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Importieren / Exportieren

Der Bereich Importieren / Exportieren ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten in Mokapen aus einer Excel- oder CSV-Datei zu bringen (Import) und die Daten der Organisation als Excel-Datei herunterzuladen (Export). Es ist der schnellste Weg, das CRM zu befüllen, wenn Sie von bestehenden Adressbüchern, Preislisten oder Stammdaten ausgehen, oder für Backups und Analysen außerhalb der Plattform.

Sie finden ihn im Organisationsmenü → Importieren/Exportieren. Der geführte Import verläuft in Schritten (auswählen, was importiert wird, Datei hochladen, Spalten zuordnen, starten) und läuft im Hintergrund: Sie können den Fortschritt verfolgen und den Importverlauf einsehen.

Überblick

Zwei unterschiedliche Funktionen, die oft zusammen genutzt werden:

• Importieren — Sie laden eine Datei (Excel oder CSV) hoch und Mokapen erstellt (oder aktualisiert) die entsprechenden Datensätze. Sie können Projekte, Aufgaben, Kontakte, Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen importieren.
• Exportieren — Sie laden Ihre Daten als Excel (.xlsx)-Datei herunter. Der Export umfasst mehr Datensatztypen als der Import: zusätzlich zu den oben genannten auch Deals, Angebote, Aufträge, Tickets, Termine und Buchungen.

Der Import ist ein geführter Ablauf in vier Bildschirmen: (1) Datensatztyp wählen, (2) Datei hochladen, (3) Dateispalten den CRM-Feldern zuordnen und Datenschutz sowie Duplikate festlegen, (4) Fortschritt und Ergebnis verfolgen. Es gibt keinen separaten Bildschirm für «Vorschau und Bestätigung»: Die Vorschau der Werte sehen Sie bereits auf dem Bildschirm zur Spaltenzuordnung.

Zugriff und Berechtigungen

Die beiden Funktionen haben unterschiedliche Berechtigungen:

• Importieren — erlaubt für Mitglieder der Organisation. Import-Verknüpfungen finden Sie auch im Menü Aktionen der Listen für Kontakte, Unternehmen, Aufgaben und Projekte.
• Exportieren — dem Eigentümer der Organisation vorbehalten. Die Export-Schaltfläche in Listen und die Exportseite erscheinen nur für diese Rolle.

Zwei Funktionen hängen vom Plan ab:

• Benutzerdefinierte Felder beim Import — die Zuordnung von Dateispalten zu Ihren benutzerdefinierten Feldern erfordert einen Premium-Plan. Ohne diesen sehen Sie bei der Zuordnung nur Standardfelder.
• Erweiterte Duplikatverwaltung — die Optionen Einfügen wenn leer und Ersetzen erfordern einen Premium-Plan. Im Gratis-Plan bleibt nur Überspringen verfügbar (Duplikate werden nicht verändert).

Der Export respektiert stets Berechtigungen und Datenschutz: Jeder exportiert nur die Datensätze, auf die er gemäß seiner Rolle und den Sichtbarkeitsregeln der Organisation Zugriff hat.

So importieren Sie (der geführte Ablauf)

Der Import verläuft in vier Schritten:

1. Auswählen, was importiert wird — auf der Importseite wählen Sie den Datensatz: Projekte, Aufgaben, Kontakte, Unternehmen, Produkte oder Dienstleistungen. Von hier aus erreichen Sie auch den Importverlauf.
2. Datei hochladen — ziehen Sie eine Datei .xlsx, .xls oder .csv per Drag & Drop (oder wählen Sie sie aus), mit einer maximalen Größe von 4 MB. Mokapen liest die Spalten und wechselt zur Zuordnung.
3. Spalten zuordnen — für jede Dateispalte wählen Sie das passende CRM-Feld (oder ignorieren sie). Auf demselben Bildschirm legen Sie den Datenschutz der importierten Daten und, wo vorgesehen, die Duplikatverwaltung fest. Die Import-Schaltfläche wird erst freigegeben, wenn Sie die Pflichtfelder zugeordnet haben.
4. Starten und auf das Ergebnis warten — der Import läuft im Hintergrund: der Ergebnisbildschirm aktualisiert sich alle paar Sekunden automatisch und zeigt die Zähler Verarbeitet, Importiert, Aktualisiert, Übersprungen, Fehler.

Da die Verarbeitung in der Warteschlange erfolgt, kann der Vorgang bei Dateien mit vielen Zeilen einige Minuten dauern: Lassen Sie die Seite geöffnet oder prüfen Sie den Importverlauf erneut.

Datei vorbereiten (Excel und CSV)

Die Importqualität hängt fast vollständig von der Dateiqualität ab. Excel ist praktisch, kann aber tückisch sein: Daten werden zu Zahlen, führende Nullen verschwinden, zusammengeführte Zellen, Formeln mit Fehlern. Bereiten Sie die Datei vor dem Hochladen so vor:

• Erste Zeile = Überschriften — die erste Zeile muss die Spaltennamen enthalten (z. B. Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon). Diese sehen Sie im Zuordnungsschritt.
• Eine Spalte = ein Wert — setzen Sie nicht «Max Mustermann» in eine einzige Spalte, wenn Sie Vorname und Nachname getrennt wollen; halten Sie Telefon, E-Mail und Adresse in getrennten Spalten.
• Keine zusammengeführten Zellen — zusammengeführte Zellen stören das Raster-Lesen. Verwenden Sie immer einzelne Zellen.
• Keine Formeln — Formeln verlangsamen und können Fehler verursachen. Bei berechneten Spalten kopieren und als Werte einfügen, bevor Sie speichern.
• Leere Zellen bereinigen — Zeilen und Spalten, die leer wirken, aber Leerzeichen oder Formatierungsreste enthalten, verwirren das Lesen. Löschen Sie wirklich unnötige Zeilen/Spalten.
• UTF-8-Kodierung — um Akzente und Sonderzeichen (à, è, ç, ü…) nicht zu verlieren, speichern Sie in UTF-8. In Excel: «Speichern unter» → CSV UTF-8, oder bleiben Sie bei .xlsx, das Zeichen gut verarbeitet.
• Große Dateien → aufteilen — das Limit beträgt 4 MB. Bei vielen Daten in mehrere Dateien aufteilen und blockweise importieren: So lassen sich Fehler auch leichter finden.
• Nicht standardisierte Zeichenformate vermeiden — dekorative Symbole, besondere Schriftarten oder exotische Formatierung werden möglicherweise nicht gelesen oder umgewandelt.

Beim CSV ein zusätzlicher Hinweis: Es ist einfacher Text mit getrennten Werten. Mokapen liest in UTF-8 und erkennt das Trennzeichen automatisch; wenn Sie eine CSV mit Excel öffnen und erneut speichern, wird das Trennzeichen oft zum Semikolon — in der Regel in Ordnung, aber wenn nach dem Hochladen alles in einer Spalte erscheint, liegt das Problem fast immer dort: Speichern Sie explizit als «CSV UTF-8» oder verwenden Sie direkt eine .xlsx-Datei.

Spalten zuordnen

Das ist das Herzstück des Imports. Für jede Spalte Ihrer Datei zeigt Mokapen den Überschriftennamen und bis zu sechs Beispielwerte aus den ersten Zeilen, damit Sie sofort erkennen, was enthalten ist. Daneben wählen Sie im Menü «Gehört zu» das passende CRM-Feld:

• Zuordnen Sie die Spalte zu einem Feld (z. B. Spalte «Mail» → Feld E-Mail).
• Spalte überspringen — lassen Sie die Zuordnung leer für Spalten, die Sie nicht benötigen: Sie werden nicht importiert.
• Jedes CRM-Feld kann nur einmal verwendet werden: Nach der Zuordnung verschwindet es aus den Auswahlmöglichkeiten der anderen Spalten.

Sie müssen mindestens die Pflichtfelder zuordnen, sonst bleibt die Import-Schaltfläche gesperrt:

• Kontakte — mindestens eines von Vorname, Nachname oder einer E-Mail. Zeilen ohne eines davon werden ignoriert.
• Unternehmen — der Firmenname.
• Aufgaben, Projekte, Produkte, Dienstleistungen — der Titel (oder Name).

Einige Felder lösen automatisch Beziehungen nach Namen auf: Beim Kontakt-Import verknüpft die Spalte Unternehmen (oder erstellt, falls nicht vorhanden) das Unternehmen mit diesem Namen; beim Aufgaben-Import verknüpft die Spalte Projekt oder erstellt das Projekt mit diesem Titel. Der Abgleich berücksichtigt keine Groß-/Kleinschreibung.

Benutzerdefinierte Felder — mit einem Premium-Plan erscheinen im Menü auch Ihre benutzerdefinierten Felder (Zahlen, Texte, Daten, Listen). Daten und Währungen werden interpretiert und normalisiert; bei Benutzer-/Team-Feldern wird der Wert dem richtigen Benutzer oder Team zugeordnet.

Felder mit speziellen Formaten

Einige Felder akzeptieren mehrere Werte in derselben Zelle oder suchen eine Verknüpfung: Wenn Sie sie zuordnen, erscheint unter der Spalte ein gelber Hinweis mit dem erwarteten Format. Das Trennzeichen für Mehrfachwerte ist stets das Semikolon (;).

• Tags (Etiketten) — Namen getrennt durch «;». Existiert ein Tag nicht, wird es automatisch erstellt. Z. B. Kunde;VIP;Rückruf.
• Stakeholder — für jeden Eintrag die E-Mail des Benutzers oder der Teamcode mit «t» (z. B. t123), getrennt durch «;». Z. B. mario@email.com;t45.
• Eigentümer (owner) — ein einziger Wert: die E-Mail des Benutzers oder der Teamcode «t{id}».
• Lieferant (Produkte/Dienstleistungen) — der Name des liefernden Unternehmens; existiert er nicht, wird er erstellt.
• Bilder (Produkte/Dienstleistungen) — vollständige Bild-URLs, getrennt durch «;».
• Gruppen (Produkte/Dienstleistungen) — Namen getrennt durch «;»; fehlende Gruppen werden erstellt.

Lesen Sie stets den gelben Hinweis: Die Einhaltung dieses Formats macht den Unterschied zwischen einem sauberen Import und einem voller fehlender Werte.

Duplikate verwalten

Für Kontakte, Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen können Sie festlegen, was passiert, wenn eine Zeile einem bereits vorhandenen Datensatz entspricht. Die Option «Duplikate verwalten» ist standardmäßig aktiv. Der Schlüssel, mit dem Mokapen ein Duplikat erkennt, variiert je nach Typ:

• Kontakte — dieselbe E-Mail (falls in der Zeile vorhanden).
• Unternehmen — derselbe Firmenname (ohne Unterscheidung Groß-/Kleinschreibung). Hinweis: Unternehmen mit demselben Namen werden beim Verknüpfen aus Kontakten nie dupliziert, auch wenn Duplikate deaktiviert sind.
• Produkte — derselbe Produktcode.
• Dienstleistungen — derselbe Servicecode.

Wird ein Duplikat gefunden, können Sie drei Verhaltensweisen wählen:

• Überspringen (Standard) — ignoriert die neuen Werte und fährt fort, ohne zu speichern oder zu aktualisieren. Die Zeile wird als Übersprungen gezählt.
• Einfügen wenn leer — aktualisiert ein Feld nur, wenn es derzeit leer ist (überschreibt keine vorhandenen Daten). Erfordert Premium.
• Ersetzen — aktualisiert jedes zugeordnete Feld mit dem neuen Wert, unabhängig vom aktuellen Wert. Erfordert Premium.

Aufgaben und Projekte haben keine Duplikatverwaltung: Jede Zeile erstellt immer einen neuen Datensatz. Wenn Sie dieselbe Datei erneut importieren, entstehen Duplikate: Überlegen Sie gut, bevor Sie den Vorgang wiederholen.

Tipps für saubere Daten

Einige Vorsichtsmaßnahmen machen den Import zuverlässig und ersparen Ihnen mühsame Nachbereinigung:

• E-Mails normalisieren — sie sind der Anti-Duplikat-Schlüssel für Kontakte: eine E-Mail pro Zelle, ohne Leerzeichen, alles in Kleinbuchstaben. Unterschiedliche E-Mails = unterschiedliche Kontakte.
• Eindeutige Codes für Produkte/Dienstleistungen — wenn Sie aktualisieren statt duplizieren möchten, stellen Sie sicher, dass Produktcode und Servicecode vorhanden und konsistent zwischen Datei und dem sind, was bereits in Mokapen liegt.
• Konsistente Formate in jeder Spalte — mischen Sie nicht «10.03.2026» und «2026-03-10» in derselben Datumsspalte; verwenden Sie ein einheitliches Format. Gleiches für Beträge (vermeiden Sie «1.000,50» und «1000.5» zu mischen).
• Telefone mit internationaler Vorwahl — z. B. +49…: nützlich für Nachrichten und Integrationen und verhindert, dass Excel die Nummer als Ziffer behandelt und die führende Null entfernt. Setzen Sie die Spalte bei Bedarf auf Text.
• Auf führende Nullen achten — PLZ, Codes, USt-IdNr.: Excel neigt dazu, führende Nullen zu entfernen. Formatieren Sie diese Spalten als Text, bevor Sie sie ausfüllen.
• Versteckte Leerzeichen entfernen — Leerzeichen vor/nach dem Text (oder doppelte Leerzeichen) erzeugen falsche Nicht-Duplikate. Ein «Leerzeichen entfernen»-Durchlauf in Excel hilft.
• Beziehungsnamen vereinheitlichen — wenn Sie Kontakte per Name mit Unternehmen verknüpfen, schreiben Sie den Firmennamen immer gleich (z. B. immer «Acme GmbH», nicht mal «ACME» und mal «Acme GmbH & Co. KG»), sonst entstehen verschiedene Unternehmen.
• Kleinen Test durchführen — bevor Sie 5.000 Zeilen importieren, testen Sie mit 10-20 repräsentativen Zeilen: Sie prüfen Zuordnung, Formate und Duplikate, ohne das CRM zu gefährden.

Fortschritt und Importverlauf

Während des Imports zeigt der Ergebnisbildschirm Echtzeit-Zähler: Verarbeitet (gelesene Zeilen), Importiert (neue Datensätze), Aktualisiert (aktualisierte Duplikate), Übersprungen (unveränderte Duplikate) und Fehler.

Die Seite Importverlauf listet alle durchgeführten Importe mit den jeweiligen Summen. Beachten Sie zwei Dinge: Der Verlauf zeigt aggregierte Summen, keine zeilenweise Liste; und Zeilen ohne minimale Identitätsfelder (z. B. ein Kontakt ohne Vorname, Nachname oder E-Mail) werden still ignoriert, sie erscheinen daher möglicherweise nicht unter «Fehler». Wenn die Zahlen nicht stimmen, ist das meist die Ursache.

Exportieren

Der Export erzeugt stets eine Excel (.xlsx)-Datei und ist, wie erwähnt, dem Eigentümer vorbehalten. Sie können ihn von zwei Stellen aus starten:

• Von der Exportseite (Menü Importieren/Exportieren) — laden Sie mit einem Klick alle Datensätze eines Typs herunter.
• Aus Listen (Listenansicht, Kanban, Karten) — über Aktionen → Exportieren. In der Listenansicht exportieren Sie bei ausgewählten Zeilen nur diese; ohne Auswahl (oder in Kanban/Karten) exportieren Sie alle zugänglichen Datensätze.

Einige nützliche Details:

• Der Export enthält benutzerdefinierte Felder und zeigt Tags und Stakeholder in lesbarer Form (Namen/E-Mails durch Kommas getrennt).
• Angebote und Aufträge werden auf zwei Blättern exportiert: eines mit Dokumentköpfen und eines mit Artikelpositionen.
• Der Kontakt-Export fügt den verknüpften Firmennamen und Checklisten-Einträge hinzu.
• Er respektiert stets Berechtigungen und Datenschutz: Sie exportieren nur, was Sie auf dem Bildschirm sehen könnten.

Eine exportierte Datei ist auch eine hervorragende Vorlage: Exportieren Sie einige Datensätze eines Typs, prüfen Sie die verwendeten Überschriften und Formate und nutzen Sie diese Struktur für Ihre Importdatei.

Anwendungsfälle

• Erstinbetriebnahme — importieren Sie Kontaktbuch und Unternehmen aus dem alten System, dann die Produkt-/Dienstleistungsliste, und das CRM ist sofort einsatzbereit.
• Preislistenaktualisierung — importieren Sie Produkte mit «Ersetzen» und Produktcode als Schlüssel: Preise und Beschreibungen werden aktualisiert, ohne Duplikate zu erzeugen.
• Kontaktanreicherung — Sie haben bereits Kontakte und ergänzen fehlende Telefone/Felder mit «Einfügen wenn leer»: Sie vervollständigen Datensätze, ohne gute Daten zu überschreiben.
• Periodisches Backup — der Eigentümer exportiert Kontakte, Deals und Aufträge nach Excel für Archivierung oder externe Analyse.
• Individuelles Reporting — exportieren Sie gefilterte Daten aus einer Liste und verarbeiten Sie sie in Excel mit Pivot-Tabellen für Analysen, die in der Plattform nicht direkt verfügbar sind.

Häufige Probleme

• Import-Schaltfläche bleibt deaktiviert — Sie haben die Pflichtfelder nicht zugeordnet (Vorname/Nachname/E-Mail für Kontakte, Titel für die anderen). Vervollständigen Sie die Zuordnung.
• Nach dem Hochladen erscheint alles in einer Spalte — CSV mit nicht erkanntem Trennzeichen oder falscher Kodierung. Speichern Sie als «CSV UTF-8» oder verwenden Sie .xlsx.
• Akzente oder seltsame Zeichen fehlen — Kodierungsproblem: speichern Sie in UTF-8.
• Weniger Zeilen importiert als erwartet — Zeilen ohne minimale Identitätsfelder werden ignoriert; prüfen Sie, dass jede Zeile mindestens das Pflichtfeld hat.
• Ich habe Duplikate erstellt — vermutlich war «Duplikate verwalten» auf Überspringen, obwohl Sie aktualisieren wollten, oder der Schlüssel (E-Mail/Code/Name) stimmte nicht überein. Prüfen Sie Schlüssel und gewählte Option.
• Tags/Lieferanten/Gruppen nicht verknüpft — Sie haben das Spezialfeldformat nicht eingehalten (Trennzeichen «;», E-Mail für Benutzer, «t{id}» für Teams). Lesen Sie den gelben Hinweis unter der Spalte erneut.
• Datei zu groß — überschreitet 4 MB: in mehrere Dateien aufteilen und blockweise importieren.
• Ich sehe keine benutzerdefinierten Felder in der Zuordnung — sie erfordern einen Premium-Plan.

Häufig gestellte Fragen

F: Welche Dateien kann ich importieren?

A: Excel (.xlsx, .xls)- und CSV-Dateien, bis zu 4 MB. Die erste Zeile muss die Spaltenüberschriften enthalten.

F: Was kann ich importieren und exportieren?

A: Beim Import: Projekte, Aufgaben, Kontakte, Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen. Beim Export zusätzlich Deals, Angebote, Aufträge, Tickets, Termine und Buchungen. Deals, Angebote, Aufträge und Tickets können also exportiert, aber nicht importiert werden.

F: Wer kann importieren und exportieren?

A: Der Import steht Mitgliedern der Organisation offen; der Export ist dem Eigentümer vorbehalten.

F: Wie vermeide ich Duplikate?

A: Lassen Sie die Duplikatverwaltung aktiv und stellen Sie sicher, dass der Schlüssel ausgefüllt und konsistent ist: E-Mail für Kontakte, Name für Unternehmen, Code für Produkte und Dienstleistungen. Denken Sie daran, dass Aufgaben und Projekte keine Duplikatprüfung haben: Jede Zeile erstellt immer einen neuen Datensatz.

F: Was ist der Unterschied zwischen «Überspringen», «Einfügen wenn leer» und «Ersetzen»?

A: Überspringen lässt das Duplikat unverändert; Einfügen wenn leer füllt nur derzeit leere Felder; Ersetzen aktualisiert alle zugeordneten Felder. Die letzten beiden erfordern einen Premium-Plan.

F: Wie füge ich mehrere Werte in eine Zelle ein (Tags, Stakeholder…)?

A: Trennen Sie die Werte mit dem Semikolon (;). Für Stakeholder verwenden Sie die E-Mail des Benutzers oder den Teamcode «t{id}»; fehlende Tags, Gruppen und Lieferanten werden automatisch erstellt.

F: Warum wurden weniger Zeilen importiert als in der Datei?

A: Zeilen ohne minimale Identitätsfelder (für Kontakte: Vorname, Nachname oder E-Mail; für Unternehmen: der Name) werden ignoriert, ohne unter «Fehler» zu erscheinen. Prüfen Sie, dass jede Zeile mindestens das Pflichtfeld hat.

F: Excel zerstört Daten, führende Nullen und lange Nummern. Was tun?

A: Formatieren Sie kritische Spalten als Text (PLZ, Codes, USt-IdNr., Telefone), verwenden Sie ein einheitliches Datumsformat pro Spalte und fügen Sie als Werte ein, wenn Sie berechnete Spalten haben, bevor Sie speichern. Speichern Sie in UTF-8, um Akzente nicht zu verlieren.

F: Kann ich meine benutzerdefinierten Felder importieren?

A: Ja, mit einem Premium-Plan: Im Zuordnungsschritt erscheinen auch benutzerdefinierte Felder und Werte werden je nach Typ konvertiert (Daten, Währungen, Listen, Benutzer/Teams).

F: In welchem Format erhalte ich den Export?

A: Immer als Excel (.xlsx). Angebote und Aufträge kommen auf zwei Blättern (Köpfe + Artikelpositionen). Eine exportierte Datei ist auch eine hervorragende Vorlage für einen künftigen Import.

F: Ist der Import sofort abgeschlossen?

A: Er läuft im Hintergrund: Bei wenigen Datensätzen dauert es Sekunden, bei großen Dateien kann es einige Minuten dauern. Verfolgen Sie die Zähler auf dem Ergebnisbildschirm oder prüfen Sie den Importverlauf erneut.