Apprendre mokapen

Applications

La page Applications vous permet de choisir quels modules Mokapen sont actifs pour votre organisation : calendrier, activités, contacts, ventes, marketing, support, documents, HR, production et gestion du temps. C'est le panneau avec lequel vous adaptez Mokapen au processus réel de l'équipe, en masquant les zones que vous n'utilisez pas sans rien supprimer.

Règle fondamentale — désactiver une application ne supprime pas les données déjà créées (tâches, contacts, deals, tickets…). Elle les masque du menu et bloque l'accès pour tous les membres jusqu'à ce que vous réactiviez le module. Utile pour simplifier l'interface, piloter un déploiement progressif ou couper temporairement un service.

Pour savoir qui accède à l'organisation, consultez le guide Utilisateurs et équipes ; pour les paramètres généraux (sites, fermetures, profil), le guide Général.

Vue d'ensemble

Chaque application correspond à une ou plusieurs entrées dans le menu principal et dans les paramètres organisation (Activités, Contacts, Ventes, Tickets, HR…). L'interrupteur sur la page contrôle la visibilité pour toute l'organisation : ce n'est pas une préférence personnelle de l'utilisateur (celle-ci se trouve dans Profil → Préférences).

Les applications sont regroupées en cartes thématiques (Calendrier, Activités, Contacts, Opportunités, Marketing, Support, Documents, HR, Production, Gestion du temps). Chaque ligne affiche un nom, une brève description et un interrupteur on/off.

En haut figure aussi Activer toutes les applications : un interrupteur principal qui sélectionne ou désélectionne tous les interrupteurs visibles en une seule fois (utile après une montée de plan ou pour restaurer la configuration complète).

Où la trouver et qui peut y accéder

Ouvrez le menu Organisation (icône bâtiment) → dans le menu latéral, choisissez Applications (icône layers).

Seuls les Propriétaires de l'organisation peuvent ouvrir cette page et enregistrer les modifications. Membres, Utilisateurs et rôles inférieurs ne voient pas la configuration des applications au niveau organisation.

Plan requis — pour voir et modifier les interrupteurs, il faut au minimum le plan Small. Avec le plan Gratuit, la page affiche à la place une invitation à passer au plan Small avec un aperçu de la fonctionnalité.

Après l'enregistrement, Mokapen consigne la mise à jour dans le Registre d'activité (« Préférences organisation mises à jour »).

Comment fonctionnent les interrupteurs

Mokapen distingue deux comportements :

• Applications actives par défaut (la plupart : Activités, Contacts, Ventes, Tickets, Calendrier, Rendez-vous…) — elles sont activées tant que vous ne les coupez pas. En les désactivant, elles disparaissent du menu de tous.
• Applications optionnelles (Présences, Équipes/Plannings, Production, Gestion du temps) — elles sont désactivées par défaut. Vous devez les activer explicitement si le plan le permet.

Ce qui se passe lors d'une désactivation

• Les entrées de menu et les raccourcis liés à cette app disparaissent pour tous les utilisateurs.
• Les contrôles d'accès aux applications individuelles renvoient un refus : même un Membre avec un rôle large ne peut pas ouvrir cette zone.
• Les données restent en base : en réactivant l'app, tâches, contacts et fiches redeviennent visibles.
• Automatisations, intégrations et rapports qui dépendent de cette app peuvent cesser de fonctionner ou paraître incomplets tant que le module est désactivé.

Enregistrement — un seul bouton Enregistrer en bas confirme toutes les modifications. Il n'y a pas d'enregistrement automatique : si vous changez plusieurs interrupteurs, pensez à enregistrer avant de quitter.

Activer toutes les applications

La carte bleue en haut (Activer toutes les applications) contrôle tous les interrupteurs de la page :

• Activé — sélectionne chaque interrupteur disponible (dans la limite du plan : HR et Production n'apparaissent qu'avec le plan Medium).
• Désactivé — désélectionne tout ce qui peut être coupé en un clic.

Si vous modifiez un interrupteur individuel, le principal se met à jour seul : il reste activé uniquement lorsque toutes les apps visibles sont sélectionnées. Pratique après l'onboarding d'une nouvelle organisation ou lors du passage de Small à Medium pour activer immédiatement les modules supplémentaires.

Liste des applications par groupe

Ci-dessous, chaque module expliqué dans son contexte d'usage. Les descriptions sur la page résument le même concept en une ligne.

Calendrier

Calendrier — vue unifiée des tâches, rendez-vous, opportunités, devis et autres événements temporels. Le désactiver masque le calendrier global ; les applications individuelles (ex. Rendez-vous) peuvent rester actives mais sans la vue calendrier centralisée.

Activités

• Activités — module de base pour les tâches et projets (workarea, échéances, affectations). C'est le cœur opérationnel de nombreuses équipes.
• Rendez-vous — réunions en calendrier avec clients, partenaires et collègues ; liés aux contacts et aux ventes.
• Réservations — enregistrement des réservations de services/produits, y compris depuis des formulaires publics ; lié au catalogue et aux jours de fermeture de l'organisation.

Vous pouvez garder uniquement Tâches/Projets et couper Rendez-vous si vous ne faites pas de réunions structurées, ou l'inverse dans des équipes commerciales orientées calendrier.

Contacts

Contacts — personnes et entreprises de l'organisation : clients, fournisseurs, leads, partenaires. Le désactiver masque toute la zone Contacts ; Ventes et Tickets perdent la plupart de leur intérêt sans fiches, donc réfléchissez bien avant de le couper.

Opportunités (Ventes)

• Ventes — pipeline d'opportunités (deals), phases, valeur et probabilité de clôture.
• Devis — création de devis PDF, envoi au client, lien avec deals et catalogue.
• Commandes — commandes de vente confirmées, à partir d'un devis ou de zéro.
• Produits — catalogue produits pour devis, commandes et réservations.
• Services — catalogue services avec la même logique que les produits.

Chaque sous-module est indépendant : vous pouvez n'utiliser que Opportunités sans Commandes, ou Devis + Produits sans Services. Certaines fonctions Premium du plan peuvent néanmoins exiger une montée de plan même si l'app est active (icône badge sur certaines entrées de menu).

Marketing

• Campagnes — campagnes marketing, newsletters, annonces et suivi des KPI.
• Formulaires — formulaires publics pour leads et demandes externes ; base pour les automatisations d'entrée de contacts.

Support

• Tickets — helpdesk interne et externe (également par e-mail ou portail).
• Portail clients — espace self-service pour vos clients (tickets, commandes, contenus configurables).

Couper le Portail ne supprime pas les utilisateurs portail déjà créés, mais rend la zone inaccessible jusqu'à réactivation.

Documents

• Documents — wiki, procédures, documents internes avec variables dynamiques.
• Notes — notes collaboratives liées à d'autres données (réunions, rendez-vous).

HR, Production et Gestion du temps

Ces sections n'apparaissent qu'avec le plan Medium ou supérieur.

• Présences — pointages et gestion des présences du personnel (nécessite une activation explicite).
• Plannings — planification des équipes ; s'appuie sur les Sites configurés dans Général.
• Production — suivi de production, producteurs et journaux de processus.
• Gestion du temps (Timesheet) — heures sur projets, deals, tickets et rendez-vous avec regroupement configurable. Avec un plan inférieur à Medium, seule l'icône badge apparaît sans interrupteur.

Plan Premium et applications

Deux niveaux comptent pour cette page :

• Small et supérieurs — accès à la page Applications et aux interrupteurs principaux (Calendrier, Activités, Contacts, Ventes, Marketing, Support, Documents…).
• Medium et supérieurs — apparaissent aussi HR (Présences, Plannings), Production et l'interrupteur Gestion du temps.

Même avec une app active, certaines fonctions internes peuvent exiger un niveau Premium plus élevé (ex. Commandes ou Devis sur plan Small avec limites) : dans ce cas Mokapen affiche l'icône badge dans les entrées de menu, indépendamment de l'interrupteur Applications.

Le plan Premium est par organisation : deux org du même compte peuvent avoir des combinaisons d'applications différentes.

Cas d'usage

Équipe uniquement opérationnelle — Activités + Contacts actives ; Ventes, Marketing et Portail coupés. Le menu reste léger pour ceux qui gèrent uniquement des projets internes.

Déploiement commercial — D'abord Activités et Contacts ; après formation, activation d'Opportunités, Devis et Produits sans toucher HR.

Agence support — Tickets + Portail + Contacts ; Production et Plannings désactivés car non utilisés.

Passage à Medium — Après upgrade, activation de Présences, Plannings et Timesheet ; configuration des sites dans Général avant de planifier les équipes.

Questions fréquentes

Q : Désactiver une app supprime-t-elle les données ?

R : Non. Les données restent enregistrées. L'app disparaît du menu et personne ne peut y accéder tant que vous ne la réactivez pas.

Q : Pourquoi un utilisateur ne voit-il pas une app alors qu'elle est active ?

R : Vérifiez trois niveaux : (1) interrupteur dans Applications, (2) rôle organisationnel de l'utilisateur, (3) éventuelle limite du plan Premium (badge). Les trois doivent autoriser l'accès.

Q : Puis-je désactiver uniquement les Devis tout en gardant les Opportunités ?

R : Oui. Dans la carte Opportunités, chaque module a son propre interrupteur (Ventes, Devis, Commandes, Produits, Services).

Q : Qui peut modifier cette page ?

R : Seul le Propriétaire de l'organisation. Les Membres ne changent pas quelles apps sont actives pour tous.

Q : J'ai le plan Gratuit : pourquoi ne vois-je que la montée de plan ?

R : La gestion des applications est incluse à partir du plan Small. Avec Free, vous voyez l'aperçu et le bouton pour passer à Small.

Q : Je ne trouve pas Présences ou Plannings dans les interrupteurs

R : Ils ne sont visibles qu'avec le plan Medium ou supérieur. De plus, Présences et Plannings doivent être activés explicitement : par défaut ils sont coupés même sur Medium.

Q : Je désactive Activités mais les Rendez-vous restent ?

R : Oui, si l'interrupteur Rendez-vous reste activé. Ce sont des modules séparés dans la même carte. Pour masquer tout le bloc opérationnel, coupez Activités, Rendez-vous et Réservations.

Q : Les modifications sont-elles immédiates ?

R : Après Enregistrer, au prochain chargement de page le menu se met à jour pour tous les utilisateurs connectés. Quiconque a déjà ouvert un onglet d'une app désactivée peut recevoir une erreur ou un accès refusé au rafraîchissement.