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Sécurité

La page Sécurité définit le mode de visibilité par défaut des données que votre organisation crée dans Mokapen : tâches, projets, contacts, entreprises, opportunités, tickets, devis, commandes, rendez-vous et autres fiches qui prennent en charge les Collaborateurs et l'icône cadenas.

Il ne s'agit ni d'une politique de mot de passe ni de l'authentification à deux facteurs (celles-ci restent dans le Profil personnel de chaque utilisateur). Ici, vous décidez si les nouvelles données sont visibles par toute l'organisation (Publique) ou déjà réservées à un groupe restreint (Privée), avec des règles automatiques sur qui est ajouté parmi les collaborateurs.

Pour gérer qui travaille dans l'organisation, consultez le guide Utilisateurs et équipes ; pour le détail des permissions de chaque rôle, le guide Rôles et permissions.

Vue d'ensemble

Mokapen distingue deux niveaux de visibilité sur chaque fiche :

• Publique (icône cadenas ouvert) — tous les membres de l'organisation autorisés à voir ce type de donnée peuvent ouvrir la fiche.
• Privée (icône cadenas fermé) — seuls le Propriétaire de la fiche, les Collaborateurs choisis (utilisateurs ou équipes) et les personnes disposant de permissions administratives adéquates peuvent la voir ; les autres ne la trouvent pas dans les listes, filtres ou recherches.

La page Sécurité ne définit pas le cadenas fiche par fiche : elle fixe le comportement par défaut à la création et, en mode privé, qui est ajouté automatiquement comme collaborateur.

Règle fondamentale (également affichée sur la page) : le mode Sécurité s'applique uniquement aux données enregistrées après le changement de paramètre. Les fiches déjà existantes ne sont pas recalculées en masse : elles conservent la visibilité et les collaborateurs qu'elles avaient au moment de l'enregistrement.

Où la trouver et qui y a accès

Ouvrez le menu Organisation (icône bâtiment) → dans le menu latéral, sous le nom de l'organisation, choisissez Sécurité.

Seuls les Propriétaires de l'organisation voient cette entrée et peuvent la modifier. Les Membres, Utilisateurs et rôles inférieurs n'accèdent pas à la configuration globale de sécurité (ils peuvent toutefois travailler sur les données individuelles selon les règles décrites ci-dessous).

Après chaque enregistrement, Mokapen consigne la mise à jour dans le journal de l'organisation.

Mode Publique

Avec Publique sélectionnée, chaque nouvelle fiche naît avec une visibilité Publique : tous les collègues autorisés à utiliser cette zone (ex. Ventes, Carnet d'adresses) la voient sans avoir à être ajoutés comme collaborateurs.

Ce que vous pouvez faire avant d'enregistrer — si vous avez au moins le rôle Utilisateur, dans l'aperçu de création vous pouvez cliquer sur l'icône cadenas et passer la fiche en Privée, puis choisir manuellement les collaborateurs. Utile pour des exceptions ponctuelles (ex. un contact réservé au directeur) sans modifier le paramètre de toute l'organisation.

Exemple — Organisation « Studio Alfa » en mode Publique. La commerciale Laura crée une opportunité : elle apparaît déjà publique, visible par toute l'équipe commerciale. Avant d'enregistrer, elle peut la rendre privée et n'ajouter que le manager et l'équipe « Direction » s'il s'agit d'un client stratégique.

En mode Publique, le champ Collaborateurs n'apparaît pas par défaut dans les fenêtres de création rapide : la visibilité est implicitement « toute l'organisation » tant que vous ne rendez pas privée la fiche individuelle.

Mode Privée

Avec Privée sélectionnée, chaque nouvelle fiche naît déjà Privée. Les collaborateurs initiaux ne sont pas « toute l'organisation » mais le groupe défini dans les paramètres (voir sections suivantes).

Ce que vous ne pouvez pas faire à la création — quiconque n'est pas Propriétaire de l'organisation ne peut pas définir la nouvelle fiche comme Publique depuis la fenêtre : l'icône cadenas reste sur Privée. Cela évite qu'un utilisateur opérationnel élargisse par erreur la visibilité au-delà de la politique de l'entreprise.

Ce que vous pouvez faire ensuite — les Membres (et rôles supérieurs) peuvent tout de même ajouter d'autres collaborateurs sur la fiche individuelle, élargissant qui voit cette donnée sans la rendre publique pour tous. Seul le Propriétaire de l'organisation peut repasser une fiche de Privée à Publique (icône cadenas en modification).

Exemple — Organisation « Consulenza Beta » en mode Privée. Marco (Utilisateur) crée une tâche : elle naît privée avec des collaborateurs préremplis (Marco, son manager, le Team Master). Il ne peut pas retirer le cadenas, mais un Membre peut ajouter un collègue de l'équipe Projet X si nécessaire pour cette activité.

Collaborateurs automatiques (Stakeholders)

En mode Privée, sous le choix Publique/Privée, apparaît la section Collaborateurs avec trois options (en plus de vous, toujours inclus) :

• Moi — toujours actif : celui qui crée la donnée reste parmi les collaborateurs et peut l'ouvrir.
• Mon manager — ajoute le responsable hiérarchique défini sur la fiche utilisateur du créateur (champ Manager dans Utilisateurs et équipes).
• Mes équipes — ajoute les équipes dont le créateur fait partie comme collaborateurs (pas des collègues isolés au hasard : les groupes d'équipe).

Vous pouvez combiner les cases : manager seul, équipes seules, ou les deux. Si vous décochez manager et équipes, il ne reste que vous plus le Team Master (section suivante).

Exemple pratique — Options : Moi + Mon manager + Mes équipes. Sara est dans l'équipe « Customer Care » et son manager est Luca. Sara crée un ticket : collaborateurs initiaux = Sara, Luca, équipe Customer Care, Team Master. Un collègue d'un autre service ne le voit pas tant qu'il n'est pas ajouté manuellement.

Attention — si un utilisateur n'a pas de manager défini dans sa fiche, la case « Mon manager » n'ajoute personne. S'il n'appartient à aucune équipe, « Mes équipes » n'ajoute aucun groupe. Il convient de tenir à jour les fiches utilisateur et les équipes avant d'activer le mode privé.

Team Master

Le Team Master est une équipe spéciale créée par Mokapen pour la sécurité de l'organisation. Les membres que vous sélectionnez sur la page Sécurité forment ce groupe et sont toujours ajoutés comme collaborateurs de chaque nouvelle donnée créée en mode Privée — même si le créateur ne les connaît pas ou ne les choisit pas manuellement.

Vous y placez typiquement : le Propriétaire, l'IT interne, le DPO ou un responsable conformité qui doit avoir une visibilité transversale sur les données sensibles.

À la création et à la modification d'une fiche — le Team Master apparaît comme badge avec icône couronne. Le Propriétaire de l'organisation peut le retirer sur une fiche individuelle (avec avertissement) si ce n'est pas nécessaire pour ce cas précis ; les autres rôles le voient mais ne peuvent pas le retirer de la politique globale.

Notifications — en ajoutant quelqu'un au Team Master, Mokapen envoie une notification in-app (et un e-mail selon les préférences), comme pour l'entrée dans une équipe normale.

Exemple — Team Master : Anna (Propriétaire) et Paolo (IT). Chaque nouveau contact privé créé par un commercial est également visible par Anna et Paolo, en plus du commercial et des collaborateurs automatiques choisis dans les options.

Ce qui se passe quand vous changez de mode

Le changement compte à partir du moment de l'enregistrement. Pensez à deux ensembles de données : déjà enregistrées et nouvelles à enregistrer.

De Publique à Privée (ex. aujourd'hui)

• Fiches déjà existantes — restent telles quelles. Un contact public créé hier reste public ; une tâche déjà privée reste privée avec ses collaborateurs. Aucune migration automatique.
• Fiches créées à partir de maintenant — suivent le mode Privée : cadenas fermé par défaut, collaborateurs automatiques + Team Master.
• Team Master — Mokapen crée l'équipe (si elle n'existait pas) et enregistre les membres choisis. Au moins un est obligatoire : le champ est requis en mode Privée.
• Fenêtres de création — dès l'enregistrement, apparaissent le champ Collaborateurs prérempli et le badge Team Master ; pour qui n'est pas Propriétaire org, le cadenas Privée n'est pas modifiable.

Scénario « passage en privé à partir d'aujourd'hui » — Lundi matin le Propriétaire active Privée avec Moi + Manager + Team Master (lui-même et conformité). Lundi après-midi un commercial crée une entreprise : elle naît privée, visible par lui, son manager et le Team Master. Les 2 000 entreprises déjà dans le carnet d'adresses restent publiques tant que vous ne les modifiez pas une par une (ou avec des outils de masse si disponibles). Si vous devez aussi rendre privé l'historique, planifiez un projet de révision des collaborateurs / visibilité sur les fiches existantes : cela ne se fait pas automatiquement.

De Privée à Publique

• Fiches déjà existantes — une fois encore inchangées. Une opportunité privée avec trois collaborateurs reste privée.
• Nouvelles fiches — naissent Publiques ; quiconque a le rôle Utilisateur ou supérieur peut à nouveau définir Privée sur la donnée individuelle avant l'enregistrement.
• Team Master — l'équipe spéciale est supprimée de l'organisation (accès et appartenance). Les anciennes fiches qui l'avaient parmi les collaborateurs peuvent encore l'afficher comme référence tant que vous n'actualisez pas les collaborateurs.
• Paramètres stakeholders — les cases manager/équipe ne s'appliquent plus aux nouvelles données.

Scénario « retour au public » — Après un projet confidentiel, l'organisation repasse en Publique. Les projets privés de la période restent privés ; les tâches créées à partir de demain seront publiques par défaut. Le Team Master disparaît : ceux qui n'y étaient que pour la supervision doivent être ajoutés manuellement où nécessaire, ou vous recréez une politique différente.

Visibilité et collaborateurs sur la fiche individuelle

Au-delà de la politique globale, chaque fiche possède :

• Icône de visibilité (cadenas) — Publique ou Privée pour cet enregistrement.
• Propriétaire — responsable de la donnée ; presque toujours parmi les collaborateurs effectifs.
• Collaborateurs — utilisateurs et/ou équipes pouvant ouvrir une fiche privée.

Dans une organisation Publique, une fiche publique ne nécessite pas de collaborateurs : tout le monde voit. Si vous la rendez privée, vous devez indiquer qui y accède.

Dans une organisation Privée, les nouvelles fiches partent privées avec des collaborateurs prédéfinis ; les Membres et rôles supérieurs peuvent élargir la liste en modification. Les Utilisateurs de rôle inférieur voient les collaborateurs en lecture seule.

Dans les filtres enregistrés, le champ visibilité en organisation privée n'est disponible qu'aux Propriétaires ; les collaborateurs sont filtrables pour les Membres et rôles supérieurs.

Qui peut modifier quoi (par rôle)

• Propriétaire organisation — configure Sécurité ; sur chaque fiche peut basculer Publique ↔ Privée ; gère le Team Master sur l'enregistrement individuel ; voit les filtres de visibilité.
• Membre — n'ouvre pas la page Sécurité ; sur les fiches privées peut modifier les collaborateurs (ajouter/retirer, sous réserve des contraintes Team Master pour les non-propriétaires).
• Utilisateur / Utilisateur limité — crée des données selon la politique ; en org privée ne déverrouille pas le cadenas Publique ; collaborateurs en lecture seule sur les fiches privées.
• Invité — ne gère pas la sécurité org ; travaille uniquement sur ce qui est partagé (ex. projets assignés).

Exemples d'application

• Cabinet d'avocats — Privée + Team Master (associés seniors). Chaque nouveau contact client naît visible uniquement par le créateur, son manager, ses équipes et les associés. Les stagiaires d'autres équipes ne voient pas par erreur les clients des autres.
• Agence créative — Publique, avec exceptions manuelles. Projets et tâches sont ouverts ; avant d'enregistrer un devis pour une marque secrète, le chargé de compte passe la fiche en Privée et n'ajoute que l'équipe « Direction ».
• Transition RGPD — De Publique à Privée à une date convenue. Communication interne : « à partir du 1er mars les nouvelles données sont privées ; l'historique doit être révisé ». Team Master = référent privacy + IT.
• Manager toujours en copie — Privée avec case « Mon manager ». Chaque nouvelle opportunité est visible par le responsable commercial du créateur sans l'ajouter manuellement à chaque fois.
• Projet temporaire confidentiel — L'org reste Publique ; le chef de projet rend privé le projet individuel et ajoute l'équipe développement. À la fin, il archive le projet sans changer la politique globale.

Guides connexes

• Utilisateurs et équipes — managers, équipes, rôles organisationnels.
• Rôles et permissions — ce que peuvent faire Invité, Utilisateur, Membre, Propriétaire.
• Organisations et accès — isolation entre organisations différentes.
• Automatisations — Propriétaire du flux et permissions à l'exécution.

Questions fréquentes

Q : Si je passe en Privée aujourd'hui, les données d'hier deviennent-elles privées ?

R : Non. Seules les données enregistrées après le changement suivent le nouveau mode. L'historique doit être mis à jour explicitement si nécessaire.

Q : Un Utilisateur peut-il créer une donnée publique dans une organisation Privée ?

R : Non à la création. Seul le Propriétaire de l'organisation peut définir Publique sur l'enregistrement individuel (à la création ou en modification).

Q : Puis-je avoir une organisation Privée mais une fiche publique ?

R : Oui, si le Propriétaire org définit le cadenas sur Publique pour cette fiche. C'est l'exception voulue à la règle par défaut.

Q : Que devient le Team Master si je repasse en Publique ?

R : L'équipe est supprimée de l'organisation. Les nouvelles données ne l'incluront plus. Les anciennes fiches privées peuvent encore l'afficher parmi les collaborateurs tant que vous ne les modifiez pas.

Q : « Mes équipes » ajoute-t-il des personnes individuelles ou l'équipe entière ?

R : Cela ajoute les équipes dont vous faites partie comme collaborateurs (visibilité de groupe). Les collègues voient la donnée s'ils appartiennent à cette équipe ou s'ils sont ajoutés individuellement.

Q : Où configurer le mot de passe et la 2FA pour toute l'organisation ?

R : Pas sur cette page. Chaque utilisateur gère son propre mot de passe et son authentification à deux facteurs depuis Profil → Sécurité. Ici, il s'agit uniquement de la visibilité des données CRM.