Apprendre mokapen

Guide de la visibilité des données

Quand vous ouvrez Mokapen, vous ne voyez pas « tout ce qu'il y a dans l'entreprise ». Vous voyez les données auxquelles vous avez accès et, sur les pages du quotidien, souvent seulement le travail qui vous concerne. C'est voulu : ainsi Laura aux ventes a son pipeline devant elle, Marco au support ses tickets, et personne n'ouvre par erreur une fiche réservée.

Ce guide explique ce qui apparaît en liste, kanban, calendrier, recherche et rapports — et pourquoi les chiffres ne coïncident pas toujours d'une page à l'autre. Le cadenas, les rôles et le Network utilisent le même mot « public » : ici on les distingue avec des exemples.

Rôle dans le CRM

Deux questions différentes, deux réponses différentes :

• Ce que vous pouvez faire — créer, modifier, inviter, ouvrir les paramètres. C'est le rôle qui le décide (Guest, User, Member, Owner…). Le détail est dans le Guide des rôles utilisateur.
• Quelles fiches vous arrivent — quelles opportunités, tickets ou contacts vous trouvez en liste. C'est la visibilité : l'organisation dans laquelle vous êtes, les apps allumées, le cadenas de la fiche, et (sur les pages opérationnelles) le filtre sur votre nom ou votre équipe.

Vous pouvez être Membre avec tous les pouvoirs et ne pas voir pour autant l'opportunité privée d'un collègue, si vous n'êtes pas parmi les collaborateurs. À l'inverse, un Utilisateur voit les fiches publiques de son app même s'il ne peut pas changer la Sécurité de l'organisation.

Ce que vous voyez toujours

Règle d'or : vous ne recevez jamais une fiche que vous ne pouvez pas ouvrir. Cela vaut en liste, kanban, calendrier, recherche, accueil et rapports. Si une fiche est privée et que vous n'êtes ni propriétaire, ni collaborateur, ni auteur, vous ne la trouvez pas même en la cherchant.

D'abord Mokapen réduit le monde à cette organisation (celle choisie dans le sélecteur en haut). Puis aux apps allumées : si Tickets est éteint, il n'y a pas de page Tickets. Puis au cadenas de chaque fiche. Seulement ensuite, sur les pages opérationnelles, entre le filtre « mon travail ».

Exemple — Même entreprise, deux personnes. Laura (ventes) et Marco (support). Les opportunités publiques de Laura n'apparaîtront pas dans la journée de Marco s'il n'a pas l'app Ventes, ou si l'opportunité est privée et qu'il n'est pas collaborateur. Les tickets publics de Marco, même logique pour Laura. Les rapports respectent le même cadenas : aucun des deux ne « découvre » des données fermées à l'autre.

Trois sens de « public »

Dans Mokapen le mot revient à trois endroits différents. Ils ne se contredisent pas : ils parlent de trois choses.

• Organisation publique sur le Network — la vitrine externe (une page entreprise visible aux clients potentiels ou partenaires). Elle n'ouvre pas vos opportunités ni vos contacts au monde. Plus de détail dans le guide Organisations et accès.
• Fiche publique (cadenas ouvert) — dans l'organisation, les collègues qui peuvent utiliser cette app ouvrent la fiche sans être dans la liste des collaborateurs.
• Filtre sur le travail du quotidien — la barre grise en liste et kanban. Même avec des fiches publiques, vous pouvez ne voir que « les miennes » ou celles d'une équipe, pour ne pas vous noyer dans le pipeline de tout le monde.

Exemple — « Studio Alfa » est publique sur le Network, pour que les prospects la trouvent. À l'intérieur, les opportunités d'un client stratégique sont privées (cadenas fermé). En kanban Laura voit les siennes ; en rapports le titulaire voit toutes celles auxquelles il a accès. Aucun visiteur du Network n'ouvre ces opportunités.

Cadenas Publique et Privée

Sur presque chaque fiche (tâche, projet, contact, entreprise, opportunité, ticket, devis, commande, rendez-vous, réservation, applications personnalisées…) il y a une icône cadenas :

• Publique (cadenas ouvert) — la voient les membres de l'organisation qui ont cette app.
• Privée (cadenas fermé) — la voient le propriétaire, les collaborateurs (personnes ou équipes) et celui qui l'a créée. Les autres non, nulle part.

Être Propriétaire de l'organisation ne fait pas voir automatiquement toutes les fiches privées : il faut être dans la liste (en personne, via une équipe, ou dans le Team Master si la politique l'ajoute aux nouvelles fiches). Les rendez-vous suivent surtout qui est impliqué : organisateur, participants, collaborateurs.

Comment naissent les nouvelles fiches — Publique ou Privée par défaut, collaborateurs automatiques, Team Master — se décide sur la page Sécurité, réservée aux Propriétaires. Ce paramètre vaut seulement à partir de ce moment : l'historique ne se recalcule pas tout seul. Tout le détail est dans le guide Sécurité.

Pages opérationnelles et rapports

C'est le point qui déroute le plus, et il est fait exprès pour deux travaux différents.

Pages opérationnelles — liste et kanban de Tâches, Projets, Opportunités, Tickets, Rendez-vous, Réservations (et le calendrier lié). Ici, par défaut, Mokapen vous montre votre travail : fiches dont vous êtes propriétaire, collaborateur, ou dont l'équipe est dans la liste. La barre gris foncé (votre nom, un collègue ou une équipe) est exactement ce filtre. Il sert à démarrer la matinée sans le pipeline de toute l'entreprise devant soi.

Rapports, recherche et accueil — ici le filtre gris ne s'applique pas (dans les rapports, tant que vous ne choisissez pas une équipe). Vous voyez toutes les fiches que vous pouvez ouvrir : les vôtres et, si elles sont publiques ou que vous êtes collaborateur, aussi celles des collègues. Le cadenas reste : une fiche privée d'un autre n'entre pas dans les rapports.

Exemple — Laura. En kanban Opportunités elle a 8 cartes (les siennes et celles où elle est collaboratrice). Elle ouvre les rapports ventes : elle en compte 40, toutes les publiques de l'équipe, plus les siennes privées. Ce n'est pas un bug : le kanban c'est « ce que je suis aujourd'hui », le rapport c'est « quels chiffres on a ».

Exemple — Marco. En kanban Tickets il voit les siens et ceux de l'équipe Customer Care. Dans le rapport SLA il voit tous les tickets auxquels il a accès. Si un ticket est privé d'un autre service et qu'il n'est pas collaborateur, il n'est ni en kanban ni en rapport.

Devis, commandes, produits, services et documents par défaut ne se resserrent pas sur « mon travail » : en liste vous voyez déjà tout ce que vous pouvez ouvrir, comme dans un rapport. Contacts et entreprises se comportent de la même façon, sauf personnalisation.

Filtre utilisateurs / équipes

Le bouton gris foncé en liste et kanban (avatar et nom, ou une équipe) est le Filtre utilisateurs / équipes. Vous choisissez vous-même, un collègue ou un groupe : Mokapen montre les fiches liées à ce choix — parmi celles que vous pouvez déjà ouvrir. Ce n'est pas un moyen de « voir les privées des autres ».

Par défaut le bouton est là sur tâches, projets, opportunités, tickets, rendez-vous et réservations. Sur commandes, devis, produits, services et documents il est éteint : la liste est déjà « tout ce à quoi vous avez accès ».

Depuis Personnalisation → Filtre utilisateurs / équipes (plan Medium) vous pouvez, pour chaque type de fiche :

• allumer ou éteindre le bouton — éteint, liste et kanban se comportent comme les rapports ;
• décider ce qui compte comme « mon travail » : vous comme propriétaire, comme collaborateur, vos équipes, l'auteur, (sur les rendez-vous) le participant, le Team Master.

Le Propriétaire peut poser un défaut pour toute l'organisation ; vous pouvez quand même en enregistrer un personnel. Exemple typique : qui est dans le Team Master (titulaire, IT, confidentialité) peut ouvrir les nouvelles fiches privées, mais en kanban il pourrait ne pas les voir tant qu'il n'active pas « Team Master comme collaborateur » ou qu'il ne passe pas par les rapports.

Champs sur la fiche

Ouvrir une fiche ne veut pas dire voir chaque ligne. Un champ peut être visible ou modifiable seulement pour certains utilisateurs ou équipes — ex. la marge % seulement au commercial senior, une note RH seulement à l'équipe RH. C'est un niveau de plus, sur la fiche déjà ouverte. Le détail est dans le guide Champs, section visibilité conditionnelle.

Cas d'usage

• Agence, opportunités publiques — chacun travaille son propre kanban ; le directeur lit les rapports de tout le pipeline auquel il a accès. Personne ne change la Sécurité : le filtre du quotidien suffit.
• Cabinet d'avocats, fiches privées — chaque dossier naît réservé (page Sécurité). Le Team Master (associés) ouvre les dossiers ; en kanban l'associé active le Team Master dans le filtre, ou utilise les rapports pour la vue d'ensemble.
• Support et ventes ensemble — Marco ne voit pas les opportunités privées de Laura ; Laura ne voit pas les tickets internes IT. Les rapports de chacun restent dans le périmètre de l'app et du cadenas.
• Vitrine Network et données internes — organisation publique sur le Network, contacts RH et négociations sensibles privées à l'intérieur. Les deux « public » ne se touchent pas.
• Deux sociétés, un compte — vous changez d'organisation dans le sélecteur : vous changez de jeu de données. Pas d'annuaire ni de pipeline en commun, même si vous êtes la même personne.
• Invité sur un projet — il voit seulement ce qui lui a été partagé, pas la liste complète. Rôle serré et visibilité serrée, ensemble.
• Application personnalisée (ex. Véhicules, Dossiers) — même cadenas et même filtre sur vos fiches. Voir le Guide des applications personnalisées.

Guides connexes

• Organisations et accès — espaces de travail fermés, Network, changement d'organisation.
• Guide des rôles utilisateur — ce que vous pouvez faire, de Guest à Owner.
• Sécurité — défaut Publique/Privée sur les nouvelles fiches, Team Master.
• Utilisateurs et équipes — qui est dans quel groupe, managers.
• Applications — allumer ou éteindre Tâches, Ventes, Tickets…
• Champs — visibilité d'une seule ligne sur la fiche.

Questions fréquentes

Q : En rapports je vois l'opportunité d'un collègue, en kanban non. C'est une erreur ?

R : Non, c'est le comportement prévu. Le kanban (filtre allumé) c'est votre travail ; les rapports montrent toutes les fiches que vous pouvez ouvrir. Même chose si vous la trouvez en recherche ou à l'accueil et pas dans le pipeline.

Q : Comment voir les opportunités de toute l'équipe en kanban ?

R : Depuis le bouton gris, choisissez l'équipe (ou un collègue). Dans Personnalisation vous pouvez éteindre le bouton sur Opportunités : la liste devient comme les rapports. Restent exclues les fiches privées auxquelles vous n'avez pas accès.

Q : Je suis Propriétaire et je ne vois pas une fiche privée. Pourquoi ?

R : Le rôle ne déverrouille pas les cadenas à lui seul. Il faut être propriétaire, collaborateur, auteur, ou dans le Team Master (et, en kanban, le filtre doit inclure ce critère). Faites-vous ajouter, ou ouvrez les rapports si vous avez déjà accès mais que le filtre du quotidien la cache.

Q : L'organisation est publique : les données sont-elles visibles dehors ?

R : Non. Publique sur le Network, c'est la vitrine de l'entreprise, pas les fiches internes. Dehors, il ne reste que les invités.

Q : J'ai passé Sécurité sur Privée : les données d'hier sont-elles devenues privées ?

R : Non. Seulement les fiches enregistrées après le changement. C'est expliqué dans le guide Sécurité.

Q : Un invité voit-il l'annuaire ?

R : En général non : il voit ce qui lui a été partagé (ex. un projet ou une tâche). Le rôle Guest est le plus serré ; le détail est dans le guide des rôles.

Q : Pourquoi en kanban je ne vois pas les privées du Team Master ?

R : Vous pouvez les ouvrir si vous êtes dans le Team Master, mais le filtre du quotidien ne les inclut pas par défaut. Activez « Team Master comme collaborateur » dans Personnalisation, ou utilisez les rapports.