Ghidul Mokapen

Ghid companii

Zona Companii este registrul organizațiilor cu care lucrezi: clienți business, furnizori, parteneri, grupuri de companii. Fiecare companie agregă contacte, date fiscale și comerciale, conexiuni la deal-uri/ticket-uri/proiecte și istoric relațional. În CRM B2B, compania este adesea unitatea de vânzare și facturare; contactele reprezintă persoanele operaționale.

Accesează din lista Companii (buton Companii de pe pagina Contacte sau meniu). Pentru persoanele legate vezi ghidul Contacte.

Rol în CRM și procese

Compania în Mokapen centralizează:

• Identitate legală/comercială: denumire firmă, logo, CIF/CUI, sector, dimensiune.
• Relații: tab Contacte cu persoanele organizației; Conexiuni către deal-uri, proiecte, ticket-uri, documente.
• Operațional: checklist onboarding client, email-uri partajate, facturare (Sales).
• Segmentare: etichete (Enterprise, Partner…), filtre pe sector/venit personalizat, rapoarte companii.

Flux tipic: Lead companie → calificare → deal pe companie → contacte rol (decident, referent tehnic) legate de deal și companie → delivery pe proiect cu conexiuni la companie.

Pagina listă Companii

Tabel cu logo, titlu, email, telefon, etichete, confidențialitate. Bara superioară analogă Contactelor:

• Contacte: înapoi la lista persoanelor.
• Filtre (plan Small): modal filtre avansate.
• Acțiuni: import/export companii, duplicate, coloane, arhivă, coș.
• + Companie: creare rapidă.

Selectând rânduri apar acțiuni bulk: Email nou (dacă integrare activă), Editează, Clonează, Arhivează, Șterge, Export (owner org). Click pe titlu deschide fișa laterală sau, cu plan Small, company page.

Fișa companiei

Antet: logo (upload sau placeholder clădire), denumire firmă editabilă, badge Arhivat dacă aplicabil. Dacă compania este în coș, banner cu Restaurează și Șterge definitiv (plan Medium).

Bară acțiuni:

• Confidențialitate, Etichete, Culoare, Atașamente, Note adezive (plan Small).
• Copiază link, Pagină completă (plan Small).
• + Creează și conectează: task, ticket, deal, contact… deja legate de companie.

Meniu Opțiuni (trei puncte)

• Clonează: duplică compania; în modal alege checklist, atașamente, conexiuni, comentarii de copiat.
• Arhivează / Restaurează (plan Medium): ascunde din vederile operaționale sau readuce în listă.
• Editează fișa (admin): designer layout câmpuri companie.
• Șterge / Restaurează (intrare roșie): soft delete spre coș org, restaurare sau ștergere definitivă.

Structura reproduce Contacte/Task: aceleași pattern-uri UX pentru a reduce curba de învățare.

Tab Date — câmpuri companie

• Tip, Sector (industry), Dimensiune (număr angajați/interval).
• Stakeholders interni Mokapen responsabili de relație.
• Origine, Descriere, câmpuri Sales.
• Site web, Email, Telefon, Adresă (sediu), Social.
• Date fiscale (CIF, CUI…) în tab Facturare sau Corporate în funcție de layout și module active.

La creare/editare, tastând CIF sau site web sistemul poate sugera creare din registru sau detecta duplicate (același CIF sau domeniu) pentru a evita companii duble.

Cu câmpuri personalizate (plan Medium) și reguli, setează obligatorietate (ex. CIF obligatoriu pentru clienți IT).

Tab Contacte al companiei

Tab dedicat Contacte (contor persoane legate): listă lazy-load a tuturor contactelor cu company_id = această companie. De aici deschide fișele contact, adaugă contacte noi pre-asociate companiei sau leagă contacte existente.

Este vederea «organigramă comercială» a contului: decident, referent administrativ, tehnic. Pentru procese ABM menține acest tab actualizat înainte de fiecare vizită sau QBR.

Crearea unui contact din tab Contacte al companiei pre-completează câmpul Companie în noul record.

Alte secțiuni ale fișei

• Checklist — onboarding client, documente legale (ghid Checklist).
• Conexiuni — deal-uri, proiecte, ticket-uri, oferte (ghid Conexiuni).
• Email: istoric mesaje sincronizate legate de companie.
• Facturare (Sales): condiții plată, date factură electronică.
• Corporate: date societare extinse (formă juridică, REA, capital…).
• Marketing: liste și campanii la nivel cont.
• Sync: integrări externe.
• Actualizări — audit trail modificări, comentarii și comunicări.

Crearea unei companii

1. Listă Companii → + Companie (sau din câmp Companie într-un contact cu «creează nouă»).
2. Introdu cel puțin denumire firmă; recomandate site sau CIF pentru deduplicare.
3. Opțional: logo, sector, stakeholder owner.
4. Salvează → leagă imediat contacte în tab Contacte sau via conexiuni deal.

Import CSV și enrichment (Discover companies) pentru populare masivă din integrări.

Modificarea unei companii

Modificare individuală (fișă)

1. Deschide fișa companiei.
2. Editează inline: denumire firmă în antet, logo, câmpuri în tab Date (iconiță creion).
3. Actualizează etichete, confidențialitate, colaboratori din bara acțiuni.
4. Salvare automată în fișă laterală sau buton Salvează în company page.

Modificare în masă (listă)

1. În lista Companii, selectează rândurile cu checkbox.
2. Click Editează în bara acțiuni.
3. În modal setează responsabil, etichete, sector, câmpuri custom permise.
4. Confirmă pentru a aplica tuturor companiilor selectate.

Admin: Opțiuni → Editează fișa pentru layout câmpuri. Schimbarea CIF pe recorduri deja facturate necesită prudență: verifică impactul pe documente Sales legate.

Ștergerea unei companii

Șterge companii create din greșeală sau duplicate de test. Preferă Arhivează dacă contul are istoric deal, ticket sau contacte legate și nu vrei să pierzi urma în CRM.

Ștergere individuală

1. Deschide fișa → Opțiuni → Șterge (intrare roșie).
2. Confirmă în modal.

Cu Premium avansat compania merge în coș (Listă Companii → Acțiuni → Coș companii). De acolo poți Restaura sau Șterge definitiv. Dacă deschizi o companie deja în coș, apare bannerul Restaurează / Șterge definitiv.

Pe plan Free (fără Premium avansat) ștergerea este în general definitivă imediat după confirmare, fără coș — verifică permisiunile organizației.

Atenție: ștergerea unei companii nu șterge automat contactele legate — verifică relațiile înainte de a continua (sau reatribuie contacte altei companii).

Ștergere multiplă

1. Listă Companii → selectează → Șterge (buton roșu).
2. Confirmă.

Arhivarea unei companii

Arhivează conturi inactive (prospecte pierdute, furnizori încetați) păstrând istoric deal, ticket și contacte legate.

Arhivare record individual

1. Fișă → Opțiuni → Arhivează (plan Medium) → confirmă.

Arhivare mai multe companii / consultare arhivă

• Multiplu: listă → selectează → Arhivează.
• Consultare: Acțiuni → Arhivă companii.
• Restaurează: din arhivă sau Opțiuni → Restaurează pe fișă.

Companiile arhivate nu apar în vederile operaționale standard dar rămân accesibile din arhivă, conexiuni și rapoarte istorice.

Raport Companii

Secțiunea Raport Companii (Premium) rezumă companiile la care ai acces în funcție de rol și permisiuni organizație: vezi doar recorduri și câmpuri autorizate. Servește pentru analiză pe sector, dimensiune, responsabil și export — pentru a adăuga sau corecta conturi individuale folosește lista Companii.

• Dashboard: grafice pe sector, dimensiune, tip, etichete, responsabil, hartă geografică.
• Listă raport: tabel analitic filtrabil cu export CSV/Excel — bază pentru revizuiri cont și segmentare comercială.

Combină raportul cu filtre listă și tab Conexiuni pentru a înțelege ce conturi au deal-uri deschise vs doar istoric.

Clonarea unei companii

Util pentru șabloane cont (tip partner, structură checklist onboarding standard).

Clonare individuală

1. Fișă → Opțiuni → Clonează.
2. Selectează în modal: checklist, atașamente, conexiuni, comentarii.
3. Confirmă și actualizează denumire firmă / CIF al noului record.

Clonare multiplă

1. Listă → selectează → Clonează → alege opțiuni → confirmă.

Filtre, coloane și duplicate

Filtre avansate pe sector, dimensiune, etichete, conexiuni (deal deschis, ticket deschis…), câmpuri custom. Modifică coloane în Acțiuni pentru a adapta tabelul verticalului tău.

(plan Medium) Gestionează duplicate: unire companii cu același CIF/domeniu/nume similar; pagină Ignorate pentru perechi valide (omonime).

Import, export și metadata

• Import/Export CSV (permisiuni org) cu mapping coloane.
• Metadata lookup: de la site web sau date parțiale, recuperare informații publice pentru pre-completare fișă (sector, adresă) — confirmă întotdeauna înainte de salvare.
• VIES (UE): validare CIF intracomunitar unde integrat.

Setări Companii

Setări Companii: câmpuri, layout fișă (fields_view), coloane listă (columns_view). Aliniază nomenclatura sectoarelor și dimensiunilor la ICP-ul tău înainte de rollout echipă.

Procese recomandate

• Account-based: o companie = un cont cu pipeline deal; contacte rol legate; etichetă «Target Q3» pe companie.
• Partner channel: companie partener → conexiuni la deal-uri indirecte și contacte referente.
• Renewal: checklist pe companie 90 zile înainte expirare contract; filtru «deal în închidere + checklist incompletă».
• Data quality: lunar duplicate CIF; filtru companii fără contacte (de completat); arhivează prospecte pierdute.
• Handoff CS → Sales: conexiuni proiect + companie + contact decident mereu prezente înainte de go-live.

Combină companii, contacte și Conexiuni pentru un CRM B2B coerent: compania dă contextul contului, contactele conversațiile, conexiunile firul operațional cu vânzări și delivery.