Mokapen-guiden

Guide til milepæle

En milepæl er en rate i dokumentet: en del af beløbet, med et Udløb og en Tilstand. Du bruger den, når kunden ikke betaler det hele på én gang — aconto ved underskrift, rater efter fremdrift, slutafregning ved levering — og du vil se, dokument for dokument og på én tavle, hvad der stadig skal inddrives, og hvad der allerede er lukket.

Blokken hedder Milepæle og ligger på kortet for tilbuddet, ordren og fakturaen. Den fungerer på samme måde på de tre dokumenter. Det er ikke en anden prisliste, og den registrerer ikke indbetalingen: det er planen, du har aftalt tiderne i.

Hvor den sidder i det daglige arbejde

Dokumentets varer siger hvad du sælger, og hvor meget det er værd i alt. Milepælene siger hvornår det beløb deles. Et tilbud på 12.000 € kan blive ved med at være én linje «Hjemmesideprojekt» og, under den, tre milepæle: 30% ved bekræftelse, 40% ved levering af udkastet, 30% ved idriftsættelse.

Planen bor på dokumentet, så du ser den, når du åbner det kort. Hvis du i stedet om morgenen vil vide «hvilke rater forfalder i denne uge, på alle tilbud», åbner du tavlen Milepæle fra siden Tilbud, Ordrer eller Fakturaer. Hvert tavlekort er en rate, ikke hele dokumentet. Et klik på tavlekortet åbner igen det tilbud, den ordre eller den faktura, det hører til.

Når kunden accepterer, og du omdanner tilbuddet til en ordre, følger milepælene med over på ordren sammen med linjerne. På fakturaen skriver du dem igen: skridtet ordre → faktura kopierer dem ikke af sig selv. Fakturaens Betalinger er noget andet: dér markerer du de penge, der virkelig er kommet ind.

Anvendelsestilfælde

• Rådgivning i etaper: tilbud på 10.000 € i procent. Linje 1 på 30% med Udløb ved underskrift og Note «Aconto». Linje 2 på 40% «Levering af udkast». Linje 3 på 30% «Slutafregning». Resterende nederst skal nå 0%: du har dækket hele dokumentet.
• Levering med faste beløb: ordre på 8.400 €, måde Beløb. 2.500 € ved ordren, 3.400 € når varen er klar, 2.500 € ved installation. Nyttigt når kontrakten taler om tal og ikke om procenter, eller når en rate er et rundt aconto, der ikke lander præcis på 30%.
• Abonnement eller henstand: tolv linjer med samme beløb, et Udløb den 1. i hver måned, Note «Rate 1» … «Rate 12». På tavlen ser du dem komme ind i kolonnen Forfalder snart, efterhånden som de nærmer sig.
• Kommerciel rykker: du åbner ikke dokumenterne ét for ét. Fra siden Tilbud (eller Ordrer eller Fakturaer) trykker du på Milepæle. Kolonnen Udløbet er det, der skulle være inddrevet, og som endnu ikke er markeret som Færdig. Kolonnen Forfalder snart er ugen, der kommer.
• Fra tilbud til ordre: du forbereder planen allerede i tilbuddet, så kunden ser datoerne under forhandlingen. Ved accept fødes ordren med de samme rater, de samme datoer og den samme Note. På ordren opdaterer du kun Tilstand, fra Planlagt til Færdig, når raten er lukket.

Blokken Milepæle på kortet

Åbn tilbuddet, ordren eller fakturaen. Nederst på kortet finder du kortet Milepæle, med antallet af linjer. Hvis det er tomt, læser du «Der er ingen milepæle». Knappen Tilføje indsætter en linje.

Hver linje har fire kolonner og en Note under:

• # — linjens nummer (1, 2, 3). Det er ikke en fri titel: ratens navn skriver du i feltet Note («Aconto underskrift», «Rate byggeplads», «Slutafregning»). Note rummer 255 tegn, med tælleren til højre.
• Procent eller Beløb — hvad denne rate er værd. Valget er ét for hele dokumentet, med de to knapper øverst i blokken. Du kan ikke blande, på samme kort, en linje i procent og en i euro.
• Udløb — dagen hvor den rate forventes. Du kan lade den stå tom: raten bliver i planen, men på tavlen ender den blandt Planlagt, ikke blandt forfaldene.
• Tilstand — kun to værdier: Planlagt og Færdig. «Forfalder snart» og «Udløbet» vælges ikke her: tavlen regner dem ud fra datoen.

Papirkurven til højre sletter linjen. Nederst til højre siger Resterende dig, hvor meget af dokumentet der endnu ikke er tildelt en rate: i procent hvis du arbejder i procent, i tal hvis du arbejder i Beløb.

Summen af raterne kan ikke overstige dokumentet. Hvis du i procent kommer over 100%, standser feltet ved det maksimum, der stadig er ledigt. Hvis du i Beløb kommer over dokumentets total, standser det på samme måde. Du kan lade et Resterende stå: en plan på 70% er gyldig, de resterende 30% har simpelthen endnu ikke et Udløb.

En tom linje — uden værdi, uden dato og uden Note — gemmes ikke. De andre gør, sammen med dokumentet, når du gemmer kortet.

Procent eller Beløb

Du starter næsten altid fra Procent. Skriv 30, 40, 30, og planen bliver ved med at være rigtig, også hvis tilbuddets total rykker sig under forhandlingen: procenterne bliver, euro-modsvaret regnes om på den nye total. Det er tilfældet for rådgivning og for ethvert tilbud, der stadig kan skifte pris.

Skift til Beløb, når kontrakten taler om runde tal, eller når en rate ikke er en ren procent af totalen. På knappen Beløb viser Mokapen de euro, der allerede er regnet ud fra procenterne og dokumentets total. Hvis du gemmer i denne måde, husker dokumentet fra det øjeblik beløbene, ikke procenterne.

Vejen tilbage fungerer på samme måde: fra beløb til procent er procenten beløbet delt med dokumentets total. Det kan betale sig, når totalen allerede er den endelige. Hvis totalen stadig er nul, udfylder du først varerne: uden et beløb på dokumentet har måden Beløb ikke et loft at støtte sig til.

Måden hører til dokumentet, ikke til den enkelte linje. Tilbud i procent og ordre i beløb kan leve side om side: det er to forskellige kort. Når du kopierer tilbuddet over på ordren, følger måden med linjerne.

Udløb og Tilstand

På kortet bestemmer du to ting: datoen, og om raten stadig er Planlagt eller allerede er Færdig. Resten gør tavlen, hver gang du åbner den, uden en tredje Tilstand at sætte.

• Færdig — du har markeret raten som lukket. Den bliver i kolonnen Færdig, også hvis datoen ligger i fortiden. Det er den rigtige måde at sige «denne rate skal ikke rykkes mere».
• Udløbet — den er stadig Planlagt, og Udløb ligger før i dag. Du vælger den ikke i menuen: den ender der af sig selv.
• Forfalder snart — den er stadig Planlagt, og Udløb falder inden for de næste 7 dage, i dag medregnet.
• Planlagt — ingen dato, eller en dato længere ude end 7 dage.

Eksempel. I dag er den 20. oktober. En Planlagt rate den 18. oktober er i Udløbet. En den 25. oktober er Forfalder snart. En den 15. november er Planlagt. Samme rate den 18. oktober, hvis du flytter den til Færdig, forlader Udløbet og går til Færdig: datoen bliver, Tilstand vinder over datoen.

Tavlen Milepæle

På siden for tilbud, ordrer og fakturaer — både i liste og i kanban — er der øverst knappen Milepæle, med flagikonet. Den åbner en tavle med fire kolonner: Planlagt, Forfalder snart, Udløbet, Færdig. Det er tre adskilte tavler: tilbuddenes blander ikke ordrer ind, og fakturaernes blander ikke tilbud ind.

Hvert tavlekort viser ratens nummer, dokumentets kode og titel, procenten eller beløbet, Udløb (i rødt hvis den er overskredet, i orange hvis den forfalder snart), kunden og Note. Klikket åbner dokumentets kort, hvor du i ro retter værdi, dato og Note.

Du kan også trække tavlekortet fra én kolonne til en anden. Trækket er ikke kun et skift af etiket: det skriver Tilstand om og, i tre tilfælde ud af fire, også datoen. Det er værd at vide, før du flytter et tavlekort under et møde.

• Mod Færdig — Tilstand bliver Færdig. Det Udløb, du havde skrevet, bliver som det er.
• Mod Udløbet — Tilstand går tilbage til Planlagt, og Udløb bliver i går. Brug det kun, hvis du virkelig vil tvinge raten ind blandt de udløbne.
• Mod Forfalder snart — Tilstand går tilbage til Planlagt, og Udløb bliver om 3 dage.
• Mod Planlagt — Tilstand går tilbage til Planlagt, og Udløb fjernes. Raten har ikke længere en dato.

Hvis den rigtige dato er den, du aftalte med kunden, så træk ikke tavlekortet for at «sætte det på plads»: åbn dokumentet og skift Tilstand til Færdig, eller ret Udløb i hånden. Trækket er praktisk til at lukke en rate (mod Færdig røres datoen ikke) og skal bruges med omtanke på de andre tre kolonner.

Fra tilbud til ordre, og derefter til faktura

Når du fra tilbuddet opretter ordren, kopierer Mokapen milepælene: nummer, procent eller beløb, Udløb, Tilstand og Note. Du finder dem allerede udfyldt på det nye ordrekort, i samme måde (procent eller beløb) som tilbuddet. Derfra opdaterer du dem uden at skrive dem om: du sætter Færdig på aconto-raten den dag den kommer ind, du flytter et Udløb, hvis byggepladsen forskydes.

Fakturaen modtager ikke ordrens milepæle automatisk. Hvis du vil have den samme plan også dér, åbner du fakturaen og sætter linjerne sammen igen. Det giver mening, når fakturaen dækker hele ordren. Det giver mindre mening, når du fakturerer én enkelt rate: så er den nyttige milepæl én, med beløb og Udløb for den udstedelse, og de andre bliver på ordren.

Tilstand Færdig opretter ikke en betaling og udsteder ikke fakturaen. Det er et mærke på planen. Den virkelige indbetaling registreres i fakturaens Betalinger; det fiskale dokument oprettes med fakturaforløbet, ikke ved at trække et tavlekort.

Hvad de ikke er

De er ikke milepælene i et projekts Gantt. De måler arbejdets faser (opstart, levering, aflevering). Disse måler raterne i et salgsdokument. Et projekt kan have de ene, og en ordre de andre, uden at de synkroniseres.

De er ikke Betalinger på fakturaen. En milepæl Færdig betyder «denne rate i planen er lukket for os». En betaling betyder «disse penge er kommet ind». Du kan have en plan, der er markeret helt som Færdig, og betalingerne stadig til at registrere, eller det modsatte.

De er ikke en varelinje, og de erstatter ikke de økonomiske vilkår i PDF'en. Teksten «30% ved ordre, slutafregning om 30 dage», som du vil have kunden til at læse, bliver i dokumentets vilkår. Milepælene er det interne værktøj, så du ikke glemmer de datoer.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg give raten et navn, for eksempel «Aconto»?

Ja, i feltet Note. Kolonnen # er kun linjens løbenummer. På tavlen læser du Note under dokumentets titel.

Skal jeg nødvendigvis nå 100%?

Nej. Resterende kan blive stående. Du kan ikke gå over 100% eller over dokumentets beløb: feltet låser sig ved det maksimum, der stadig er ledigt.

Jeg har ændret tilbuddets total. Opdateres raterne?

Hvis dokumentet er i Procent, bliver procenterne, og euro-modsvaret følger den nye total. Hvis det er i Beløb, bliver de tal, du skrev: en lavere total kan få dig til at overskride, og feltet fører dig inden for det nye loft, så snart du går tilbage til det.

Hvorfor vises en rate uden dato ikke blandt forfaldene?

Fordi «Forfalder snart» og «Udløbet» kun findes, hvis der er en dato. Uden dato er raten i Planlagt. Sæt Udløb på kortet, hvis du vil se den komme på tavlen.

Jeg trak et tavlekort over på Planlagt, og datoen forsvandt.

Det er kolonnens adfærd: at vende tilbage dertil fjerner Udløb. Åbn dokumentet igen og sæt datoen på igen. For at lukke en rate uden at røre den aftalte dag trækker du den til Færdig eller sætter Færdig fra Tilstand på kortet.

Raten ligger i fortiden, men jeg har allerede lukket den. Hvorfor er den ikke i Udløbet?

Fordi Tilstand er Færdig. Færdig kommer før datoen: tavlekortet ligger i kolonnen Færdig, også hvis dagen er passeret. Det er det, du vil, hvis raten ikke skal rykkes mere.

Jeg opretter ordren fra tilbuddet. Skal jeg kopiere raterne igen?

Nej. Procent eller Beløb, datoer, Tilstand og Note går over på ordren. Tjek dem kun, hvis du i skridtet ændrede totalen og arbejdede med fast beløb.

Og når jeg opretter fakturaen fra ordren?

Milepælene kopieres ikke. Hvis du også skal bruge dem på fakturaen, tilføjer du dem dér. Betalinger registreret på fakturaen forbliver uafhængige af denne plan.

Ender milepælene på den PDF, jeg sender til kunden?

Nej. De bliver på kortet og på tavlen. Hvis kunden skal læse datoerne, skriver du dem i dokumentets vilkår.

Ser jeg milepæle for tilbud, ordrer og fakturaer samlet?

Nej. Knappen Milepæle på siden Tilbud viser kun tilbuddenes rater. Samme sag for Ordrer og for Fakturaer. Tre planer, tre tavler.