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Guide Réservations

L'espace Réservations est le module Mokapen pour enregistrer quand un client ou un prospect réserve un ou plusieurs services réservables : consultations, soins, sessions, locations, créneaux opérationnels. Chaque réservation a un nom, un statut (Confirmée / En attente / Refusée), un contact, des services, une période date/heure, un responsable, une confidentialité, un lieu et des liens vers le reste du CRM.

Accédez-y depuis le menu Activités → Réservations. La vue par défaut est le Calendrier ; vous pouvez passer à la Liste. Le module nécessite l'application Réservations active, les permissions correctes et un plan Premium adapté — vérifiez la disponibilité sur votre plan et dans les rôles de l'organisation.

Rôle dans le CRM et différence avec les Rendez-vous

Une réservation dans Mokapen n'est pas qu'un créneau sur le calendrier : c'est un enregistrement lié au catalogue de services et au contact client, avec un cycle de confirmation typique des demandes (y compris depuis un formulaire public).

• Réservation : demande ou créneau lié à un ou plusieurs services réservables et à un contact. Flux typique : le client réserve (en interne ou via formulaire) → l'équipe confirme ou refuse → la réservation reste dans l'historique client et peut se lier à une opportunité, un ticket, un projet.
• Rendez-vous : réunion, appel ou visite sur le calendrier avec des participants (utilisateurs Mokapen, contacts, entreprises), un organisateur et un statut ouvert/fermé — pas nécessairement lié à un catalogue de services. Voir le guide Rendez-vous.

En pratique : utilisez les Réservations quand vous vendez ou délivrez des créneaux de service depuis le catalogue ; utilisez les Rendez-vous pour les réunions et l'agenda général (démo, kick-off, stand-up). Les deux modules peuvent coexister et se lier à d'autres entités. Règle pratique : chaque réservation avec un client mérite le bon Contact — pour que l'historique reste sur la fiche client, pas seulement dans le calendrier Réservations.

Prérequis : services réservables

Lors de la création interne, le champ Services liste uniquement les services marqués comme réservables (filtre bookable dans le select). Si la liste est vide vous ne pouvez pas compléter la réservation depuis le formulaire interne.

1. Allez sur Ventes → Services (catalogue).
2. Ouvrez ou créez un service et activez la possibilité de réservation (option / Activer la réservation sur le service).
3. Retournez sur Réservations et réessayez : le service apparaît dans le select.

Marquez comme réservables uniquement les services que vous voulez vraiment proposer en agenda ou en ligne. Pour les flux publics, les formulaires de type réservation utilisent les services, produits ou disponibilités configurés dans le formulaire — alignez catalogue et formulaire avant de publier le lien.

Statuts de la réservation

Le statut n'est pas un kanban : vous le gérez depuis le menu déroulant dans la barre d'actions / création. Trois valeurs :

• Confirmée — créneau accepté. C'est le statut de départ typique quand vous créez la réservation en interne (l'équipe a déjà validé).
• En attente — en attente de confirmation. Courant après une demande depuis un formulaire public ou quand un opérateur veut valider la disponibilité avant d'engager le créneau.
• Refusée — non acceptée (créneau indisponible, client non éligible, conflit d'agenda…). Elle reste dans l'historique et peut générer des notifications ; vous pouvez archiver ensuite.

En changeant de statut, Mokapen peut notifier le responsable et les collaborateurs (email/notifications selon les préférences de l'organisation) et, dans certains cas, mettre à jour le contact sur l'état de la réservation.

Page Réservations — barre supérieure

La page principale offre deux vues : Calendrier et Liste, sur le même modèle opérationnel que les Rendez-vous.

• Calendrier (par défaut) : voyez les réservations dans le temps ; un clic sur l'événement ouvre la fiche. Là où c'est prévu vous pouvez déplacer le créneau (drag/move) — utile pour reprogrammer sans rouvrir tout le formulaire.
• Liste : tableau avec recherche, filtres utilisateurs/équipe, colonnes (titre, statut, contact, services, dates, étiquettes, collaborateurs…). Idéal pour les actions de masse et pour trouver toutes les demandes En attente.
• Nouvelle Réservation : ouvre la modale de création.
• Actions : Archive (et corbeille si le plan le prévoit).

Dans la vue Liste, en sélectionnant les lignes avec les cases à cocher apparaît la barre d'actions : dupliquer, archiver, supprimer (et autres actions disponibles sur votre plan).

Fiche de la réservation

Un clic sur un événement dans le calendrier ou sur le titre dans la liste ouvre la fiche (modale latérale). Avec un plan Premium adapté vous pouvez l'ouvrir en pleine page : même contenu, plus d'espace et enregistrement pratique.

Barre d'actions

• Statut (menu déroulant) : Confirmée, En attente, Refusée — voir section statuts.
• Confidentialité (cadenas) : Public (visible aux membres de l'organisation selon les règles d'accès) ou Privé (seulement responsable, collaborateurs et personnes avec accès explicite — pas à tous les membres de l'organisation).
• Étiquettes, Couleur, Pièces jointes, Notes adhésives (Premium).
• Copier le lien, + Créer et connecter / nouvelles connexions.

Menu Options (trois points)

• Dupliquer : copie la réservation ; dans la modale vous pouvez inclure checklist, connexions et pièces jointes (si présents).
• Archiver / Restaurer : masque des vues opérationnelles ou réintègre calendrier/liste.
• Supprimer (entrée rouge) : confirmez dans la modale ; avec un plan adapté suppression douce (corbeille) ou suppression définitive.

Onglets de la fiche

• Données — titre, statut, confidentialité, étiquettes, couleur, contact (obligatoire si l'app Contacts est active ; vous pouvez aussi créer un contact à la volée), services réservables (obligatoires), période de dates, responsable, collaborateurs (si la confidentialité des données est active dans l'org), adresse (souvent préremplissable avec le siège de l'organisation), description, pièces jointes, notes adhésives.
• Connexions — liens vers d'autres entités (si votre rôle n'est pas en lecture seule limitée). Voir Sections liées.
• Marketing — champs marketing de l'entité, s'ils sont utilisés dans votre organisation.
• Mises à jour — timeline des modifications sur la fiche complète.

Confidentialité et collaborateurs

Comme sur les Rendez-vous et les autres entités : les collaborateurs sont des utilisateurs ou équipes Mokapen qui doivent avoir de la visibilité sur la réservation et y travailler, sans être le contact client. Exemples : le réceptionniste qui gère les demandes En attente ; le professionnel qui délivre le service ; un manager qui surveille la charge hebdomadaire.

Avec la confidentialité privée (cadenas dans la barre d'actions), la réservation est visible seulement au responsable, aux collaborateurs indiqués et à ceux qui ont un accès explicite selon les règles de confidentialité — pas à tous les membres de l'organisation. Utilisez la confidentialité privée pour les créneaux sensibles ou clients VIP ; laissez publique (selon permissions org) quand toute l'équipe opérationnelle doit voir l'agenda réservations.

Sections liées

• Connexions — liez opportunités, tâches, tickets, projets, documents, campagnes et autres entités activées. En ouvrant le contact vous voyez les réservations liées dans l'historique.
• Étiquettes et Pièces jointes — comme sur les autres entités Mokapen (confirmations signées, briefs, photos du lieu…).

Le contact est déjà dans l'onglet Données : il reste utile d'ajouter des connexions au deal ou au ticket quand la réservation fait partie d'un parcours commercial ou d'assistance.

Créer une réservation

En interne (Calendrier ou Liste)

1. Ouvrez Réservations (Calendrier ou Liste) → Nouvelle Réservation.
2. Saisissez le nom (obligatoire).
3. Définissez le statut (par défaut souvent Confirmée si vous créez après accord avec le client).
4. Choisissez ou créez à la volée le Contact.
5. Sélectionnez un ou plusieurs Services réservables.
6. Définissez la période (plage date/heure).
7. Responsable, collaborateurs, adresse, description, pièces jointes éventuels.
8. Dans l'onglet Connexions ajoutez des liens utiles, puis Enregistrer.

Depuis un formulaire public

Le client remplit le formulaire de réservation sur le site ou la landing : choisit quoi réserver (services, produits ou disponibilités/rendez-vous selon la configuration du formulaire), date/heure et ses coordonnées. Dans Mokapen arrive la réservation — souvent En attente — à confirmer ou refuser. Le client peut avoir un lien pour gérer ou annuler sa réservation si le formulaire le prévoit. Avant de publier le lien : alignez le catalogue de services réservables, les fermetures/jours fériés de l'organisation et le texte du formulaire.

Modifier une réservation

1. Ouvrez la fiche de la réservation.
2. Modifiez les champs de l'onglet Données (contact, services, dates, description, responsable, collaborateurs).
3. Mettez à jour le statut quand vous confirmez ou refusez une demande En attente.
4. Dans le Calendrier, faites glisser ou déplacez le créneau si l'interface le permet — utile pour reprogrammer rapidement.
5. Enregistrez ; les modifications peuvent générer des notifications au responsable/collaborateurs et, dans certains cas, des emails de statut au contact.

Supprimer une réservation

Supprimez les réservations créées par erreur ou les doublons de test. Préférez Archiver si le créneau est terminé et vous voulez conserver l'historique et les connexions sans encombrer calendrier et liste.

Suppression simple

1. Ouvrez la fiche → Options → Supprimer (entrée rouge).
2. Confirmez dans la modale.

Avec un plan Premium adapté la réservation peut aller dans la corbeille (d'où Restaurer ou Supprimer définitivement). Sur les plans sans suppression douce la suppression peut être définitive immédiatement après confirmation — vérifiez plan et permissions.

Suppression multiple

1. Vue Liste → sélectionnez avec les cases à cocher.
2. Cliquez Supprimer → confirmez.

Archiver une réservation

L'archive sert pour les réservations terminées ou refusées qui ne doivent plus apparaître dans le calendrier et la liste opérationnelle, en conservant connexions et historique — même logique que les Rendez-vous.

Archiver une / plusieurs réservations

• Simple : fiche → Options → Archiver → confirmez.
• Multiple : Liste → sélectionnez → Archiver dans la barre d'actions.
• Restaurer : depuis Archive (menu Actions) ou depuis la fiche → Options → Restaurer.

Dupliquer une réservation

Utile pour des créneaux récurrents avec la même structure (même service et même client, nouvelle date).

1. Fiche → Options → Dupliquer.
2. Dans la modale choisissez si copier checklist, connexions et pièces jointes.
3. Confirmez ; mettez à jour les dates (et le statut si besoin) sur la nouvelle réservation.

En Liste vous pouvez aussi dupliquer plusieurs enregistrements sélectionnés, si l'action est disponible.

Vues des réservations

Calendrier (par défaut)

Vue en grille pour planifier la semaine opérationnelle : chaque réservation apparaît dans le créneau correspondant à la date et l'heure. Un clic sur l'événement ouvre la fiche. Idéal pour voir les chevauchements entre services et la charge par jour. Là où c'est prévu, faites glisser pour déplacer le créneau.

Liste

Liste tabulaire avec recherche, filtres utilisateurs/équipe et colonnes (titre, statut, contact, services, dates…). Sélectionnez plusieurs lignes pour dupliquer, archiver, supprimer. Utilisez la Liste pour traiter les files En attente et pour l'export analytique si disponible.

Vue page

Fiche plein écran (plan Premium de base, là où prévu) : même contenu que la modale, plus d'espace pour description, pièces jointes et connexions.

Il n'y a pas de kanban dédié : le statut Confirmée / En attente / Refusée se gère depuis le champ statut.

Réglages Réservations

Depuis Réglages organisation → Réservations (membres autorisés) vous gérez les préférences liées aux services et aux créneaux — par exemple la durée de référence et, là où exposée, la capacité du créneau (combien de réservations simultanées au même horaire). Certaines zones de l'interface réglages peuvent encore être incomplètes : vérifiez dans l'org ce qui est réellement opérationnel avant de le promettre à l'équipe.

• Fermetures / jours fériés — dans les réglages généraux de l'organisation vous pouvez définir les jours de fermeture : ces jours-là les réservations ou d'autres échéances non gérables à temps peuvent être bloquées.
• Champs / Fiche / Colonnes — s'ils sont disponibles pour l'entité réservation dans votre org, suivez les guides Champs, Fiche et Colonnes.
• Apps et permissions — l'app Réservations doit être active ; les rôles contrôlent qui crée, voit et modifie.

Rapports Réservations

Là où le menu Rapports est disponible pour Réservations, utilisez-le pour les volumes par période, la distribution des statuts et la charge par responsable ou service — en optique d'analyse, pas de planification quotidienne (pour cela reste le Calendrier). Si vous ne voyez pas de rapports dédiés, analysez depuis la Liste avec filtres par dates et statut, ou liez les réservations aux opportunités/tickets et utilisez les rapports de ces zones.

Formulaires publics et autogestion

Les formulaires de type réservation permettent au client de choisir quoi réserver, date/heure et ses coordonnées sans entrer dans Mokapen. Après l'envoi :

• dans Mokapen apparaît la réservation à gérer (souvent En attente) ;
• le client peut avoir des liens pour gérer/annuler sa réservation si le formulaire le prévoit.

Dans le formulaire interne typique le champ obligatoire porte sur les services réservables ; les formulaires publics peuvent aussi proposer des produits ou des disponibilités (rendez-vous) selon la configuration du module. Alignez toujours catalogue, fermetures et texte du formulaire avant de publier.

Cas d'application

• Studio / conseil : service « Consultation 60 min » réservable → formulaire sur le site → équipe confirme → opportunité liée éventuelle et tâche de suivi.
• Centre de services / clinique : plusieurs services dans le même créneau ; capacité de créneau dans les réglages si utilisée ; calendrier pour éviter les doubles réservations.
• Location / session : réservation avec période longue (plage de dates) et adresse du lieu.
• Post-vente : réservation liée à un ticket ou une commande pour installation ou formation sur site.
• Reprogrammation : déplacez sur le calendrier ou modifiez les dates ; mettez à jour le statut et notifiez le contact si le processus le prévoit.

Processus recommandés

• Marquez comme réservables uniquement les services que vous voulez vraiment proposer en ligne ou en agenda.
• Utilisez En attente pour les demandes depuis formulaire ; confirmez seulement après vérification de disponibilité.
• Liez toujours le bon Contact : l'historique reste sur la fiche client.
• Pour les réunions internes sans service au catalogue, préférez les Rendez-vous.
• Archivez les réservations terminées pour garder le calendrier lisible ; supprimez seulement brouillons et tests.
• Alignez fermetures/jours fériés de l'org pour éviter les créneaux fantômes.

Combinez Réservations avec Services, Contacts et, quand nécessaire, Opportunités ou Tickets pour un flux de la demande à la prestation cohérent.

Questions fréquentes

Q : Je ne vois pas de services dans le select. Pourquoi ?

R : Seuls les services réservables apparaissent. Activez la réservation sur le service dans le catalogue Ventes → Services.

Q : Différence entre Réservation et Rendez-vous ?

R : Réservation = créneau sur services réservables + contact + statuts confirmation/refus (aussi depuis formulaires). Rendez-vous = réunion/agenda avec participants, sans obligation de catalogue de services. Détails dans le guide Rendez-vous.

Q : Pourquoi je n'accède pas à Réservations ?

R : Il faut l'app active, la permission de visualisation et un plan Premium adapté. Vérifiez avec un admin de l'organisation.

Q : Le client peut-il réserver seul ?

R : Oui, via des formulaires publics de réservation configurés dans Mokapen et publiés sur votre site ou une landing.

Q : Que se passe-t-il si je refuse ?

R : Vous définissez le statut Refusée. L'historique et les notifications restent ; vous pouvez archiver ensuite.

Q : Puis-je réserver des produits en plus des services ?

R : Dans le formulaire interne typique le champ obligatoire porte sur les services réservables. Les formulaires publics peuvent aussi proposer des produits ou des disponibilités (rendez-vous) selon la configuration du module.