Lernen sie mokapen

Leitfaden zur Datensichtbarkeit

Wenn Sie Mokapen öffnen, sehen Sie nicht «alles, was es im Unternehmen gibt». Sie sehen die Daten, auf die Sie Zugriff haben, und auf den Alltagsseiten oft nur die Arbeit, die Sie betrifft. Das ist Absicht: So hat Laura im Vertrieb ihre Pipeline vor sich, Marco im Support seine Tickets, und niemand öffnet versehentlich einen vertraulichen Datensatz.

Dieser Leitfaden erklärt, was erscheint in Liste, kanban, Kalender, Suche und Berichten — und warum die Zahlen manchmal von einer Seite zur anderen nicht zusammenpassen. Schloss, Rollen und das Network verwenden dasselbe Wort «öffentlich»: hier trennen wir sie mit Beispielen.

Rolle im CRM

Zwei verschiedene Fragen, zwei verschiedene Antworten:

• Was Sie tun können — erstellen, bearbeiten, einladen, Einstellungen öffnen. Das entscheidet die Rolle (Guest, User, Member, Owner…). Details im Leitfaden zu Benutzerrollen.
• Welche Datensätze Sie bekommen — welche Opportunities, Tickets oder Kontakte Sie in der Liste finden. Das entscheidet die Sichtbarkeit: die Organisation, in der Sie sind, eingeschaltete Apps, das Schloss des Datensatzes und (auf den operativen Seiten) der Filter auf Ihren Namen oder Ihr Team.

Sie können Member mit allen Rechten sein und trotzdem die private Opportunity eines Kollegen nicht sehen, wenn Sie nicht unter den Mitarbeitern stehen. Umgekehrt sieht ein User die öffentlichen Datensätze seiner App, auch wenn er die Sicherheit der Organisation nicht ändern kann.

Was Sie immer sehen

Goldene Regel: Sie bekommen nie einen Datensatz, den Sie nicht öffnen können. Das gilt in Liste, kanban, Kalender, Suche, Home und Berichten. Ist ein Datensatz privat und Sie sind weder Eigentümer, Mitarbeiter noch Autor, finden Sie ihn auch nicht über die Suche.

Zuerst verengt Mokapen die Welt auf diese Organisation (die im Selektor oben). Dann auf die eingeschalteten Apps: ist Tickets aus, gibt es keine Tickets-Seite. Dann auf das Schloss jedes Datensatzes. Erst danach greift auf den operativen Seiten der Filter «meine Arbeit».

Beispiel — Dieselbe Firma, zwei Personen. Laura (Vertrieb) und Marco (Support). Lauras öffentliche Opportunities tauchen in Marcos Tag nicht auf, wenn er die App Vertrieb nicht hat, oder wenn die Opportunity privat ist und er nicht Mitarbeiter ist. Marcos öffentliche Tickets, dieselbe Geschichte für Laura. Die Berichte respektieren dasselbe Schloss: keiner von beiden «entdeckt» Daten, die dem anderen verschlossen sind.

Drei Bedeutungen von «öffentlich»

In Mokapen taucht das Wort an drei verschiedenen Stellen auf. Sie widersprechen sich nicht: sie sprechen von drei Dingen.

• Öffentliche Organisation auf dem Network — die externe Vitrine (eine Unternehmensseite, sichtbar für potenzielle Kunden oder Partner). Sie öffnet Ihre Opportunities oder Kontakte nicht der Welt. Mehr im Leitfaden Organisationen und Zugriffe.
• Öffentlicher Datensatz (offenes Schloss) — innerhalb der Organisation öffnen Kollegen, die diese App nutzen können, den Datensatz, ohne in der Mitarbeiterliste zu stehen.
• Filter auf die tägliche Arbeit — die graue Leiste in Liste und kanban. Auch bei öffentlichen Datensätzen können Sie nur «meine» oder die eines Teams sehen, damit Sie nicht in der Pipeline aller ertrinken.

Beispiel — «Studio Alfa» ist auf dem Network öffentlich, damit Prospects es finden. Innen sind die Opportunities eines strategischen Kunden privat (geschlossenes Schloss). Im kanban sieht Laura ihre; in den Berichten sieht der Inhaber alle, auf die er Zugriff hat. Kein Network-Besucher öffnet diese Opportunities.

Schloss Öffentlich und Privat

Auf fast jedem Datensatz (Aufgabe, Projekt, Kontakt, Unternehmen, Opportunity, Ticket, Angebot, Bestellung, Termin, Buchung, benutzerdefinierte Anwendungen…) gibt es ein Schloss-Symbol:

• Öffentlich (offenes Schloss) — sichtbar für die Mitglieder der Organisation, die diese App haben.
• Privat (geschlossenes Schloss) — sichtbar für den Eigentümer, die Mitarbeiter (Personen oder Teams) und wer ihn erstellt hat. Alle anderen nicht, nirgendwo.

Owner der Organisation zu sein zeigt nicht automatisch alle privaten Datensätze: Sie müssen in der Liste stehen (persönlich, über ein Team, oder im Team Master, wenn die Richtlinie ihn zu neuen Datensätzen hinzufügt). Termine folgen vor allem den Beteiligten: Organisator, Teilnehmer, Mitarbeiter.

Wie neue Datensätze entstehen — standardmäßig Öffentlich oder Privat, automatische Mitarbeiter, Team Master — legt die Seite Sicherheit fest, nur für Owner. Diese Einstellung gilt erst ab diesem Moment: der Bestand wird nicht von selbst neu berechnet. Alle Details im Leitfaden Sicherheit.

Operative Seiten und Berichte

Das ist der Punkt, der am meisten verwirrt — und er ist absichtlich für zwei verschiedene Arbeiten gebaut.

Operative Seiten — Liste und kanban von Aufgaben, Projekten, Opportunities, Tickets, Terminen, Buchungen (und der dazugehörige Kalender). Hier zeigt Mokapen standardmäßig Ihre Arbeit: Datensätze, deren Eigentümer oder Mitarbeiter Sie sind, oder deren Team in der Liste steht. Die dunkelgraue Leiste (Ihr Name, ein Kollege oder ein Team) ist genau dieser Filter. Damit der Morgen nicht mit der Pipeline des ganzen Unternehmens beginnt.

Berichte, Suche und Home — hier greift der graue Filter nicht (in den Berichten, solange Sie kein Team wählen). Sie sehen alle Datensätze, die Sie öffnen können: Ihre und, wenn sie öffentlich sind oder Sie Mitarbeiter sind, auch die der Kollegen. Das Schloss bleibt: ein privater Datensatz eines anderen kommt nicht in die Berichte.

Beispiel — Laura. Im kanban Opportunities hat sie 8 Karten (ihre und die, an denen sie Mitarbeiterin ist). Sie öffnet die Vertriebsberichte: sie zählt 40, alle öffentlichen des Teams plus ihre privaten. Das ist kein Fehler: der kanban ist «was ich heute verfolge», der Bericht ist «welche Zahlen wir haben».

Beispiel — Marco. Im kanban Tickets sieht er seine und die des Teams Customer Care. Im SLA-Bericht sieht er alle Tickets, auf die er Zugriff hat. Ist ein Ticket privat in einer anderen Abteilung und er ist nicht Mitarbeiter, ist es weder im kanban noch im Bericht.

Angebote, Bestellungen, Produkte, Dienstleistungen und Dokumente engt standardmäßig nicht auf «meine Arbeit» ein: in der Liste sehen Sie bereits alles, was Sie öffnen können, wie in einem Bericht. Kontakte und Unternehmen verhalten sich ebenso, sofern Sie nichts anpassen.

Benutzer-/Teamfilter

Die dunkelgraue Schaltfläche in Liste und kanban (Avatar und Name, oder ein Team) ist der Benutzer-/Teamfilter. Sie wählen sich selbst, einen Kollegen oder eine Gruppe: Mokapen zeigt die Datensätze zu dieser Wahl — unter denen, die Sie bereits öffnen können. Es ist kein Weg, «die Privaten der anderen zu sehen».

Standardmäßig ist die Schaltfläche an bei Aufgaben, Projekten, Opportunities, Tickets, Terminen und Buchungen. Bei Bestellungen, Angeboten, Produkten, Dienstleistungen und Dokumenten ist sie aus: die Liste ist bereits «alles, worauf Sie Zugriff haben».

Unter Anpassung → Benutzer-/Teamfilter (Plan Medium) können Sie für jeden Datensatztyp:

• die Schaltfläche ein- oder ausschalten — aus, verhalten sich Liste und kanban wie die Berichte;
• entscheiden, was als «meine Arbeit» zählt: Sie als Eigentümer, als Mitarbeiter, Ihre Teams, der Autor, (bei Terminen) der Teilnehmer, der Team Master.

Der Owner kann einen Standard für die ganze Organisation setzen; Sie können trotzdem einen persönlichen speichern. Typisches Beispiel: wer im Team Master ist (Inhaber, IT, Datenschutz) kann neue private Datensätze öffnen, sieht sie im kanban aber vielleicht nicht, solange «Team Master als Mitarbeiter» nicht aktiv ist oder er nicht zu den Berichten wechselt.

Felder auf dem Datensatz

Einen Datensatz zu öffnen heißt nicht, jede Zeile zu sehen. Ein Feld kann nur für bestimmte Benutzer oder Teams sichtbar oder bearbeitbar sein — z. B. die Marge % nur für den Senior im Vertrieb, eine HR-Notiz nur für das Team HR. Das ist eine Extra-Ebene, auf einem bereits geöffneten Datensatz. Details im Leitfaden Felder, Abschnitt zur bedingten Sichtbarkeit.

Anwendungsfälle

• Agentur, öffentliche Opportunities — jeder arbeitet seinen eigenen kanban; der Direktor liest die Berichte der ganzen Pipeline, auf die er Zugriff hat. Niemand ändert die Sicherheit: der tägliche Filter reicht.
• Kanzlei, private Datensätze — jede Akte startet beschränkt (Seite Sicherheit). Das Team Master (Partner) öffnet die Dossiers; im kanban aktiviert der Partner den Team Master im Filter, oder nutzt die Berichte für den Überblick.
• Support und Vertrieb zusammen — Marco sieht Lauras private Opportunities nicht; Laura sieht die internen IT-Tickets nicht. Die Berichte jedes Einzelnen bleiben im Rahmen der App und des Schlosses.
• Network-Vitrine und interne Daten — Organisation öffentlich auf dem Network, HR-Kontakte und sensible Verhandlungen privat innen. Die zwei «öffentlich» berühren sich nicht.
• Zwei Gesellschaften, ein Konto — Sie wechseln die Organisation im Selektor: Sie wechseln den Datensatz. Kein gemeinsames Verzeichnis oder gemeinsame Pipeline, auch wenn Sie dieselbe Person sind.
• Guest auf einem Projekt — sieht nur, was mit ihm geteilt wurde, nicht die vollständige Liste. Enge Rolle und enge Sichtbarkeit, zusammen.
• Benutzerdefinierte Anwendung (z. B. Fahrzeuge, Fälle) — dasselbe Schloss und derselbe Filter auf Ihren Datensätzen. Siehe den Leitfaden für benutzerdefinierte Anwendungen.

Verwandte Leitfäden

• Organisationen und Zugriffe — geschlossene Workspaces, Network, Organisationswechsel.
• Leitfaden zu Benutzerrollen — was Sie tun können, von Guest bis Owner.
• Sicherheit — Standard Öffentlich/Privat auf neuen Datensätzen, Team Master.
• Benutzer und Teams — wer in welcher Gruppe ist, Manager.
• Anwendungen — Aufgaben, Vertrieb, Tickets… ein- oder ausschalten.
• Felder — Sichtbarkeit einer einzelnen Zeile auf dem Datensatz.

Häufig gestellte Fragen

F: In den Berichten sehe ich die Opportunity eines Kollegen, im kanban nicht. Ist das ein Fehler?

A: Nein, so ist es vorgesehen. Der kanban (mit eingeschaltetem Filter) ist Ihre Arbeit; die Berichte zeigen alle Datensätze, die Sie öffnen können. Dasselbe, wenn Sie sie in der Suche oder auf der Home finden und nicht in der Pipeline.

F: Wie sehe ich die Opportunities des ganzen Teams im kanban?

A: Über die graue Schaltfläche wählen Sie das Team (oder einen Kollegen). In der Anpassung können Sie die Schaltfläche bei Opportunities ausschalten: die Liste wird wie die Berichte. Private Datensätze, auf die Sie keinen Zugriff haben, bleiben draußen.

F: Ich bin Owner und sehe einen privaten Datensatz nicht. Warum?

A: Die Rolle allein öffnet die Schlösser nicht. Sie müssen Eigentümer, Mitarbeiter, Autor oder im Team Master sein (und im kanban muss der Filter dieses Kriterium einschließen). Lassen Sie sich hinzufügen, oder öffnen Sie die Berichte, wenn Sie bereits Zugriff haben, der tägliche Filter ihn aber verbirgt.

F: Die Organisation ist öffentlich: sind die Daten draußen sichtbar?

A: Nein. Öffentlich auf dem Network ist die Vitrine des Unternehmens, nicht die internen Datensätze. Draußen bleiben nur die Eingeladenen.

F: Ich habe Sicherheit auf Privat gestellt: sind die Daten von gestern privat geworden?

A: Nein. Nur die Datensätze, die nach der Änderung gespeichert werden. Das erklärt der Leitfaden Sicherheit.

F: Sieht ein Guest das Verzeichnis?

A: In der Regel nicht: er sieht, was mit ihm geteilt wurde (z. B. ein Projekt oder eine Aufgabe). Die Rolle Guest ist die engste; Details stehen im Leitfaden zu den Rollen.

F: Warum sehe ich im kanban die Privaten des Team Master nicht?

A: Sie können sie öffnen, wenn Sie im Team Master sind, aber der tägliche Filter nimmt sie standardmäßig nicht auf. Aktivieren Sie «Team Master als Mitarbeiter» in der Anpassung, oder nutzen Sie die Berichte.