Mokapen-guiden

Contacts-guide

Området Contacts er katalog over personer, I arbejder med: kunder, prospects, partnere, leverandører, leads fra formularer eller kampagner. Hver kontakt samler identitet (navn, e-mail, telefon), rolle, virksomhedstilknytning, relationshistorik og operative links til deals, tickets, opgaver og projekter. Det er udgangspunktet for relationelt CRM: uden strukturerede kontakter mister salg og support kontekst.

Adgang fra Contacts-listen i menuen. Med knappen Companies skifter I til virksomhedskataloget (Companies-guide).

Rolle i CRM og processer

En kontakt i Mokapen er ikke en række i Excel: det er en levende post linket til resten af systemet.

• Sales: kontakt linket til deals, tilbud, opfølgningsopgaver; labels til segmentering (Warm, Enterprise…).
• Support: kontakt på tickets, e-mails synkroniseret på Email-fanen, onboarding-tjeklister.
• Marketing: Marketing-fane (lister, samtykker), lead-origine (Source-felt), sync-integrationer.
• Operations: tovejs Connections til opgaver, projekter, aftaler; SMS/WhatsApp fra panelbar (hvis aktiveret).

Praktisk regel: hver væsentlig interaktion (opkald, salgs-e-mail, ticket) skal kunne spores til en kontakt (eller oprettes on the fly) med mindst e-mail eller telefon og, når muligt, tilknyttet virksomhed.

Contacts-listeside

Hovedsiden er en DataTables-tabel med konfigurerbare kolonner (fornavn, efternavn, e-mail, virksomhed, labels, privatliv…). Topbar:

• Companies: skift til virksomhedslisten.
• Filters (Large-plan): avanceret filtermodal på standardfelter, custom fields og connections.
• Actions: import/export (org-tilladelser), dublet-håndtering, edit columns, archive, trash.
• + Contact: åbner hurtig-oprettelsesmodal.

Klik på navn åbner sidepanelet. Med Small-plan kan I åbne page contact fuld skærm (expand-ikon).

Valg af en eller flere rækker med afkrydsning viser masse-handlingslinjen over tabellen: New email (hvis integration aktiv), Edit, Clone, Archive, Delete, Export (org owner). Samme driftsmønster som opgaver i List-visning.

Contact-panel

Panelet (modal eller fuld side) er organiseret som andre Mokapen-enheder.

Header: foto eller initialer, for- og efternavn (inline redigerbart), hilsen, Archived-badge hvis relevant. Hvis kontakten er i trash, vises rødt banner med Restore og Delete permanently (Medium-plan).

Handlingslinje (ikon for ikon):

• Privacy (lås): public eller private (kun owner og stakeholders).
• Labels, Title color, Attachments, Sticky notes (Small-plan).
• Copy link, Full page (Small-plan).
• + Create and connect (grøn knap): opret straks opgave, ticket, deal, appointment… allerede linket til kontakten.

Options-menu (tre prikker)

Åbn contact-panel → vertikale tre prikker øverst til højre:

• Clone: dupliker kontakten; i modal vælg hvad der kopieres (checklist, attachments, connections, comments). Nyttigt til «template contact» eller gentagelig onboarding.
• Archive / Restore (Medium-plan): flyt til arkiv eller tilbage til driftsvisninger.
• Edit panel (admin): åbner contact-feltlayout-designer i nyt vindue.
• Delete / Restore (rød): soft delete til trash, eller gendan hvis allerede slettet; med Medium-plan også permanent sletning fra trash.

Panelfaner

• Data: profil, virksomhed, e-mail, telefon, custom fields — se Data-fane.
• Checklist, Connections, Email, Marketing, Privacy, Sync: se Relaterede sektioner.
• Updates — historik for profilændringer, kommentarer, formular- og marketingbeskeder (contacts/companies).

Data-fane — profilfelter

På fanen Data finder I driftsfelter (inline redigerbare med blyant-ikon):

• Type og Job role.
• Company (company_id): tilknyttet virksomhed — søgbar selector; I kan oprette virksomhed on the fly hvis den ikke findes.
• Stakeholders: andre brugere/teams med synlighed.
• Source: hvor leadet kommer fra.
• Description (rich text, @ mentions).
• Sales fields (hvis Sales-modul aktivt).
• Email (flere adresser), Phone, Address, Language, Birthday, Website, Social.

Med custom fields (Medium-plan) følger Data-fanen synlighed/obligatorisk-regler defineret i indstillinger. Attachments og kommentarer fuldender panelet nederst på fanen.

Kontakt og virksomhed

Feltet Company på Data-fanen angiver kontaktens referencevirksomhed (fx «John Smith» → «Acme Ltd»). Det erstatter ikke Connections: I kan linke samme kontakt til deals, andre kontakter eller tickets uafhængigt af primær virksomhed.

B2B bedste praksis: opret virksomheden først (momsnummer, hovedkvarter) derefter kontakter med tydelige roller (decision maker, administration, teknisk). For B2C-kunder kan company-feltet være tomt.

Faner og relaterede sektioner

• Checklist — Checklist-guide: kunde-onboarding, dokumentindsamling.
• Connections — Connections-guide: linkede deals, opgaver, tickets, projekter.
• Orders / Fidelity (Sales): ordrehistorik og loyalitetspoint.
• Email: synkroniserede samtaler (Gmail/Outlook-integrationer).
• Privacy: GDPR-samtykker, behandlingshistorik.
• Marketing: listetilmeldinger, kampagner.
• Billing (Sales): faktureringsdata linket til kontakten.
• Sync: sync-status med Google Contacts, Outlook, andre apps.
• Portal (Large-plan): kundeportal-adgang.
• Updates — profilændringshistorik, kommentarer, formular- og marketingbeskeder (contacts/companies).

Opret en kontakt

1. Contacts-liste → + Contact (eller Create and connect fra andet panel).
2. Udfyld mindst navn eller e-mail (dublet-validering på e-mail hvis aktiv).
3. Tilknyt virksomhed, labels og owner hvis allerede kendt.
4. Gem: kontakten vises i listen og kan straks linkes til deals/tickets.

Fra CSV-import (Actions → Import) indlæser I tusindvis af rækker med kolonnemapping; fra landing forms/webhooks kan kontakter oprettes automatisk med udfyldt source.

Rediger en kontakt

Enkelt redigering (panel)

1. Åbn contact-panel (klik navn i listen).
2. Rediger inline: titel/navn i header, eller felter på Data-fane (klik værdi → blyant → rediger).
3. Brug handlingslinjen til labels, farve, privatliv, attachments, sticky notes.
4. Gem: automatisk felt for felt i sidepanel, eller Save på page contact.

Masse-redigering (liste)

1. I Contacts-listen, vælg kontakter med afkrydsning til venstre.
2. Klik Edit i handlingslinjen over tabellen.
3. I modal tilføj felter at opdatere (owner, labels, type, company, tilladte custom fields…) og sæt værdier.
4. Bekræft: værdier gælder alle valgte kontakter.

Ændringer på Privacy- eller Marketing-fane kan kræve særlige tilladelser. Admin: Options → Edit panel åbner felt-designer (synlighed, rækkefølge) i nyt vindue.

Slet en kontakt

Slet kontakter oprettet ved fejl eller testdubletter. Foretræk Archive hvis kontakten har linket e-mailhistorik, deals eller tickets og I ikke vil miste spor i CRM.

Enkelt sletning

1. Åbn contact-panel.
2. Options-menu (tre prikker) → Delete (rød).
3. Bekræft i modal.

Med Large-planen går kontakten til trash (Contacts-liste → Actions → Contact trash). Derfra kan I Restore eller Delete permanently. Hvis I åbner kontakt allerede i trash, vises banner med Restore / Delete permanently.

På Free-plan (uden Large) er sletning generelt permanent straks efter bekræftelse, uden trash — tjek organisationens tilladelser.

Masse-sletning

1. I Contacts-listen, vælg kontakter med afkrydsning.
2. Klik Delete (rød knap over tabellen).
3. Bekræft.

Arkiver en kontakt

Arkiv er det rigtige valg for kontakter der ikke længere er aktive (tabte kunder, tidligere medarbejdere, ukvalificerede leads), som I vil beholde i historik med connections og e-mails intakte, uden at rodde i driftslisten.

Arkiver enkelt kontakt

1. Åbn panel → Options → Archive (Medium-plan).
2. Bekræft i modal. Archived-badge vises i header.

Arkiver flere kontakter / vis arkiv

• Multiple: Contacts-liste → vælg med afkrydsning → Archive i handlingslinjen.
• View: Contacts-liste → Actions → Contact archive (Medium-plan).
• Restore: fra arkiv vælg og klik Restore, eller Options → Restore from archive på enkelt panel.

Arkiverede kontakter vises ikke i standard driftsvisninger men forbliver tilgængelige fra arkiv, connections og historiske rapporter.

Contact Reports

Sektionen Contact Reports (Large-plan) opsummerer kontakter, I har adgang til efter rolle og organisationstilladelser: I ser kun autoriserede poster og felter. Brug den til analyse efter type, owner, source og export — for at tilføje eller rette enkelte poster bruges Contacts-listen.

• Dashboard: diagrammer efter type, status, rolle, labels, owner, source, geografisk kort.
• Report list: filtrerbar analytisk tabel med CSV/Excel-export — grundlag for profilgennemgang og marketingsegmentering.

Kombiner rapporter med listefiltre og labels for at afstemme kontakter og linkede deals efter owner eller kampagne.

Klon en kontakt

Kloning duplikerer eksisterende kontakt som base for ny post — ideel til «template contact» (fx standard onboarding, tilbagevendende partnerprofil).

Enkelt klon

1. Åbn panel → Options → Clone.
2. I modal vælg hvad der kopieres: Checklist, Attachments, Connections, Comments (uafhængige afkrydsninger).
3. Bekræft: nyt contact-panel åbnes; rediger navn/e-mail før operationel brug.

Masse-klon

1. Contacts-liste → vælg kontakter → Clone i handlingslinjen.
2. Vælg samme kopioptioner i modal og bekræft.

Filtre, kolonner og segmentering

Advanced filters (Small-plan): betingelser på labels, type, virksomhed, custom fields, connections (Linked deal, Linked ticket…), sidste opdateringsdatoer. Gem kombinationer via URL eller teamvisninger.

Edit columns (Actions, org-medlemmer): vælg hvilke kolonner der vises i tabellen og rækkefølge — essentielt for teams med custom fields (fx «Industry», «Revenue»).

Kombiner filtre med Labels til driftssegmenter: «Enterprise-kontakter med Hot-label uden åben deal».

Dubletter

(Medium-plan) Actions → Manage duplicates: Mokapen foreslår grupper af lignende kontakter (samme e-mail, for+efternavn, telefon). I kan merge poster (vælg master og felter at beholde) eller ignore ikke-problematiske par. Ignored-side til senere gennemgang.

Ved oprettelse advarer check_duplicate_ajax hvis e-mail allerede findes — undgår at multiplicere samme lead.

Import, export og integrationer

• CSV import (org-medlemmer): map kolonner → Mokapen-felter, preview, batch-import.
• Export (org owner): CSV/Excel af filtrerede eller valgte kontakter.
• Google Contacts / Outlook: tovejs sync eller import fra mapper (Account integrations).
• Find Leads: find virksomheder og personer (branche, land, rolle, professionelle e-mails) og importér til adressebog — eller upload fil med navne og find e-mails. Ingen ekstern konto at forbinde: I bliver i Mokapen. Se Find Leads-guiden.

Contact Settings

Fra Contact Settings (admin/autoriserede medlemmer):

• Fields: liste over standard- og custom fields, Medium-plan-regler.
• Panel layout (fields_view): hvilke felter vises i modal/page og i hvilken rækkefølge.
• Table columns (columns_view): standard listekolonner for hele org.

Afstem indstillinger med salgsprocessen før masseimport (obligatoriske felter, source, kontakttype).

Anbefalede processer

• Lead intake: formular → kontakt + source + kampagnelabel → kvalificeringsopgave inden 24 t → connection til deal hvis kvalificeret.
• Onboarding: checklist på kontakt (KYC, kontrakt) + connections til leveranceprojekt.
• Support: ticket altid linket til kontakt; e-mail på Email-fane til samtalehistorik.
• Månedlig oprydning: dubletter, arkiver inaktive kontakter > 12 måneder, «no email»-filter.
• Salgsafstemning: samme label på kontakt og linked deal; contact reports efter owner.

For virksomhedskatalog og virksomhedens Contacts-fane se Companies-guide.