Mokapen-guiden

Guide til datasynlighed

Når du åbner Mokapen, ser du ikke «alt, hvad der er i virksomheden». Du ser data, du har adgang til, og på hverdagssiderne ofte kun det arbejde, der vedrører dig. Det er meningen: så har Laura i salg sin pipeline foran sig, Marco i support sine billetter, og ingen åbner et fortroligt kort ved en fejl.

Denne guide forklarer hvad der vises i lister, kanban, kalender, søgning og rapporter — og hvorfor tallene nogle gange ikke stemmer fra den ene side til den anden. Låsen, rollerne og Network bruger alle ordet «offentlig»: her skiller vi dem ad med eksempler.

Rolle i CRM

To forskellige spørgsmål, to forskellige svar:

• Hvad du kan gøre — oprette, redigere, invitere, åbne indstillinger. Det afgør din rolle (Gæst, Bruger, Medlem, Ejer…). Detaljer i guiden Brugerroller og tilladelser.
• Hvilke kort du får — hvilke muligheder, billetter eller kontaktpersoner du finder på en liste. Det afgør synligheden: organisationen du er i, apps der er slået til, kortets lås, og (på operative sider) filteret på dit navn eller team.

Du kan være Medlem med alle beføjelser og alligevel ikke se en kollegas private mulighed, hvis du ikke er samarbejdspartner. Omvendt ser en Bruger de offentlige kort i sin app, selv om vedkommende ikke kan ændre organisationens Sikkerhed.

Hvad du altid ser

Gylden regel: du får aldrig et kort, du ikke kan åbne. Gælder i lister, kanban, kalender, søgning, startside og rapporter. Hvis et kort er privat, og du ikke er ejer, samarbejdspartner eller forfatter, finder du det ikke engang ved at søge.

Først indsnævrer Mokapen verden til denne organisation (den i vælgeren øverst). Derefter til apps der er slået til: hvis Billetter er fra, er der ingen side Billetter. Derefter til hvert korts lås. Først derefter, på de operative sider, træder filteret «mit arbejde» i kraft.

Eksempel — Samme virksomhed, to personer. Laura (salg) og Marco (support). Lauras offentlige muligheder vises ikke i Marcos dag, hvis han ikke har appen Salg, eller hvis muligheden er privat, og han ikke er samarbejdspartner. Marcos offentlige billetter, samme historie for Laura. Rapporterne respekterer den samme lås: ingen af dem «opdager» data, der er lukket for den anden.

Tre betydninger af «offentlig»

I Mokapen dukker ordet op tre forskellige steder. De modsiger ikke hinanden: de taler om tre ting.

• Offentlig organisation på Network — det ydre udstillingsvindue (en virksomhedsside synlig for mulige kunder eller partnere). Den åbner ikke dine muligheder eller kontaktpersoner for verden. Mere i guiden Organisationer og adgang.
• Offentligt kort (åben lås) — inde i organisationen åbner kolleger, der kan bruge den app, kortet uden at stå på listen over samarbejdspartnere.
• Filter på det daglige arbejde — den grå bjælke i lister og kanban. Selv med offentlige kort kan du kun se «mine» eller et teams, så du ikke drukner i alles pipeline.

Eksempel — «Studio Alfa» er offentlig på Network, så prospects kan finde den. Indeni er mulighederne for en strategisk kunde private (lukket lås). I kanban ser Laura sine; i rapporterne ser ejeren alle, vedkommende har adgang til. Ingen gæst på Network åbner de muligheder.

Lås Offentlig og Privat

På næsten hvert kort (opgave, projekt, kontaktperson, virksomhed, mulighed, billet, tilbud, ordre, udnævnelse, reservation, tilpassede applikationer…) er der et låsikon:

• Offentlig (åben lås) — medlemmer af organisationen, der har den app, kan se det.
• Privat (lukket lås) — ejeren, samarbejdspartnere (personer eller teams) og den, der har oprettet det, kan se det. Ingen andre, nogen steder.

At være Ejer af organisationen viser ikke automatisk alle private kort: du skal stå på listen (personligt, via et team, eller i Team Master, hvis politikken tilføjer det til nye kort). Udnævnelser følger primært, hvem der er involveret: organisator, deltagere, samarbejdspartnere.

Hvordan nye kort bliver til — Offentlig eller Privat som standard, automatiske samarbejdspartnere, Team Master — afgøres på siden Sikkerhed, kun for Ejere. Den indstilling gælder fra det øjeblik: historikken beregnes ikke om af sig selv. Alle detaljer er i guiden Sikkerhed.

Operative sider og rapporter

Det er det punkt, der forvirrer mest, og det er lavet til to forskellige jobs.

Operative sider — liste og kanban for Opgaver, Projekter, Muligheder, Billetter, Udnævnelser, Reservationer (og den tilknyttede kalender). Her viser Mokapen som standard dit arbejde: kort, du ejer, samarbejder på, eller hvis team står på listen. Den mørkegrå bjælke (dit navn, en kollega eller et team) er netop det filter. Den er der, så morgenen ikke starter med hele virksomhedens pipeline i ansigtet.

Rapporter, søgning og startside — her gælder det grå filter ikke (i rapporter, indtil du vælger et team). Du ser alle kort, du kan åbne: dine og, hvis de er offentlige, eller du er samarbejdspartner, kollegernes også. Låsen holder: et privat kort, der tilhører en anden, kommer ikke ind i rapporterne.

Eksempel — Laura. I kanban Muligheder har hun 8 kort (sine og dem, hun samarbejder på). Hun åbner salgsrapporterne: hun tæller 40, alle offentlige i teamet, plus sine private. Det er ikke en fejl: kanban er «hvad jeg følger i dag», rapporten er «hvilke tal vi har».

Eksempel — Marco. I kanban Billetter ser han sine og teamet Customer Cares. I SLA-rapporten ser han alle billetter, han har adgang til. Hvis en billet er privat for en anden afdeling, og han ikke er samarbejdspartner, er den hverken i kanban eller i rapporten.

Tilbud, ordrer, produkter, tjenester og dokumenter indsnævrer som standard ikke til «mit arbejde»: på listen ser du allerede alt, du kan åbne, som i en rapport. Kontaktpersoner og virksomheder opfører sig på samme måde, medmindre du tilpasser dem.

Filter brugere / teams

Den mørkegrå knap i lister og kanban (avatar og navn, eller et team) er Filteret brugere / teams. Du vælger dig selv, en kollega eller en gruppe: Mokapen viser de kort, der er knyttet til det valg — blandt dem, du allerede kan åbne. Det er ikke en måde at «se andres private kort» på.

Som standard er knappen til på opgaver, projekter, muligheder, billetter, udnævnelser og reservationer. På ordrer, tilbud, produkter, tjenester og dokumenter er den fra: listen er allerede «alt, du har adgang til».

Fra Tilpasning → Filter brugere / teams (planen Medium) kan du, for hver korttype:

• slå knappen til eller fra — fra, opfører liste og kanban sig som rapporterne;
• beslutte, hvad der tæller som «mit arbejde»: dig som ejer, som samarbejdspartner, dine teams, forfatteren, (på udnævnelser) deltageren, Team Master.

Ejeren kan sætte en standard for hele organisationen; du kan alligevel gemme en personlig. Typisk eksempel: dem i Team Master (ejer, IT, privatliv) kan åbne nye private kort, men i kanban ser de dem måske ikke, før de slår «Team Master som samarbejdspartner» til, eller går via rapporterne.

Felter på kortet

At åbne et kort betyder ikke at se hver linje. Et felt kan være synligt eller redigerbart kun for visse brugere eller teams — f.eks. margin % kun for senior salg, en HR-note kun for HR-teamet. Det er et ekstra lag, på et kort du allerede har åbnet. Detaljer i guiden Felter, afsnittet om betinget synlighed.

Anvendelsestilfælde

• Bureau, offentlige muligheder — hver arbejder sin egen kanban; chefen læser rapporterne for hele pipelinen, vedkommende har adgang til. Ingen ændrer Sikkerhed: det daglige filter er nok.
• Advokatfirma, private kort — hver sag starter fortrolig (siden Sikkerhed). Team Master (partnerne) kan åbne sagerne; i kanban slår partneren Team Master til i filteret, eller bruger rapporterne til overblikket.
• Support og salg sammen — Marco ser ikke Lauras private muligheder; Laura ser ikke interne IT-billetter. Hvers rapporter bliver inden for appen og låsen.
• Udstillingsvindue Network og interne data — organisation offentlig på Network, HR-kontakter og følsomme sager private indeni. De to «offentlig» rører ikke hinanden.
• To selskaber, én konto — skift organisation i vælgeren: du skifter datasæt. Ingen fælles kontaktliste eller pipeline, selv om du er den samme person.
• Gæst på et projekt — ser kun det, der er delt med vedkommende, ikke hele listen. Smal rolle og smal synlighed, sammen.
• Tilpasset applikation (f.eks. Køretøjer, Sager) — samme lås og samme filter på dine kort. Se guiden Tilpassede applikationer.

Relaterede guides

• Organisationer og adgang — lukkede arbejdsområder, Network, skift af organisation.
• Brugerroller og tilladelser — hvad du kan gøre, fra Gæst til Ejer.
• Sikkerhed — standard Offentlig/Privat på nye kort, Team Master.
• Brugere og Teams — hvem der er i hvilken gruppe, chefer.
• Ansøgninger — slå Opgaver, Salg, Billetter… til eller fra.
• Felter — synlighed af en enkelt linje på kortet.

Ofte stillede spørgsmål

Sp: I rapporterne ser jeg en kollegas mulighed, i kanban ikke. Er det en fejl?

Sv: Nej, det er den forventede adfærd. Kanban (med filteret til) er dit arbejde; rapporterne viser alle kort, du kan åbne. Samme sag, hvis du finder den i søgningen eller på startsiden og ikke i pipelinen.

Sp: Hvordan ser jeg hele teamets muligheder i kanban?

Sv: Fra den grå knap vælger du teamet (eller en kollega). I Tilpasning kan du slå knappen fra på Muligheder: listen bliver som rapporterne. Private kort, du ikke har adgang til, bliver udenfor.

Sp: Jeg er Ejer og ser ikke et privat kort. Hvorfor?

Sv: Rollen låser ikke låsene op af sig selv. Du skal være ejer, samarbejdspartner, forfatter, eller i Team Master (og i kanban skal filteret indeholde det kriterium). Bed om at blive tilføjet, eller åbn rapporterne, hvis du allerede har adgang, men det daglige filter skjuler kortet.

Sp: Organisationen er offentlig: er dataene synlige udefra?

Sv: Nej. Offentlig på Network er virksomhedens udstillingsvindue, ikke de interne kort. Udenfor bliver kun de inviterede.

Sp: Jeg har sat Sikkerhed til Privat: blev gårsdagens data private?

Sv: Nej. Kun kort gemt efter ændringen. Det forklarer guiden Sikkerhed.

Sp: Ser en gæst kontaktlisten?

Sv: Som regel ikke: vedkommende ser det, der er delt (f.eks. et projekt eller en opgave). Rollen Gæst er den smalleste; detaljerne er i guiden Roller.

Sp: Hvorfor ser jeg ikke Team Masters private i kanban?

Sv: Du kan åbne dem, hvis du er i Team Master, men det daglige filter tager dem ikke med som standard. Slå «Team Master som samarbejdspartner» til i Tilpasning, eller brug rapporterne.