Przewodnik po Mokapen

Przewodnik Rezerwacje

Obszar Rezerwacje to moduł Mokapen do rejestrowania, kiedy klient lub prospect rezerwuje jedną lub więcej usług do rezerwacji: konsultacje, zabiegi, sesje, wynajem, sloty operacyjne. Każda rezerwacja ma nazwę, status (Potwierdzona / Oczekująca / Odrzucona), kontakt, usługi, okres data/godzina, odpowiedzialnego, prywatność, miejsce i powiązania z resztą CRM.

Dostęp z menu Aktywności → Rezerwacje. Domyślny widok to Kalendarz; możesz przejść do Listy. Moduł wymaga aktywnej aplikacji Rezerwacje, odpowiednich uprawnień i odpowiedniego planu Premium — sprawdź dostępność w swoim planie i rolach organizacji.

Rola w CRM i różnica względem Spotkań

Rezerwacja w Mokapen to nie tylko slot w kalendarzu: to powiązany rekord z katalogiem usług i kontaktem klienta, z typowym cyklem potwierdzenia zgłoszeń (także z formularza publicznego).

• Rezerwacja: zgłoszenie lub slot powiązany z jedną lub więcej usługami do rezerwacji i z kontaktem. Typowy przepływ: klient rezerwuje (wewnętrznie lub z formularza) → zespół potwierdza lub odrzuca → rezerwacja pozostaje w historii klienta i może łączyć się ze szansami, ticketami, projektem.
• Spotkanie: spotkanie, rozmowa lub wizyta w kalendarzu z uczestnikami (użytkownicy Mokapen, kontakty, firmy), organizatorem i statusem otwarty/zamknięty — niekoniecznie powiązane z katalogiem usług. Zob. przewodnik Spotkania.

W praktyce: używasz Rezerwacji, gdy sprzedajesz lub świadczysz sloty usług z katalogu; używasz Spotkań na spotkania i ogólną agendę (demo, kick-off, stand-up). Oba moduły mogą współistnieć i łączyć się z innymi encjami. Praktyczna reguła: każda rezerwacja z klientem zasługuje na właściwy Kontakt — wtedy historia pozostaje na karcie klienta, nie tylko w kalendarzu Rezerwacje.

Wymagania wstępne: usługi do rezerwacji

Przy tworzeniu wewnętrznym pole Usługi wymienia tylko usługi oznaczone jako do rezerwacji (filtr bookable w select). Jeśli lista jest pusta, nie możesz ukończyć rezerwacji z formularza wewnętrznego.

1. Przejdź do Sprzedaż → Usługi (katalog).
2. Otwórz lub utwórz usługę i włącz możliwość rezerwacji (opcja / Włącz rezerwację przy usłudze).
3. Wróć do Rezerwacji i spróbuj ponownie: usługa pojawia się w select.

Oznaczaj jako do rezerwacji tylko usługi, które naprawdę chcesz oferować w agendzie lub online. W przepływach publicznych moduły (formularze) typu rezerwacja używają usług, produktów lub dostępności skonfigurowanych w formularzu — skoordynuj katalog i formularz przed publikacją linku.

Statusy rezerwacji

Status nie jest kanbanem: zarządzasz nim z menu rozwijanego na pasku akcji / przy tworzeniu. Trzy wartości:

• Potwierdzona — slot zaakceptowany. To typowy status początkowy, gdy tworzysz rezerwację od wewnątrz (zespół już zatwierdził).
• Oczekująca — oczekuje na potwierdzenie. Typowa po zgłoszeniu z formularza publicznego lub gdy operator chce sprawdzić dostępność przed zarezerwowaniem slotu.
• Odrzucona — niezaakceptowana (slot niedostępny, klient niekwalifikowany, konflikt w agendzie…). Pozostaje w historii i może generować powiadomienia; potem możesz zarchiwizować.

Przy zmianie statusu Mokapen może powiadomić odpowiedzialnego i współpracowników (email/powiadomienia według preferencji organizacji) i w niektórych przypadkach zaktualizować kontakt o status rezerwacji.

Strona Rezerwacje — górny pasek

Strona główna oferuje dwa widoki: Kalendarz i Lista, na tym samym modelu operacyjnym co Spotkania.

• Kalendarz (domyślny): widzisz rezerwacje w czasie; kliknięcie wydarzenia otwiera kartę. Gdzie przewidziano, możesz przesunąć slot (przeciągnij/przenieś) — przydatne do przeplanowania bez ponownego otwierania całego formularza.
• Lista: tabela z wyszukiwaniem, filtrami użytkowników/zespołów, kolumnami (tytuł, status, kontakt, usługi, daty, etykiety, współpracownicy…). Idealna do akcji masowych i wyszukiwania wszystkich zgłoszeń Oczekujących.
• Nowa Rezerwacja: otwiera modal tworzenia.
• Akcje: Archiwum (i kosz, jeśli plan to przewiduje).

W widoku Lista po zaznaczeniu wierszy checkboxami pojawia się pasek akcji: duplikuj, archiwizuj, usuń (i inne akcje dostępne w Twoim planie).

Karta rezerwacji

Kliknięcie wydarzenia w kalendarzu lub tytułu na liście otwiera kartę (modal boczny). Z odpowiednim planem Premium możesz otworzyć ją na pełnej stronie: ta sama treść, więcej miejsca i wygodne zapisywanie.

Pasek akcji

• Status (menu rozwijane): Potwierdzona, Oczekująca, Odrzucona — zob. sekcję statusów.
• Prywatność (kłódka): Publiczny (widoczny dla członków organizacji zgodnie z regułami dostępu) lub Prywatny (tylko odpowiedzialny, współpracownicy i osoby z jawnym dostępem — nie dla wszystkich członków organizacji).
• Etykiety, Kolor, Załączniki, Notatki samoprzylepne (Premium).
• Kopiuj link, + Utwórz i połącz / nowe połączenia.

Menu Opcje (trzy kropki)

• Duplikuj: kopiuje rezerwację; w modalu możesz uwzględnić checklistę, połączenia i załączniki (jeśli są).
• Archiwizuj / Przywróć: ukrywa z widoków operacyjnych lub przywraca do kalendarza/listy.
• Usuń (opcja czerwona): potwierdź w modalu; z odpowiednim planem soft delete (kosz) lub trwałe usunięcie.

Zakładki karty

• Dane — tytuł, status, prywatność, etykiety, kolor, kontakt (obowiązkowy, jeśli aplikacja Kontakty jest aktywna; możesz też szybko utworzyć kontakt), usługi do rezerwacji (obowiązkowe), okres dat, odpowiedzialny, współpracownicy (jeśli prywatność danych jest aktywna w org), adres (często wstępnie wypełnialny siedzibą organizacji), opis, załączniki, sticky note.
• Połączenia — powiązania z innymi encjami (jeśli Twoja rola to nie tylko ograniczony odczyt). Zob. Powiązane sekcje.
• Marketing — pola marketingowe encji, jeśli używane w Twojej organizacji.
• Aktualizacje — oś czasu modyfikacji na pełnej karcie.

Prywatność i współpracownicy

Jak przy Spotkaniach i innych encjach: współpracownicy to użytkownicy lub zespoły Mokapen, którzy muszą mieć widoczność rezerwacji i nad nią pracować, nie będąc kontaktem klienta. Przykłady: recepcjonista obsługujący zgłoszenia Oczekujące; specjalista świadczący usługę; manager monitorujący obciążenie tygodniowe.

Przy prywatności prywatnej (kłódka na pasku akcji) rezerwacja jest widoczna tylko dla odpowiedzialnego, wskazanych współpracowników i osób z jawnym dostępem według reguł prywatności — nie dla wszystkich członków organizacji. Używaj prywatności prywatnej dla wrażliwych slotów lub klientów VIP; zostaw publiczną (zgodnie z uprawnieniami org), gdy cały zespół operacyjny musi widzieć agendę rezerwacji.

Powiązane sekcje

• Połączenia — łącz szanse, zadania, tickety, projekty, dokumenty, kampanie i inne włączone encje. Otwierając kontakt, widzisz powiązane rezerwacje w historii.
• Etykiety i Załączniki — jak w innych encjach Mokapen (podpisane potwierdzenia, brief, zdjęcia siedziby…).

Kontakt jest już w zakładce Dane: nadal warto dodać połączenia ze szansami lub ticketami, gdy rezerwacja jest częścią ścieżki handlowej lub wsparcia.

Tworzenie rezerwacji

Od wewnątrz (Kalendarz lub Lista)

1. Otwórz Rezerwacje (Kalendarz lub Lista) → Nowa Rezerwacja.
2. Wpisz nazwę (obowiązkowe).
3. Ustaw status (domyślnie często Potwierdzona, jeśli tworzysz po uzgodnieniu z klientem).
4. Wybierz lub szybko utwórz Kontakt.
5. Wybierz jedną lub więcej Usług do rezerwacji.
6. Ustaw okres (zakres data/godzina).
7. Opcjonalnie odpowiedzialny, współpracownicy, adres, opis, załączniki.
8. W zakładce Połączenia dodaj przydatne powiązania, potem Zapisz.

Z formularza publicznego

Klient wypełnia moduł rezerwacji na stronie lub landing page: wybiera, co rezerwować (usługi, produkty lub dostępności/spotkania według konfiguracji formularza), datę/godzinę i swoje dane. W Mokapen trafia rezerwacja — często Oczekująca — do potwierdzenia lub odrzucenia. Klient może mieć link do zarządzania lub anulowania swojej rezerwacji, jeśli formularz to przewiduje. Przed publikacją linku: wyrównaj katalog usług do rezerwacji, dni zamknięcia/święta organizacji i tekst formularza.

Modyfikacja rezerwacji

1. Otwórz kartę rezerwacji.
2. Zmień pola zakładki Dane (kontakt, usługi, daty, opis, odpowiedzialny, współpracownicy).
3. Zaktualizuj status, gdy potwierdzasz lub odrzucasz zgłoszenie Oczekujące.
4. W Kalendarzu przeciągnij lub przesuń slot, jeśli interfejs na to pozwala — przydatne do szybkiego przeplanowania.
5. Zapisz; zmiany mogą generować powiadomienia do odpowiedzialnego/współpracowników i w niektórych przypadkach email o statusie do kontaktu.

Usuwanie rezerwacji

Usuwaj rezerwacje utworzone przez pomyłkę lub duplikaty testowe. Preferuj Archiwizuj, gdy slot jest zakończony i chcesz zachować historię i połączenia bez zaśmiecania kalendarza i listy.

Usuwanie pojedyncze

1. Otwórz kartę → Opcje → Usuń (opcja czerwona).
2. Potwierdź w modalu.

Z odpowiednim planem Premium rezerwacja może trafić do kosza (skąd Przywróć lub Usuń definitywnie). W planach bez soft delete usunięcie może być natychmiastowe po potwierdzeniu — sprawdź plan i uprawnienia.

Usuwanie wielokrotne

1. Widok Lista → zaznacz checkboxami.
2. Kliknij Usuń → potwierdź.

Archiwizacja rezerwacji

Archiwum służy rezerwacjom zakończonym lub odrzuconym, które nie powinny już pojawiać się w kalendarzu i liście operacyjnej, zachowując połączenia i historię — ta sama logika co Spotkania.

Archiwizacja pojedyncza / wielokrotna

• Pojedyncza: karta → Opcje → Archiwizuj → potwierdź.
• Wielokrotna: Lista → zaznacz → Archiwizuj na pasku akcji.
• Przywracanie: z Archiwum (menu Akcje) lub z karty → Opcje → Przywróć.

Duplikowanie rezerwacji

Przydatne dla powtarzalnych slotów o tej samej strukturze (ta sama usługa i ten sam klient, nowa data).

1. Karta → Opcje → Duplikuj.
2. W modalu wybierz, czy kopiować checklistę, połączenia i załączniki.
3. Potwierdź; zaktualizuj daty (i status, jeśli trzeba) w nowej rezerwacji.

Na Liście możesz też duplikować wiele zaznaczonych rekordów, jeśli akcja jest dostępna.

Widoki rezerwacji

Kalendarz (domyślny)

Widok siatki do planowania tygodnia operacyjnego: każda rezerwacja pojawia się w slocie odpowiadającym dacie i godzinie. Kliknięcie wydarzenia otwiera kartę. Idealny do widzenia nakładania się usług i obciążenia dziennie. Gdzie przewidziano, przeciągnij, aby przesunąć slot.

Lista

Wykaz tabelaryczny z wyszukiwaniem, filtrami użytkowników/zespołów i kolumnami (tytuł, status, kontakt, usługi, daty…). Zaznacz wiele wierszy, aby duplikować, archiwizować, usuwać. Używaj Listy do obsługi kolejek Oczekujących i eksportów analitycznych, jeśli dostępne.

Widok strony

Karta na pełnym ekranie (plan Premium podstawowy, gdzie przewidziano): ta sama treść co w modalu, więcej miejsca na opis, załączniki i połączenia.

Nie ma dedykowanego kanbanu: status Potwierdzona / Oczekująca / Odrzucona zarządza się z pola status.

Ustawienia Rezerwacje

Z Ustawień organizacji → Rezerwacje (upoważnieni członkowie) zarządzasz preferencjami powiązanymi z usługami i slotami — np. czas trwania referencyjny i, gdzie udostępnione, pojemność slotu (ile rezerwacji jednocześnie w tym samym terminie). Niektóre obszary UI ustawień mogą być jeszcze niekompletne: sprawdź w org, co jest naprawdę operacyjne, zanim obiecujesz to zespołowi.

• Dni zamknięcia / święta — w ogólnych ustawieniach organizacji możesz ustawić dni zamknięcia: w te dni mogą być blokowane rezerwacje lub inne terminy niemożliwe do obsłużenia na czas.
• Pola / Karta / Kolumny — jeśli dostępne dla encji rezerwacja w Twojej org, stosuj przewodniki Pola, Karta i Kolumny.
• Aplikacje i uprawnienia — aplikacja Rezerwacje musi być aktywna; role kontrolują, kto tworzy, widzi i modyfikuje.

Raporty Rezerwacje

Gdzie menu Raporty jest dostępne dla Rezerwacji, używaj go do wolumenów wg okresu, rozkładu statusów i obciążenia wg odpowiedzialnego lub usługi — w perspektywie analizy, nie codziennego planowania (do tego zostaje Kalendarz). Jeśli nie widzisz dedykowanych raportów, analizuj z Listy z filtrami dat i statusu albo łącz rezerwacje ze szansami/ticketami i używaj raportów z tych obszarów.

Formularze publiczne i samoobsługa

Formularze typu rezerwacja pozwalają klientowi wybrać, co rezerwować, datę/godzinę i swoje dane bez wchodzenia do Mokapen. Po wysłaniu:

• w Mokapen pojawia się rezerwacja do obsługi (często Oczekująca);
• klient może mieć linki do zarządzania/anulowania swojej rezerwacji, jeśli formularz to przewiduje.

W typowym formularzu wewnętrznym pole obowiązkowe dotyczy usług do rezerwacji; formularze publiczne mogą oferować też produkty lub dostępności (spotkania) według konfiguracji modułu. Zawsze koordynuj katalog, dni zamknięcia i treść formularza przed publikacją.

Przypadki użycia

• Studio / konsultacja: usługa «Konsultacja 60 min» do rezerwacji → formularz na stronie → zespół potwierdza → ewentualna powiązana szansa i zadanie follow-up.
• Centrum usług / klinika: wiele usług w tym samym slocie; pojemność slotu w ustawieniach, jeśli używana; kalendarz, aby unikać podwójnych rezerwacji.
• Wynajem / sesja: rezerwacja z długim okresem (zakres dat) i adresem siedziby.
• Posprzedaż: rezerwacja powiązana z ticketem lub zamówieniem na instalację lub szkolenie on-site.
• Przeplanowanie: przesuń w kalendarzu lub zmień daty; zaktualizuj status i powiadom kontakt, jeśli proces to przewiduje.

Zalecane procesy

• Oznaczaj jako do rezerwacji tylko usługi, które naprawdę chcesz oferować online lub w agendzie.
• Używaj Oczekująca dla zgłoszeń z formularza; potwierdzaj dopiero po sprawdzeniu dostępności.
• Zawsze łącz właściwy Kontakt: historia pozostaje na karcie klienta.
• Na wewnętrzne spotkania bez usługi w katalogu preferuj Spotkania.
• Archiwizuj zakończone rezerwacje, aby utrzymać czytelny kalendarz; usuwaj tylko szkice i testy.
• Wyrównaj dni zamknięcia/święta org, aby unikać fantomowych slotów.

Łącz Rezerwacje z Usługami, Kontaktami i, gdy trzeba, Szansami lub Ticketami, aby uzyskać spójny przepływ od zgłoszenia do realizacji.

Często zadawane pytania

P: Nie widzę usług w select. Dlaczego?

O: Pojawiają się tylko usługi do rezerwacji. Włącz rezerwację przy usłudze w katalogu Sprzedaż → Usługi.

P: Różnica między Rezerwacją a Spotkaniem?

O: Rezerwacja = slot na usługach do rezerwacji + kontakt + statusy potwierdź/odrzuć (także z formularza). Spotkanie = spotkanie/agenda z uczestnikami, bez obowiązku katalogu usług. Szczegóły w przewodniku Spotkania.

P: Dlaczego nie mogę wejść w Rezerwacje?

O: Potrzebna aktywna aplikacja, uprawnienie podglądu i odpowiedni plan Premium. Sprawdź z administratorem organizacji.

P: Czy klient może zarezerwować sam?

O: Tak, przez publiczne formularze rezerwacji skonfigurowane w Mokapen i opublikowane na Twojej stronie lub landing page.

P: Co się dzieje, gdy odrzucę?

O: Ustawiasz status Odrzucona. Historia i powiadomienia pozostają; potem możesz zarchiwizować.

P: Czy mogę rezerwować produkty oprócz usług?

O: W typowym formularzu wewnętrznym pole obowiązkowe dotyczy usług do rezerwacji. Formularze publiczne mogą oferować też produkty lub dostępności (spotkania) według konfiguracji modułu.