Lernen sie mokapen

Felder

Die Felder sind das Datendictionary jedes Moduls: Name, Typ, Pflichtfeld, Standardwert und wer sie sehen oder bearbeiten darf. Hier erstellen Sie benutzerdefinierte Felder und passen vorhandene an. Der Mechanismus ist derselbe bei Kontakten, Unternehmen, Aufgaben, Projekten, Terminen, Chancen, Angeboten, Aufträgen, Produkten, Dienstleistungen und Tickets.

Dieser Leitfaden behandelt nur Felder. Zum Anordnen im Formular siehe Karte; zur Anzeige in der Tabelle siehe Liste & Spalten.

Änderungen gelten für die Organisation (für alle Mitglieder), nicht als persönliche Einstellungen.

Wozu sie dienen

• Standardisieren — dieselben Bezeichnungen und Typen für das ganze Team.
• Mokapen erweitern — Daten, die das Produkt standardmäßig nicht hat (Branche, Kundencode, Marge…).
• Steuern — Pflichtfeld, Standard, Sichtbarkeit und Bearbeitung nur für bestimmte Benutzer/Teams.
• Den Rest speisen — Karte, Liste, Filter, Import, Automatisierungen und (wo vorgesehen) Berichtsdiagramme.

Wo Sie sie finden

1. Organisationseinstellungen → Bereichs-Hub (Adressbuch, Aktivitäten, Vertrieb, Tickets, …).
2. Einstellungen der Entität (z. B. Kontakte) → Karte Felder.

Die Konfiguration erfolgt pro Entität. Mindestens die Rolle Mitglied ist erforderlich. Zum Erstellen eines benutzerdefinierten Feldes brauchen Sie einen Premium-Plan mit Benutzerdefinierten Feldern; Layout/bestehende Felder ändern erfordert einen geeigneten Premium-Plan. Prüfen Sie die Verfügbarkeit in Ihrem Plan.

Benutzerdefiniertes Feld erstellen

1. Feld hinzufügen → Modal Neues Feld.
2. Bezeichnung — sichtbarer Name.
3. Interner Titel — automatisch erzeugter Slug (Import, API, System).
4. Typ — Typ wählen (Liste unten). Oft nach dem Speichern nicht mehr änderbar.
5. Optionen des Typs (Dropdown-Menü, Einzel-/Mehrfachauswahl, …).
6. Dieses Feld ist erforderlich (optional).
7. Standard (optional) — Anfangswert auf neuen Karten.
8. Nur von Benutzern/Teams bearbeitbar und/oder Nur für Benutzer/Teams sichtbar (optional).
9. Speichern — danach das Feld in Karte und bei Bedarf in Liste & Spalten platzieren.

Feldtypen (einzeln)

Beim Erstellen wählen Sie einen dieser Typen. Für jeden: wozu er dient und wann Sie ihn nutzen.

Text

Kurzes einzeiliges Textfeld (Codes, kurze Titel, Referenzen). Ideal, wenn die Antwort frei, aber kurz ist. Wenn Werte sich wiederholen und filterbar sein sollen, bevorzugen Sie ein Dropdown-Menü.

Langer Text

Mehrzeiliger Textbereich für Notizen, Beschreibungen, Anweisungen. Nicht für strukturierte Daten (Status, Kategorien) verwenden: Filter und Berichte werden schwieriger.

Dropdown-Menü

Liste von Optionen, die Sie definieren (Option hinzufügen): der Benutzer wählt eine. Ideal für interne Status, Branchen, Stufen, Quellen. Ermöglicht konsistente Filter und Diagramme. Optionen vor dem Produktivbetrieb festlegen und doppelte Synonyme vermeiden.

Dropdown-Menü Mehrfachauswahl

Wie das Dropdown-Menü, aber es können mehrere Optionen gleichzeitig gewählt werden (z. B. Interessens-Tags, aktive Kanäle). Nützlich, wenn ein Datensatz mehreren Kategorien zugleich angehört.

Datum

Wählen Sie ein Datum (Fristen, Vertragsbeginn, Verkaufstermin). Bevorzugen Sie es gegenüber freiem Text, um nach Zeitraum zu sortieren und zu filtern.

Zeit

Uhrzeit oder Zeitwert (Slot, Rückrufzeit). Nutzen Sie ihn, wenn die Uhrzeit zählt, nicht nur der Tag (für den Tag Datum verwenden).

Zahl

Allgemeiner numerischer Wert (Menge, Punktzahl, Stück). Kein Währungsbetrag: für Geld verwenden Sie Betrag.

Betrag

Geldbetrag (Budget, Kosten, Marge in Währung). Für wirtschaftliche Werte gedacht; in Berichten und Listen verhält er sich als Geldmaß.

Prozent

Prozentwert (Wahrscheinlichkeit, Rabatt, Fortschritt). Besser als eine allgemeine Zahl, wenn die Bedeutung „von 100“ ist.

Umschalter

Ja/Nein-Schalter (aktiv/inaktiv). Ideal für binäre Flags: „VIP-Kunde“, „Zurückrufen“, „Abrechenbar“. Klarer als eine Checkbox, wenn die Aktion sofort on/off ist.

Checkbox

Checkbox für Bestätigungen oder boolesche Optionen („Datenschutz akzeptiert“, „Dokumente erhalten“). Ähnliche Bedeutung wie der Umschalter; wählen Sie den Stil, der zum Formular am besten passt.

Optionsfeld

Ausschließliche Wahl unter wenigen Optionen, die alle in einer Liste angezeigt werden (nicht in einem geschlossenen Menü). Nützlich bei 2–5 sehr sichtbaren Alternativen (z. B. Ja / Nein / Weiß nicht).

Benutzer

Wählen Sie einen Benutzer der Organisation (interner Ansprechpartner, Genehmiger, Spezialist). Anders als System-Stakeholder/Owner: es ist ein zusätzliches Feld, das Sie definieren.

Team

Wählen Sie ein Team der Organisation (zuständige Abteilung, Support-Zelle). Nützlich für Gruppenzuweisungen über den einzelnen Benutzer hinaus.

Hyperlink

Klickbare URL (Web-Produktseite, geteiltes Drive, externes Ticket). Besser als freier Text, wenn sie mit einem Klick geöffnet werden soll.

E-Mail

Zusätzliche E-Mail-Adresse (zertifizierte Mail, operative E-Mail, Alias). Nutzen Sie den eigenen Typ, damit Validierung und Nutzung in Flows konsistent bleiben – im Gegensatz zu generischem Text.

Telefon

Zusätzliche Telefonnummer (zweites Mobiltelefon, Zentrale). Dieselbe Logik wie bei E-Mail: eigener Typ, kein freier Text.

Adresse

Strukturierte Adresse (Zweitstandort, Lager, Baustelle). Bevorzugen Sie sie gegenüber einer einzelnen Textzeile, wenn Sie sie in Dokumenten oder Karten brauchen.

Länder der Welt

Auswahl aus einer Länderliste. Sie können Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl einstellen. Ideal für Zielmarkt, Versandland, geografisches Gebiet ohne manuelle Eingabe.

Verweis auf eine andere Entität

Verknüpfen Sie den Datensatz mit einer anderen Mokapen-Entität (z. B. auf einer Aufgabe ein Feld „Kunde“ vom Typ Kontakt). Beim Erstellen erscheint eine Option für jede Systementität (Aufgabe, Projekt, Kontakt, Unternehmen, Ticket, Buchung, Produkt, Dienstleistung, Chance, Angebot, Auftrag, Termin, Dokument, … je nach Aktivierung). Auch hier: Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl.

Nutzen Sie ihn, wenn die Beziehung strukturiert sein muss (nicht eine Notiz „siehe Mario“). So bleiben Filter, Verbindungen und Navigation zuverlässig.

Standardwert

Im Modal setzt das Feld Standard den Anfangswert beim Erstellen einer neuen Karte (soweit der Typ es zulässt).

• Wozu es dient — wiederholte Klicks reduzieren (Land = Italien, Interner Status = Neu, VIP-Umschalter = aus).
• Dropdown-Menü — der Standard sollte einer der bestehenden Optionen entsprechen.
• Zahl / Betrag / Prozent — geben Sie einen zum Typ passenden Zahlenwert ein.
• Text — Anfangszeichenkette (sparsam nutzen: kann Daten „verschmutzen“, wenn Benutzer sie nicht ändern).
• Erforderlich + Standard — die Karte ist bei diesem Feld bereits gültig; der Benutzer kann sie trotzdem ändern (bei Bearbeitungsrecht).
• Ersetzt nicht — die Regeln Sichtbar/Bearbeitbar: ein Standard macht das Feld nicht für jemanden sichtbar, der es nicht sehen darf.

Lassen Sie Standard leer, starten neue Karten ohne Wert in diesem Feld (außer bei Systemlogik der Entität).

Bedingte Sichtbarkeit und Bearbeitung (Benutzer / Teams)

Neben dem Pflichtfeld können Sie einschränken, wer sieht und wer bearbeitet das Feld. Es sind zwei getrennte Steuerungen im Modal:

• Nur für Benutzer/Teams sichtbar — Häkchen setzen, dann einen oder mehrere Benutzer und/oder Teams wählen. Nur sie sehen das Feld auf der Karte (und in Kontexten, die diese Regel beachten). Wer nicht auf der Liste steht, sieht es nicht.
• Nur von Benutzern/Teams bearbeitbar — dieselbe Logik, aber für die Bearbeitung: andere Benutzer können es sehen (wenn sichtbar), aber nicht ändern, oder gar nicht sehen, wenn Sie beide Einschränkungen kombinieren.

Wie sie kombiniert werden

• Nur Sichtbar eingeschränkt → Feld ist für andere verborgen; Listenmitglieder sehen und (sonst nichts anderes) bearbeiten es.
• Nur Bearbeitbar eingeschränkt → alle (mit Kartenzugriff) können es sehen; nur Ausgewählte bearbeiten es.
• Beide eingeschränkt → typisch für sensible Daten (Marge, rechtliche Notizen, internes Gehalt): wenige sehen es und dieselben (oder eine Teilmenge) bearbeiten es.
• Kein Häkchen → Feld offen für alle, die die Karte öffnen dürfen (unter Beachtung von Datenschutz/Stakeholdern der Entität).

Team vs Benutzer — Sie können mischen: z. B. Team „Vertrieb“ + ein namentlicher Admin. Wer dem Team beitritt oder es verlässt, erhält/verliert den Zugriff über die Teamzugehörigkeit.

Typische Fälle

• Marge % auf Chancen — sichtbar/bearbeitbar nur für das Senior-Vertriebsteam.
• HR-Notizen auf internen Kontakten — nur HR-Team.
• Feld „Lieferantenkosten“ auf Produkten — bearbeitbar durch Einkauf, auch für Vertrieb sichtbar als Nur-Lesen (Sichtbar breit, Bearbeitbar eng).

Achtung — verwechseln Sie diese Regeln nicht mit der Kartendatenschutz (Stakeholder) noch mit der Home-Anpassung: hier begrenzen Sie das einzelne Feld.

Pflichtfeld

Aktivieren Sie Dieses Feld ist erforderlich, wenn das Speichern der Karte einen Wert verlangen soll. Sparsam einsetzen: zu viele Pflichtfelder verlangsamen die Eingabe. Oft mit einem sinnvollen Standard kombinieren, damit schnelle Erstellungen nicht blockiert werden.

Bearbeiten, wiederherstellen, löschen

Klicken Sie auf den Feldnamen in der Tabelle.

• System — nicht bearbeitbar (oder kaum); nicht löschbar.
• Teilweise bearbeitbar — Bezeichnung/Pflichtfeld/usw.; Typ oft gesperrt.
• Benutzerdefiniert — Sie aktualisieren Optionen, Standard, Sichtbarkeit; Sie können Löschen.
• Wiederherstellen — bei manchen von der Org angepassten Standardfeldern zurück zum Mokapen-Standard dieses Feldes.

Praktische Tipps

• Arbeitsreihenfolge: Felder → Karte → Spalten (und bei Chancen/Aufgaben/Projekten Diagramme).
• Dropdown / Entität statt freiem Text, wenn Vergleichen und Filtern nötig sind.
• Stabile Bezeichnungen: häufiges Umbenennen verwirrt Team und gespeicherte Filter.
• Vor dem Löschen: Import, Automatisierungen, Berichte, Spalten.
• Sensible Daten: Sichtbar/Bearbeitbar nutzen, nicht nur auf „schaut niemand hin“ vertrauen.

Anwendungsfälle

• Branche + Umsatz auf Kontakten — Menü Branche + Betrag; Standard Branche leer; beides in Karte und Spalten.
• Tickets mit Schweregrad — Menü P1–P3 erforderlich, Standard P3.
• Reservierte Marge auf Chancen — Prozent oder Betrag mit Sichtbar und Bearbeitbar nur für Senior-Vertriebsteam.
• Aufgabe mit Kunde verknüpft — Entitätsfeld Kontakt (Einzelauswahl).
• Produkt: Link Lieferantenseite — Hyperlink + Textcode; für alle Sichtbar, nur Einkauf Bearbeitbar.
• Flag „Zurückrufen“ — Umschalter mit Standard aus; Spalte in der Kontaktliste.

Häufige Fragen

F: Ich habe das Feld erstellt, sehe es aber nicht auf der Karte.

A: Erstellen legt es nicht aufs Formular. Öffnen Sie Karte und ziehen Sie es in die Vorschau. Bei eingeschränkter Sichtbarkeit prüfen Sie, ob Sie unter den zulässigen Benutzern/Teams sind.

F: Gilt der Standard auch für bereits vorhandene Karten?

A: Nein: er betrifft typischerweise neue Karten. Bereits erstellte Datensätze behalten ihre Werte.

F: Verschwindet das Feld bei eingeschränkter Sichtbarkeit auch aus der Spaltenliste?

A: Sichtbarkeitsregeln schützen den Datenzugriff auf der Karte gemäß Feldkonfiguration. Für das Raster trotzdem Liste & Spalten nutzen; listen Sie keine Daten auf, die Sie vertraulich halten wollen.

F: Kann ich den Typ nach dem Speichern ändern?

A: Oft nein. Besser ein neues Feld des richtigen Typs erstellen.

F: Unterschied zwischen Sichtbar und Bearbeitbar?

A: Sichtbar = wer es sieht. Bearbeitbar = wer den Wert ändern kann. Zusammen für „Nur-Lesen“ oder „für alle außer… verborgen“.

F: Warum sehe ich Feld hinzufügen nicht?

A: Fehlender Premium-Plan mit Benutzerdefinierten Feldern oder unzureichende Berechtigungen.