațională.

Clonare multiplă

1. Listă Contacte → selectează contactele → Clonează în bara de acțiuni.
2. Alege aceleași opțiuni de copiere în modal și confirmă.

Filtre, coloane și segmentare

Filtre avansate (plan Small): condiții pe etichete, tip, companie, câmpuri personalizate, conexiuni (Deal legat, Ticket legat…), date ultimă actualizare. Salvează combinații prin URL sau vizualizări echipă.

Editează coloane (Acțiuni, membri org): alege ce coloane să afișezi în tabel și ordinea — esențial pentru echipe care folosesc câmpuri personalizate (ex. «Sector», «Cifră de afaceri»).

Combină filtrele cu Etichete pentru segmente operaționale: «Contacte Enterprise cu etichetă Hot fără deal deschis».

Duplicate

(plan Medium) Acțiuni → Gestionează duplicate: Mokapen propune grupuri de contacte similare (același email, prenume+nume, telefon). Poți unifica înregistrări (alegând master și câmpuri de păstrat) sau ignora perechi neproblemice. Pagina Ignorate pentru revizuire ulterioară.

La creare, check_duplicate_ajax avertizează dacă emailul există deja — evită multiplicarea aceluiași lead.

Import, export și integrări

• Import CSV (membri org): mapează coloane → câmpuri Mokapen, previzualizare, import în lot.
• Export (owner org): CSV/Excel contacte filtrate sau selectate.
• Google Contacts / Outlook: sync bidirecțional sau import din foldere (Integrări cont).
• Data enrichment (Hunter etc.): descoperire contacte după domeniu companie, import selectiv.

Setări Contacte

Din Setări Contacte (admin/membri autorizați):

• Câmpuri: listă câmpuri standard și personalizate, reguli plan Medium.
• Layout panou (fields_view): ce câmpuri să afișezi în modal/pagină și în ce ordine.
• Coloane tabel (columns_view): coloane implicite listă pentru întreaga org.

Aliniază setările la procesul comercial înainte de importuri masive (câmpuri obligatorii, source, tip contact).

Procese recomandate

• Lead intake: formular → contact + source + etichetă campanie → task calificare în 24h → conexiune la deal dacă calificat.
• Onboarding: checklist pe contact (KYC, contract) + conexiuni la proiect delivery.
• Suport: ticket mereu legat de contact; email în tab Email pentru istoric conversații.
• Curățenie lunară: duplicate, arhivează contacte inactive > 12 luni, filtru «fără email».
• Aliniere vânzări: aceeași etichetă pe contact și deal legat; rapoarte contacte după responsabil.

Pentru registrul societăților și tab-ul Contacte al companiei vezi ghidul Companii.