Mokapen Rehberi

Güvenlik

The Güvenlik sayfa şunları tanımlar: varsayılan görünürlük modu kuruluşunuzun Mokapen'de oluşturduğu veriler için: görevler, projeler, kişiler, şirketler, fırsatlar, biletler, fiyat teklifleri, siparişler, randevular ve destekleyici diğer kayıtlar İşbirlikçiler ve kilit simgesi.

Bu bir şifre politikası veya iki faktörlü kimlik doğrulama değildir (bunlar her kullanıcının kendi hafızasında kalır). Kişisel Profil). Burada olup olmadığına siz karar verin yeni veriler tüm kuruluş tarafından görünür olmaya başlar (Halk) veya zaten küçük bir grupla sınırlı (Özel), kimlerin ortak çalışan olarak ekleneceğine ilişkin otomatik kurallarla.

Kuruluşta kimin çalıştığını yönetmek için bkz. Kullanıcılar ve Ekipler kılavuzu; Her rolün izinlerine ilişkin ayrıntılar için bkz. Roller ve izinler kılavuzu.

Genel Bakış

Mokapen her kayıtta iki görünürlük seviyesi belirler:

• Halk (kilit simgesini aç) — bu tür verileri görüntüleme iznine sahip tüm kuruluş üyeleri kaydı açabilir.
• Özel (kapalı kilit simgesi) — yalnızca kayıt Mal sahibi, seçilmiş İşbirlikçiler (kullanıcılar veya ekipler) ve uygun yönetici izinlerine sahip kişiler bunu görebilir; diğerleri onu listelerde, filtrelerde veya aramada bulamaz.

Güvenlik sayfası kilidi her kayıt için tek tek ayarlamaz: oluşturma sırasındaki varsayılan davranış ve özel modda kimlerin otomatik olarak ortak çalışan olarak ekleneceği.

Anahtar kural (ayrıca sayfada gösterilir): Güvenlik modu geçerlidir yalnızca ayarı değiştirdikten sonra kaydedilen verilere. Mevcut kayıtlar toplu olarak yeniden hesaplanmadı: Kaydedildiğinde sahip oldukları görünürlüğü ve ortak çalışanları korurlar.

Nerede bulunur ve ona kim erişebilir?

Aç Organizasyon menü (bina simgesi) → kenar çubuğunda kuruluş adının altında Güvenlik.

Yalnızca kuruluş Sahipleri bu menü öğesini görebilir ve değiştirebilirsiniz. Üyeler, Kullanıcılar ve alt roller genel güvenlik ayarlarına erişemez (aşağıda açıklanan kurallara göre bireysel kayıtlar üzerinde çalışmaya devam edebilirler).

Her kaydetmeden sonra Mokapen, güncellemeyi kuruluşun etkinlik günlüğüne kaydeder.

Herkese açık mod

İle Halk seçilmiş, her yeni kayıt şununla başlar: Halk görünürlük: bu alanı kullanma yetkisine sahip tüm çalışanlar (ör. Satış, İlgili Kişiler) ortak çalışan olarak eklenmeden bu alanı görebilir.

Kaydetmeden önce yapabilecekleriniz - eğer en azından Kullanıcı oluşturma önizlemesinde kilit simgesine tıklayıp kaydı şu şekilde değiştirebilirsiniz: Özel, ardından ortak çalışanları manuel olarak seçin. Bu, tüm kuruluş için ayarı değiştirmeden, tek seferlik istisnalar (örneğin yönetici için ayrılmış bir kişi) için kullanışlıdır.

Örnek — Herkese açık modda "Studio Alfa" organizasyonu. Satış temsilcisi Laura bir fırsat yaratıyor: Bu zaten herkese açık ve tüm satış ekibi tarafından görülebilen bir fırsat. Kaydetmeden önce bunu özel hale getirebilir ve stratejik bir müşteriyse yalnızca yöneticiyi ve "Yön" ekibini ekleyebilir.

Genel modda, İşbirlikçiler alanı, hızlı oluşturma iletişim kutularında varsayılan olarak görünmez: siz söz konusu bireysel kaydı özel hale getirene kadar görünürlük, dolaylı olarak "tüm organizasyondur".

Özel mod

İle Özel seçilmiş, her yeni kayıt şu şekilde başlar: Özel. İlk ortak çalışanlar "kurumun tamamı" değil, ayarlarda tanımlanan gruptur (aşağıdaki bölümlere bakın).

Yaratılışta yapamayacağınız şey — kuruluş sahibi olmayan herkes yapamamak iletişim kutusundan Genel olarak yeni bir kayıt ayarlayın: kilit simgesi Özel olarak kalır. Bu, operasyonel bir kullanıcının görünürlüğü yanlışlıkla şirket politikasının ötesine genişletmesini önler.

Daha sonra ne yapabilirsiniz? — Üyeler (ve daha yüksek roller) hâlâ başka ortak çalışanlar ekleyin Bireysel kayıtta, bu verileri herkes için kamuya açık hale getirmeden kimlerin görebileceği genişletiliyor. Yalnızca kuruluş sahibi bir kaydı Özel'den Genel'e değiştirebilir (düzenlerken kilit simgesi).

Örnek — Özel modda "Consulenza Beta" organizasyonu. Marco (Kullanıcı) bir görev oluşturur: önceden doldurulmuş ortak çalışanlarla (Marco, menajeri, Takım Ustası) özel olarak başlar. Kilidi kaldıramaz ancak bir Üye, söz konusu aktivite için gerekiyorsa Proje X ekibinden bir meslektaşını ekleyebilir.

Otomatik işbirlikçiler (Paydaşlar)

Özel modda, Genel/Özel seçiminin altında, İşbirlikçiler bölümü üç seçenekle görüntülenir (artı siz, her zaman dahil olursunuz):

• Ben — her zaman aktif: Veriyi kim oluşturursa, ortak çalışanlar arasında kalır ve onu açabilir.
• yöneticim — yaratıcının kullanıcı profilinde ayarlanan hiyerarşik yöneticiyi ekler (Kullanıcılar ve Ekipler'deki Yönetici alanı).
• Takımlarım - şunu ekler yaratıcının ait olduğu ekipler işbirlikçi olarak (rastgele bireysel meslektaşlar değil: ekip grupları).

Onay kutularını birleştirebilirsiniz: yalnızca yönetici, yalnızca ekipler veya her ikisi. Yönetici ve takımların işaretini kaldırırsanız yalnızca Sen artı Takım Ustası kalır (sonraki bölüm).

Pratik örnek — Seçenekler: Ben + Yöneticim + Ekiplerim. Sara "Müşteri Hizmetleri" ekibindedir ve menajeri Luca'dır. Sara bir destek bildirimi oluşturur: ilk ortak çalışanlar = Sara, Luca, Müşteri Hizmetleri ekibi, Ekip Yöneticisi. Başka bir departmandan bir iş arkadaşı, manuel olarak eklenene kadar bunu görmez.

Not — Bir kullanıcının profilinde belirlenmiş bir yönetici yoksa "Yöneticim" onay kutusu kimseyi eklemez. Hiçbir ekibe ait değilse "Ekiplerim" hiçbir grup eklemez. Özel modu etkinleştirmeden önce kullanıcı profillerini ve ekipleri güncel tutun.

Takım Ustası

The Takım Ustası Mokapen'in kurum güvenliği için oluşturduğu özel bir ekiptir. Güvenlik sayfasında seçtiğiniz üyeler bu grubu oluşturur ve her zaman ortak çalışan olarak eklendi Özel modda oluşturulan her yeni kayıtta, oluşturucu bunları bilmese veya manuel olarak seçmese bile.

Tipik olarak şunları dahil edersiniz: Sahip, dahili BT, DPO veya hassas veriler üzerinde çapraz görünürlüğe ihtiyaç duyan bir uyumluluk lideri.

Kayıtları oluştururken ve düzenlerken — Takım Ustası, taç simgeli bir rozet olarak görünür. Kuruluş Sahibi, söz konusu özel durum için gerekli değilse, bunu tek bir kayıttan (bir uyarıyla) kaldırabilir; diğer roller bunu görüyor ancak küresel politikadan çıkaramıyor.

Bildirimler — Birisi Takım Yöneticisine eklendiğinde Mokapen, normal bir takıma katılırken olduğu gibi uygulama içi bir bildirim (ve tercihlere göre e-posta) gönderir.

Örnek — Takım Ustası: Anna (Sahip) ve Paolo (IT). Bir satış temsilcisi tarafından oluşturulan her yeni özel iletişim kişisi, satış temsilcisi ve seçeneklerde seçilen otomatik ortak çalışanların yanı sıra Anna ve Paolo tarafından da görülebilir.

Modları değiştirdiğinizde ne olur?

Değişiklik önemli kaydettiğiniz andan itibaren. İki veri kümesini düşünün: zaten kaydedildi Ve kaydedilecek yeni.

Kamudan Özele (örneğin bugün)

• Mevcut kayıtlar - oldukları gibi kal. Dün oluşturulan bir genel iletişim, herkese açık olarak kalır; Zaten özel olan bir görev, işbirlikçileri arasında özel kalır. Otomatik geçiş yok.
• Şu andan itibaren oluşturulan kayıtlar — Özel modu takip edin: varsayılan olarak kapalı kilit, otomatik ortak çalışanlar + Ekip Yöneticisi.
• Takım Ustası — Mokapen ekibi (eğer mevcut değilse) oluşturur ve seçtiğiniz üyeleri kaydeder. En az bir tanesi gereklidir: Bu alan Özel modda zorunludur.
• Oluşturma diyalogları — kaydetmenin hemen ardından, önceden doldurulmuş Ortak Çalışanlar alanı ve Ekip Ustası rozeti görünür; Kuruluş Sahibi olmayan kişiler için Özel kilit değiştirilemez.

"Bugünden itibaren özele geçiş" senaryosu — Pazartesi sabahı Sahip, Benimle Özel + Yönetici + Ekip Yöneticisini (kendileri ve uyumluluk) etkinleştirir. Pazartesi öğleden sonra bir satış temsilcisi bir şirket kurar: özel olarak başlar, kendileri, yöneticileri ve Takım Lideri tarafından görülebilir. Zaten rehberde bulunan 2.000 şirket halka açık kal bunları tek tek değiştirene kadar (veya varsa toplu araçlarla). Ayrıca geçmiş verileri özel hale getirmeniz gerekiyorsa, ortak çalışanları/mevcut kayıtlardaki görünürlüğü incelemek için bir proje planlayın: bu kendi başına gerçekleşmez.

Özelden Kamuya

• Mevcut kayıtlar - bir kez daha değişmedi. Üç ortak çalışanla yapılan özel bir anlaşma gizli kalır.
• Yeni kayıtlar - olarak başla Halk; Kullanıcı rolüne veya daha yüksek bir role sahip olan herkes, tekrar kaydetmeden önce bireysel kaydı Özel olarak ayarlayabilir.
• Takım Ustası - özel ekip kaldırıldı kuruluştan (erişim ve üyelik). Ortak çalışanlar arasında bulunan eski kayıtlar, siz ortak çalışanları güncelleyene kadar onu referans olarak göstermeye devam edebilir.
• Paydaş ayarları — yönetici/ekip onay kutuları artık yeni veriler için geçerli değil.

"Kamuoyuna geri dönüyoruz" senaryosu — Gizli bir projenin ardından kuruluş, Herkese Açık'a geri döner. O döneme ait özel projeler özel kalıyor; Yarından itibaren oluşturulan görevler varsayılan olarak herkese açık olacaktır. Ekip Yöneticisi kaybolur: yalnızca gözetim için orada bulunan kişilerin gerektiğinde manuel olarak eklenmesi gerekir, aksi takdirde farklı bir politika oluşturabilirsiniz.

Bireysel kayıtlarda görünürlük ve ortak çalışanlar

Küresel politikanın ötesinde, her kayıtta şunlar bulunur:

• Görünürlük simgesi (kilit) — Söz konusu kayıt için Genel veya Özel.
• Mal sahibi — verilerden sorumlu kişi; neredeyse her zaman gerçek işbirlikçiler arasında.
• İşbirlikçiler — özel bir kaydı açabilen kullanıcılar ve/veya ekipler.

bir Halk Bir kuruluşta, kamuya açık bir kayıt işbirlikçi gerektirmez: herkes görebilir. Özel yaparsanız kimin erişime sahip olduğunu belirtmeniz gerekir.

bir Özel organizasyon, yeni kayıtlar önceden belirlenmiş ortak çalışanlarla özel olarak başlar; Üyeler ve daha yüksek roller, düzenleme sırasında listeyi genişletebilir. Daha düşük rollere sahip kullanıcılar, ortak çalışanları salt okunur modda görür.

İçinde kayıtlı filtrelerözel bir kuruluştaki görünürlük alanı yalnızca Sahipler tarafından kullanılabilir; ortak çalışanlar Üyelere ve daha yüksek rollere göre filtrelenebilir.

Kim neyi değiştirebilir (role göre)

• Organizasyon Sahibi — Güvenliği yapılandırır; herhangi bir kayıtta Genel ↔ Özel arasında geçiş yapılabilir; Bireysel kayıtlarda Team Master'ı yönetir; görünürlük filtrelerini görür.
• Üye — Güvenlik sayfası açılamıyor; özel kayıtlarda ortak çalışanlar düzenlenebilir (ekleme/kaldırma, sahip olmayanlar için Ekip Yöneticisi kısıtlamalarına tabidir).
• Kullanıcı / Sınırlı Kullanıcı — politikaya göre veri oluşturur; özel bir kuruluşta Herkese Açık'ın kilidi açılamaz; ortak çalışanlar özel kayıtlarda salt okunurdur.
• Misafir — kuruluş güvenliğini yönetmez; yalnızca paylaşılanlar üzerinde çalışır (ör. atanmış projeler).

Uygulama örnekleri

• Hukuk firması — Özel + Takım Ustası (kıdemli ortaklar). Her yeni müşteri kişisi yalnızca yaratıcıya, yöneticilerine, ekiplerine ve iş ortaklarına görünür olmaya başlar. Diğer ekiplerdeki çalışanlar kazara başkalarının müşterilerini görmezler.
• Yaratıcı ajans — Herkese açık, manuel istisnalar dışında. Projeler ve görevler açıktır; Hesap yöneticisi, gizli bir marka için fiyat teklifini kaydetmeden önce kaydı Özel olarak değiştirir ve yalnızca "Yön" ekibini ekler.
• GDPR geçişi — Kararlaştırılan bir tarihte Kamudan Özele. Dahili iletişim: "1 Mart'tan itibaren yeni veriler gizlidir; geçmiş veriler gözden geçirilmelidir." Ekip Yöneticisi = gizlilik lideri + BT.
• Yönetici her zaman döngüde — "Yöneticim" işaretliyken özel. Her yeni anlaşma, yaratıcının satış müdürü tarafından her seferinde manuel olarak eklenmesine gerek kalmadan görülebilir.
• Geçici gizli proje — Kuruluş Herkese Açık kalır; Başbakan tek projeyi özel hale getirir ve geliştirme ekibini ekler. Bittiğinde global politikayı değiştirmeden projeyi arşivlerler.

İlgili kılavuzlar

• Kullanıcılar ve Ekipler — yöneticiler, ekipler, organizasyon rolleri.
• Roller ve izinler — Misafir, Kullanıcı, Üye ve Sahibin yapabilecekleri.
• Organizasyonlar ve erişim — farklı kuruluşlar arasındaki izolasyon.
• Otomasyonlar — çalışma zamanında akış Sahibi ve izinler.

Sık sorulan sorular

S: Bugün Özel'e geçersem dünün verileri gizli hale gelir mi?

A: HAYIR. Yalnızca veriler kaydedildi sonrasında değişiklik yeni modu takip eder. Gerektiğinde geçmiş veriler açıkça güncellenmelidir.

S: Bir Kullanıcı, Özel bir kuruluşta genel veriler oluşturabilir mi?

A: HAYIR yaratılışta. Yalnızca kuruluş Sahibi, bireysel bir kayıtta (oluşturma veya düzenleme sırasında) Genel ayarını yapabilir.

S: Özel bir kuruluşa sahip olabilir miyim, ancak kamuya açık bir kaydım olabilir mi?

A: EvetKuruluş Sahibi bu kayıt için kilidi Genel olarak ayarlarsa. Varsayılan kuralın amaçlanan istisnasıdır.

S: Herkese Açık'a geri dönersem Takım Yöneticisine ne olur?

C: Ekip kaldırıldı organizasyondan. Yeni veriler artık bunu içermeyecek. Eski özel kayıtlar, siz onları düzenleyene kadar ortak çalışanlar arasında listelenmeye devam edebilir.

S: "Ekiplerim" bireysel kişileri mi yoksa tüm ekibi mi ekliyor?

C: Şunu ekler: takımlar ortak çalışan olarak ait olduğunuz (grup görünürlüğü). İş arkadaşları, verileri o ekibe aitlerse veya tek tek eklenmişlerse görürler.

S: Tüm kuruluş için şifreyi ve 2FA'yı nerede yapılandırabilirim?

C: Bu sayfada değil. Her kullanıcı kendi şifresini ve iki faktörlü kimlik doğrulamasını şuradan yönetir: Profil → Güvenlik. Bu sayfa yalnızca CRM veri görünürlüğü.