Ghidul Mokapen

Ghidul Etapelor

O etapă este o rată a documentului: o felie din sumă, cu o dată și o stare. O folosești când clientul nu plătește totul dintr-o dată — avans la semnare, stadii de avansare, sold la predare — și vrei să vezi, document cu document și pe o singură tablă, ce mai este de încasat și ce este deja închis.

Blocul se numește Etape și stă pe fișa ofertei, a comenzii și a facturii. Funcționează la fel pe cele trei documente. Nu este un al doilea catalog de prețuri și nu înregistrează încasarea: este planul cu care ați convenit termenele.

Unde stă în munca de zi cu zi

Articolele documentului spun ce vinzi și cât valorează în total. Etapele spun când se rupe cifra aceea. O ofertă de 12.000 € poate rămâne un singur rând «Proiect pagină» și, dedesubt, trei etape: 30% la confirmare, 40% la predarea schiței, 30% la lansare.

Planul trăiește pe document, deci îl vezi când deschizi fișa aceea. Dacă dimineața vrei să știi «care rate scad săptămâna aceasta, pe toate ofertele», deschizi tabla Etape din pagina Oferte, Comenzi sau Facturi. Fiecare fișă de pe tablă este o rată, nu întregul document. Un clic pe ea redeschide oferta, comanda sau factura căreia îi aparține.

Când clientul acceptă și transformi oferta în comandă, etapele trec pe comandă împreună cu rândurile. Pe factură le rescrii: trecerea comandă → factură nu le copiază singură. Plăți de pe factură rămân altceva: acolo marchezi banii încasați cu adevărat.

Cazuri de utilizare

• Consultanță pe stadii de avansare: ofertă de 10.000 € în procent. Rândul 1 la 30% cu scadență la semnare și notă «Avans». Rândul 2 la 40% «Predare schiță». Rândul 3 la 30% «Sold». Rămasul de jos trebuie să ajungă la 0%: ai acoperit tot documentul.
• Livrare cu sume fixe: comandă de 8.400 €, modul Sumă. 2.500 € la comandă, 3.400 € când marfa este gata, 2.500 € la instalare. Util când contractul vorbește de cifre și nu de procente, sau când o rată este un avans rotund care nu cade exact pe 30%.
• Abonament sau eșalonare: douăsprezece rânduri cu aceeași sumă, o scadență în ziua 1 a fiecărei luni, notă «Rata 1» … «Rata 12». Pe tablă le vezi intrând în coloana În curând scadent pe măsură ce se apropie.
• Urmărire comercială: nu deschizi documentele unul câte unul. Din pagina Oferte (sau Comenzi, sau Facturi) apeși Etape. Coloana Expirat este ce trebuia încasat și nu este încă marcat ca făcut. Coloana În curând scadent este săptămâna care vine.
• De la ofertă la comandă: pregătești planul încă din ofertă, ca clientul să vadă scadențele în negociere. La acceptare comanda se naște cu aceleași rate, aceleași date și aceleași note. Pe comandă actualizezi doar starea, din Planificat în Finalizat, când rata este închisă.

Blocul Etape pe fișă

Deschide oferta, comanda sau factura. În josul fișei găsești blocul Etape, cu numărul rândurilor. Dacă este gol, citești «Nu există etape». Butonul Adaugă inserează un rând.

Fiecare rând are patru coloane și o notă dedesubt:

• # — numărul rândului (1, 2, 3). Nu este un titlu liber: numele ratei îl scrii în câmpul Notă («Avans la semnare», «Situație șantier», «Sold»). Nota ajunge la 255 de caractere, cu contorul în dreapta.
• Procent sau Sumă — cât valorează această rată. Alegerea este una pentru tot documentul, cu cele două butoane din capul blocului. Nu poți amesteca, pe aceeași fișă, un rând în procent și unul în euro.
• Data limită — ziua în care rata este așteptată. O poți lăsa goală: rata rămâne în plan, dar pe tablă ajunge între cele planificate, nu între scadențe.
• Status — doar două valori: Planificat și Finalizat. «În curând scadent» și «Expirat» nu se aleg aici: tabla le calculează din dată.

Coșul din dreapta șterge rândul. Jos în dreapta, Rămas îți spune cât din document nu este încă atribuit unei rate: în procent dacă lucrezi în procent, în cifră dacă lucrezi pe sumă.

Totalul ratelor nu poate depăși documentul. Dacă în procent treci de 100%, câmpul se oprește la maximul încă disponibil. Dacă pe sumă treci de totalul documentului, se oprește la fel. Poți lăsa un rest: un plan la 70% este valid, restul de 30% pur și simplu nu are încă o scadență.

Un rând gol — fără valoare, fără dată și fără notă — nu se salvează. Celelalte da, împreună cu documentul, când salvezi fișa.

Procent sau Sumă

Pornești aproape mereu de la Procent. Scrii 30, 40, 30 și planul rămâne corect chiar dacă, în negociere, totalul ofertei se mișcă: procentele rămân, echivalentul în euro se recalculează pe noul total. Este cazul consultanței și al oricărei oferte care mai poate schimba prețul.

Treci la Sumă când contractul vorbește de cifre rotunde, sau când o rată nu este un procent curat din total. Pe butonul Sumă Mokapen arată euro deja calculați pornind de la procente și de la totalul documentului. Dacă salvezi în acest mod, din acel moment documentul ține minte sumele, nu procentele.

Trecerea inversă funcționează la fel: din sumă în procent, procentul este suma împărțită la totalul documentului. Merită făcut când totalul este deja cel definitiv. Dacă totalul este încă zero, completează întâi articolele: fără o sumă a documentului, modul Sumă nu are un plafon pe care să se sprijine.

Modul este al documentului, nu al rândului. O ofertă în procent și o comandă în sumă pot sta împreună: sunt două fișe diferite. Când copiezi oferta pe comandă, modul călătorește împreună cu rândurile.

Data limită și Status

Pe fișă decizi tu două lucruri: data și dacă rata este încă Planificat sau este deja Finalizat. Restul îl face tabla, de fiecare dată când o deschizi, fără o a treia stare de setat.

• Finalizat — ai marcat rata ca închisă. Rămâne în coloana Finalizat chiar dacă data este în trecut. Este modul corect de a spune «această rată nu mai trebuie urmărită».
• Expirat — este încă planificată și scadența este înainte de azi. Nu o alegi din meniu: ajunge acolo singură.
• În curând scadent — este încă planificată și scadența cade în următoarele 7 zile, azi inclus.
• Planificat — nicio dată, sau o dată dincolo de 7 zile.

Exemplu. Azi este 20 octombrie. O rată planificată la 18 octombrie este în Expirat. Una la 25 octombrie este În curând scadent. Una la 15 noiembrie este Planificat. Aceeași rată din 18 octombrie, dacă o treci la Finalizat, iese din expirat și merge în Finalizat: data rămâne, starea învinge data.

Panoul Etape

Pe pagina ofertelor, a comenzilor și a facturilor — atât în listă, cât și în kanban — sus este butonul Etape, cu iconița steagului. Deschide o tablă cu patru coloane: Planificat, În curând scadent, Expirat, Finalizat. Sunt trei table separate: cea a ofertelor nu amestecă comenzile, iar cea a facturilor nu amestecă ofertele.

Fiecare fișă de pe tablă arată numărul ratei, codul și titlul documentului, procentul sau suma, scadența (în roșu dacă a expirat, în portocaliu dacă este în curând scadentă), clientul și nota. Clicul deschide fișa documentului, unde pui la punct valoarea, data și nota în liniște.

Poți și trage fișa dintr-o coloană în alta. Tragerea nu este doar o schimbare de etichetă: rescrie starea și, în trei cazuri din patru, și data. Merită să știi asta înainte să muți o fișă în timpul unei ședințe.

• Către Finalizat — starea devine Finalizat. Scadența pe care o scrisesesi rămâne așa cum este.
• Către Expirat — starea revine la Planificat și scadența devine ieri. Folosește-l doar dacă vrei chiar să forțezi rata printre cele expirate.
• Către În curând scadent — starea revine la Planificat și scadența devine peste 3 zile.
• Către Planificat — starea revine la Planificat și scadența este scoasă. Rata nu mai are o dată.

Dacă data corectă este cea convenită cu clientul, nu trage fișa ca să o «pui la loc»: deschide documentul și schimbă starea în Finalizat, sau corectează scadența de mână. Tragerea este comodă pentru a închide o rată (către Finalizat, data nu se atinge) și se folosește cu atenție pe celelalte trei coloane.

De la ofertă la comandă, apoi la factură

Când din ofertă creezi comanda, Mokapen copiază etapele: număr, procent sau sumă, scadență, stare și notă. Le regăsești deja completate pe fișa noii comenzi, în același mod (procent sau sumă) ca al ofertei. De acolo le actualizezi fără să le rescrii: marchezi Finalizat rata de avans în ziua în care ajunge, muți o scadență dacă șantierul alunecă.

Factura nu primește etapele comenzii automat. Dacă vrei același plan și acolo, deschide factura și recompune rândurile. Are sens când factura acoperă întreaga comandă. Are mai puțin sens când facturezi o singură rată: în cazul acela etapa utilă este una, cu suma și scadența acelei emiteri, iar celelalte rămân pe comandă.

Starea Finalizat nu creează o plată și nu emite factura. Este un semn pe plan. Încasarea adevărată se înregistrează în Plăți facturii; documentul fiscal se creează cu fluxul de factură, nu trăgând o fișă.

Ce nu sunt

Nu sunt etapele Gantt ale unui proiect. Acelea măsoară fazele lucrului (pornire, predare, recepție). Acestea măsoară ratele unui document de vânzare. Un proiect poate avea pe unele și o comandă pe celelalte, fără să se sincronizeze.

Nu sunt Plăți din factură. O etapă Finalizat înseamnă «această rată a planului este închisă pentru noi». O plată înseamnă «acești bani au intrat». Poți avea un plan marcat tot ca făcut și plățile încă de înregistrat, sau invers.

Nu sunt un rând de articol și nu înlocuiesc condițiile economice din PDF. Textul «30% la comandă, sold la 30 de zile» pe care vrei să-l citească clientul rămâne în condițiile documentului. Etapele sunt unealta internă ca să nu uiți datele acelea.

Întrebări frecvente

Pot da un nume ratei, de tipul «Avans»?

Da, în câmpul Notă. Coloana # este doar numărul de ordine al rândului. Pe tablă citești nota sub titlul documentului.

Trebuie neapărat să ajung la 100%?

Nu. Restul poate rămâne. Nu poți trece de 100% sau de suma documentului: câmpul se blochează la maximul încă liber.

Am schimbat totalul ofertei. Ratele se actualizează?

Dacă documentul este în Procent, procentele rămân și echivalentul în euro urmează noul total. Dacă este în Sumă, rămân cifrele pe care le-ai scris: un total mai mic te poate împinge peste, iar câmpul te aduce înapoi în noul plafon de îndată ce revii pe el.

De ce o rată fără dată nu apare printre scadențe?

Pentru că «în curând scadent» și «expirat» există doar dacă este o dată. Fără dată rata este în Planificat. Pune scadența pe fișă dacă vrei să o vezi venind pe tablă.

Am tras o fișă pe Planificat și data a dispărut.

Este comportamentul coloanei: întoarcerea acolo scoate scadența. Redeschide documentul și pune data la loc. Ca să închizi o rată fără să atingi ziua convenită, trage-o pe Finalizat sau setează Finalizat din starea de pe fișă.

Rata este în trecut, dar eu am închis-o deja. De ce nu este în Expirat?

Pentru că starea este Finalizat. Finalizat vine înaintea datei: fișa stă în coloana Finalizat chiar dacă ziua a trecut. Asta vrei, dacă rata nu mai trebuie urmărită.

Creez comanda din ofertă. Trebuie să recopiez ratele?

Nu. Procent sau sumă, date, stare și note trec pe comandă. Recontrolează-le doar dacă la trecere ai schimbat totalul și lucrai cu sumă fixă.

Și când creez factura din comandă?

Etapele nu se copiază. Dacă îți trebuie și pe factură, le adaugi acolo. Plățile înregistrate pe factură rămân independente de acest plan.

Etapele ajung pe PDF-ul pe care îl trimit clientului?

Nu. Rămân pe fișă și pe tablă. Dacă clientul trebuie să citească scadențele, scrie-le în condițiile documentului.

Văd etapele ofertelor, comenzilor și facturilor împreună?

Nu. Butonul Etape de pe pagina Oferte arată doar ratele ofertelor. La fel pentru Comenzi și pentru Facturi. Trei planuri, trei table.