Przewodnik po Mokapen

Przewodnik po kamieniach milowych

Kamień milowy to rata dokumentu: część kwoty, z terminem i statusem. Używasz go, gdy klient nie płaci wszystkiego naraz — zaliczka przy podpisie, etapy postępu, reszta przy odbiorze — i chcesz widzieć, dokument po dokumencie i na jednej tablicy, co jeszcze zostało do ściągnięcia, a co jest już zamknięte.

Blok nazywa się Kamienie milowe i jest na karcie oferty, zamówienia i faktury. Działa tak samo na trzech dokumentach. To nie drugi cennik i nie zapisuje wpływu: to plan, według którego uzgodniłeś terminy.

Gdzie stoi w codziennej pracy

Pozycje dokumentu mówią co sprzedajesz i ile jest warte w sumie. Kamienie milowe mówią kiedy ta kwota się dzieli. Oferta na 12 000 € może zostać jedną pozycją «Projekt strony», a pod spodem trzy kamienie milowe: 30% przy potwierdzeniu, 40% przy dostawie szkicu, 30% przy uruchomieniu.

Plan żyje na dokumencie, więc widzisz go, gdy otwierasz tę kartę. Jeśli rano chcesz wiedzieć «które raty wypadają w tym tygodniu, na wszystkich ofertach», otwierasz tablicę Kamienie milowe ze strony Oferty, Zamówienia albo Faktury. Każda karta to rata, nie cały dokument. Kliknięcie karty otwiera z powrotem ofertę, zamówienie albo fakturę, do której należy.

Gdy klient akceptuje i zamieniasz ofertę w zamówienie, kamienie milowe przechodzą na zamówienie razem z pozycjami. Na fakturze wpisujesz je od nowa: przejście zamówienie → faktura nie kopiuje ich samo. Płatności faktury zostają czymś innym: tam zapisujesz pieniądze, które naprawdę wpłynęły.

Przykłady użycia

• Doradztwo etapami postępu: oferta na 10 000 € w procentach. Wiersz 1 na 30% z terminem przy podpisie i notatką «Zaliczka». Wiersz 2 na 40% «Dostawa szkicu». Wiersz 3 na 30% «Saldo». Reszta na dole musi dojść do 0%: pokryłeś cały dokument.
• Dostawa ze stałymi kwotami: zamówienie na 8 400 €, tryb Kwota. 2 500 € przy zamówieniu, 3 400 € gdy towar gotowy, 2 500 € przy instalacji. Przydaje się, gdy umowa mówi o kwotach, a nie o procentach, albo gdy rata jest okrągłą zaliczką, która nie wypada dokładnie na 30%.
• Abonament albo rozłożenie płatności: dwanaście wierszy o tej samej kwocie, termin w dniu 1 każdego miesiąca, notatka «Rata 1» … «Rata 12». Na tablicy widzisz, jak wchodzą do kolumny Wkrótce wymagalne, w miarę jak się zbliżają.
• Ponaglenie handlowe: nie otwierasz dokumentów po kolei. Ze strony Oferty (albo Zamówienia, albo Faktury) naciskasz Kamienie milowe. Kolumna Wygasło to to, co miało wpłynąć i nie jest jeszcze oznaczone jako zrobione. Kolumna Wkrótce wymagalne to nadchodzący tydzień.
• Z oferty do zamówienia: plan przygotowujesz już w ofercie, żeby klient widział terminy w trakcie rozmów. Przy akceptacji zamówienie powstaje z tymi samymi ratami, tymi samymi datami i tymi samymi notatkami. Na zamówieniu aktualizujesz tylko status, z Zaplanowane na Zrobione, gdy rata jest zamknięta.

Blok Kamienie milowe na karcie

Otwórz ofertę, zamówienie albo fakturę. Na dole karty znajdziesz kartę Kamienie milowe, z licznikiem wierszy. Jeśli jest pusta, czytasz «Brak kamieni milowych». Przycisk Dodaj wstawia wiersz.

Każdy wiersz ma cztery kolumny i notatkę pod spodem:

• # — numer wiersza (1, 2, 3). To nie wolny tytuł: nazwę raty wpisujesz w polu Notatka («Zaliczka przy podpisie», «Etap budowy», «Saldo»). Notatka dochodzi do 255 znaków, z licznikiem po prawej.
• Procent albo Kwota — ile warta jest ta rata. Wybór jest jeden dla całego dokumentu, dwoma przyciskami u góry bloku. Na tej samej karcie nie możesz mieszać wiersza w procentach i wiersza w euro.
• Termin — dzień, w którym ta rata jest oczekiwana. Możesz zostawić go pusty: rata zostaje w planie, ale na tablicy trafia między zaplanowane, nie między terminy.
• Status — tylko dwie wartości: Zaplanowane i Zrobione. «Wkrótce wymagalne» i «Wygasło» nie wybiera się tutaj: tablica liczy je z daty.

Kosz po prawej usuwa wiersz. Na dole po prawej Pozostało mówi, ile dokumentu nie jest jeszcze przypisane do raty: w procentach, jeśli pracujesz w procentach, kwotą, jeśli pracujesz kwotą.

Suma rat nie może przekroczyć dokumentu. Jeśli w procentach przekroczysz 100%, pole zatrzymuje się na maksimum, które jeszcze zostało. Jeśli kwotą przekroczysz sumę dokumentu, zatrzymuje się tak samo. Możesz zostawić resztę: plan na 70% jest prawidłowy, pozostałe 30% po prostu nie ma jeszcze terminu.

Pusty wiersz — bez wartości, bez daty i bez notatki — nie jest zapisywany. Pozostałe tak, razem z dokumentem, gdy zapisujesz kartę.

Procent albo Kwota

Prawie zawsze zaczynasz od Procent. Wpisujesz 30, 40, 30 i plan zostaje słuszny nawet wtedy, gdy w trakcie rozmów suma oferty się rusza: procenty zostają, równowartość w euro przelicza się od nowej sumy. To przypadek doradztwa i każdej oferty, która może jeszcze zmienić cenę.

Przechodzisz na Kwota, gdy umowa mówi o okrągłych kwotach albo gdy rata nie jest czystym procentem sumy. Na przycisku Kwota Mokapen pokazuje euro już policzone z procentów i z sumy dokumentu. Jeśli zapiszesz w tym trybie, od tej chwili dokument pamięta kwoty, nie procenty.

Odwrotne przejście działa tak samo: z kwoty na procent, procent to kwota podzielona przez sumę dokumentu. Warto to zrobić, gdy suma jest już ostateczna. Jeśli suma jest jeszcze zerem, najpierw uzupełnij pozycje: bez kwoty dokumentu tryb Kwota nie ma pułapu, na którym mógłby się oprzeć.

Tryb należy do dokumentu, nie do pojedynczego wiersza. Oferta w procentach i zamówienie w kwocie mogą współistnieć: to dwie różne karty. Gdy kopiujesz ofertę na zamówienie, tryb jedzie razem z wierszami.

Termin i Status

Na karcie decydujesz o dwóch rzeczach: o dacie i o tym, czy rata jest jeszcze Zaplanowane, czy jest już Zrobione. Resztę robi tablica, za każdym razem gdy ją otwierasz, bez trzeciego stanu do ustawienia.

• Zrobione — oznaczyłeś ratę jako zamkniętą. Zostaje w kolumnie Zrobione nawet jeśli data jest w przeszłości. To właściwy sposób, żeby powiedzieć «tej raty już nie ponaglamy».
• Wygasło — jest jeszcze zaplanowana, a termin jest przed dzisiaj. Nie wybierasz jej z menu: trafia tam sama.
• Wkrótce wymagalne — jest jeszcze zaplanowana, a termin wypada w ciągu najbliższych 7 dni, łącznie z dzisiaj.
• Zaplanowane — brak daty albo data dalsza niż 7 dni.

Przykład. Dziś jest 20 października. Rata zaplanowana na 18 października jest w Wygasło. Rata na 25 października jest Wkrótce wymagalne. Rata na 15 listopada jest Zaplanowane. Ta sama rata z 18 października, jeśli przejdziesz ją na Zrobione, wychodzi ze wygasłych i trafia do Zrobione: data zostaje, status wygrywa z datą.

Tablica Kamienie milowe

Na stronie ofert, zamówień i faktur — zarówno na liście, jak i w Kanban — na górze jest przycisk Kamienie milowe, z ikoną flagi. Otwiera tablicę z czterema kolumnami: Zaplanowane, Wkrótce wymagalne, Wygasło, Zrobione. To trzy osobne tablice: tablica ofert nie miesza zamówień, a tablica faktur nie miesza ofert.

Każda karta pokazuje numer raty, kod i tytuł dokumentu, procent albo kwotę, termin (na czerwono, jeśli minął, na pomarańczowo, jeśli jest blisko), klienta i notatkę. Kliknięcie otwiera kartę dokumentu, gdzie spokojnie poprawiasz wartość, datę i notatkę.

Możesz też przeciągnąć kartę z kolumny do kolumny. Przeciągnięcie to nie tylko zmiana etykiety: przepisuje status i, w trzech przypadkach na cztery, także datę. Warto to wiedzieć, zanim przesuniesz kartę w trakcie spotkania.

• W stronę Zrobione — status staje się Zrobione. Termin, który wpisałeś, zostaje jak był.
• W stronę Wygasło — status wraca na Zaplanowane, a termin staje się wczoraj. Używaj tego tylko wtedy, gdy naprawdę chcesz wymusić ratę wśród wygasłych.
• W stronę Wkrótce wymagalne — status wraca na Zaplanowane, a termin staje się za 3 dni.
• W stronę Zaplanowane — status wraca na Zaplanowane i termin jest usuwany. Rata nie ma już daty.

Jeśli właściwa data to ta uzgodniona z klientem, nie przeciągaj karty, żeby «ją ustawić»: otwórz dokument i zmień status na Zrobione albo popraw termin ręcznie. Przeciąganie jest wygodne, żeby zamknąć ratę (w stronę Zrobione data się nie rusza) i trzeba go używać ostrożnie przy pozostałych trzech kolumnach.

Z oferty do zamówienia, a potem do faktury

Gdy z oferty tworzysz zamówienie, Mokapen kopiuje kamienie milowe: numer, procent albo kwotę, termin, status i notatkę. Znajdziesz je już wypełnione na karcie nowego zamówienia, w tym samym trybie (procent albo kwota) co oferta. Stamtąd aktualizujesz je bez przepisywania: oznaczasz Zrobione ratę zaliczki w dniu, w którym wpływa, przesuwasz termin, jeśli budowa się opóźnia.

Faktura nie dostaje kamieni milowych zamówienia automatycznie. Jeśli chcesz ten sam plan także tam, otwórz fakturę i ułóż wiersze od nowa. Ma to sens, gdy faktura obejmuje całe zamówienie. Ma mniej sensu, gdy fakturujesz jedną ratę: wtedy użyteczny kamień milowy jest jeden, z kwotą i terminem tej emisji, a pozostałe zostają na zamówieniu.

Status Zrobione nie tworzy płatności i nie wystawia faktury. To znak na planie. Prawdziwy wpływ zapisuje się w Płatności faktury; dokument podatkowy powstaje w obiegu faktury, a nie przez przeciągnięcie karty.

Czym nie są

Nie są kamieniami milowymi z Gantta projektu. Tamte mierzą fazy pracy (rozpoczęcie, dostawa, odbiór). Te mierzą raty dokumentu sprzedaży. Projekt może mieć jedne, a zamówienie drugie, bez synchronizacji.

Nie są Płatności na fakturze. Kamień milowy Zrobione znaczy «ta rata planu jest dla nas zamknięta». Płatność znaczy «te pieniądze wpłynęły». Możesz mieć plan cały oznaczony jako zrobiony, a płatności jeszcze do zapisania, albo odwrotnie.

Nie są pozycją towaru i nie zastępują warunków ekonomicznych PDF. Tekst «30% przy zamówieniu, reszta w 30 dni», który chcesz dać do przeczytania klientowi, zostaje w warunkach dokumentu. Kamienie milowe to wewnętrzne narzędzie, żeby nie zapomnieć tych dat.

Częste pytania

Czy mogę nadać racie nazwę, na przykład «Zaliczka»?

Tak, w polu Notatka. Kolumna # to tylko kolejny numer wiersza. Na tablicy czytasz notatkę pod tytułem dokumentu.

Czy muszę dojść koniecznie do 100%?

Nie. Reszta może zostać. Nie możesz przekroczyć 100% ani kwoty dokumentu: pole blokuje się na maksimum, które jest jeszcze wolne.

Zmieniłem sumę oferty. Czy raty się aktualizują?

Jeśli dokument jest w Procent, procenty zostają, a równowartość w euro idzie za nową sumą. Jeśli jest w Kwota, zostają kwoty, które wpisałeś: niższa suma może sprawić, że wyjdziesz ponad, a pole sprowadzi cię z powrotem pod nowy pułap, gdy tylko na nie wrócisz.

Dlaczego rata bez daty nie pojawia się wśród terminów?

Bo «wkrótce wymagalne» i «wygasło» istnieją tylko wtedy, gdy jest data. Bez daty rata jest w Zaplanowane. Wpisz termin na karcie, jeśli chcesz widzieć, jak nadchodzi na tablicy.

Przeciągnąłem kartę na Zaplanowane i data zniknęła.

Tak działa ta kolumna: powrót do niej usuwa termin. Otwórz dokument jeszcze raz i wpisz datę ponownie. Żeby zamknąć ratę bez ruszania uzgodnionego dnia, przeciągnij ją na Zrobione albo ustaw Zrobione ze statusu na karcie.

Rata jest w przeszłości, ale już ją zamknąłem. Dlaczego nie jest w Wygasło?

Bo status to Zrobione. Zrobione jest przed datą: karta stoi w kolumnie Zrobione nawet jeśli dzień minął. O to chodzi, jeśli raty już nie trzeba ponaglać.

Tworzę zamówienie z oferty. Czy muszę przepisać raty?

Nie. Procent albo kwota, daty, status i notatki przechodzą na zamówienie. Sprawdź je jeszcze raz tylko wtedy, gdy przy przejściu zmieniłeś sumę i pracowałeś stałą kwotą.

A gdy tworzę fakturę z zamówienia?

Kamienie milowe się nie kopiują. Jeśli potrzebujesz ich także na fakturze, dodajesz je tam. Płatności zapisane na fakturze zostają niezależne od tego planu.

Czy kamienie milowe trafiają na PDF, który wysyłam klientowi?

Nie. Zostają na karcie i na tablicy. Jeśli klient ma przeczytać terminy, wpisz je w warunkach dokumentu.

Czy widzę kamienie milowe ofert, zamówień i faktur razem?

Nie. Przycisk Kamienie milowe na stronie Oferty pokazuje tylko raty ofert. To samo dla Zamówienia i dla Faktury. Trzy plany, trzy tablice.