Lernen sie mokapen

Sicherheit

Die Seite Sicherheit legt den Standard-Sichtbarkeitsmodus für Daten fest, die Ihre Organisation in Mokapen erstellt: Aufgaben, Projekte, Kontakte, Unternehmen, Opportunities, Tickets, Angebote, Bestellungen, Termine und andere Datensätze mit Mitarbeitern und Schloss-Symbol.

Es handelt sich weder um eine Passwortrichtlinie noch um Zwei-Faktor-Authentifizierung (diese bleiben im Persönlichen Profil jedes Benutzers). Hier entscheiden Sie, ob neue Daten für die gesamte Organisation sichtbar (Öffentlich) oder bereits auf eine kleine Gruppe beschränkt (Privat) starten – mit automatischen Regeln, wer als Mitarbeiter hinzugefügt wird.

Zur Verwaltung der Personen in der Organisation siehe den Leitfaden Benutzer und Teams; für Details zu den Berechtigungen jeder Rolle den Leitfaden Rollen und Berechtigungen.

Überblick

Mokapen unterscheidet zwei Sichtbarkeitsstufen bei jedem Datensatz:

• Öffentlich (offenes Schloss-Symbol) — alle Organisationsmitglieder mit Berechtigung für diesen Datentyp können den Datensatz öffnen.
• Privat (geschlossenes Schloss-Symbol) — nur der Eigentümer des Datensatzes, ausgewählte Mitarbeiter (Benutzer oder Teams) und Personen mit entsprechenden Admin-Berechtigungen können ihn sehen; andere finden ihn nicht in Listen, Filtern oder der Suche.

Die Seite Sicherheit setzt das Schloss nicht Datensatz für Datensatz: Sie legt das Standardverhalten bei der Erstellung fest und im privaten Modus, wer automatisch als Mitarbeiter hinzugefügt wird.

Grundregel (auch auf der Seite angezeigt): Der Sicherheitsmodus gilt nur für Daten, die nach der Einstellungsänderung gespeichert werden. Bestehende Datensätze werden nicht pauschal neu berechnet: Sie behalten die Sichtbarkeit und Mitarbeiter, die sie beim Speichern hatten.

Wo Sie es finden und wer Zugriff hat

Öffnen Sie das Menü Organisation (Gebäude-Symbol) → in der Seitenleiste unter dem Organisationsnamen wählen Sie Sicherheit.

Nur Organisations-Eigentümer sehen diesen Menüpunkt und können ihn ändern. Mitglieder, Benutzer und niedrigere Rollen haben keinen Zugriff auf die globale Sicherheitskonfiguration (sie können dennoch an einzelnen Datensätzen gemäß den unten beschriebenen Regeln arbeiten).

Nach jedem Speichern protokolliert Mokapen die Aktualisierung im Organisationsprotokoll.

Öffentlicher Modus

Mit Öffentlich ausgewählt startet jeder neue Datensatz mit Öffentlicher Sichtbarkeit: Alle Kollegen mit Berechtigung für diesen Bereich (z. B. Vertrieb, Adressbuch) sehen ihn, ohne als Mitarbeiter hinzugefügt zu werden.

Was Sie vor dem Speichern tun können — mit mindestens der Rolle Benutzer können Sie in der Erstellungsvorschau auf das Schloss-Symbol klicken und den Datensatz auf Privat setzen, dann Mitarbeiter manuell wählen. Nützlich für Einzelausnahmen (z. B. ein Kontakt nur für die Geschäftsführung), ohne die Einstellung für die gesamte Organisation zu ändern.

Beispiel — Organisation „Studio Alfa“ im öffentlichen Modus. Die Vertriebsmitarbeiterin Laura erstellt eine Opportunity: Sie erscheint bereits öffentlich, sichtbar für das gesamte Vertriebsteam. Vor dem Speichern kann Laura sie privat machen und nur den Manager und das Team „Direction“ hinzufügen, wenn es sich um einen strategischen Kunden handelt.

Im öffentlichen Modus erscheint das Feld Mitarbeiter standardmäßig nicht in Schnellerstellungs-Dialogen: Die Sichtbarkeit ist implizit „gesamte Organisation“, bis Sie den einzelnen Datensatz privat machen.

Privater Modus

Mit Privat ausgewählt startet jeder neue Datensatz bereits als Privat. Anfängliche Mitarbeiter sind nicht „die gesamte Organisation“, sondern die in den Einstellungen definierte Gruppe (siehe folgende Abschnitte).

Was Sie bei der Erstellung nicht tun können — wer kein Organisations-Eigentümer ist, kann einen neuen Datensatz nicht im Dialog auf Öffentlich setzen: Das Schloss-Symbol bleibt auf Privat. So verhindert man, dass ein operativer Benutzer die Sichtbarkeit versehentlich über die Unternehmensrichtlinie hinaus erweitert.

Was Sie danach tun können — Mitglieder (und höhere Rollen) können dennoch weitere Mitarbeiter am einzelnen Datensatz hinzufügen und erweitern, wer diese Daten sieht, ohne sie für alle öffentlich zu machen. Nur der Organisations-Eigentümer kann einen Datensatz von Privat auf Öffentlich zurücksetzen (Schloss-Symbol beim Bearbeiten).

Beispiel — Organisation „Consulenza Beta“ im privaten Modus. Marco (Benutzer) erstellt eine Aufgabe: Sie startet privat mit vorausgefüllten Mitarbeitern (Marco, sein Manager, der Team Master). Er kann das Schloss nicht entfernen, aber ein Mitglied kann bei Bedarf für diese Aktivität einen Kollegen aus dem Team Projekt X hinzufügen.

Automatische Mitarbeiter (Stakeholders)

Im privaten Modus erscheint unter der Wahl Öffentlich/Privat der Abschnitt Mitarbeiter mit drei Optionen (plus Sie, immer enthalten):

• Ich — immer aktiv: Wer die Daten erstellt, bleibt unter den Mitarbeitern und kann sie öffnen.
• Mein Manager — fügt den hierarchischen Vorgesetzten hinzu, der im Benutzerprofil des Erstellers hinterlegt ist (Feld Manager unter Benutzer und Teams).
• Meine Teams — fügt die Teams, denen der Ersteller angehört, als Mitarbeiter hinzu (nicht einzelne Kollegen nach Belieben: die Team-Gruppen).

Sie können die Kontrollkästchen kombinieren: nur Manager, nur Teams oder beides. Wenn Sie Manager und Teams abwählen, bleiben nur Sie plus der Team Master (nächster Abschnitt).

Praktisches Beispiel — Optionen: Ich + Mein Manager + Meine Teams. Sara ist im Team „Customer Care“ und ihr Manager ist Luca. Sara erstellt ein Ticket: anfängliche Mitarbeiter = Sara, Luca, Team Customer Care, Team Master. Ein Kollege aus einer anderen Abteilung sieht es nicht, bis er manuell hinzugefügt wird.

Hinweis — wenn ein Benutzer keinen Manager im Profil hat, fügt „Mein Manager“ niemanden hinzu. Gehört er keinem Team an, fügt „Meine Teams“ keine Gruppen hinzu. Halten Sie Benutzerprofile und Teams aktuell, bevor Sie den privaten Modus aktivieren.

Team Master

Der Team Master ist ein spezielles Team, das Mokapen für die Organisationssicherheit erstellt. Die Mitglieder, die Sie auf der Seite Sicherheit auswählen, bilden diese Gruppe und werden immer als Mitarbeiter hinzugefügt bei jedem neuen Datensatz im privaten Modus — auch wenn der Ersteller sie nicht kennt oder nicht manuell auswählt.

Typischerweise gehören dazu: der Eigentümer, interne IT, der DSB oder ein Compliance-Verantwortlicher, der übergreifende Sicht auf sensible Daten benötigt.

Bei Erstellung und Bearbeitung — der Team Master erscheint als Badge mit Kronen-Symbol. Der Organisations-Eigentümer kann ihn bei einem einzelnen Datensatz entfernen (mit Warnung), wenn er für diesen Fall nicht benötigt wird; andere Rollen sehen ihn, können ihn aber nicht aus der globalen Richtlinie entfernen.

Benachrichtigungen — beim Hinzufügen zum Team Master sendet Mokapen eine In-App-Benachrichtigung (und E-Mail gemäß Einstellungen), wie beim Beitritt zu einem normalen Team.

Beispiel — Team Master: Anna (Eigentümerin) und Paolo (IT). Jeder neue private Kontakt, den ein Vertriebsmitarbeiter erstellt, ist auch für Anna und Paolo sichtbar, zusätzlich zum Vertriebsmitarbeiter und den in den Optionen gewählten automatischen Mitarbeitern.

Was passiert beim Wechsel des Modus

Die Änderung gilt ab dem Moment des Speicherns. Denken Sie an zwei Datenmengen: bereits gespeichert und neu zu speichern.

Von Öffentlich zu Privat (z. B. heute)

• Bestehende Datensätze — bleiben unverändert. Ein gestern erstellter öffentlicher Kontakt bleibt öffentlich; eine bereits private Aufgabe bleibt privat mit ihren Mitarbeitern. Keine automatische Migration.
• Ab jetzt erstellte Datensätze — folgen dem privaten Modus: geschlossenes Schloss standardmäßig, automatische Mitarbeiter + Team Master.
• Team Master — Mokapen erstellt das Team (falls es nicht existierte) und speichert die gewählten Mitglieder. Mindestens eines ist Pflicht: Das Feld ist im privaten Modus erforderlich.
• Erstellungsdialoge — unmittelbar nach dem Speichern erscheinen das vorausgefüllte Feld Mitarbeiter und das Team-Master-Badge; für Nicht-Org-Eigentümer ist das Schloss Privat nicht änderbar.

Szenario „ab heute privat“ — Montagmorgen aktiviert der Eigentümer Privat mit Ich + Manager + Team Master (er selbst und Compliance). Montagnachmittag erstellt ein Vertriebsmitarbeiter ein Unternehmen: Es startet privat, sichtbar für ihn, seinen Manager und den Team Master. Die 2.000 Unternehmen bereits im Adressbuch bleiben öffentlich, bis Sie sie einzeln ändern (oder mit Massenwerkzeugen, wo verfügbar). Wenn auch der Bestand privat werden soll, planen Sie ein Projekt zur Überprüfung von Mitarbeitern / Sichtbarkeit bei bestehenden Datensätzen: Das passiert nicht von allein.

Von Privat zu Öffentlich

• Bestehende Datensätze — erneut unverändert. Eine private Opportunity mit drei Mitarbeitern bleibt privat.
• Neue Datensätze — starten als Öffentlich; wer die Rolle Benutzer oder höher hat, kann wieder Privat am einzelnen Datensatz vor dem Speichern setzen.
• Team Master — das spezielle Team wird aus der Organisation entfernt (Zugriff und Mitgliedschaft). Ältere Datensätze, die ihn unter den Mitarbeitern hatten, können ihn weiter als Referenz anzeigen, bis Sie die Mitarbeiter aktualisieren.
• Stakeholder-Einstellungen — die Kontrollkästchen Manager/Teams gelten nicht mehr für neue Daten.

Szenario „zurück zu öffentlich“ — Nach einem vertraulichen Projekt wechselt die Org zurück zu Öffentlich. Private Projekte aus der Phase bleiben privat; ab morgen erstellte Aufgaben sind standardmäßig öffentlich. Der Team Master verschwindet: Wer nur für die Aufsicht dort war, muss manuell hinzugefügt werden, wo nötig, oder Sie richten eine andere Richtlinie ein.

Sichtbarkeit und Mitarbeiter am einzelnen Datensatz

Neben der globalen Richtlinie hat jeder Datensatz:

• Sichtbarkeits-Symbol (Schloss) — Öffentlich oder Privat für diesen Datensatz.
• Eigentümer — Verantwortlicher für die Daten; fast immer unter den tatsächlichen Mitarbeitern.
• Mitarbeiter — Benutzer und/oder Teams, die einen privaten Datensatz öffnen können.

In einer Öffentlichen Organisation benötigt ein öffentlicher Datensatz keine Mitarbeiter: Alle sehen ihn. Machen Sie ihn privat, müssen Sie angeben, wer Zugriff hat.

In einer Privaten Organisation starten neue Datensätze privat mit voreingestellten Mitarbeitern; Mitglieder und höhere Rollen können die Liste beim Bearbeiten erweitern. Benutzer mit niedrigerer Rolle sehen Mitarbeiter schreibgeschützt.

In gespeicherten Filtern ist das Sichtbarkeitsfeld in einer privaten Organisation nur für Eigentümer verfügbar; Mitarbeiter können von Mitgliedern und höheren Rollen gefiltert werden.

Wer was ändern kann (nach Rolle)

• Organisations-Eigentümer — konfiguriert Sicherheit; kann an jedem Datensatz Öffentlich ↔ Privat wechseln; verwaltet Team Master am einzelnen Datensatz; sieht Sichtbarkeitsfilter.
• Mitglied — öffnet die Seite Sicherheit nicht; kann bei privaten Datensätzen Mitarbeiter bearbeiten (hinzufügen/entfernen, mit Team-Master-Einschränkungen für Nicht-Eigentümer).
• Benutzer / Eingeschränkter Benutzer — erstellt Daten gemäß Richtlinie; in privater Org kann Öffentlich nicht freigeschaltet werden; Mitarbeiter schreibgeschützt bei privaten Datensätzen.
• Gast — verwaltet keine Org-Sicherheit; arbeitet nur an Geteiltem (z. B. zugewiesene Projekte).

Anwendungsbeispiele

• Anwaltskanzlei — Privat + Team Master (Senior-Partner). Jeder neue Kundenkontakt startet sichtbar nur für den Ersteller, seinen Manager, seine Teams und die Partner. Referendare in anderen Teams sehen nicht versehentlich fremde Mandanten.
• Kreativagentur — Öffentlich, mit manuellen Ausnahmen. Projekte und Aufgaben sind offen; vor dem Speichern eines Angebots für eine geheime Marke setzt der Account Manager den Datensatz auf Privat und fügt nur das Team „Direction“ hinzu.
• DSGVO-Umstellung — Von Öffentlich zu Privat an einem vereinbarten Datum. Interne Kommunikation: „Ab 1. März sind neue Daten privat; der Bestand muss geprüft werden.“ Team Master = Datenschutz-Verantwortlicher + IT.
• Manager immer im Bilde — Privat mit „Mein Manager“ aktiviert. Jede neue Opportunity ist für den Vertriebsverantwortlichen des Erstellers sichtbar, ohne ihn jedes Mal manuell hinzuzufügen.
• Temporäres vertrauliches Projekt — Org bleibt Öffentlich; der PM macht das einzelne Projekt privat und fügt das Entwicklungsteam hinzu. Am Ende archiviert er das Projekt, ohne die globale Richtlinie zu ändern.

Verwandte Leitfäden

• Benutzer und Teams — Manager, Teams, Organisationsrollen.
• Rollen und Berechtigungen — was Gast, Benutzer, Mitglied und Eigentümer tun können.
• Organisationen und Zugriff — Trennung zwischen verschiedenen Organisationen.
• Automatisierungen — Flow-Eigentümer und Berechtigungen zur Laufzeit.

Häufig gestellte Fragen

F: Wenn ich heute auf Privat wechsle, werden die Daten von gestern privat?

A: Nein. Nur Daten, die nach der Änderung gespeichert werden, folgen dem neuen Modus. Der Bestand muss bei Bedarf explizit aktualisiert werden.

F: Kann ein Benutzer in einer privaten Organisation öffentliche Daten erstellen?

A: Nein bei der Erstellung. Nur der Organisations-Eigentümer kann Öffentlich am einzelnen Datensatz setzen (bei Erstellung oder Bearbeitung).

F: Kann ich eine private Organisation, aber einen öffentlichen Datensatz haben?

A: Ja, wenn der Org-Eigentümer das Schloss für diesen Datensatz auf Öffentlich setzt. Das ist die beabsichtigte Ausnahme von der Standardregel.

F: Was passiert mit dem Team Master, wenn ich zurück zu Öffentlich wechsle?

A: Das Team wird aus der Organisation entfernt. Neue Daten werden es nicht mehr enthalten. Alte private Datensätze können es weiter unter den Mitarbeitern auflisten, bis Sie sie bearbeiten.

F: Fügt „Meine Teams“ einzelne Personen oder das ganze Team hinzu?

A: Es fügt die Teams hinzu, denen Sie angehören, als Mitarbeiter (Gruppensichtbarkeit). Kollegen sehen die Daten, wenn sie zu diesem Team gehören oder einzeln hinzugefügt werden.

F: Wo konfiguriere ich Passwort und 2FA für die gesamte Organisation?

A: Nicht auf dieser Seite. Jeder Benutzer verwaltet sein eigenes Passwort und die Zwei-Faktor-Authentifizierung unter Profil → Sicherheit. Hier geht es nur um die Sichtbarkeit von CRM-Daten.